Brukertips i Visma.net AutoPay

Spørsmål: Hvor mange godkjenner-roller kan man ha i Visma.net AutoPay?   Svar:  Man kan ha opptil 4 godkjennere. Alle godkjennere må ha godkjent betalingen før den sendes til bank.  

Spørsmål Får avvist en betaling med beskjed om at KID er ugyldig eller mangler. Har brukt det KID nr som står på leverandørens faktura. Hva gjør jeg for å få betalingen godkjent?   Svar: Det første man bør gjøre, er å sjekke bankkontonummeret som er lagt inn på leverandøren mot det som står på fakturaen. Det kan også gi en slik feilmelding. En annen ting er at leverandøren ikke har satt opp en avtale med sin bank om at de vil bruke KID på sine fakturaer. Dette er en feil som går igjen, og selv om man kontakter leverandøren og får beskjed om at KID er riktig, så kan det likevel mangle avtale i bank, fordi vedkommende ikke vet at det må til. Når dere har sjekket at bankkontonummeret er korrekt iht. faktura, så kan dere prøve å å slette KID-nummeret på denne fakturaen i Visma og betale på nytt uten KID, noe som ofte går helt fint. En annen feil kan være at det både er en faktura og en kreditnota som skal betales, og at KID mangler på kreditnota. Da må det rettes.   PS: Dette brukertipset kom fra Anne-Heidi B. Hope som er kunde av oss, og vi synes tipset var så bra at vi ville legge dette ut. Oppfordrer alle våre kunder til å komme med innspill, det er verdifullt for både oss og dere som kunder 🙂   Hilsen oss i Visma Software  

Spørsmål : I forbindelse med fakturering trenger jeg en rapport som viser oversikt over kostnader påløpt hver klient. Hvordan får jeg ut denne ?   Svar:  Man finner denne oversikten ved å følge samme fremgangsmåte som nevnt i denne artikkelen: https://community.visma.com/t5/Nyheter-i-kundeservice-for-Visma/Na-kan-du-fa-oversikt-over-fakturaene-dine-i-Visma-net/ba-p/891  

Her finner du informasjon om hva du bør gjøre dersom betaling er sendt til banken, men er ikke mottatt.

Spørsmål: Kan man betale til utlandet via AutoPay?     Svar: Ja, unntatt via Nets. Prosedyren for hvordan det gjøres må tilpasses det enkelte økonomisystem, derfor anbefaler vi at dere får bistand fra deres partner i den forbindelse.

Spørsmål:  Vi får følgende feilmelding fra banken: Vi ønsker å informere deg om at en betalingstransaksjon som du har sendt til banken avvises med følgende svar:  BE06 - ; Forklaring: Angitt sluttkunde er ukjent for tilhørende National Bankkode eller finnes ikke lenger i deres register.    Svar:   I visma.net - sjekk at det er samsvar mellom valgte bank og at den bankavtalen som er skrevet, er kundenummer registrert i henhold til det som står på avtalen. Dersom dette er korrekt må bank kontrollere at avtalen er registrert med korrekt org.nr samt at avtalen er aktivert i bank.    

Får feilmelding ved lagring, om at IBAN og nøkkel eksisterer fra før. Dette betyr at gammel avtale ennå ikke er deaktivert. Denne må deaktiveres først, og dere kan få hjelp med dette via deres Visma-partner. 

Vi har problemer med at regnskapsbunter ikke blir opprettet for returfilene. Hva gjør man?

Har fått en retur fra banken hvor det er et feil kid-nr. på en betaling. Hvordan får jeg rettet og remittert på nytt?

Spørsmål: Hva betyr denne feilmeldingen i Visma.net AutoPay?

Hva betyr denne feilmeldningen:  RR07 - Single structured remittance must be present for AdditionalRemittanceInformation. 

Hva betyr denne feilmeldingen i Visma.net AutoPay?  NARR - KSPS480E Kundeidentifikasjonen er ikke modulusriktig

Innbetalinger som ikke blir overført til ERP systemet AutoPay

Her må man endre innstillingene i ERP systemet. Kontakt din partner for bistand.

Får du opp en feilmelding som sier at du må angi signeringsnøkkel? Her forteller vi deg hvordan du kan løse den.

Ønsker du å komme i gang med inn- og utbetalinger mot Handelsbanken?

            Ønsker du å komme i gang med inn- og utbetalinger mot en av Eika Alliansens lokalbanker?   Da er stegene som følger:   Verifiser aller først at du har tilgang til tjenesten Visma.net AutoPay og at kommunikasjon fra ditt økonomisystem er riktig satt opp. Sjekk at aktuell bedrift er opprettet i visma.net og tjenesten AutoPay er aktivert på dette selskapet.   Ta kontakt med bankrådgiver i din aktuelle lokalbank og gi beskjed om at du ønsker en avtale om direkte bankintegrasjon mot Visma. Her gjennomgås bl.a. overgangen fra eventuelle andre remitteringsløsninger, samt også behovene og oppsettet for innbetalingstjenester. Bankrådgiver vil dele et avtaleskjema for gjennomgang og signering.   Når avtalen er signert og du har fått beskjed om at det er klart for oppstart remittering: Sett opp avtalen i Autopayportalen.   Fullmakter: For å kunne remittere via Visma.net AutoPay må man benytte RegnskapGodkjenteBetalinger (RgB) fom 01.05.21. Dette krever registrering av fullmakter hos banken. Alle fullmakter SKAL registreres digitalt.    Prosess for eksisterende kunder vedrørende RgB og innhenting av fullmakter:   Bank sender ut e-post til alle sine direkte bankintegrasjonskunder med beskjed om at det blir ettersendt et digitalt fullmaktsskjema. Bank sender ut fullmaktsskjema digitalt til daglig leder (eventuelt annen som signerer for bedriften). De blir varslet på SMS og e-post at de må logge seg inn i bankens signeringsrom Kunde logger seg inn med BankID og starter utfylling av skjema. Kunde signerer til slutt skjema Digitalt signert skjema sendes automatisk til banken Banken registrerer fullmakt i henhold til skjema, dersom bruker ikke er registrert i banken, kontakter banken dem på e-post og ber de bli «Kunde uten produkter» med BankID.   Prosess for helt nye kunder:   Kunde tar kontakt med sin bankrådgiver og ber om direkte bankintegrasjon Bank sender ut sluttkundeavtale samt fullmaktsskjema digitalt samme som punkt 2 ovenfor. Samme som punkt 3-5 ovenfor Hvilke lokalbanker i Eika Alliansen støtter Visma.net AutoPay Du vil finne din lokalbank i listen over tilgjengelige banker i avtaleadministrasjonen for Visma.net AutoPay:    

Rollene i Visma.net AutoPay er skapt for ulike jobbfunksjoner, der ansatte og ledere får tilgang til spesifikke funksjoner og gjennom disse kan utføre spesifikke handlinger inne i løsningen. Rollene forklarer hvilke handlinger som brukeren kan og ikke kan utføre. En bruker kan ha flere roller. Forklaring på standardrollene i Visma.net AutoPay finner du forklart under. For tilgang til AutoPayportalen må man ha brukernavn og passord + AutoPay-roller tildelt. Customer Administrator er den eneste som kan opprette brukere og tildele roller. Visma.net AutoPay roller  Accountant Administrator Approver Payroll Accountant Payroll Approver Uploader   Accountant Denne rollen har følgende rettigheter: Godkjenning - Kun kansellering av betalinger Oversikt/Betaling - Lese/skrive Oversikt/Nedlasting - Lese/skrive Avtaler- Lese Meldinger - Lese Administrator Denne rollen gis normalt til brukere som skal opprette nye avtaler i Visma.net AutoPay. Rollen har lese- og skriverettigheter til følgende funksjoner: Avtaler Firma/selskap Signeringsnøkler / Private nøkler Meldinger Approver Brukere med denne rollen kan godkjenne og kansellere betalinger. Rollen har følgende rettigheter: Godkjenne - Lese/skrive Oversikt/Betalinger - Lese/skrive Avtaler - Lese Meldinger - Lese/skrive Payroll Accountant Brukere med denne rollen har følgende rettigheter: Godkjenning: kan kun kansellere lønnsbetalinger Oversikt/Betalinger: Lese/skrive Oversikt/Nedlasting: Lese/skrive Oversikt/Opplasting: Lese/skrive Avtaler: Lese Meldinger: Lese Payroll Approver Brukere som har denne rollen kan godkjenne og kansellere lønnsutbetalinger. Rollen har følgende rettigheter: Godkjenning: Lese/skrive Oversikt/Betalinger: Lese/skrive Avtaler: Lese Meldinger: Lese/skrive Uploader Denne rollen er et krav for firmaer som krever 2-faktor-autentisering for å laste opp betalinger til Visma.net AutoPay. 2-faktor-autentisering betyr at opplasteren må signere med sin autentiseringskode for at betalingene skal bli lastet opp i løsningen. Rollen har følgende rettigheter: Laste opp og registrere betalinger i AutoPay

 Du kan lage bankfil i Visma Lønn som du videre kan laste opp i Visma.net Autopay.   Fremgangsmåte finner du her.