Expense-integrasjon: Håndtering av utlegg mellom Visma.net Expense, ERP og Payroll

[#1]

Fra versjon 8.42 av Visma.net ERP har vi støtte for Expense-integrasjonen. Dette er en integrasjon som sender utlegg direkte til både Payroll og til ERP. Fordelene med å benytte denne integrasjonen er i hovedsak:

• Håndtering av MVA
  • Uten integrasjon: Ekstra bokføringsbilag i ERP
  • Med integrasjon: Automatisk håndtering av MVA i Innboks for utlegg
• Hurtigere bokføring av kostnader
  • Spesielt vitkig for god prosjektstyring
• Viderefakturering
  • Ved bruk av Project Accounting: Kan viderefakturere kostnader knyttet til et prosjekt
• Kan automatisere prosessen etter godkjenning i Approval

Dersom din bedrift ønsker å få satt dette opp, så er det bare å ta kontakt med partneren din for utførelse av dette. 

I videoen under kan dere se en demo av hvordan denne Expense-integrasjonen fungerer. 

[LNO]

Da er det bare å legge til funksjonaliteten at man kan velge om det skal utbetales via Payroll eller direkte fra Financials, så er dette bare helt supert 🙂 

[Beth60]

Denne integrasjonen høres bra ut. Kan den nå settes opp for eksisterende brukere av Expense?

[Runar_Gulbrandsen]

Hei 

Ja, denne kan settes opp for eksisterende brukere av Expense. Vær oppmerksom på at alle utlegg/reiseregninger i Expense må være godkjent i Approval og utbetalt. Dersom kunden har lisens fra før 01.01.2021 må du også ta kontakt med kundeservice for å få satt opp lisensen Time & Expense user. 

Mvh

Runar, Visma

[johnerikjohnsen]

Hei

Vil bilagene bli tilgjengelig i Finans/PA, eller må man inn i Expense for å se bilaget?

John Erik

[Runar_Gulbrandsen]

Hei John Erik

Bilagene kommer pr i dag ikke inn i Finans/PA, men dette står på listen til utvikling over utbedringer i fremtidige versjoner. Pr i dag vil man kunne se dette i Approval dersom man har korrekte roller i denne modulen. 

Mvh

Runar, Visma

[johnerikjohnsen]

Håper dette kommer på plass. Det er jo en del av det å jobbe mer effektivt med regnskap 🙂

John Erik

[Arthur Kvalheim]

Vil denne integrasjonen fungere med Visma.net Project Management? Da tenker jeg spesielt på det at brukeren kan velge hvilket prosjekt reisen skal viderefaktureres på i Expense-bildet:

(fra demo-videoen ca 4:15 ut i videoen)

Vi bruker Visma.net Employees, Payroll, Expense, Financials og Project Management (++). Fakturaene sendes til AutoInvoice fra Project Management.

[RannveigO]

Hei, 

Hvordan vil dette fungere i Visma Financials dersom det er mange kvitteringer knyttet til samme reiseregning : Vil hvert utlegg i bokføringa på interimskontoen hentes fra Payroll på hver sin linje med teksten fra Expence og da med riktig konto og MVA kode tilsvarende oppsettet av lønnsarter i Payroll/Expence?  

[SanderØye]

Er det mulig å slå av automatisk oppdatering av leverandørfakturaen som blir laget når man behandler utlegget i innboksen?

[Runar_Gulbrandsen]

Hei @RannveigO 🙂

Hvert utlegg på samme reiseregning vil gå mot hver sin Ikke lagerført vare i Visma.net ERP, som samsvarer med utleggstypene i Expense. Her vil både konto og mva-kode hentes fra den aktuelle varen/vareprofilen. I Payroll vil utleggslinjene bli håndtert i samsvar med hvilken lønnsart som utleggstypen er koblet mot i Expense. Når du bruker Expense-integrasjonen skal dette bokføres mot interimskontoen istedenfor kostnadskontoen, da utlegget blir kostnadsført i Visma.net ERP. 

Ha en riktig fin dag!

Mvh

Runar

[Runar_Gulbrandsen]

Hei @SanderØye 🙂

Det er dessverre ikke mulig per i dag å slå av automatisk oppdatering av leverandørfakturaen når utlegget blir behandlet i Innboks for utgifter. Vi jobber med noen endringer i forbindelse med Expense-integrasjonen, men om dette blir et eget valg tør jeg ikke si på nåværende tidspunkt. 

Ha en riktig fin dag!

Mvh

Runar