Hvordan dele opp en samleinnbetaling og matche mot forskjellige fakturaer.

[#1]

Mottar du en innbetaling via AutoPay som gjelder flere åpne fakturaer, har du mulighet for å splitte innbetalingen og matche den mot flere fakturaer. 

Det er mulig å splitte innbetalingen mot dokumenter på samme kunde, annen kunde, leverandører, eller opprette banktransaksjon. 

Eksempel

Vi viser først et eksempel hvor innbetalingen gjelder to åpne fakturaer på en og samme kunde. Faktura 000014 på kr 10000,- og faktura 000015 på kr 4000,-

Du har mottatt en innbetaling på kr 14000,-. Denne ønsker du å dele opp og matche mot de to åpne fakturaene som innbetalingen gjelder. Gå inn på skjermbildet Behandle inngående betalinger (AR305000). I dette skjermbildet vises innbetalingen.

Du skal nå opprette betalingsbilag og matche mot fakturaene. Det gjør du via  fanen Opprett dokument og huk av for Opprett. Velg Modul = Kundereskontro, velg kunden det gjelder og Dokumenttype = Faktura. Ved søk i feltet Referansenr. vises åpne fakturaer på denne kunden. Vi velger fakturanr 000015 på kr 10000,-.

Da gjenstår kr 4000,- som ikke er matchet mot noen fakturaer enda.

Velg knappen Del opp for å opprette resterende betalingsbilag og matching.

Betalingen splittes og du får en egen betalingslinje for restsummen. Når du går til den nye linjen, vises faktura 000014 og du kan aktivere feltet Match for å linke resterende del av betalingene til faktura 000014. Velg Behandle for å oppdatere. 

Reskontro viser da at betaling 400004 er opprettet på kr 10000 og matchet mot faktura 000015. Betaling 400005 er opprettet på restbeløpet, kr 4000,-, og matchet mot faktura 000014.

Vi viser et annet eksempel hvor du har mottatt en betaling som gjelder innbetaling av faktura til to forskjellige kunder og en kreditnota fra leverandør.

Du har mottatt en innbetaling på kr 1900,-. Denne ønsker du å dele opp og matche mot to åpne fakturaer på henholdsvis kunde 10009 og 10010 og kreditnota fra leverandør 50003. Gå inn på skjermbildet Behandle inngående betalinger. Her vises innbetalingen.

Vi skal opprette betaling for den første fakturaen. Det gjør du via  fanen Opprett dokument og klikk i feltet Opprett. Velg Modul = Kundereskontro, kunden det gjelder - her kunde 10009 - og Dokumenttype = Faktura. Ved søk i feltet Referansenr. vises åpne fakturaer på denne kunden. Vi velger fakturanr 000011 på kr 400,-. Velg knappen Del opp.

Nå gjenstår det kr 1500,- som skal fordeles. Stå på linjen som viser restsummen på kr 1500,-. Velg Opprett dokument og klikk i feltet Opprett. Velg Modul = Kundereskontro, kunden det gjelder (i vårt eksempel kunde 10010) og Dokumenttype = Faktura. Ved søk i feltet Referansenr. vises åpne fakturaer på denne kunden. Vi velger fakturanr 000012 på kr 500,-. Velg knappen Del opp.

Nå gjenstår kr 1000,-. Denne gjelder innbetaling av kreditnota fra leverandør og skal matches mot kreditnota.  Stå på linjen som viser restsummen på kr 1000,-. Velg Opprett dokument og klikk i feltet Opprett. Velg Modul = Leverandøreskontro, leverandøren det gjelder (i vårt eksempel leverandør 50003) og Dokumenttype = Inngående kreditnota. Ved søk i feltet Referansenr. vises åpne kreditnotaer på denne leverandøren. Vi velger kreditnota 000013 på kr 1000,-. Nå er ikke knappen Del opp tilgjengelig fordi du har fordelt hele betalingen.

Oppdater ved å velge Behandle. Da blir det opprettet tre betalingsbilag og dokumentene det er matchet mot blir avsluttet.

Merk: 

I forbindelse med bankavstemming vil det vises en samlesum på kontoutdraget fra bank, mens på hovedbokskontoen i Visma.net ERP vil det vises tre betalinger. Dette er greit å være klar over.

[Beth60]

Sp.mål til eksempel 1: En innbetaling som gjelder to faktura på samme kunde: Hvorfor dele opp innbetalingen? Raskere og enklere å matche innbetalingen mot begge fakturaene på en gang. Da blir bokført sum i banken og sum på kontoutskrift bank den samme.

[BeritAnne]

I forhold til bokført sum på bankkonto og avslutting av faktura så går det ut på et om du velger å legge begge faktura som samme betaling, eller om du bruker Del opp.

Forskjellen blir på reskontro og ikke minst ved bankavstemming.

Jeg vil anbefale at dersom beløpet fra kunden framkommer som ett beløp på kontoutskriften fra banken gjør du slik du foreslår. Dersom det kommer som to beløp på kontoutskriften bruker du Del opp.

[#4]

I dette brukertipset viser vi deg hvordan du validerer og sender inn mva-melding fra 2022. Fremgangsmåten er i stor grad lik som tidligere. Nytt er merknader og vedlegg på linjenivå samt mulighet for validering før innsending.

Prosessen er kort fortalt som følger:

• Første steg er “Klargjør avgiftsrapport” (TX501000). Vi anbefaler å foreta avstemming etter at avgiftsoppgaven er klargjort. 
• Til avstemming kan du bruke forespørslene “Hovedbokstransaksjoner med mva” (TX40500S) og “Avgiftskontroll - detaljer” (TX40400S). Avstemming vil vi ikke bli gjennomgått i dette bruketipset.
• Når avstemming er gjennomført kan du validere og deretter levere mva-melding fra skjermbildet “Behandle avgiftsrapport” (TX502000).

Nedenfor gjennomgår vi klargjøring- og behandling av avgiftsrapporten.
Ønsker du å se opptak fra webinar hvor vi gjennomgår prosessen, kan du klikke her. 

Klargjør avgiftsrapport

Gå til Meny -> Flere valg -> Avgifter -> Klargjør avgiftsrapport (TX501000):

1. Velg riktig avgiftsleverandør, dette er i de fleste tilfeller “49999 - Merverdiavgift Skatte- og avgiftsregnskap”
2. Velg rapporteringsperiode, siste åpne periode hentes automatisk 
3. Huk gjerne av for “Skjul rader uten beløp” slik at du kun ser de linjene hvor det er transaksjoner 
4. Klikk “Klargjør avgiftsrapport” og du tas nå automatisk videre til skjermbildet Behandle avgiftsrapport (TX502000). 

Dersom du får advarsel om at det finnes uoppdaterte dokumenter når du klikker “Klargjør avgiftsrapport”, bør du ta stilling til disse før du går videre. 

Klikk derfor nei, og velg “Uoppdaterte dokumenter” øverst i skjermbildet.

Rapporten “Alle uoppdaterte dokumenter med mva” åpnes i en ny fane. I eksempel under finnes det 1 oppdatert utgående faktura. Du kan klikke deg direkte inn på denne for og se nærmere på hvorvidt den skal oppdateres eller ikke. 

Når du har gjennomgått de uoppdaterte dokumentene kan du lukke rapporten og fortsette i skjermbildet Klargjør avgiftsrapport (TX501000). Klikk “Klargjør avgiftsrapport” på nytt. 

Behandle avgiftsrapport
Du tas direkte til dette skjermbildet etter å ha klargjort avgiftsrapporten i forrige steg. Du kan også nå det fra Meny -> Flere valg -> Avgifter -> Behandle avgiftsrapport (TX502000).

1. Kontroller at “Avgiftsleverandør” og “Rapporteringsperiode” er utfylt.
2. Du kan klikke deg inn på hver enkelt linje for å se hvilke transaksjoner som er inkludert dersom du ønsker det.
3. Du kan også legge inn kommentarer og vedlegg på linjenivå. Kommentar er blant annet et krav ved bruk av koder for justering og tilbakeføring.

Vi anbefaler at du avstemmer avgiftsrapporten før du går videre med validering og levering. Til avstemming kan du bruke forespørslene “Hovedbokstransaksjoner med mva” (TX40500S) og “Avgiftskontroll - detaljer” (TX40400S) som du finner fra Meny -> Flere valg -> Avgifter.

Når avgiftsrapporten er avstemt kan du klikke på “Valider” for å få kontrollert mva-meldingen mot Skatteetaten. 

Du tas videre til Visma.net AutoReport. Første gang du skal validere eller sende inn mva-melding for 2022, må du logge inn via ID-porten (Altinn).

Etter å ha logget inn klikker du “Valider rapporten”.

Rapporten sendes til validering, for å se status klikk “Se rapporteringsstatus her”.

I eksempelet nedenfor ble mva-meldingen avslått av Skatteetaten. For å se tilbakemeldingen kan du klikke på “Last ned tilbakemelding”.

I dette tilfellet ble mva-meldingen avvist fordi det på avgiftskode 31 er benyttet motsatt fortegn for grunnlag og utgående merverdiavgift.

Lukk Visma.net AutoReport og gå tilbake til “Behandle avgiftsrapport” (TX502000). I skjermbildet ser vi at grunnlaget og beløpet er negativt for avgiftskode 31.

Vi må derfor undersøke årsaken til at beløpet for utgående avgift er negativt. Normalt skulle det vært positive verdier. 

For å korrigere må du annullere avgiftsrapporten fra “Behandlinger -> Annuller rapport” øverst i skjermbildet. Etter å ha foretatt korreksjon må du klargjøre avgiftsrapporten på nytt. 

Dersom det er korrekt at beløpet skal være negativt, må du legge til en merknad på linjen ved å klikke på notisikonet. 

Husk å lagre øverst i skjermbildet etter å ha lagt inn en merknad.

Vi kan nå validere på nytt som beskrevet over, denne gangen blir mva-meldingen godkjent.

Når mva-meldingen har bestått valideringen kan du klikke “Avslutt periode” øverst i skjermbildet og deretter “Send”. Husk at det kun er "Hovedrapport" som er gyldig fra 2022, "Tilleggsrapport" og "Korrigert rapport" skal kun brukes i 2021. 

Du tas videre til AutoReport hvor du signerer og sender inn mva-meldingen. Dette foregår på samme måte som ved validering.

Betalingsinformasjon finner du i Visma.net AutoReport etter av mva-meldingen er sendt inn og godkjent.

Husk at du må ha en av følgende roller i Altinn for å kunne sende inn:

• Regnskapsmedarbeider
• Regnskapsfører uten signeringsrett
• Revisormedarbeider
• Ansvarlig revisor

For å kunne signere en mva-melding må du ha en av følgende roller:

• Begrenset signeringsrett
• Regnskapsfører med signeringsrett