Hvordan opprette fakturaflyt i Visma.net Approval

[#1]

Du ønsker gjerne at inngående fakturaer blir godkjent av de rette personene før de blir betalt.
Da sender vi fakturaene til Visma.net Approval til de som skal godkjenne. 
Men for at de skal ble sendt til de som skal godkjenne så må vi opprette en fakturaflyt i Approval.

Det finnes flere måte å sette opp flyt på. Vi skal se på to av de her.
Vi begynner med flyt basert på godkjennerliste og etter det ser vi på flyt basert på kostnadsbærere.

Flyt basert på godkjennerliste

For å få lov til å opprette/vedlikeholde fakturaflyt så må brukeren din ha rollen System Administrator.

Når det er klart så kan vi gå til Visma.net Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter

Vi ser det ikke er noen flyt opprettet her på fakturaer, så vi trykker på plusstegnet til høyre for å opprette.
Jeg gir så flyten et navn og trykker meg inn på flyten.

Vi kommer da hit.

Vi velger "Legg til nytt trinn"

Så velger vi "listen over godkjennere".

Man kan søke opp og legge til den brukeren som skal være godkjenner. 
Det kan legges til flere godkjennere her, men merk at fakturaen/trinnet blir godkjent så snart en av de har godkjent. 
Vil man at flere må godkjenne fakturaene så kan du legge opp et trinn til der du og legger til en godkjenner. 
Fakturaen blir først ferdig godkjent når alle trinnene er godkjente.
Godkjenner er lagt til og vi har haket av for at flyten skal være aktiv, og lagret.

Her ser vi hvordan flyten blir i Approval.

Når det nå sendes faktura fra Visma.net ERP på flyt til Approval så vil fakturaen gå til Christian Alne, som må godkjenne den i Approval under Mine Oppgaver.


Flyt basert på Kostnadsbærere

En inngående faktura kan inneholde mange linjer, og det kan hende at man ønsker at en person skal godkjenne noen av linjene mens en annen person skal godkjenne resten av linjene.
For å få dette til å fungere så kan man bruke Kostnadsbærere til bestemme hvem som skal godkjenne hva.

Først så går vi til Approval - Konfigurasjon - Roller
Her oppretter jeg en rolle som heter "Godkjenner".

Så går vi til Approval - Konfigurasjon - Kostnadsbærere.

Avdeling er kostnadsbærergruppen vi skal benytte. Vi trykker på den.

Vi trykker på den slik at den blir valgt, og så lagrer vi.

Vi går til 2. Tilordne godkjennere.

Og så trykker vi på "Legg til kombinasjon av kostnadsbærere".

Jeg velger et par av de.

Og så står jeg på Avd 1 og trykker på "Tilordne godkjenner".

Velger rollen "Godkjenner" som vi opprettet tidligere, søker opp hvem som skal være godkjenner på Avd 1.
Jeg legger inn Test Chris som godkjenner her.

Vi gjør det samme på Avd 2, men legger inn Christian Alne som godkjenner.

Nå skal vi til Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter.
Vi går inn på den eksisterende flyten som vi opprettet i sted.
Merk at det går bare an å ha en aktiv fakturaflyt mot Visma.net ERP.
Vi ser da at flyten slik vi opprettet den tidligere.

Vi må gjøre noen endringer på trinnet/flyten for at det skal fungere basert på kostnadsbærere.
I stedet for "listen over godkjennere", så velger vi "Alle godkjennere med denne kostnadsbærer rollen". Og legger inn rollen "Godkjenner".

Vi ser at her skal ingen navn/brukere legges inn siden det ikke er noe fast godkjenner, men kommer an på hvilken kostandsbærer som ligger på fakturaen/linjene.
I tillegg så må vi hake av for "Godkjenn linjene" nå, siden kostnadsbærere ligger på linjene.

Vi oppretter så en inngående faktura i ERP, legger på vedlegg og bruker 01 og 02 som kostnadsbærere på linjene og sender til Approval.

Så går vi til Approval - Prossesoversikt og finner fakturaen.
Og her ser vi hvordan flyten i Approval blir.

Her ser vi at Test Chris og Christian Alne begge må godkjenne.
Test Chris siden han er godkjenner for Avd 1 (01), som er kostnadsbæreren på linje 1.
Og Christian Alne siden han er godkjenner for Avd 2 (02), som er kostnadsbæreren på linje 2.
For å godkjenne så må de begge inn i Approval og gå til "Mine oppgaver".