Nyhet 7.0 Avslutte periode og overføre åpne fakturadokumenter til ny periode

[#1]

Overføre fakturadokumenter til ny periode ved avslutning av inneværende periode

Mange ønsker å stenge regnskapsperioden på en bestemt dato og ikke tillate posteringer på denne perioden etter at perioden er stengt.

Hvordan du gjør det kan du lese om her: Avslutte perioder pr modul

I tidligere versjoner har alle bilag og dokumenter som er registrert på perioden du ønsker å stenge, måtte oppdateres før du stenger perioden. Det er ikke alltid like enkelt, fordi du kan ha dokumenter under flyt i Approval og disse kan du ikke endre periode på når de er i prosessen. Du får derfor ikke stengt perioden før disse dokumentene er ferdig på flyt og oppdatert.

Når det gjelder avslutning av leverandørreskontro har vi en rutine under Avslutning av periode hvor du kan flytte åpne dokumenter til en annen periode. Det betyr at når du stenger en periode, kan du velge å utføre denne rutinen. Da vil du få en liste over alle uoppdaterte fakturaer. Disse kan du velge å overføre til en annen periode. Du kan også flytte fakturaer som er under flyt i Approval.

Rutinen ligger under Leverandørreskontro, Behandling og Avslutt regnskapsperioder (AP506000). Her har du en rutine som heter "Klargjør for avslutning".

Rutinen for å stenge perioder og flytte åpne dokumenter til åpen periode:

1. Åpne Leverandørreskontro, Behandling og Avslutt regnskapsperioder (AP506000).
2. Velg perioden du skal lukke og velg "Klargjør for avslutning".
   
3. Da åpnes dette vindu:
   

I dette vindu kan du velge å se alle fakturaer "Frem til periode" og perioden du ønsker å flytte fakturaene til. Det er feltet "Flytt til periode". Du kan også velge leverandørprofil og Approval status og du kan velge å se faktuaer med status "På vent".     

4. Du kan velge en og en faktura eller du kan velge alle. Når fakturaer er valgt, velg knappen "Flytt til periode".
   

5. De valgte fakturaene er nå flyttet til den nye perioden samtidig som fakturadato på bilaget blir beholdt.

Det vil føre til at du kan ha fakturaer med "fakturadato" i en periode og "periode" i en annen periode. Slik som i dette tilfelle ligger fakturaene bokført på dato i januar, men periode i februar.  Det er viktig å være klar over at noen rapporter/forespørsler bygger på periode og andre på fakturadato.

Se også artikkelen som beskriver om periode eller dato styrer periodiseringen på skattemeldingen.

https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-net-ERP/Bruk-regnskapsperiodens-sluttdato-til-a-ra...

[Beth60]

Brukertipset bør endres med advarsel om at bilagsdatoen må endres også. Eksempel: Ved klargjøring av mva-melding for mars-april kommer advarsel om at det er uoppdaterte dokumenter hvis man f.eks. har flyttet en faktura fra periode 4 til periode 5 uten å endre bilagsdatoen på fakturaen til en dato i periode 5. Dokumentet vises ikke i rapporten uoppdaterte dokumenter under klargjøre mva-melding og heller ikke under i rapporten Hovedbok - Alle uoppdaterte dokumenter til og med periode 4. Dette brukertipset bør endres og det bør også brukertipset om mva-oppgave/skattemelding.