Retur fra kunde

[#1]

• Returordretyper
• Retur mot kreditnota
• Retur mot ny vare
• Retur mot ny vare og ekstra faktura
• Bokføring av kostpris

Det hender at kunden returnerer en vare. Denne artikkelen beskriver hvordan du håndterer dette via egne ordretyper i Visma.net ERP. Merk: vi anbefaler at faktura for det opprinnelige salget er bokført før du gjør dette. 

Artikkelen beskriver tre scenarier: 

• Kunden returnerer varen og får en kreditnota
• Kunden returnerer varen og får en ny, lik vare (f.eks pga. defekt vare) 
• Kunden returnerer varen og får en ny vare (lik eller ulik) og må i tillegg betale ekstra for den nye varen, ekstra fraktgebyr etc. 

I eksemplene vi går gjennom er det kun en varelinje som returneres, men både retur fra kunde og levering av ny vare kan også gjøres med flere linjer av gangen. 

Returordrene registreres på samme sted som opprinnelig ordre, skjermbildet Salgsorder (SO301000).

Returordretyper 

Retur mot kreditnota

For registrering av retur mot kreditnota kan du bruke to ordretyper:

• RC: Brukes for autorisert retur. Dette er i praksis en motsatt salgsordre, med mottak og kreditnota istedenfor vanlig leveranse og faktura. I dette tilfellet er det gjerne et returskjema involvert, altså en mer formell prosess enn uautorisert retur. 
• CM: Brukes for uautorisert retur. Her er logikken den samme, men mottaket opprettes automatisk. Se denne artikkelen for mer info. 

I denne artikkelen går vi gjennom RC: Autorisert retur. 

1. Velg ordretype RC

2. Velg kunden

3. Klikk på Legg til faktura, velg fakturaen, og marker linjene som skal returneres. Du kan også registrere varene manuelt, men vi anbefaler å gjøre det via faktura. 

4. Klikk Legg til og lukk (nederst til høyre)

5.Velg Behandlinger - Opprett mottak. En leveranse opprettes av typen Mottak. Dette er altså et mottak hvor varen kommer inn på lager. 

Merk: som standard kommer mottak inn på lokasjon 2 (som standard ikke er tilgjengelig for salg). Dette kan evt. endres på Lagersteder (IN204000)

6. Velg Behandlinger - Bekreft leveranse. 

Returordren har nå Status: Fullført

7. Velg Behandlinger - Klargjør faktura. En faktura opprettes av typen Kreditnota. 

Under fanen Leveranser på salgsordren vil du se en leveranse som på en vanlig salgsordre. Klikker du på dokumentet i kolonnen Lagerref. nr åpnes selve lagerdokumentet. Dette er også et Lageruttak (som på salgsordre), men Type er satt til Kreditnota. På den måten kan du se at dette er snakk om en retur fra kunde. 

Retur mot ny vare

Ved retur mot ny vare registrerer vi først den opprinnelige varen inn på lager. Deretter registrerer vi en ny vare ut av lager. Det er altså ingen faktura eller kreditnota inne i bildet. 

1. Velg ordretype RR

2. Velg kunden

3. Klikk på Legg til faktura, velg fakturaen, og marker linjene som skal returneres. Du kan også registrere varene manuelt, men vi anbefaler å gjøre det via faktura. 

4. Velg Behandlinger - Opprett mottak. En leveranse opprettes av typen Mottak. Dette er altså et mottak hvor varen kommer inn på lager. 

5. Velg Behandlinger - Bekreft leveranse. 

6. Velg Behandlinger - Oppdater varelager (dette trengs ikke å gjøres hvis innstillingen Oppdater lagerstedet automatisk når levering er bekreftet er avhuket på Salgsinnstillinger (SO101000) 

7. Gå tilbake til salgsordren. Nå er det opprettet en ny linje ettersom det på den første linjen var haket av for Opprett tap automatisk. Merk at den mottatte linjen står med Mottak i kolonnen Behandling, mens den nye linjen står med Uttak i samme kolonne. Den nye linjen inneholder samme vare, med samme antall og pris. 

8. Velg Behandlinger - Opprett leveranse. En leveranse opprettes av typen Uttak. Dette er altså en vanlig leveranse til kunden. 

9. Velg Behandlinger - Bekreft leveranse. 

10. Velg Behandlinger - Oppdater varelager (dette trengs ikke å gjøres hvis innstillingen Oppdater lagerstedet automatisk når levering er bekreftet er avhuket på Salgsinnstillinger (SO101000)

11. Gå tilbake til salgsordren. Under fanen Leveranser ligger det nå to linjer. Klikker du på tallet i kolonnen Lagerref. nr åpnes selve lagerdokumentet. Begge dokumentene er Lageruttak (som på salgsordre), men på den første linjen er Type: Retur, mens det på den andre er Type: Uttak.  

Returordren har nå Status: Fullført

Retur mot ny vare og ekstra faktura

1. Velg ordretype RM

2. Velg kunden

3. Klikk på Legg til faktura, velg fakturaen, og marker linjene som skal returneres. Du kan også registrere varene manuelt, men vi anbefaler å gjøre det via faktura.  

4. Fjern haken for Opprett tap automatisk på linjen som blir lagt til fra fakturaen. 

5. Legg til ny linje med varen kunden skal ha isteden. Dette kan altså være en annen vare enn det som blir returnert, med en annen pris. Den nye linjen blir automatisk satt til Behandling: Uttak. Dette markerer at denne skal leveres ut til kunden.

6. Legg til evt. gebyrer, ekstra frakt etc. 

7. Velg Behandlinger - Opprett mottak. En leveranse opprettes med typen Mottak for å registrere mottak av opprinnelig vare. 

8. Velg Behandlinger - Bekreft leveranse

9. Velg Behandlinger - Oppdater varelager (dette trengs ikke å gjøres hvis innstillingen Oppdater lagerstedet automatisk når levering er bekreftet er avhuket på Salgsinnstillinger (SO101000) 

10. Gå tilbake til salgsordren. 

11. Velg Behandlinger - Opprett leveranse. En leveranse opprettes med typen Uttak for å registrere leveranse ut til kunden. 

12. Velg Behandlinger - Bekreft leveranse

13. Velg Behandlinger - Oppdater varelager (dette trengs ikke å gjøres hvis innstillingen Oppdater lagerstedet automatisk når levering er bekreftet er avhuket på Salgsinnstillinger (SO101000)

Returordren har nå Status: Fullført

14. Gå tilbake til salgsordren. Velg Behandlinger - Opprett faktura. En faktura med differansen mellom mottaket og uttaket blir opprettet. I dette tilfellet er mottaket 200, uttaket 500 og differansen 300. På fakturaen kan kunden se hva som er grunnlaget for dette i form av en pluss- og minuslinje.

Merk: det er mulig å opprette kreditnota fra mottaket, og faktura fra leveransen. Da vil man få en separat kreditnota på 200 kr og separat faktura på 500 kr (istedenfor en faktura på 300 kr). 

Bokføring av kostpris

• Klikker du Legg til faktura for å koble salget til returen brukes Enhetskostnad fra det opprinnelige salget.
• Hvis du bare legger til varer på returordren (f.eks ved å klikke +) brukes ikke samme Enhetskostnad som det opprinnelige salget. Kostprisen som brukes er avhengig av innstillinger i systemet. 

På Lagersteder (IN204000) har man valg for hvilken kost som skal brukes ved retur til lagerstedet. Programmet har egne felt for varer som bruker lagerverdimetode Gjennomsnitt, og varer som bruker FIFO. 

• Har varen lagerverdimetoden Gjennomsnitt brukes feltet Gj. sn. standard returkostnader
• Har varen lagerverdimetoden FIFO brukes feltet FIFO standard returkostnader

 For disse to har man følgende valg: 

• Gjennomsnitt: bruker gjennomsnittlig kostpris basert på hva som er på lager på aktuelt tidspunkt
• Siste: bruker siste kostpris som er mottatt på lager (altså den nyeste)

For å se hvilken kostpris som er brukt kan du bruke rapporten Historikk for lagervurdering (IN61700S). Her må du på Format velge Angi varenummer, og angi varenummeret i feltet Varenr.

Her vil du kunne se hvilken kostpris som er brukt for et spesifikt Lageruttak. For vanlige salgsordre har disse typen Faktura, men returordrer vil ha typen Kreditnota. 

[Trine5]

Er det mulig å få dette ut som utskriftvennlig

[Edvard Berntzen]

Hei @Trine5. 

Det er mulig å få en utskriftsvennlig versjon av siden 🙂 Dette får du ved å  klikke på de tre prikkene og velge "Utskriftsvennlig side".  

Mvh.
Edvard Berntzen
Business process advisor, Visma.net ERP.

[Anette-S]

Hei.

Vi har et eksempel på at det er registrert en RC ordre med varer hentet i retur mot transportkostnad. I dette tilfellet overstiger transporten varekostnaden og RC ordren får negativt totaltbeløp. Dette oppfattes ikke av Visma.net, og feilen først ved oppdatering av faktura.

Finnes det innstillinger som kan ivareta at det ikke skal være lov å registrere en RC ordre med minus i totalbeløp?

[Edvard Berntzen]

Hei @Anette-S.

RC-ordre får midlertidig negativt antall, så det må være tillatt dessverre. Det er mulig dette bør løses på en annen måte. Her må jeg be deg kontakte din partner slik at dere kan se nærmere på behovet og scenariet i detalj (partner kan også senere kontakte oss ved evt. spørsmål om funksjonalitet eller feil). 

Mvh.
Edvard Berntzen
Business process advisor, Visma.net ERP.