Vareopptelling - Hele fysisk lager

[#1]

I denne artikkelen skal vi gå gjennom hvordan du utfører lagertelling på hele lageret. Altså full vareopptelling. Vi skal se på hvordan dette gjøres og hva man bør tenke på ved en varetelling.

Lagersted

På lagersteder kan du aktivere knappen  Frys lageret når vareopptelling pågår.  Når varetelling da er i gang (varetelling er i status Telling pågår) får du ikke gjort noen transaksjoner eller oppdatert noen mottak.

Du kan f. eks lage en innkjøpsordre og lagre et varemottak. Men ikke oppdatere. Du får en feilmelding hvis du prøver å gjøre noe da.

Denne innstillingen kan overstyres, men vi anbefaler på det sterkeste at man har rutiner internt på plass slik at når man foretar en varetelling så foregår ikke lagertransaksjoner parallelt. Dersom man gjør det vil det være svært vanskelig å registrere det faktiske lageret man har.

Velger du å ikke fryse så kan du levere/motta når vareopptelling er i status Dataregistrering (etter at du trykt på Avslutt telling i skjermbildet Godkjenn vareopptelling - IN305000), men da må du manuelt holde styr på dette og kalkulere det inn når du velger å oppdatere opptalt antall. Da må det som er telt på lager justeres med det som har skjedd av lagerbevegelser i mellomtiden.

Når du skal i gang med vareopptelling må du først opprette en Vareopptellingstype (IN2089PL). Her fyller du ut Typenr, Beskrivelse og på Genereringsmetode velger du Hele fysiske lager.

Typenr: Hva vareopptellingen din skal hete.

Genereringsmetode: Hvilken metode skal brukes til å generere listen over lagervarer for vareopptelling:

Hele fysisk lager, Per lager, Per omløpsklasse, Per ABC-kode, Per syklus eller Per vareprofil.

Lagersted: Det spesielle lageret hvor vareopptellingen vil finne sted.

Du kan la feltet stå tomt for å bruke vareopptelling på ethvert lager.

Hvis du velger Lagersted kan du også velge lokasjon hvor vareopptelling skal skje og velge plukkprioritet.

Tilordningsrekkefølge:

Fanen tilordningsrekkefølge viser bare rekkefølgen du kan sette opp på rapporter. Du kan sortere Etter lokasjon, Per varenr, Per parti/serienummer om dette er satt på varen eller Per lagerbeskrivelse.

Når du lagret vareopptellingstypen så går du til skjermbildet Klargjør vareopptelling (IN504000). 

Her velger du den vareopptellingstypen du lagde i sted, og så velger du Lagersted. Om du valt et konkret lagersted på vareopptellingstypen vil det ikke være mulig å velge noe annet lagersted her. 

Under Blanke linjer å legge til kan du velge f.eks. 5. Linjer. Det som er greit å vite i dette bildet er at varene som kommer i tellingen her er kun varer som har hatt lagertransaksjoner. Saldoen kan være 0, men de må ha hatt lagertransaksjon.

Så hvis du har en vare og ikke har hatt noen lagertransaksjon på den, så skal den per default ikke komme med her. Hvis du da ønsker saldo på denne fordi du har en på lager så kan du legge til denne varen på den blanke linjen.

Når du valgt typenummer og lager kan du enten generere telling på utvalgte varer eller på alle varer i den valgte typenummeret. 

Generere telling på utvalgte varer

For å generere telling på utvalgte varer marker varene og klikk på Generer fysisk lager. 

Når du trykker på Generer fysisk lager så vil lageret fryses om du har aktivert knappen Frys lageret når vareopptelling pågår. Hvis du ikke aktivert knappen, vil det kun fryses varer du valgt. Du blir automatisk tatt til skjermbildet Godkjenn vareopptelling (IN3050PL).

Generere telling på alle varer i telletypen

Du kan også generere telling på alle varer som vises i forslaget ved å klikke på Generer fysisk lager, totalt. Da opprettes det tellebunt på alle varer.

Du kan lese mer om de to alternativene for varetelling her. 

Vareopptelling

Når du har satt i gang vareopptellingen og skal legge inn data kan du bruke bildet Vareopptelling (IN305010) eller gå rett til Godkjenn vareopptelling å legge inn der.

Når du kommer til skjermbildet Vareopptelling må du i feltet Referansenr. velge aktuell vareopptellingsnummer.

Her ser du antall før telling og her kan du skrive inn opptalt antall. Du kan også sette utvalg på lokasjon slik at hver person får ansvaret får å telle hver sin lokasjon/hylleplass.

Hvis opptalt antall er ulikt antall før telling så ser vi en differanse her.

Bildet Vareopptelling brukes av de som er ute på lageret. Her kan de filtrere etter lokasjon f.eks lokasjon 1 og lokasjon 2 som kan gjøre vareopptellingen lettere å registrere.

Legger du f.eks inn 51 stk på Opptalt antall vil dette vises i bildet  Godkjenne vareopptelling.

Alt som du legger inn her vises i dette bildet.

Referansenr kommer fra lagerinnstillinger og Nummerserie for varetelling.

Godkjenn vareopptelling

Her ser vi de 51 vi la inn fra bildet vareopptelling. Kan også ta ut denne listen i Excel og legge inn verdier der.

 

Om det er noen varer som ikke ligger her kan du trykke på Legg til og velge varen under varenr, velg lokasjon og antall.

Det er kun manuelle tilføyde linjer du kan slette fra dette skjermbildet.

Sett inn reell beholdning i feltet for Opptalt antall. Avvik i antall Kostnadsavvik vil vise et avvik basert på varens kostnad. Kolonnen for Årsakskode vil benytte standard Årsakskode for varetelling men her har man også muligheter til å lage egne årsakskoder for sporing, til eksempel brekkasje, tyveri, utdaterte varer eller annet som passer din bedrift.

Årsakskoden på varelinjen hentes fra Lagerinnstillinger (IN101000). Som standard er det årsakskode 4- Lagerkorreksjon. Dette kan endres om du har en egen årsakskode du har laget.

Når du er ferdig med å legge inn antall har du valgene: Avslutt telling, Fullfør fysisk lager og Annuller varetelling.

Avslutt telling : det endrer status for varetelling til Dataregistrering. Har du ikke aktivert innstillingen for Frys lageret når vareopptelling pågår kan du nå registrere lagertransaksjoner for varene i tellingen (f. eks. bekrefte leveranse). 

Fullfør fysisk lager: da skapes det en justering, lagerkorreksjon og et ref. nr blir laget som vi kan gå inn å se på.

Annuller telling : da avslutter du uten at noe blir gjort med verdiene. Da vil ingen varetelling bli gjort.

Når du nå prøver å trykke på Fullfør fysisk lager får du en feilmelding. Dette fordi kolonnen Status på vareopptellingen står som Ikke angitt. For å fullføre en vareopptelling må statusen være noe annet enn Ikke angitt.

Du har mulighet til å masseoppdatere linjene med status Ikke angitt ved å bruke knapper:

Sette til null- da blir opptalt antall til 0.

Sett ikke angitt til hoppet over- da endres status til hoppet over, da vil ikke lagersaldo endre seg.

I dette tilfelet kan du  velge Sett ikke angitt til hoppet over. 

Når du da klikker på Fullfør fysisk lager skapes det en lagerkorreksjon for de varene som det er justert for.  Denne justeringen ligger under fanen Justeringsinformasjon. Du kan da klikke på denne, får å få opp detaljene og følge bokføringen av lagerkorreksjonen i regnskapet.

Motkonto styres av årsakskoden som ligger på vareopptellingen. Hvis ingen årsakskode registreres benyttes Årsakskode for vareopptelling under Lagerinnstillingen.

Det finns  ulike rapporter du kan bruke i vareopptellingen. 

Tellelister (IN620500)

Kan brukes til de som teller lageret. Her kan vi se hvor mange varer som er realisert antall og her kan vi telle hva som fysisk er på lager og skrive ned.  

Forhåndsvis avvik for vareopptelling (IN621500)

I denne rapporten fyller vi ut avvik om det finnes.

[Stig Torp]

Veldig bra laget Ingvild 😄

Jeg har noen spørsmål spesielt rundt det med hvilke varer som kommer på listen. (Min kunde skal nulle lageret ved telling for å legge inn på nytt - Etter nulling via telling kommer ingen varer på listen, selv om de har transaksjoner)

Lager en ticket til deg.

/Stig

[Anonymous]

Hei Stig,

Takk for det:)  Ja supert om du legger inn en ticket, så ser vi på det. 

Mvh. Ingvild Jamt