Brukertips i Visma.net ERP

OPPDATERING 17. oktober 2023: Kolonnesøket forbedrer seg basert på tilbakemeldinger vi har fått. Du kan søke etter deler av ord i for eksempel beskrivelsesfelt, hvor det du søker ikke er nødt til å være i riktig rekkefølge. Tidligere anbefalte vi å benytte % mellom ord i søkefeltet, men dette er ikke lenger nødvendig. Du kan se et eksempel på dette her.   I versjon 9.64 har vi lansert en ny måte å søke etter ulike dokumenter på. Den nye søkefunksjonen finner du i mange av listevinduene, og du ser det enkelt av at kolonnene har fått en ny søkeboks under kolonneoverskriften. Eksempler på skjermbilder med ny søkefunksjon er Utgående faktura (AR3010PL), Inngående faktura (AR3010PL), Salgsordrer (SO3010PL) og mange fler. Til og med i egendefinerte forespørsler vil du se den nye søkefunksjonen.   Det nye kolonnesøket erstatter det gamle søkefeltet som tidligere lå øverst til høyre i disse listevinduene. Den nye måten å søke etter dokumenter på lar deg raskt og enkelt selv velge hvilke kolonner du skal søke etter, samt at det går betydelig raskere dersom du har veldig mange dokumenter.   For å søke kan du enkelt markere den hvite boksen under en av kolonnene, skrive inn det du ønsker å søke etter for så å trykke Enter. I bildet nedenfor har jeg i Utgående faktura (AR3010PL) enkelt markert den hvite boksen under Bilagsnr. og fylt ut 0002, samt trykket Enter. Listen vil da vise utgående fakturaer med bilagsnummer som inneholder "0002".    Dersom du trykker på kolonneteksten Fakturanr. vil du kunne endre utvalgsmetode, og for eksempel se på kun fakturaer som starter med "0002".   Etter dette kan jeg også velge å spisse søket enda nærmere, gjennom å for eksempel legge inn "10002" i feltet under Kundenr. Da vil jeg kun få opp fakturaer som inneholder "0002" i fakturanummeret, og som ligger på kundenr. 10002.   I enkelte av kolonnene (for eksempel Type, Status og Dato) vil du kunne filtrere som før dersom du klikker på den hvite boksen under disse kolonnene. I skjermbildet nedenfor har jeg trykket i den hvite boksen under kolonnen Status, og fjernet avmerkningshaken for Åpne fakturaer.    Du kan også enkelt velge å fjerne alle søk/filtre ved å klikke på X-en til venstre for kolonnene.   Eksempel om du ønsker å søke etter deler av en varebeskrivelse: I dette eksempelet har jeg søkt "deksel netphone" og finner da alle varer som inneholder ordene "deksel" og "netphone". Dersom jeg søker "netphone deksel" vil jeg få treff på de samme varene. Dersom du bruker % mellom ordene må ordene være sortert i riktig rekkefølge, og vi anbefaler derfor ikke lengre å bruke %.

I versjon 8.73 har vi laget en enklere måte å korrigere utgående faktura på.  Hvis du har opprettet og bokført en utgående faktura, og ser at denne inneholder feil, har du mulighet til å opprette en identisk faktura som du kan endre, samtidig som opprinnelig faktura automatisk blir kreditert. Tidligere måtte dette gjøres i flere steg, og det krevde mange ekstra museklikk.   Slik går du frem: Åpne den utgående fakturaen du ønsker å kreditere (AR301000) , og klikk Behandlinger - Korriger faktura   Svar Ja på spørsmålet om du ønsker å korrigere faktura. Det opprettes ny en ny utgående faktura i status Balansert, og når du klikker Lagre får denne et nytt fakturanummer. Du ser også en link til opprinnelig faktura. I dette steget ligger opprinnelig faktura fortsatt i status Åpen og du ser en link til Korrigert faktura. Gjør nødvendige endringer på ny faktura, og klikk Oppdater for å bokføre denne i hovedbok. I denne prosessen blir det automatisk opprettet en utgående kreditnota som matches mot opprinnelig faktura, og begge postene ligger som Avsluttet. Så enkelt er det nå å korrigere faktura, men det er noe du bør være oppmerksom på. Hva skjer med vedlegg som er lagt til på opprinnelig faktura? Vedleggene kopieres automatisk til ny faktura.   Hva skjer hvis opprinnelig utgående faktura er betalt? Det er foreløpig ikke mulig å benytte denne funksjonaliteten for fakturaer som har en betaling tilknyttet. Det gjelder både hvis fakturaen er delbetalt, fullt betalt eller at betalingen er annullert. Så lenge det eksisterer et betalingsbilag så vil du få denne meldingen.      Hva skjer hvis opprinnelig utgående faktura er sendt elektronisk? Den nye fakturaen arver innstillingen til opprinnelig faktura når det gjelder elektronisk sending. Var opprinnelig faktura merket for "Send til AutoInvoice", blir også ny faktura merket for sending til AutoInvoice. Kreditnota som blir opprettet og matchet mot opprinnelig faktura, blir satt til avsluttet. Skal denne sendes elektronisk, må dette gjøres manuelt fra skjermbildet Skriv ut faktura (AR508000) - Send til AutoInvoice. Merk at du må du aktivere "Vis lukkede fakturaer/kredinoter" for å se det avsluttede dokumentet.   Hva skjer hvis opprinnelig utgående faktura er tilknyttet salgsordre/leveranse? Det er foreløpig ikke mulig å benytte denne funksjonaliteten for fakturaer som er linket til salgsordre/leveranse.  Hva skjer hvis opprinnelig utgående faktura er bokført i en periode som nå er lukket? Hvis du har aktivert Tillat postering på avsluttede perioder i Hovedboksinnstillinger (GL102000), vil kreditnotaen som opprettes automatisk bli bokført i samme periode som opprinnelig faktura, selv om perioden er lukket. Den nye fakturaen blir opprettet med samme dato og periode, men dette kan overstyres hvis ønskelig.    Hvis du ikke har aktivert Tillat postering på avsluttede perioder i Hovedboksinnstillinger (GL102000) får du en melding om at fakturaen er bokført i en avsluttet periode, og hvis du fortsetter så vil kreditnotaen bli bokført i neste åpne periode. Hvis du ønsker å bokføre kreditnotaen i samme periode som opprinnelig faktura, kan du klikke Nei på meldingen for å avbryte, sette på innstillingen og så korrigere faktura på nytt.    Tilsvarende skjer hvis opprinnelig utgående faktura er bokført i en periode som er satt som innaktiv:     NB! Samme faktura kan kun bli korrigert en gang.   Du har også mulighet for å reversere faktura uten at du ønsker å korrigere. Hvordan kan du lese om her.        

Denne guiden forklarer hva du gjør hvis betalingsbilaget er feilført og du ønsker å reversere bilaget, for så å føre et korrekt betalingsbilag. Guiden tar utgangspunkt i leverandørbetaling, men kan også brukes på kundebetalinger.

I versjon 8.20 kan du selv bestemme hvor mange linjer som vises i skjermbilder med sidevisning.  

 Du kan lese om innstillinger generelt for rentenota prosessen her.   Å sende ut rentenota innebærer en kost. Noen avveier kostnaden med å sende ut rentenota på faktura opp mot inntekten/gevinsten av dette. Ønsker du ikke å opprette rentenota hvis beregnet rentebeløp på en faktura er under et gitt beløp, er det mulig å definere.    I eksemplet ønsker vi å opprette rentenota kun hvis beregnet rente på dokumentet er på over kr 50,- Velg Beregn forsinkelsesrente (AR507000). Vi gjør ingen endring, beregner ut fra standard oppsett.  Her har vi to fakturaer som er forfalt og ikke betalt. Faktura 1009 gir renter på kr 42,47. Faktura 1010 gir rente på 691,78.   Vi ønsker ikke å beregne/sende ut rentenota hvis rentebeløpet er under kr 50,00 Åpne Forsinkelesgebyrer (AR204500). Velg Belastningsmåte = Prosent med grense og Grenseverdi = 50,00   Beregne forsinkelsesrente på nytt. Nå vises kun poster som har beregnet rente på over beløpsgrensen vi definerte: