Brukertips i Visma.net ERP

Hvis man har aktivert modulen Project Accounting i Visma.net ERP så kan Prosjektleder innkluderes i godkjenningsflyten i Approval. På en inngående faktura kan vi da legge til prosjekt på linjene. Når fakturaen blir sendt til Approval så vil prosjektlederen godkjenne de linjene med hans prosjekt på.  Vi skal se på hvordan vi setter det opp. Vi starter med prosjekt i Visma.net ERP.  Prosjektleder må være fylt ut for at flyten skal fungere. Så skal vi gå til Approval for å opprette flyten. Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter. Hvis det ikke er opprettet flyt så klikker du på plusstegnet til høyre.  Gir flyten et navn og så trykker du deg inn på flyten. Legg til et trinn der Prosjektleder skal godkjenne. Hak av for "Godkjenn linjene", sett flyten aktiv og lagre. Vi går så tilbake til Visma.net ERP og oppretter en inngående faktura. Vi legger på Prosjekt 000001.  Husk at vedlegg må legges til i Godkjenningsdetaljer. Vi sender så til Approval. I Approval så ser vi på flyten at den går til Prosjektleder Christian Alne. Christian Alne kan nå gå til Mine Oppgaver i Approval for å godkjenne den.

Fra versjon 8.95 i Visma.net ERP er det støtte for BizWeb-integrasjon, hvor man kan få hentet informasjon fra BizWeb. Denne integrasjonen vil kun fungere på norske firmaer og vil kunne tilby følgende funksjonalitet (gjelder både kunder og leverandører): Opprette nye kontakter basert på offentlig tilgjengelig informasjon hentet fra BizWeb Oppdatere informasjon for eksisterende kontakter basert på informasjon fra BizWeb Se mer detaljert informasjon om selskapet (ELMA, revisor, regnskapsfører og økonomi)

Dersom du mottar en betaling som er større enn faktura du skal matche betalingen mot og ønsker å føre det resterende beløpet mot en bestemt konto kan du følge dette brukertipset. Vi benytter skjermbildet som heter “kundebetalinger” (ScreenID: AR3020PL)    I eksempelet vi bruker her så har du mottatt en betaling på 2 000 000 og skal matche denne betalingen mot to fakturaer på respektive 312 500 og 600 000. Legg fakturaene til ved å trykke på plusstegnet under fanen “dokumenter til matching”. Etter du har lagt inn de har du en tilgjengelig saldo på 1 087 500.      For å føre den tilgjengelige saldoen mot en spesifik konto går du til fanen “regnskapsdetaljer” og velger den ønskede kontoen under “regnskap” og “hovedbokskonto-kunder” (Som standard er konto 1500 valgt). I dette eksempelet bruker vi konto 1550.     Etter dette kan du lagre og oppdatere betalingen. Som du da ser har betalingen status Åpen slik at du på et senere tidspunkt kan føre nye fakturaer på samme betaling. I tillegg finner du bunten under fanen “betalingshistorikk” og som du kan se i eksempelet under så er den tilgjengelige saldoen ført mot konto 1550.     Spol fiktivt frem i tid og si at du nå legger en ny faktura på 100 000 på samme betaling ved å legge den til under “dokumenter til matching”, lagrer og oppdaterer. Det opprettes da en ny hovedbokstransaksjon som fører 100 000 debet fra konto 1550.       

Dette brukertipset forklarer deg hvordan du kan allokere deler av lagervarene i en salgsordre.   Dersom du har en salgsordre på 100 stk av en vare men kun ønsker å allokere for eksempel 60 av disse gjøres det på følgende måte:   Åpne allokeringer vinduet inne i salgsordren:   Velg antallet du ønsker å allokere, dobbelklikk på under linjen eller trykk TAB (på tastaturet ditt). På linje nummer 2 fører du inn hvor mange som ikke skal allokeres også huker du av for “allokert” på antallet du ønsker å allokere.    Dersom du ikke legger inn den andre linjen med differansen mellom salgsordreantall og allokert vil antallet på salgsordren endre seg.   Alternativt: I tilfeller hvor du har en salgsordre som overstiger lagerbeholdningen din kan du åpne “allokering”-vinduet og huke av for “allokert” og linje 2 vil automatisk dukke opp for å unngå at antallet på salgsordren endrer seg.   Det finnes også en innstilling for å påse at den alternative løsningen kommer automatisk. Du går da til skjermbilde som heter “Ordretyper” (screenID=SO201000) og under fanen “malinnstillinger” kan du huke av for “Krev vareallokering”. Systemet vil nå automatisk allokere det antallet du har på lager. Baksiden ved denne innstillingen er at alle ordre av denne typen nå vil allokeres. Man må derfor påse at man ønsker alle salgsordre allokert før man setter på denne innstillingen. Merk at man fremdeles kan åpne allokering skjermbilde og overstyre selvom man har innstillingen skrudd på.

Tjenester kjøpt fra utlandet med forholdsmessig fradrag for mva. Ekstrakostnaden for mva som ikke er fradragsberettiget posteres mot kostnadskontoen for tjenesten. Hva trenger vi av avgiftsnummer?

For å kunne sende mva-melding elektronisk fra Visma.net ERP må AutoReport kobles til Altinn. I dette brukertipset viser vi deg hvordan det gjøres.

Dette brukertipset beskriver hvordan du kan føre tap på krav i forbindelse med nytt avgiftsoppsett fra og med 01.01.2022. Hvor du skal korrigere tidligere beregnet utgående merverdiavgift og rapportere dette på egne mva-koder.  For tap på krav før 2022, kan du lese mer her.  Vi minner om kravene i Merverdiavgiftsforskriften § 4-7-1 for å kunne konstatere endelig tap.    Opprett kreditnota Første steg er å lage en kreditnota for kunden hvor du skal føre tap på krav. Vi anbefaler å opprette denne manuelt slik at du kan tapsføre flere faktura samtidig.    Gå til Meny -> Kundereskontro -> Utgående faktura (AR3010PL): Opprett en ny kreditnota Velg kunden du skal tapsføre I feltet “Fakturatekst” angir du tydelig at det er tap på krav Legg til en linje per avgiftssats, per faktura Angi beløp eks mva Velg konto 7830 - Tap på fordringer Velg riktig avgiftskode (0T, 1T, 11T, 12T eller 13T) Kontroller under fanen “Avgiftsdetaljer” at riktig avgiftsnummer hentes   Gå til fanen “Fakturaadresse”, kryss av for “Ikke skriv ut” og “Ikke send e-post”. Fjern eventuell hake for “Send til Autoinvoice”. Dette er viktig for at kreditnota ikke skal sendes til kunden.   Oppdater faktura Alternativt kan du bruke reverser på den utgående fakturaen, men du må påse at kontoer og avgiftskonter blir riktig. Husk også fjerne eventuelle periodiseringsnøkler.   Match kreditnota mot faktura Gå til Meny -> Kundereskontro -> Kundebetalinger (AR3020PL): Opprett en ny kundebetaling Velg dokumenttype “Kreditnota” Velg kreditnota du opprettet over i feltet bilagsnr Match kreditnota mot de fakturaene det gjelder Oppdater kundebetalingen     Hovedboksføring og avgiftsrapport Resultatet av tapsføringen over en økning i inngående merverdiavgift:   På avgiftsrapporten får vi følgende:    

Fra versjon 8.42 av Visma.net ERP har vi støtte for Expense-integrasjonen. Dette er en integrasjon som sender utlegg direkte til både Payroll og til ERP. Fordelene med å benytte denne integrasjonen er i hovedsak:   Håndtering av MVA Uten integrasjon: Ekstra bokføringsbilag i ERP Med integrasjon: Automatisk håndtering av MVA i Innboks for utlegg Hurtigere bokføring av kostnader Spesielt vitkig for god prosjektstyring Viderefakturering Ved bruk av Project Accounting: Kan viderefakturere kostnader knyttet til et prosjekt Kan automatisere prosessen etter godkjenning i Approval     Dersom din bedrift ønsker å få satt dette opp, så er det bare å ta kontakt med partneren din for utførelse av dette.    I videoen under kan dere se en demo av hvordan denne Expense-integrasjonen fungerer.   

Oversikt over avgiftskoder, avgiftsnummer og tilhørende avgiftssoner som gjelder fra 01.01.2022.

Ved uttak av varer fra lager til bruk i egen virksomhet skal dette kostnadsføres mot riktig konto. Det føres ikke mva ved denne typen uttak, ettersom mva allerede er beregnet ved innkjøp. Nedenfor har vi utarbeidet et forslag til hvordan dette kan føres.    For uttak i salgs- og reklameøyemed hvor det skal beregnes uttaksmerverdiavgift, se dette brukertipset.   Opprett årsakskoder Første steg er å opprette egne årsakskoder mot de kostnadskontoene og eventuelle kostnadsbærere som du ønsker å føre uttaket mot.   Gå til Meny -> Lager -> Årsakskoder (CS2110PL): Opprett en ny årsakskode Velg en beskrivelse I feltet bruk velger du “Årsak” I feltet konto velger du kostnadskonto Legg inn eventuell kostnadsbærer Feltet salgskonto og kost.b.salg lar du stå tomt Klikk Lagre     Før uttaket Når årsakskodene er opprettet kan du føre uttaket.    Gå til Meny -> Lager -> Lageruttak (IN3020PL): Opprett et nytt uttak Legg inn en beskrivelse  Legg til varene på linjene og sett riktig årsakskode Oppdater uttaket     Resultatet av lageruttaket over er følgende hovedbokstransaksjon:      

Elektronisk kontoutskrift   Elektronisk kontoutskrift gir deg mulighet for å importere kontoutskriften fra banken direkte i Visma.net Financials (via Visma.net Autopay). Kontoutdraget inneholder alle transaksjoner, inkl. bankgebyrer, betaling med kort etc. Filene vil dermed supplere inn og utbetalingsfilene som importeres.   For at dette skal bli importert til Financials må Elektronisk kontoutskrift være valgt under Velg tjenester (se artikkel om oppsett av Autopay).     Merk: bruk av dette forutsetter at man behandler transaksjonene på en viss måte for å unngå at inn og utbetalinger bokføres dobbelt. Dette medfører noe manuelt arbeid, og er beskrevet lenger ned i artikkelen. Det første du bør spørre deg er om du trenger elektronisk kontoutskrift.    Hvis innbetalingsavtalen med banken inkluderer betalinger både med og uten KID, og du har få andre transaksjoner enn utbetalinger på faktura fra Visma.net Financials (f.eks bankgebyrer, kortkjøp etc), anbefaler vi å ikke importere Elektronisk kontoutskrift. Selv om du ikke huker av for dette vil elektronisk kontoutskrift fortsatt være tilgjengelig i Autopay (under Oversikt - Nedlastninger - Elektronisk kontoutskrift). Denne vil da kunne ses på ved behov (f.eks ved bankavstemming i Visma.net Financials).  Hvis du derimot har mange transaksjoner utenom inn og utbetalinger på fakturaer kan det være nyttig å importere elektronisk kontoutskrift.  Elektronisk kontoutskrift er ingen god erstatning for komplett innbetalingsavtale. Har du innbetalingsavtale som inkluderer alle betalinger (både med og uten KID) vil denne gi mer informasjon en kontoutskriften, f.eks informasjon om kunden som har betalt. Informasjonen vil riktignok kunne variere mellom banker. Hør evt. med din bank hva som er inkludert. Informasjon i innbetalingsfilen vil uansett være nyttig i avstemmingen. Vi anbefaler derfor en komplett innbetalingsavtale med banken.    Tips: Financials har en god avstemmingsfunksjon som gjør at du enkelt kan legge til transaksjoner som mangler i regnskapet. Dette bør tas med i vurderingen av hvorvidt du trenger elektronisk kontoutskrift eller ikke. Se artikler om bankavstemming.  Rutine for import    Merk: Vi anbefaler å vente med import av elektronisk kontoutskrift til slutten av måneden, etter at innbetalinger og utbetalinger for måneden er importert og bokført. På den måten kan du matche transaksjonene i kontoutdraget mot allerede bokførte betalinger, og bare bokføre "hullene". Vi anbefaler å velge Importer fra Autopay som i feltet Standard behandling for kontoutdrag (les mer om Standard behandling i denne artikkelen). På den måten kan du selv bestemme når de skal matches og behandles.    Når Elektronisk kontoutskrift er valgt i Autopay (som nevnt over) vil dette komme inn i Autopay-innboks. Merk: her ligger de under meldingstypen Kontoutdrag.    1. Velg meldingstypen Kontoutdrag, status Ny og klikk Behandle alle.     2. Gå til Bankstyring - Transaksjoner - Behandle banktransaksjoner.    3. Velg betalingskontoen   4. Klikk på Innstillinger for matching.    5. Tøm feltet Referanse/bilagsnr. verdi og legg inn 50 i feltene Dokumentdatoverdi og Kunde/leverandørverdi. Klikk Lagre og lukk og deretter Lagre i det vanlige skjermbildet.  Merk: denne innstillingen må gjøres for hver gang man går inn i skjermbildet. Går du ut av det må altså innstillingen settes på nytt.      6. Klikk på Automatisk avstemming. Når dette gjøres vil systemet matche transaksjonene mot allerede bokførte betalinger. Dette kan ses under fanen Match med betaling på de aktuelle linjene. Lagre.      7. Klikk Behandle. Systemet vil nå behandle alle transaksjoner som er huket av i kolonnen Klar til behandling. For de transaksjonene som er matchet med betalinger vil systemet linke transaksjonen mot de eksisterende betalingene. For disse vil det altså ikke bokføres noen nye bilag. Lagre.    8. De som står igjen må linkes manuelt. For å gjøre dette, marker linjen(e) og klikk Opprett dokument.   9. Velg aktuell modul. Hvis det f.eks er bankkostnader velger du Bankstyring og deretter aktuell posteringstype, f.eks Bankkostnader. I eksemplet under vil transaksjonen bli bokført på konto 8170 (fra posteringstypen). Lagre.       10. Når de resterende transaksjonene er huket av for Klar til behandling kan du klikke Behandle for å bokføre disse.    Se også Samleside om bankavstemming    De fleste banker som støtter Autopay støtter også elektronisk kontoutskrift (utenom Nets). Ta kontakt med banken din for spørsmål om tilgjengelighet og bestilling. Merk: en forutsetning for å motta elektronisk kontoutskrift er at avtalen er registrert på nytt format (ISO20022)

For å sende ut e-post som har feilet på nytt, må du gå til "Ubehandlet e-post" (SM507000). Her må du huke av for "Inkluder mislyktes". Når dette alternativet er huket av, vil alle e-post som har vært mislyktes dukke opp i skjermbildet og du kan behandle e-posten på nytt.   Du har også muligheten til å filtrere på e-post som har feilet i kollonnen "E-poststatus".   Merk at du først må korriger e-postoppsettet dersom det er feil, for mer informasjon klikk her.

Vi har ganske nylig opplevd at vi har flere kunder som betaler til en utenlandsk leverandør med norsk kontonummer og betalingen feiler grunnet manglende BIC/ SWIFT. Grunnen til at Autopay spør om BIC/SWIFT er fordi leverandøren er satt opp som en utenlandsk leverandør på en utenlandsk adresse. Da blir det en missmatch mellom landkode og kontonummer. Validering av kontonummer ble strammet inn / justert fra Autopay for å unngå avvisninger fra bank, da mange banker ikke takler norsk bankkontonummer og utenlandsk landkode og adresse.    Løsningen blir å sette opp leverandøren som norsk ved endre Land på Leverandøren. Alternativt legge inn IBAN og BIC/SWIFT på Leverandøren.