Brukertips i Visma.net ERP

I versjon 8.62 har vi laget en enklere måte å korrigere inngående faktura på.  Hvis du har opprettet og bokført en inngående faktura, og så ser at denne inneholder feil, så har du mulighet til å opprette en identisk faktura som du kan endre, samtidig som opprinnelig faktura blir automatisk kreditert. Tidligere måtte dette gjøres i flere steg, og det krevde mange ekstra museklikk.    Slik går du frem: Åpne den inngående fakturaen du ønsker å kreditere (AP301000), og klikk Behandlinger - Korriger faktura   Svar Ja på spørsmålet om du ønsker å korrigere faktura. Det opprettes ny en ny inngående faktura i status Balansert, og når du klikker Lagre får denne et nytt bilagsnummer. Du ser også en link til opprinnelig faktura. I dette steget ligger opprinnelig faktura fortsatt i status Åpen og du ser en link til Korrigert faktura. Merk! Allerede nå er den opprinnelige fakturaen fjernet fra betalingsbehandling. Denne vil ikke vises under Behandle betalinger (AP50300S). Gjør nødvendige endringer på ny faktura, og klikk Oppdater for å bokføre denne i hovedbok. I denne prosessen blir det automatisk opprettet en inngående kreditnota som matches mot opprinnelig faktura, og begge postene ligger som Avsluttet. Så enkelt er det nå å korrigere faktura, men det er noe du bør være oppmerksom på. Hva skjer med vedlegg som er lagt til på opprinnelig faktura? Vedleggene kopieres automatisk til ny faktura.   Hva skjer hvis opprinnelig inngående faktura er betalt? Det er foreløpig ikke mulig å benytte denne funksjonaliteten for fakturaer som har en betaling tilknyttet. Det gjelder både hvis fakturaen er delbetalt, fullt betalt eller at betalingen er annullert. Så lenge det eksisterer et betalingsbilag så vil du få denne meldingen.      Hva skjer hvis opprinnelig inngående faktura er tilknyttet innkjøpsordre? Det er foreløpig ikke mulig å benytte denne funksjonaliteten for fakturaer som er linket til innkjøpsordre.  Hva skjer hvis opprinnelig inngående faktura er bokført i en periode som nå er lukket? Hvis du har aktivert Tillat postering på avsluttede perioder i Hovedboksinnstillinger (GL102000), så vil kreditnotaen som opprettes automatisk bli bokført i samme periode som opprinnelig faktura, selv om perioden er lukket. Den nye fakturaen blir opprettet med samme dato og periode, men dette kan overstyres hvis ønskelig.    Hvis du ikke har aktivert Tillat postering på avsluttede perioder i Hovedboksinnstillinger (GL102000) får du en melding (foreløpig på engelsk) om at fakturaen er bokført i en avsluttet periode, og hvis du fortsetter så vil kreditnotaen bli bokført i neste åpne periode. Hvis du ønsker å bokføre kreditnotaen i samme periode som opprinnelig faktura, kan du klikke Nei på meldingen for å avbryte, sette på innstillingen og så korrigere faktura på nytt.    Hva skjer hvis opprinnelig inngående faktura er bokført i en periode som er satt som Inaktiv? Du får meldingen: Feil: Det oppsto en feil under behandling av feltet Periode verdi 08-2021. Feil i hovedbok: Regnskapsperiode 08-2021 er ikke aktivert.   Du må sette perioden som aktiv igjen for å få korrigert fakturaen.     Kan denne metoden benyttes for å korrigere inngående faktura som blir opprettet ved avslutning av momstermin? Nei, denne metoden bør ikke benyttes for å korrigere inngående faktura på Avgiftsleverandøren. Valget vil bli disablet i senere versjoner. Frem til dette er endres, så vil brukere få en advarsel når de forsøker å korrigere. Det får da også en link til artikkel for hvordan dette bør gjøres. Vi får dessverre lagt til advarselen kun på vår standard avgiftsleverandør (leverandørnr. 49999).    

OPPDATERING 17. oktober 2023: Kolonnesøket forbedrer seg basert på tilbakemeldinger vi har fått. Du kan søke etter deler av ord i for eksempel beskrivelsesfelt, hvor det du søker ikke er nødt til å være i riktig rekkefølge. Tidligere anbefalte vi å benytte % mellom ord i søkefeltet, men dette er ikke lenger nødvendig. Du kan se et eksempel på dette her.   I versjon 9.64 har vi lansert en ny måte å søke etter ulike dokumenter på. Den nye søkefunksjonen finner du i mange av listevinduene, og du ser det enkelt av at kolonnene har fått en ny søkeboks under kolonneoverskriften. Eksempler på skjermbilder med ny søkefunksjon er Utgående faktura (AR3010PL), Inngående faktura (AR3010PL), Salgsordrer (SO3010PL) og mange fler. Til og med i egendefinerte forespørsler vil du se den nye søkefunksjonen.   Det nye kolonnesøket erstatter det gamle søkefeltet som tidligere lå øverst til høyre i disse listevinduene. Den nye måten å søke etter dokumenter på lar deg raskt og enkelt selv velge hvilke kolonner du skal søke etter, samt at det går betydelig raskere dersom du har veldig mange dokumenter.   For å søke kan du enkelt markere den hvite boksen under en av kolonnene, skrive inn det du ønsker å søke etter for så å trykke Enter. I bildet nedenfor har jeg i Utgående faktura (AR3010PL) enkelt markert den hvite boksen under Bilagsnr. og fylt ut 0002, samt trykket Enter. Listen vil da vise utgående fakturaer med bilagsnummer som inneholder "0002".    Dersom du trykker på kolonneteksten Fakturanr. vil du kunne endre utvalgsmetode, og for eksempel se på kun fakturaer som starter med "0002".   Etter dette kan jeg også velge å spisse søket enda nærmere, gjennom å for eksempel legge inn "10002" i feltet under Kundenr. Da vil jeg kun få opp fakturaer som inneholder "0002" i fakturanummeret, og som ligger på kundenr. 10002.   I enkelte av kolonnene (for eksempel Type, Status og Dato) vil du kunne filtrere som før dersom du klikker på den hvite boksen under disse kolonnene. I skjermbildet nedenfor har jeg trykket i den hvite boksen under kolonnen Status, og fjernet avmerkningshaken for Åpne fakturaer.    Du kan også enkelt velge å fjerne alle søk/filtre ved å klikke på X-en til venstre for kolonnene.   Eksempel om du ønsker å søke etter deler av en varebeskrivelse: I dette eksempelet har jeg søkt "deksel netphone" og finner da alle varer som inneholder ordene "deksel" og "netphone". Dersom jeg søker "netphone deksel" vil jeg få treff på de samme varene. Dersom du bruker % mellom ordene må ordene være sortert i riktig rekkefølge, og vi anbefaler derfor ikke lengre å bruke %.

Det er nå mulig å avskrive saldo på leverandørfaktura. Det kan benyttes i de tilfellene hvor det er små differanser mellom faktura og betaling, og det er avklart med leverandør at differansen på faktura skal avskrives og faktura lukkes.   Funksjonaliteten er tilgjengelig på faktura som er åpen og utestående beløp er innenfor beløp definert som avskrivningsgrense.   Dette aktiveres på Leverandørinnstillinger (AP101000). I feltet Avskrivningsgrense registreres beløpet for avskrivningsgrensen. I feltet Årsakskode registreres årsakskode.     Årsakskode Hvordan avskrivningen bokføres styres av årsakskoden. Åpne Årsakskoder (CS211000) og opprett kode med korrekt Konto. Velg  Avskrivning for leverandør i feltet Bruk. Avskriv faktura Åpne fakturaen du skal avskrive via skjermbildet Inngående faktura (AP301000). Velg Behandlinger og Avskrivning.     Det opprettes nå et bilag for avskrivning.   Årsakskoden styrer konteringen:   Fakturaen får status Avsluttet.   Denne funksjonen ligger også på kundereskontro. Der er det flere muligheter. Du kan sette avkrivningsgrense pr. kunde, og du kan velge å avskrive flere fakturaer samtidig. Det er det ikke funksjonalitet for på leverandørreskontro. I kundemodulen mottar du det kunden betaler, mens på leverandørsiden er det du selv som oppretter betalingen og da har du mulighet for å påse at beløpet er tilsvarende som på faktura. Mange benytter også AutoPay hvor betaling opprettes på utestående fakturabeløp. Vi anser derfor at det er mindre behov for massebehandling av avskrivning på leverandørreskontro.

Oversikt over brukertips som omhandle Nye Behandle betalinger. 

I versjonen som lanseres i løpet av onsdag 16.08.2023 er det mulig å legge til varer på Leveranse (SO302000), både manuelt og også via API. Det vil si at du på leveransetidspunktet kan velge å legge til f.eks emballasje, eller varer som ble glemt eller bestillt etter at leveransen ble opprettet.    Når du står på leveranse så er det bare å legge til en linje ved å klikke på + tegnet Når du har lagret, så vil varen automatisk legges til på tilhørende salgsordre.  Hvis du har en leveranse som er linket til flere salgsordre, så vil linjene legges til på den første salgsordren (i eksemplet ovenfor så vil ny linje bli knyttet til salgsordre 000053).   Hvis du legger til en vare på leveransen, og så sletter den igjen, så vil du få spørsmål om du ønsker å slette linjen på tilhørende salgsordre.      Hvis du sletter hele leveransen så vil linjene bli liggende på Salgsordren.              

Vi har et driftsmiddel som ble tatt i bruk fra 1. Mai, men det skal ikke avskrives før fra 1. September. Mai - September skal avskrives som en total post i September, og deretter skal mnd beløp avskrives fortløpende. Hvordan registrere driftsmiddelet?   Har lagd et skriv som viser hvordan dette skal gjøres. 

I forbindelse med nytt avgiftsoppsett for 2022, kan det være enkelte tilfeller hvor transaksjoner med MVA ikke er inkludert i avgiftsrapporten. Dette skyldes som regel gamle avgiftsnummer som ikke lengre er gyldig på bilagene.    Problemet kan ha oppstått dersom: Du har flyttet bilag fra en periode i 2021 til en periode i 2022 uten å endre dato til 2022 på bilaget, enten manuelt eller ved hjelp av "Klargjør for avslutning" (AP50700S) Du har endret på "Ikke gyldig etter" på et eller flere avgiftsnummer Du har bokført bilag i 2022 før du fikk nytt avgiftsoppsett i versjon 8.76 den 12. desember Hvordan vet jeg om dette gjelder meg? Når du klargjør avgiftsrapporten, vil du få et advarsel om manglende konfigurasjon på et eller flere avgiftsnummer. Dette kan skyldes at det finnes bilag i en senere termin hvor avgiftsnummeret ikke lengre er gyldig.    Dette vil ikke ha innvirkning på avgiftsrapporten for 2021 og du kan levere som normalt. Du må derimot rette det opp før du leverer for termin 01-2022. Ved levering i 2022 vil avgiftsrapporten feile ved validering.    I eksempelet under er det ført et eller flere bilag i 2022 med avgiftsnummer 14 som er terminert 31.12.2021: Hvordan korrigerer jeg bilagene som har fått feil avgiftsnummer? I skjermbildet "Behandle avgiftsrapport" (TX502000) velger du Behandlinger -> Annuller rapport.     Gå deretter til skjermbildet "Endre utsatte avgiftsnr." (TX40501S). Dette når du kun ved å endre URL-adressen i nettleseren. Du erstatter gjeldende ScreenId med TX40501S og trykker Enter på tastaturet.     I skjermbildet gjør du følgende: Velg "Avgiftsleverandør" 49999 - Merverdiavgift Skatte- og avgiftsregnskap Sett "Avgiftsår" til 2022 Angi avgiftsnummeret du fikk varsel om i feltet "Avgiftsnr." I listen får du opp alle transaksjonene som er ført med det terminerte avgiftsnummeret. I eksempelet under er det 3 faktura med avgiftsnummer 14 i 2022.  Velg avgiftsnummeret du ønsker å endre til i feltet "New Tax ID" Huk av for de du vil endre og klikk "Behandle" eller velg å "Behandle alle" En oversikt over nye og gamle avgiftsnummer finner du her.   Hvis du mangler avgiftsår 2022, må du gå til Avgiftsperioder (TX207000). Velg avgiftsleverandøren og avgiftsår 2022. Deretter klikker du lagre øverst i skjermbildet. Gå tilbake til "Change Suspended Tax ID" (TX40501S) og foreta korrigeringen.     Etter du har endret avgiftsnummer går du til "Klargjør avgiftsrapport" (TX501000) og behandler denne på nytt. 

I versjon 8.73 har vi laget en enklere måte å korrigere utgående faktura på.  Hvis du har opprettet og bokført en utgående faktura, og ser at denne inneholder feil, har du mulighet til å opprette en identisk faktura som du kan endre, samtidig som opprinnelig faktura automatisk blir kreditert. Tidligere måtte dette gjøres i flere steg, og det krevde mange ekstra museklikk.   Slik går du frem: Åpne den utgående fakturaen du ønsker å kreditere (AR301000) , og klikk Behandlinger - Korriger faktura   Svar Ja på spørsmålet om du ønsker å korrigere faktura. Det opprettes ny en ny utgående faktura i status Balansert, og når du klikker Lagre får denne et nytt fakturanummer. Du ser også en link til opprinnelig faktura. I dette steget ligger opprinnelig faktura fortsatt i status Åpen og du ser en link til Korrigert faktura. Gjør nødvendige endringer på ny faktura, og klikk Oppdater for å bokføre denne i hovedbok. I denne prosessen blir det automatisk opprettet en utgående kreditnota som matches mot opprinnelig faktura, og begge postene ligger som Avsluttet. Så enkelt er det nå å korrigere faktura, men det er noe du bør være oppmerksom på. Hva skjer med vedlegg som er lagt til på opprinnelig faktura? Vedleggene kopieres automatisk til ny faktura.   Hva skjer hvis opprinnelig utgående faktura er betalt? Det er foreløpig ikke mulig å benytte denne funksjonaliteten for fakturaer som har en betaling tilknyttet. Det gjelder både hvis fakturaen er delbetalt, fullt betalt eller at betalingen er annullert. Så lenge det eksisterer et betalingsbilag så vil du få denne meldingen.      Hva skjer hvis opprinnelig utgående faktura er sendt elektronisk? Den nye fakturaen arver innstillingen til opprinnelig faktura når det gjelder elektronisk sending. Var opprinnelig faktura merket for "Send til AutoInvoice", blir også ny faktura merket for sending til AutoInvoice. Kreditnota som blir opprettet og matchet mot opprinnelig faktura, blir satt til avsluttet. Skal denne sendes elektronisk, må dette gjøres manuelt fra skjermbildet Skriv ut faktura (AR508000) - Send til AutoInvoice. Merk at du må du aktivere "Vis lukkede fakturaer/kredinoter" for å se det avsluttede dokumentet.   Hva skjer hvis opprinnelig utgående faktura er tilknyttet salgsordre/leveranse? Det er foreløpig ikke mulig å benytte denne funksjonaliteten for fakturaer som er linket til salgsordre/leveranse.  Hva skjer hvis opprinnelig utgående faktura er bokført i en periode som nå er lukket? Hvis du har aktivert Tillat postering på avsluttede perioder i Hovedboksinnstillinger (GL102000), vil kreditnotaen som opprettes automatisk bli bokført i samme periode som opprinnelig faktura, selv om perioden er lukket. Den nye fakturaen blir opprettet med samme dato og periode, men dette kan overstyres hvis ønskelig.    Hvis du ikke har aktivert Tillat postering på avsluttede perioder i Hovedboksinnstillinger (GL102000) får du en melding om at fakturaen er bokført i en avsluttet periode, og hvis du fortsetter så vil kreditnotaen bli bokført i neste åpne periode. Hvis du ønsker å bokføre kreditnotaen i samme periode som opprinnelig faktura, kan du klikke Nei på meldingen for å avbryte, sette på innstillingen og så korrigere faktura på nytt.    Tilsvarende skjer hvis opprinnelig utgående faktura er bokført i en periode som er satt som innaktiv:     NB! Samme faktura kan kun bli korrigert en gang.   Du har også mulighet for å reversere faktura uten at du ønsker å korrigere. Hvordan kan du lese om her.        

OBS! I forbindelse med lansering av versjon 9.78 er denne funksjonaliteten fjernet. Den er erstattet av en ny funksjon, som du kan lese mer om her. Merk også at vi opplever problemer for enkelte kunder, hvor det kommer et varsel om at betalingsinfoen må valideres. Du kan lese mer om dette, samt om workaround her.   I versjon 8.25 har vi forbedret valideringen av leverandørens bankkonto. Dette gjøres for å øke sikkerheten ved utbetalinger.  Når du oppretter en leverandør og registerer betalingsinformasjon, vil det automatisk bli kjørt en validering via Autopay. Dette er i første omgang implementert for Finland, Sverige, Norge og Danmark. Det er planlagt støtte for flere land i fremtiden.  I skjermbildet Valider betalingsinformasjon for leverandør (AP50950S) listes alle leverandører som enten har ugyldig bankkonto eller som ikke har blitt validert, og du kan velge Regenerer alle for å validere alle i listen.   Etter oppgradering til versjon 8.25 vil alle bankkontoer ha status som at de ikke er validert. Det vil si at du må validere bankkonto på alle dine leverandører. Det vil ta noen minutter, men det vil også gi deg en sikkerhet om at du betaler til riktig kontonummer. Slik går du frem:   Gå til Valider betalingsinformasjon for leverandør (AP50950S) Klikk Regenerer alle Systemet sjekker da informasjonen opp i mot Autopay validator. Hvis bankkonto er ugyldig så vil valideringen feile, og du kan korrigere bankkonto på leverandøren.