Brukertips i Visma.net ERP

I versjon 9.78 (23. januar 2023) har vi lansert en ny funksjon som fungerer som et sikkerhetstiltak for urettmessig endring av bankdetaljer på leverandørene dine. Den nye funksjonen krever at betalingsdetaljer godkjennes av en annen bruker, enten det er opprettelse av nye leverandører, eller endring av eksisterende.   For å aktivere funksjonen kan du gå til Aktiver/deaktiver funksjoner (CS100000). Trykk på Endre, merk av haken for Prinsippet om fire øyne bankdetaljer. Deretter trykker du Aktiver. Merk at du må ha rollen Financial Administrator for å få tilgang til å aktivere dette.   Ved opprettelse av en ny leverandør vil du få en advarsel i feltet for Betalingsinstruksjoner som sier "Kontoen er ikke godkjent ennå. Godkjenn." Denne advarselen vil du også se dersom du endrer betalingsinstruksjonene på allerede opprettede leverandører.     Godkjenning av betalingsinstruksjoner kan du gjøre i skjermbilde Godkjenn betalingsinformasjon for leverandør (AP50950S).   Dersom det er du som har gjort en endring på betalingsinstruksjonene for en leverandør vil du ikke ha muligheten til å godkjenne dette, da det må gjøres av en annen bruker. Dette vil du isåfall få beskjed om ved å holde musepekeren over advarselen i kolonnen leverandørnr: "Du har ikke tillatelse til å godkjenne bankinformasjon for denne leverandøren." I dette tilfellet kan en annen bruker godkjenne betalingsinformasjonen. Den andre brukeren kan gjøre dette ved å markere de linjene som skal godkjennes, og trykk Godkjenn. Eventuelt kan du trykke Godkjenn alle for å godkjenne alle linjene. Det kreves ingen spesielle roller ut over Financial User for å godkjenne betalingsinformasjon.   Dersom du oppretter eller oppdaterer betalingsinformasjonen til en leverandør fra Fakturainnboks (AP50604S) vil en annen bruker fortsatt måtte godkjenne betalingsinformasjonen før fakturaen kan behandles i Behandle betalinger (AP50301S). Fakturagodkjenningsprosessen påvirkes ikke av at betalingsinformasjonen eventuelt ikke er godkjent.   NB! Dette innebærer ikke en sjekk eller validering av om betalingsinstruksjonene er gyldige. Dersom du ønsker dette kan det gjøres gjennom AutoPay Detect, som blant annet sjekker betalingsinstruksjoner opp mot Brønnøysundregisteret, KAR-registeret og Trygg Handels svareliste. For mer informasjon om AutoPay Detect, se her.

I versjon 8.17 har vi forbedret rapporten Historikk for lagervurdering (IN61700S). 

Registrerer du en betaling til leverandør må denne matches mot en åpen faktura. Noen opplever at den åpne fakturaen de skal matche mot ikke vises under dokumenter til matching. Se hvordan du kan løse dette. 

Denne informasjonen gjelder for firmaer som aktiverer og tar i bruk Visma.net Autoinvoice fra og med 01.07.2022.     Firmaer som er opprettet i Visma.net Autoinvoice før 01.07.2022 er ikke omfattet av endringen, og trenger ikke gjøre noe.    Ved registrering i Visma.net Autoinvoice er det nå et krav om at firmaet må KYC-verifiseres for å kunne sende og motta fakturaer/kreditnotaer via tjenesten.   KYC står for «know your customer», på norsk «kjenn din kunde», og er et sett med lovkrav som skal bidra til å forhindre hvitvasking og terrorfinansiering. Det handler blant annet om å identifisere og innhente bakgrunnsinformasjon om kunder som benytter våre tjenester, slik at vi har god kunnskap om våre kunder, og for å sikre at tjenesten vi tilbyr brukes til det den er tiltenkt.    Dette gjøres via tjenesten Visma Sign. Brukeren som har signeringsrettigheter eller fullmakt må autorisere firmaet med BankID.   KYC for Visma.net ERP kunder   For nye firmaer så starter KYC-prosessen når du aktiverer Visma.net Autoinvoice tjenesten i Visma.net Admin. Den første brukeren med rollen Customer Administrator får en e-post med passord og link til å signere fullmakt med BankID.     Etter at dokumentet er signert og du har opprettet firmaet, så vil du i Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S) se Verifiseringsstatus (KYC): Verified. Alt er klart og du kan både sende og motta fakturaer/kreditnotaer i Visma.net Autoinvoice.     Hvordan KYC-verifisere en Underenhet i Visma.net ERP? Dette kan du gjøre i Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S). Når du klikker på Aktiver AutoInvoice så vil det automatisk bli sendt en e-post til den første brukeren med rollen Customer Administrator. Firmaet blir da stående som Unverified inntil brukeren har signert.          Hva skjer dersom Customer administrator ikke signerer og firmaet dermed ikke er KYC-verifisert? Firmaet vil da få status Unverified i Visma.net Autoinvoice, og det vil ikke være mulig å sende eller motta fakturaer/kreditnotaer via tjenesten. Melding ved sending til Autoinvoice:    Melding i Fakturainnboks Du kan da verifisere firmaet i Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S) Klikk KYC-verifiser. Du kan da angi e-post adresse til den som bør signere på vegne av firmaet, og det blir sendt e-post med passord og link til signering.      Hva hvis Customer Administrator ikke er den personen som bør signere på vegne av firmaet? Customer Administrator kan da videresende e-posten som han/hun har mottatt til den som bør signere. Det er også mulig å sende ny e-post i Innstillinger for Autoinvoice. Klikk KYC-verifiser og angi e-post adressen til den personen som skal signere.