Brukertips i Visma.net ERP

Nå som det er ferie bør du registrere hvem som er din vikar, dvs. hvem som skal godkjenne dine dokumenter når du er på ferie. Slik gjør du: 1. Logg inn i Approval 2. Klikk Innstillinger 3. Klikk Vikar 4. Velg så den personen som skal motta dine dokumenter (gjelder alle typer dokument) Du kan velge mellom tre ulike alternativer: - Inaktiv - Aktiv nå - Aktiv i perioden (datointervall)

Scenario: du har mottatt 9 stk av en vare, men blir fakturert for 10 stk fra leverandør. Varene koster 100 kr/stk. Leverandøren sender først en faktura på 10 stk (900 kr netto), og deretter en kreditnota på 1 stk (100 kr netto). Hvordan matche dette mot varemottak og føre fakturaene i regnskapet?    1. Matche varemottaket mot fakturaen. Etter å ha gjort dette står du igjen med en differanse på 100 kr. Dette føres som en egen linje på kostnadskonto (f.eks 4300) slik at totalen av linjene matcher fakturabeløpet. Beskriv gjerne årsaken på linjen. Oppdater.     2. Registrer kreditnotaen med samme kostnadskonto som fakturaen (i dette tilfellet 4300). Dette fører til at 4300 går i 0 (debet 100 på faktura og kredit 100 på kreditnota). Oppdater.      Hvis man ønsker å ha kontroll på summen man har til gode fra leverandør kan man evt. bruke en egen balansekonto på fakturaen (og senere kreditnotaen) isteden.   

I rutinen Behandle betalinger har du mulighet for å følge statusen på den enkelte betalingen. Du finner status under fanen Betalingsstatus  i kolonnen Betalingsstatus.    I noen tilfeller kan en betaling være betalt i bank, mens selve betalingen ikke har fått status betalt i Visma.net ERP. Da vil betalingen vises med status Ufullstendig i Betalingsstatus.   Du har mulighet for å filtrere ut de betalingene dette gjelder. Velg da Vis bare ufullstendige betalinger som vist i skjermbildet under.   Ta gjerne kontakt med din partner hvis dere opplever ufullstendige betalinger som beskrevet her.

Rapportene Periodiseringssammendrag for varemottak (PO630500) og Periodiseringsdetaljer for varemottak  (PO631000) viser Ikke-fakturert antall og Ikke-fakturert beløp per nå og ikke historiske data. Vi har nå fått en ny rapport som også viser historiske data for dette: Historikk for periodiseringssammendrag for varemottak (PO63050S). Denne viser hva som faktisk var tilfellet ved utgangen av perioden lagt inn i feltet Til periode.         Eksempel: Et varemottak er registrert 31.10.23 og ble koblet til inngående faktura 1.11.23. I rapporten Historikk for periodiseringssammendrag for varemottak (PO63050S) velges Til periode 10-2023. Her står varemottaket med opprinnelig Ikke-fakturert antall og Ikke-fakturert beløp selvom dette per nå er 0.    Dette gjør det mulig å bruke rapporten til å avstemme mot konto 2961 under Hovedbok.  Merk: ettersom rapporten er avhengig av data generert etter lansering kan den bare brukes for avstemming fom. periode 08-2023. Tidligere perioder må avstemmes på annen måte (se evt. kurset Avstemming av konto 2961).

Valget Tillat negativt mengde på Vareprofiler er ikke ment for daglig bruk. Funksjonen finnes for å kunne løse spesielle situasjoner eller feil ved å midlertidig aktiveres. Bruk av negativt lager på generell basis er ikke dekket av support.

På bakgrunn av tilbakemeldinger fra kunder og partnere, har vi lagt til en ny skjulefunksjon i Innboks for utgiftsbildet i Visma.net ERP. Nå kan du skjule alle utlegg som er merket som "Feil" og som ikke lar seg viderebehandle. For å gjøre dette går du til utlegg som er merket som "Feil", markerer utleggene du vil skjule, og klikker på "Skjul/Vis"-knappen. Nå blir utlegget flyttet til "Skjult" seksjon.  Det er også mulig å flytte skjulte utlegg tilbake til "Feil". For å gjøre det, markerer du skjulte utlegg og trykker på "Skjul/Vis" knappen.  Husk at skjulte utlegg må opprettes manuelt i "Utlegg" skjermbildet. 

Har du bokført en inngående/utgående faktura med en periodiseringsnøkkel, og senere funnet ut at denne av en eller annen grunn allikevel ikke skal periodiseres? Fakturaen har du reversert, og du ønsker å slette periodiseringen?   Det er ikke mulig å slette en periodisering. Men, ved å følge denne veiledningen vil du kunne få bokført fakturaen i sin helhet på en periode, uten å måtte kjøre periodiseringer for hver periode framover, for så å reversere disse.   1. Gå til Kjør periodisering (DR501000) 2. Klikk deg inn på tidsplannummeret til periodiseringen du ønsker å korrigere Her ser vi at den i utgangspunktet skal periodiseres over 6 perioder.   3. Under Transaksjoner, på Trans.nr. 1, endre beløpet i Beløpskolonnen til å være fakturalinjens totalbeløp, i dette tilfellet 120 000,-. 4. Marker deretter de andre linjene, og fjern de ved å trykke på X-tegnet. 5. Lagre periodiseringsplanen 6. Gå tilbake til Kjør periodisering (DR501000), og se at Bruttobeløp nå har endret seg til totalbeløpet fra fakturalinjen som opprinnelig skulle periodiseres. 7. Marker sjekkboksen til linjen som skal behandles, og klikk Behandle.   Denne behandlingen oppretter en hovedboksbunt, som i dette tilfeller flytter totalbeløpet fra periodiseringskontoen til kostnadskontoen: Dersom opprinnelig faktura er reversert og lukket mot en kreditnota, vil hovedboksbunten ovenfor være overflødig, og denne må da reverseres. Resultatet etter dette skal være ingen endring i hovedbok, med en periodiseringsplan mindre å kjøre.

Utfordring/problem: kostnadsbærer fra gammal regnskapssystem fortsatt ligger som aktive i i Payroll-modulen og brukeren kan ikke sette sluttdato på kostnadsbærer.  Endring på "Sluttdato" er ikke mulig pga feltet som viser sluttdato er sperret.  Forslag til løsning: For å deaktivere kostnadsbærer fra forrige regnskapssystem må brukeren definere sluttdato på eksisterende kostnadsbærer som de da ikke ønsker skal være i bruk. Dette kan brukeren gjøre i Employees >> Innstillinger >> Kostnadsbærer. Kostnadsbærer må avsluttes på den ansattes stilling og på faste transasksjoner. Først må brukeren fjerne eieren på kostnadsbærer og dette skjer når man deaktiverer ERP-system.  Her er kort beskrivelse som viser hvordan man kan gjøre det på den riktig måte:  1. Gå til Admin, deaktiver alle Financials tjenester. Logg ut og vent ca 15 min.  2. Gå til Employees >> Innstillinger >> Kostnadsbærer.  3. Sett opp riktige verdier på Sluttdato for disse kostnadsbærer som ikke skal bli tatt i bruk igjen.  4. Aktiver Financials på nytt i Admin. Relaterte brukertips Endre økonomisystem / regnskapssystem i Payroll

Scenario:  Brukeren har opprettet et prosjekt med "Tillat endringsordre" funksjon på og en innkjøpsordre med status "åpen" som er knyttet mot dette prosjektet. Når brukeren prøver å slette innkjøpsordre og trykker på søppel-ikon får denne feilmeldingen:  Men når brukeren prøver å endre flyt på prosjekt så får man feilen:  Løsning:  For å ungå dette bør man bruke funksjon "Annuller ordre" som finnes under "Behandlinger" knapp i innkjøpsordre skjermbildet.  Nå blir det mulig å endre flyt på prosjektet uten feil.