Brukertips i Visma.net Expense

I denne artikkelen vil du finne alle brukertipsene som vil være aktuelle for deg som bruker av Visma.net Expense.  Click here for English version. 

Her finner du en veiledning på hvordan du logger på Visma.net Expense.

I dette brukertipset finner du en veiledning for hvordan du registrerer en reise med diett, kjørebok og/eller utlegg.

Med Visma Attach kan du enkelt ta bilder av dine kvitteringer, mens du er på reise. Kvitteringene sendes direkte til Visma.net Expense, slik at de ligger klare til du skal registrere din reiseregning. 

For deg som er en helt ny bruker av Visma.net. Her finner du en veiledning til hvordan du aktiverer kontoen din og logger på Visma.net for første gang.

Expense, Time og Absence bruker Approval for godkjenning av reiseregninger, utleggsrefusjoner, fraværssøknader (ferie) og timelister.

  Du går på login på https://connect.visma.com/ Legger inn brukernavn og passord. Du kommer da til bildet hvor koden fra appen skal legges inn. Velg “Prøv en annen måte” Da kommer du til bildet hvor du skal legge inn beredskapskoden som du fikk ved aktivering av totrinnskontroll. Denne har nok veldig få notert seg. Ta kontakt med support på  chat nede i høyre hjørne for å få generert en engangskode. Denne koden kan den ansatte legge inn i bildet på punkt 3. Da får den du logget inn. Når den ansatte logger inn er det viktig å kopiere den nye koden som blir oppgitt. Denne brukes til å deaktivere totrinnskontroll. For at du skal få satt opp totrinnskontroll på den nye mobilen må totrinnskontroll først deaktiveres. Den ansatte må gå på “Mine opplysninger” og velge deaktiver totrinnskontroll. Mine opplysninger finner du ved å klikke på ditt eget navn oppe til høyre i Visma Home. Dette må bekreftes ved at du “logger inn” på nytt. Nå må den ansatte velge “Mistet telefonen” og bruke koden mottatt ved innlogging eller få en ny kode fra support (viktig at den er ny). Ref.pkt.4. Når den er deaktivert må den aktiveres på nytt på samme måte som det ble gjort første gang, men nå med ny telefon. Anbefaler også å bruke sms som alternativ til totrinnskontroll. For å kunne bruke dette må totrinnskntroll være aktivert. Da vil det være mulig å å logge på med 6-sifret kode på SMS som alternativ til appen, beredskapskode bør fremdeles taes vare på.

Dersom du får beskjed om feil brukernavn/passord ved pålogging til app’en attach, bør du først forsøke å logge inn på expense på nettet. Hvis man fortsatt ikke kommer inn her kan det være noe feil i passordet som er tastet.

Her finner du en veiledning for hvordan du registrer et utlegg, enten alene eller knyttet mot en kjørebok / reiseregning.

Her finner du en veiledning for hvordan du kan forespørre nytt passord dersom du har glemt ditt passord. 

Du må legge inn rettigheter på brukerne i Visma.net for å angi hva de skal kunne se og gjøre (føre reiseregning, godkjenne, administrere oppsettet).

Det er noen ting du må gjøre i Visma.net Expense før løsningen kan tas i bruk. For en steg-for-steg video av hvordan du setter opp Expense, se videoforklaring nederst på siden.   Ønsker du en komplett dokumentasjon, se vår  komplette "Kom i gang"-artikkel      1.  Hovedjobben ligger i å "knytte" typer mot lønnsarter (i ditt lønnssystem). Altså si at når f.eks typen for "bompenger" benyttes, så er din lønnsart for dette nr XYZ osv osv. Les mer om dette her   2. Definere dine typer slik at du får et mest mulig styrende / fleksibel løsning Alle nevnte typer har en avkrysning for ønsket resultat Expense | Innstillinger | Typer   Trenger dere aktiv type for å kunne tilkjennegi "kjøring i Tromsø"? Tilsvarende vedr andre typer under Kjøring, f.eks skogs- anleggsveier, moped o.l ? Registrere kjøring i utlandet?     For dere som reiser med diettgodtgjørelse: Ved "Hotell - Innland", "bruk sats fra statens særavtale" (således trekkpliktig del) eller kun  trekkfri sats? Aktiv type "Kompensasjonstillegg utland" for beregning av det? (slik Statens særavtale tilsier) Aktiv type "Utland - administrativ forpleining" for beregning av det når alle måltider er dekket? (slik Statens særavtale tilsier)   3.  Under "Expense | Innstillinger" finner du "Innstillinger for reiseregninger", hvor du primært angir om  - Bruker skal kunne endre  kostnadsbærer ved registrering av sine reiser og utlegg - Bruker skal kunne "splitte" en transaksjon på flere kostnadsbærere   - Reiser bedriften på diettgodtgjørelse eller diett etter regning  - Reiser man alltid på denne måte, eller skal bruker kunne endre behandlingen ved registrering?   Se skjermbilde     4. Ved integrasjon mot Visma Lønn: Om du ikke alt har gjort det, så må du lage en "Integrasjonsbruker"  les om det her   5.Tilsvarende, om ikke alt gjort, så  må du definere regler for hvem som godkjenner hvilke reiseregninger (i Approval). Les om det her   Hvis du lurer på integrasjon med lønnssystem, kan du lese om det her     For en steg-for-steg video av hvordan du setter opp Expense (gammel layout):         

Legg kvitteringene dine som vedlegg på reiseregningen ved hjelp av mobilappen Visma Attach

Kostnader betalt av arbeidsgiver kan registreres i Expense. Med riktig håndtering i lønn og regnskap (se her for overføring rett til regnskap)   Slik fungerer det: 1. Angi at ansatte skal kunne registrere utgifter betalt av arbeidsgiver  (Innstillinger | Typer | Annet, aktiver typen "Betalt av arbeidsgiver" 2. Feltet "Betalt av arbeidsgiver" fremkommer når ansatte registrerer sine transaksjoner Firmakredittkort kan integreres med Expense, da vil hake for det normalt automatisk bli satt. Om ikke må haken angis av bruker  3. På utleggstypene må du angi hvilken lønnsart kostnader betalt av arbeidsgiver skal overføres til  (sørger for korrekt behandling). 4. Remittering av reiser vil ta hensyn til "betalt av arbeidsgiver", enten man remitterer direkte fra Expense, eller via lønnssystemet 5. Utgifter kostnadsføres normalt på samme måte uavhengig hvem som har betalt dem Beløpet overføres også til lønnsart angitt under punkt 3, slik at det ikke blir utbetalt    Om noen ansatte har firmakort hvor arbeidsgiver betaler fakturaen, er det ofte tidkrevende å avstemme det. Det finnes dessverre ingen god standardiserte rutine for det. Erfaringsmessig er det derfor ofte mer effektivt med kredittkort med personlig ansvar, slik at de ansatte levere sine reiseregninger og kvitteringer innen rimelig tid.     

Veiledning på hvordan man oppretter en bedrift (firma/klient) i Visma.net Expense