Fast bilgodtgjørelse, automatisk reduksjon når det leveres kilometergodtgjørelse

[#1]

Ansatte som har fast bilgodtgjørelse leverer i mange tilfeller reiseregning med kilometergodtgjørelse for å få redusert skattbar ytelse.

Det er mulig å sette opp at den faste bilgodtgjørelsen reduseres automatisk. Fremgangsmåten i Payroll følger:

Start med å gå inn i Payroll | Innstillinger | Lønnsart

på lønnsart  311000 - Bilgodtgjørelse, på fanen "Generell informasjon" under "Beregningsgrunnlag" sett hake på enten "Grunnlag Antall 1" eller "Grunnlag Antall 2" om "Grunnlag Antall 1" allerede er i bruk. 

Når dette er gjort kopier lønnsart 31600 og gjør følgende endringer:

På fanen "Avansert", så har vi i dette eksemplet valgt å bruke "Grunnlag.Antall2". Du velger det grunnlag som du valgte å krysse av på lønnsart 311000. 

NB: Påse at sekvensnummeret på den nye lønnsarten er høyere enn sekvensnummeret som ligger på lønnsart 311000.

Denne lønnsarten legger du inn under Transaksjoner | Fast.

Når det da registreres bilgodtgjørelse på den ansatte eller overføres fra Expense, vil den faste bilgodtgjørelsen reduseres med samme beløp som utbetales i trekkfri bilgodtgjørelse.

MERK! Satsen på 3,5 må endres av deg manuelt hvis trekkfri sats endres.

I dette eksemplet har vi bare tatt for oss satsen til den trekkfrie delen. Hvis ditt firma utbetaler både trekkfri og trekkpliktig kmgodtgjørelse skal satsen være  4,48.

MERK! Denne veiledningen kan ikke benyttes hvis den trekkfri bilgodtgjørelsen overskrider den fast bilgodtgjørelsen. Da anbefaler vi at du oppretter en kopi av 31600 som settes til manuell registrering. Slik at du manuelt registrerer beløpet som den fast bilgodtgjørelsen skal reduseres med.

Fast bilgodtgjørelse som skal reduseres på flere kjøringer i måneden

Hvis du har flere kjøringer med bilgodtgjørelse i måneden (f.eks egne Expense / utleggskjøringer), vil den faste lønnsarten for reduksjonen kun komme med på den første kjøringen.

Her er oppsettet du må ha hvis du har flere kjøringer i måneden som skal redusere den faste bilgodtgjørelsen.

Lønnsart for reduksjon av fast bilgodtgjørelse variabel

Start med å gå inn i Payroll | Innstillinger | Lønnsart og kopier lønnsart 31600.

På kopien gjør følgende endringer:

Fanen "Generell informasjon", endre til "Variabel".

Fanen "Visning": hvis dere gjør utvalg på "Expense" på ekstra kjøringer må denne være på.

Fanen Avansert

Faktor: må stå til -1 for å redusere beløpet.

Antall: Grunnlag.Antall2 hvis det er det du har satt på kopien av lønnsart 311000 (oppskrift på hvordan denne skal se ut kommer nedenfor).

Sats: 3,50 hvis dere bare har trekkfri bilgodtgjørelse. 4,48 hvis dere har trekkfri og trekkpliktig godtgjørelse. 

Gå inn i Payroll | Innstillinger | Lønnsart og kopier lønnsart  311000.

I fanen "Generell informasjon" skal denne være "Variabel" og ha hake på "Grunnlag Antall 2" (eventuelt Grunnlag Antall 1 om du valgte det på kopi av 31600).

MERK! Denne lønnsarten kan kun brukes på de ansatte som har fast bilgodtgjørelse.

I fanen "Avansert" velger du lønnsarten for tilbakeføring av fast bilgodtgjørelse under "Starter lønnsart".

Resultat i lønnskjøring:

I hovedkjøring med fast lønnsart for Fastbilgodtgjørelse kommer denne i tillegg til reduksjonen av fast bilgodtgjørelse og kilometergodtgjørelse.

I ekstra kjøringer vil det kun komme reduksjon av fast bilgodtgjørelse og kilometergodtgjørelse. I beløp går disse to transaksjonene i null, men i innberetning til a-meldingen vil det være en reduksjon av fast bilgodtgjørelse og innberetning av kilometer.

MERK!

Denne veiledningen kan ikke benyttes hvis den trekkfri bilgodtgjørelsen overskrider den fast bilgodtgjørelsen. Da anbefaler vi at du oppretter en kopi av 31600 som settes til manuell registrering. Slik at du manuelt registrerer beløpet som den fast bilgodtgjørelsen skal reduseres med.

MERK!

Hvis dere bruker Expense, og i tillegg har ansatte som både får og ikke får Fast bilgodtgjørelse, men alle kan føre kilometergodtgjørelse i Expense, må du lage en egen "Ansattgruppe" i Expense.

I denne gruppen må du på typen "Bil" koble kopien av 311000 - Bilgodtgjørelse (trekkfri), sånn at det kun er de ansatte med Fast bilgodtgjørelse som får reduksjonen.

Les mer om grupper i Expense her

[#2]

Overgangsguider for overgang til Payroll

Overgangsguide for regnskapsbyråer, eller kundeforhold med flere/mange firmaer

Overgangsguide for ordinære kunder, med en eller få firmaer