Hvilken startdato skal benyttes på de ansatte? Visma.net Payroll

12-03-2018

Dersom du bytter fra et lønnssystem til et annet er det alltid viktig å tenke over hvilken startdato som skal brukes på arbeidsforholdet i det nye systemet. Dette er av stor betydning for innrapportering i Aa-registeret, men det har også en betydning for bruken av systemet i Visma.net Payroll. Her presenterer vi de to alternativene du må velge mellom.

Alternativ 1 – bruk opprinnelig startdato i selskapet - anbefalt

I utgangspunktet ønsker myndighetene at arbeidsforholdet ikke skal avsluttes i det gamle lønnsystemet, men at opprinnelig startdato skal benyttes i nytt system. Så fremt all informasjon på arbeidsforholdet er likt i gammelt og nytt system, skal mottaket av A-meldingen kunne koble det gamle og det nye arbeidsforholdet og dermed kun ha ett løpende arbeidsforhold i Aa-registeret.

Siden Visma.net Calendar baserer seg på lover og regler rundt fravær, ligger det blant annet en sperre på at ansatte ikke kan registrere koden «Syk» (egenmelding / sykemelding) før de har vært ansatte en viss periode. Det er dermed en stor fordel å kunne benytte opprinnelig startdato for når de ansatte startet i bedriften, i Employees. Du vil da kunne ivareta korrekt behandling og regler for hver enkelt ansatt, ut i fra når de faktisk startet i selskapet.

Dersom dette alternativet velges er det viktig å være nøye på å legge inn samme informasjon vedr. arbeidsforhold i nytt system, som er registrert i gammelt system. Dette betyr samme antall ansatte, samme arbeidsforholdstype og samme virksomhetsnummer o.l. Dersom det finnes ansatte som ikke skal registreres inn i nytt system, f.eks. fordi de har sluttet, må de avsluttes i gammelt system før overgang til nytt system. De ansatte som er med over i nytt system, skal IKKE meldes ut av Aa-registeret via gammelt system dersom dette alternativet velges. Husk også at det kun skal sendes inn fra ett system for hver kalendermåned, dvs. at du aldri må sende inn A-melding fra to forskjellige systemer på samme kalendermåned.

Alternativ 2 – bruk ny startdato

Alternativet er å melde de ansatte ut av Aa-registeret via det gamle systemet, for så å melde de ansatte inn igjen i Aa-registeret i nytt system. På denne måten vil arbeidsforholdet være fullstendig avsluttet fra gammelt system slik at det ikke vil medføre EDAG-108 feilmeldinger når A-meldinger sendes inn fra nytt system. Dette vil allikevel medføre noen hindringer.

Siden Visma.net Calendar baseres på lover og regler rundt registrering av fravær, vil en ny startdato på de ansatte medføre at de ansatte ikke kan registrere enkelte typer fravær før etter en viss periode.

Dersom dette alternativet velges er det svært viktig at det ikke medfører hull i arbeidsforholdet til den enkelte ansatte. Arbeidsforholdet fra det gamle systemet bør avsluttes på en dato, f.eks. siste dato i en kalendermåned. Startdato i det nye systemet må være påfølgende kalenderdag, f.eks. første dag i neste kalendermåned. På denne måten vil den ansatte fortsatt få innrapportert et forløpende arbeidsforhold, fordelt på to forskjellige arbeidsforholdsID’er og innrapportert fra to forskjellige systemer.

Er du fortsatt usikker på hvilken startdato som bør benyttes, ta gjerne kontakt med support.