Hybrid migrasjon - hva må du tenke på i Calendar

[#1]

Registreringer

Alle registreringer som har blitt lagt inn mens firmaet brukte Calendar som en hybridløsning mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik vil bli satt som Historisk registrering i Calendar og det sendes ingen transaksjoner videre til Payroll. Dette gjelder også transaksjoner med fremtidige datoer.

Merk at alle historiske registreringer vil påvirke valideringer og balanser i Calendar, som feriesaldo og brukte egenmeldingdager.

NB! Historiske registreringer vises ikke i Liste-visning.

Koder

Hvis firmaer har koder som er laget på firmanivå, vil disse bli kopiert under migrasjonen og satt som “skjult”. Dette er for at registreringer skal bli satt som historiske.
Eksempel før migrasjon:

Kode	Organisasjon	Nivå	Status
A	Firmanavn	Visma Lønn Hybrid eller Huldt&Lillevik Hybrid

Eksempel etter migrasjon:

Kode	Organisasjon	Nivå	Status
A	Firmanavn	Norge	Skjult

Ny versjon av koden sykt barn

Noen hybridfirmaer har valgt å ikke ha de ansattes barn i on-prem løsningen, og med det så har det ikke vært kontroll på hvor mange dager som har blitt registrert med koden sykt barn. I Calendar kontrolleres det automatisk at barn er opprettet på ansattkortet i Employees før man får registrere med koden sykt barn. Det vil si, etter migrasjonen må det være koblet et barn til den ansatte for å registrere sykt barn. Hvis firmaet ønsker å fortsette uten denne kontrollen, må man gå inn på koden "Sykt barn - Omsorgspenger" i Calendar, inn på fanen "Terskel" og endre feltet "Kontroll av terskel" fra “Barn” til “Tilfelle”.

Employee - Barn

Gå gjennom alle ansatte og sørg for at det ligger registrert informasjon om navn, etternavn og fødselsdato for at koden sykt barn skal bli tilgjengelig i Calendar.

Fraværssøknad

Før migrasjonen starter, må alle fraværssøknader være håndtert i Approval som Godkjent eller Avvist.

NB! Fremtidige fraværsregistreringer, f.eks sommerferie, vil og bli satt som historisk. Hvis dette skulle blitt sendt som transaksjoner til Visma Lønn eller Huldt & Lillevik, må registreringene slettes i Calendar og deretter registreres på nytt etter migrering. Etter det vil registreringene bli behandlet som normalt med godkjenning, timelisteflyt og til slutt sendt til Payroll.

Timelister

Før migrasjonen må alle timelister være behandlet i Approval, enten som Godkjent eller Avvist.

Ferie

I noen tilfeller når Calendar har blitt brukt i Hybrid mot Visma Lønn eller Huldt & Lillevik har det vært lov å bruke flere feriedager enn den ansatte har i sin feriesaldo da dette har blitt overstyrt av on-prem systemet. I Calendar vil det medføre at den ansatte får en negativ feriesaldo på ferieåret det gjelder. Dette er fordi Calendar har regler for å ikke tillate flere ferieregistreringer enn det som ligger i den ansattes saldo og vil i dette tilfellet medført negativ saldo. Dette vil ikke ha effekt på fremtidige ferieår, for at migrasjonen skal fungere.

Balanser

Sjekk balanser før og etter migrering for å være sikker på at ingenting er endret. Spesielt balanser relatert til Fleksitid og Oppspart overtid.

Sjekk derfor et utvalg ansatt på hva balansene er nå, deretter kontroller at balansen er den samme etter migreringen.

Roster - Arbeidstidsmal

Ved migrering fra Visma Lønn til visma.net Payroll vil det kunne være noen ansatte som bør sjekkes og korrigeres etter migrering. Dette gjelder ansatte som jobber mindre enn 100% stilling og som i VL var satt opp til å jobbe noe annet enn mandag til fredag.

Eksempel:

Siri Lise Gabrielsen har 80% stilling og jobber 7,5 time mandag, tirsdag, torsdag og fredag (fri onsdager)

Etter migrering vil hennes arbeidstid rulles ut på følgende måte:

6 timer hver dag fra mandag - fredag. (30 timer pr. Uke = 80% stilling)

Grunnen til dette er at det ikke finnes en logikk i visma.net for å automatisk rulle ut arbeidstid annet enn antall uketimer jevnt fordelt fra mandag - fredag.

Før migrering:

Etter migrering:

Dette bør løses ved å manuelt endre arbeidstid på de ansatte det gjelder i visma.net > Calendar > Arbeidstid.

Dersom man har mange ansatte med feks 80% stilling og alle “jobber likt” så anbefaler vi å sette ‘Bruk som standard’ på den nyopprettede arbeidstidsmalen og etter dette gjennomføre en resynkronisering

[#2]

Overgangsguider for overgang til Payroll

Overgangsguide for regnskapsbyråer, eller kundeforhold med flere/mange firmaer

Overgangsguide for ordinære kunder, med en eller få firmaer