Import av ansatte via excel til Employees / Payroll - flytte ansatte

[#1]

Dersom man har mange ansatte som skal legges inn i Visma.net Payroll, kan det være tidsbesparende å lage en fil slik at de ansatte kan importeres. Vedlagt i denne artikkelen ligger konverteringsfilen for import av ansatte til Employee. 

MERK! Denne filen kan ikke åpnes i sheets, da ødelegges koden for å opprette XML filen som skal importeres. Filen skal altså KUN åpnes i Excel, da den bare fungerer der.

 

Slik går du frem:

1. Åpne filen i Excel
2. Velg arket som heter Datafil (Du trenger ikke gjøre noe i de andre arkene).
3. Legg inn informasjon om de ansatte i kolonnene bortover
4. Når de ansatte er ferdig registrert skal du trykke knappen Lag Visma.net Payroll fil.
5. Det blir da opprettet en XML fil som du lagrer lokalt på maskinen. Denne filen skal benyttes for å importere de ansatte. I selve importen velger man som vanlig i siste steg om de skal importeres som aktive eller legge seg som utkast.

Import

Du er nå klar for å importere de ansatte inn i Payroll

1. Gå til Visma.net - Employees - Oversikt og trykk på Importer ansatte:
   
   
   
2. Du får nå opp opp en guide som skal ta deg gjennom importen av dine ansatte.
3. Det første steget er kun en påminnelse om det du skal ha forberedt. Klikk Fortsett:
   
    
   
4. I steg 2 velger du filen du skal importere. Du kan enten klikke og dra filen over, eller velge filen fra mappen den ligger i:
    
   
   
5. Når filen er lastet opp kan du trykke Importer:
   
   
   
6. De ansatte blir importert, med en beskjed om at de inneholder mindre feil (f.eks bankkonto, månedslønn m.m.), og legger seg under utkast. Klikk Fullfør.
   
7. De importerte ansatte ligger nå som Utkast, og informasjonen som mangler må legges inn:
   
    
   

8. MERK! Permisjoner og permitteringen (registreres i Employees) som ikke er avsluttet, må registreres med tilsvarende verdier i Calendar for å ikke få feil ved innsending av a-melding. 

   Her finner du beskrivelse av hvordan du bestiller skjema A07 - Avstemmingsinformasjon i Altinn. 

Flytte ansatte fra et Payroll firma til et annet

I noen sammenheng er skal ansatte overføres fra et firma til et annet. Det finnes pr. nå ingen mulighet for automatisk overføring av ansatte. Men hvis det er flere enn 10 ansatte som skal flyttes, kan følgende kanskje spare deg for litt tid.

1. Gå inn i Employees | Rapporter | Last ned ansattliste.  Her vil du da få en fil som inneholder alle ansatte. Her kan det også være en fordel å bruke rapporten i HRM Analytics | Ansattrapporter | Ansattliste for å hente ut opplysninger som mangler i eksporten fra Employees.
2. Kopier aktuelle ansatte fra filen i pkt. 1 til excel arket du finner nederst i dette brukertipset. Endre eventuelt ansattnummer og legg til nødvendige felter. Eksporter ut filen som kan importeres.
3. Importer filen i Employees | Importer ansatte (nede til venstre). De ansatte vil bli importert som "utkast" og må fullføres i Employees. 

Relaterte brukertips:

Ansattopplysninger

Import av variable transaksjoner

Fusjon