Import av transaksjoner / variable data / timer fra timesystem / Excel-mal import

[#1]

Det er mulig å importere transaksjoner fra ett eksternt timeregistreringssytem.

Importfil med transaksjonsdato og kommentarer

For å importere går du til Payroll, og inn i aktuell lønnskjøring. I punktet "Se gjennom" velger du fliken "Variable transaksjoner". 

Marker første linje, og høyreklikk med musemarkør og velg "Importer fra CSV"

Velg filen i Windows Utforsker som skal importeres, og "Åpne"

Transaksjonene fra filen som ble valgt vil nå vises, og ligge med status "Utkast". Det er mulig å slette linjer fra import ved å trykk Slette-knappen  bak hver transaksjon. Når import kan utføres trykkes "Fullfør". 

PS! Det er mulig å kombinere å importere transaksjoner med å registrere variable transaksjoner manuelt i dette bildet. 

Når import er Utført, og transaksjoner knyttet til lønnskjøring vil status endres til "Fullført".

Er det en feil i filen får vil du ikke få lov til å importere filen. Du må derfor rette det som er feil i filen for så forsøke å importere igjen. 

MERK! Åpnes denne filen i Excel, og lagres, så vil den bli umulig å lese inn. Grunnen til dette er at Excel ødelegger formatet. Ved behov for editering kan den åpnes i for eksempel Notepad. 

Litt om filen: 

Dersom du skal lage filen fra bunnen av finner du Excel mal i bunnen av artikkelen som konverterer filen til importformatet som er støttet i Payroll.

Filen som skal importeres må være en csv fil. Formatet er bygget på Visma Lønn sitt standardformat, men noen få ulikheter. Endringene finner du i kolonne 1 og 2 som i Visma.net Payroll må ha verdi 0 (null), kolonne 17 som for Visma.net Payroll er en ekstra kostnadsbærer, og kolonne 18 som for Visma.net Payroll er et datofelt (dd.mm.åååå). 

Forklaring til felter

Her er en liten forklaring på de ulike feltene i filen.

Felt 1: Lønnsår	Må være 0
Felt 2: Lønnskjørenummer (periode)	Må være 0
Felt 3: Ansattnummer	Må fylles ut og må være identisk med Payroll
Felt 4: Lønnsart	Må fylles ut og må være identisk med Payroll
Felt 5: Grunnlag	Kan være 0.00 (merk, desimal skrives med punktum)
Felt 6: Antall	Antall timer, desimal skrives med punktum (eks. 5.00)
Felt 7: Sats	felt for sats (ikke nødvendig om  ansattes timesats ønskes benyttet)
Felt 8: Beløp	Kan være 0.00 (genereres hvis lønnsart er sats*antall)
Felt 9: Konto	Kan være blank (konto hentes fra lønnsarten), eventuell verdi vil ikke ha noen effekt. Da det pr. nå ikke er mulig å overstyre  konto på transaksjon.
Felt 10: Motkonto	Kan være blank (konto hentes fra lønnsarten), eventuell verdi vil ikke ha noen effekt. Da det pr. nå ikke er mulig å overstyre  konto på transaksjon.
Felt 11-17: Kostnadsbærere	Kan være blank men må inneholde anførselstegn (“”). Hentes evt. fra den ansatte.
Felt 18: Trans.dato	Transaksjonsdato skrives dd.mm.åååå. Dersom feltet ikke er utfylt (blankt) settes dato automatisk til 01. i måned for lønnskjøring.
Felt 19: Kommentar	Kommentar er et fritekstfelt som avhengig av lønnsart kan fremkomme på lønnsslipp. Feltet skal fylles ut med anførselstegn før og etter tekst som importeres.

• Alle felt skal være adskilt med semikolon ( ; ).
• Alfanumeriske felt skal være omgitt av anførselstegn (" ")
• Numeriske felt kan bli fylt ut med inntil oppgitt antall tegn. Det vil si du kan benytte færre siffer, men ikke flere.
• Numeriske felt og beløpsfelt kan ikke ha ledende blanke ( ) foran. Du kan kun benytte null (0) som ledende tegn.
• Alle beløpsfelt må benytte desimalpunktum (.). Lengden på feltet blir angitt med antall siffer før og etter desimalpunktum. Max. lengde på feltet blir da siffer før desimalpunktum + siffer etter desimalpunktum + selve desimalpunktumet.
  Eksempel: Lengde angis som 8 + 2: 12345678.90 og 01234567.90 
• Negative beløp skal ha minustegnet som ledende tegn foran beløpet. Det vil si den plassen minustegnet opptar teller som ett siffer.
  Eksempel: -250.00
• Numeriske felt og beløpsfelt som ikke har noen verdi, må bli oppgitt med 0. 
  Eksempel:;0;
• Datofelt skrives i format dd.mm.åååå. Dersom ingen verdi er registrert settes automatisk den 01. i måned for lønnskjøringen. Eksempel 01.01.20
• Kommentarfelt skrives med tekst og er et alfanumerisk felt og skal ha anførselstegn før og etter teksten ("tekst"), også ved blank verdi.

Ett eksempel på en fil:

0;0;1;10100;0.00;7.50;0.00;0.00;;;"100";"";"";"";"";"";"";02.01.2023;"Dette er fritekst"

0;0;1;10100;0.00;7.50;0.00;0.00;;;"100";"";"";"";"";"";"";03.01.2023;"Dette er mer tekst"

0;0;2;10100;0.00;12.00;0.00;0.00;;;"100";"";"";"";"";"";"";02.01.2023;"Valgfri tekst"

0;0;2;10100;0.00;5.00;0.00;0.00;;;"200";"";"";"";"";"";"";03.01.2023;"Fri kommentar"

0;0;5;10100;0.00;15.00;0.00;0.00;;;"200";"";"";"";"";"";"";02.01.2023;"Mer tekst"

Slette importerte transaksjoner

Hvis du ønsker å angre hele importen du har gjort, høyre klikk i tabellen, og velg Angre import. Du vil få listet opp de importer som er gjort. 
Hvis du har trykket fullfør, så må transaksjonen slettes en og en inne i Employees. På den ansatte, vanen transaksjoner.

Mal

Last ned Excelmal nederst på denne siden. 

Filnavn: Payroll_Import_VariabelLønnTranser med transaksjonsdato_ver 3.1.xls

Generelt

Spørsmål til support: 

• Jeg får følgende feilmelding når jeg importerer "File is incorrect, wrong data in line: 1".
  Dette kommer av at filen ikke har riktig format, som beskrevet over. Åpne filen i Notepad, og kontroller at den ser ut som beskrevet som i eksemplet over. 
• Er det mulig i etterkant å se om en transaksjon er importert eller ikke?
  I rapporten Transaksjoner, detaljert, her kan du hente frem kolonnen "Importert". Denne vil ha en hake hvis transaksjonen er importert via alternativ B.
  
  Ved import gjort i alternativ A, kan du hente frem kolonnen "Importert" i tabellen. 
  MERK! Denne verdien oppdaterer foreløpig ikke kolonnen "Importert" i rapporten Transaksjoner, detaljert.
•  

Relaterte brukertips

Integrasjon fra timesystem med direkte overføring til Payroll

Import av ansatte

Import av fravær

[#2]

Overgangsguider for overgang til Payroll

Overgangsguide for regnskapsbyråer, eller kundeforhold med flere/mange firmaer

Overgangsguide for ordinære kunder, med en eller få firmaer