Spesielt om kontoer; innstillinger og endringer i Payroll

[#1]

Innstillingene på kontoene dine har betydning for både lønnskjøringene dine og regnskapsbilaget ditt. I noen tilfeller kan oppsettet på kontoene føre til feilmeldinger på lønnskjøringen, feilmelding ved overføring til Financials eller at regnskapsbilaget ikke viser kontering på ulike kostnadsbærere. 

Det første du må avgjøre er om kostnadene i forbindelse med lønn skal kostnadsføres på kostnadsbærere, f.eks. at fastlønn og timelønn føres mot ulike avdelinger eller prosjekter. Dersom du har opprettet kostnadsbærere i Visma.net i forbindelse med oppsett av Payroll, ønsker du mest sannsynligvis en slik kostnadsføring i regnskapet. Skal du overføre regnskapsfilen Financials, vil også Financials kreve at det ligger kostnadsbærer på alle transaksjoner mot de fleste kontoer.

Skal endringene gjelde fra en gitt dato, eller tilbake i tid? 

Dersom du skal endre kontoene dine,  må du videre tenke over når du skal endre kontoene fra. Siden Payroll er et lønnssystem basert på datostyring, vil datoen du benytter for endring være helt avgjørende for hvordan neste lønnskjøring påvirkes.

Dersom du endrer kontoen uten en dato for når endringen skal gjelde fra, vil du endre med tilbakevirkende kraft, fra du tok i bruk systemet. Dersom du har bekreftet en eller flere lønnskjøringer før du gjør endringen, vil du kunne få retroaktive endringer i neste lønnskjøring. Dette vil også påvirke regnskapsbilaget ditt, og dermed virke forvirrende. 

I de aller fleste tilfeller vil det dermed være nyttig å endre kontoen fra og med den 1. i neste kalendermåned som har en eller flere åpne lønnskjøringer. 

Så kommer spørsmålet om hvilken dato du faktisk skal benytte

Dersom du endrer kontoen fra en dato midt i måneden vil endringen kun påvirke kontoen fra denne datoen. For å illustrere dette i et eksempel kan vi ta for oss konto 5000, hvor fastlønn og timelønn konteres. Fastlønn utbetales for en hel måned, men er også datostyrt. Endringer på konto 5000 fra en dato midt i måneden vil "dele" fastlønn i to - en del hvor innstillingene på kontoene før endringene benyttes, og en del hvor innstillingene på kontoen etter endringen benyttes. Videre vil timelønnstransaksjoner kun bli påvirket for timer tilhørende datoer etter endringen på kontoen. 

Dersom du endrer kontoen fra den første i en kalendermåned vil endringene påvirkes fra og med denne kalendermåneden (hele måneden), f.eks. første dag i en kalendermåned hvor det fortsatt er en eller flere åpne lønnskjøringer. Alle lønnskjøringene i denne kalendermåneden vil dermed bli påvirket av endringene, uavhengig av om endringene gjøres før eller etter første lønnskjøring denne kalendermåneden. I de aller fleste tilfeller er dette vår klare anbefaling. 

Hva skal endres? 

Dersom du ønsker en kostnadsføring mot kostnadsbærere må du avgjøre hvilke kostnadsbærere som skal være frivillig, påkrevd eller evt. ikke tillatt, på de ulike kontoene. Endringene gjøres under Employees | Innstillinger | Kontoer, ved å klikke på den aktuelle kontoen og velge Endre. 

• Dersom kostnadsbærer(e) på kontoen settes opp som påkrevd, vil kontoen kreve at den angitte kostnadsbæreren alltid har en verdi på alle transaksjoner tilknyttet denne kontoen. Dette betyr f.eks. at all lønn som posteres mot konto 5000, alltid skal føres mot en avdeling.
• Dersom kostnadsbærer(e) på kontoen setter opp som frivillig, vil det ikke være noe krav om kostnadsbærer, men dersom det finnes en kostnadsbærer til den gitte kostnaden vil den alltid posteres mot denne. Finner ikke Payroll en kostnadsbærer til den gitte kostnaden vil kostnaden ikke posteres på en kostnadsbærer.

Hva som anbefales valgt, kan variere fra kunde til kunde. Benyttes "påkrevd" vil de transaksjoner som ikke har en tilhørende kostnadsbærer, resulterer i en feilmelding på lønnskjøringen i Payroll. På denne måten kan du fange opp de transaksjonene som evt. ligger uten kostnadsbærer og rette opp slik at du kan overføre filen til Financials uten feilmeldinger. 

Du kan også sette kostnadsbærer på kontoene til Ikke tillatt - begge disse alternativene vil føre til at lønnskostnadene tilknyttet denne kontoen ikke posteres på kostnadsbærere. 

Ingen regel uten unntak..

Ikke alle kontoer kan kostnadsføres på kostnadsbærere. Dette gjelder kontoer for skattetrekk og bankkontoer. På disse kontoene må kostnadsbærere settes til "Ikke tillatt" eller "Frivillig". Bruk av obligatorisk på disse kontoene vil medføre en feilmelding på lønnskjøringen - denne feilmeldingen kan kun rettes ved at kontoene nevnt under settes til "Ikke tillatt" eller "Frivillig". Grunnen til dette er at disse kontoene ikke har noen direkte transaksjoner, som f.eks. timelønn, knyttet til seg. Det som konteres på disse kontoene er resultater av beregninger i lønnskjøringen, f.eks. netto utbetalt lønn, eller totalt skattetrekk. 

Kontoene dette gjelder er som følger: 

1579 - Andre kortsiktige fordringer

1950 - Bankkonto for skattetrekk

1920 - Bankkonto for utbetaling av lønn

2600 - HB-konto for skattetrekk 

Hva skal til for at det hentes kostnadsbærer på en kostnad? 

Når du registrerer en ansatt i Employees, får du mulighet til å knytte den ansatte til faste kostnadsbærere. Dette gjøres på stillingen til den ansatte under Employees | Oversikt | Aktuell ansatt | Stilling | Kostnadsbærere. De faste kostnadsbærerne som settes opp her vil dermed gjelde for alle lønnsarter som er knyttet til den ansattes stilling. 

Dersom du benytter kostnadsbærere i Payroll, anbefaler vi at det alltid legges opp faste kostnadsbærere på den ansatte - dette gjør registreringen av lønn og andre ytelser mer effektivt. Selv om du ikke registrerer kostnadsbærere på den enkelte transaksjonen, vil automatikken på de fleste lønnsarter gjøre at kostnadsbærere som ligger fast på den ansatte, benyttes på transaksjonen. På denne måten trenger du, i de fleste tilfeller, ikke legge inn kostnadsbærere på den enkelte transaksjonen som legges inn på den ansatte. 

Dersom det mangler registrering av en kostnadsbærer på f.eks. timene registrert i Calendar, vil også den faste kostnadsbæreren på den ansatte sikre at du oppfyller det evt. kravet om kostnadsbærer dersom kontoen som benyttes på timelønn er satt opp til at kostnadsbærere skal være obligatoriske. 

Hvilke lønnsarter henter informasjon fra faste kostnadsbærere på den ansatte? 

På lønnsartene, under fanen Avansert, er det feltet "Beregn pr." som avgjør om kostnadsbærere hentes fra stillingen til den ansatte eller ikke.

Lønnsartene som er satt opp til "Beregn pr. Stilling" vil automatisk hente kostnadsbærere som ligger fast på den ansatte under Employees | Stilling | Kostnadsbærere.

Dersom det legges opp kostnadsbærere på den enkelte transaksjonen, vil dette overstyre den faste kostnadsbæreren på den ansatte. 

Lønnsartene som er satt opp til "Beregn pr. Ansatt" vil hente informasjon fra fanen Person på den ansatte under Employees.

Under fanen Person i Employees ligger det ingen kostnadsbærere, og dermed har ikke lønnsarten noen kostnadsbærer å hente. Når disse lønnsartene knyttes til den ansatte, må kostnadsbærere legges inn direkte på transaksjonen. Det er gjerne mangel på kostnadsbærere på disse lønnsartene som vil medføre en feilmelding på lønnskjøringen.

Eksempler på slike lønnsarter er:

13100 - Forskudd, fast

13110 - Forskudd, variabelt

61000 - Fagforeningskontigent fradrag, manuell

61050 - Fagforeningskontigent uten fradrag, manuell

63000 - Kantinetrekk

Hva hvis den ansatte ikke har en fast kostnadsbærer? 

Dersom den ansatte ikke er knyttet mot en fast kostnadsbærer, men alltid arbeider på variable kostnadsbærere, kan du legge opp en dummy-kostnadsbærer (f.eks. 5 - Ingen).

Dersom du benytter Visma.net Financials, vil det ofte allerede finnes en dummy-kostnadsbærere her, og som dermed allerede er overført til Employees. Benytter du ikke Financials, men allikevel ønsker en slik dummy-kostnadsbærer, opprettes dette under Employees | Innstillinger | Kostnadsbærere.

[#2]

Overgangsguider for overgang til Payroll

Overgangsguide for regnskapsbyråer, eller kundeforhold med flere/mange firmaer

Overgangsguide for ordinære kunder, med en eller få firmaer