Brukertips i Visma.net Payroll

Det kan være flere grunner for at e-postadressen som ligger under ansatt ønskes endret. Her finner du beskrevet hvordan endring gjøres i Visma.net Payroll.

Du er nå klar til å ta løsningen i bruk fullt ut, og legge inn innstillinger knyttet til firmaet, ansatte og selve lønnskjøringen. Her får du en oversikt over hvilke selskapsinnstillinger som må legges inn. 

Her finner du en veilending for hvordan du legger inn opplysninger om stillingen (arbeidskontrakten) til den ansatte i Visma.net Payroll. 

Her kan du lese om hvordan avslutte faste transaksjoner på mange ansatte i Visma.net Payroll.

Importere ansatte via excel i Visma.net Payroll. Ved fusjon, endring av organisasjonsnummer. 

Ved godkjenning av reiseregninger, timelister og fraværsøknader i Payroll bruker systemet  leder som er angitt på den ansatte i Employees.  

Hvilke roller blir gitt en ansatt når det trykkes på Lag bruker i Employee

I visma.net Payroll dukker det opp et nytt begrep som kanskje er ukjent for de fleste. Kontotyper er en måte for å kategorisere lønnsarter på, for å kunne knytte disse mot en felles konto.

Flere kontosett / lønnskontosett for kontering av lønn på forskjellige kontoer i Visma.net Payroll.

Employees er tjenesten i Visma.net Payroll med mest informasjon. Over tid vil denne informasjonen endres, og det kan derfor være greit å vite hvordan du kan sjekke de historiske verdiene, og evt. endre disse. 

Her finner du hjelp til å godkjenne reiseregninger, utlegg, timeliste eller ferieønske i Visma.net Payroll

Etter at du har fått tilgang til firmaet etter migrering til Visma.net Payroll er det viktig at dere gjør en kontroll av overført data. Det vil bli gitt en tilbakemelding på ting som er spesielle for akkurat ditt firma, som dere må ta tak i. I tillegg er det noen standard sjekkpunkter vi oppfordrer til å gjøre en kontroll av.    Her finner dere oversikten over hvilke lønnsdata du kan forvente ved flytting.    Employee Ansatte med mangelfulle verdier havner i "Utkast" i Employee Fyll ut manglende informasjon som er merket med røde utropstegn Faste transaksjoner på ansatte i utkast må registreres manuelt etter at den ansatte er lagret Ansatte som har sluttet som havner i "Utkast" i Employee fordi det tidligere er brukt Visma.net Fyll ut påkrevd informasjon og slett sluttdato på den ansatte. Se spørsmål til support nederst i denne artikkelen for mer informasjon. Stillingsopplysninger Avlønningstype, månedslønn/timelønn, arbeidsforholdstype. Ved mange ansatte kan ansattrapportene i HRM Analytics være nyttige Arbeidstidsordning Påvirker hvordan timesaqtsne / overtidssatsen blir beregnet Hittilverdier Ligger på den ansatte i Employee | Transaksjoner |inngående saldo. Merk at det kun er feriepenger i år/i fjor, feriepenger alderstillegg i år/i fjor, elektronisk kommunikasjon, fagforeningstrekk som blir overført. Et tips kan være å bruke Transaksjoner, detaljert under rapporter i Payroll og filtrere på de ulike IS-lønnsartene. Faste transaksjoner Ligger på den ansatte i Employee | Transaksjoner | Faste transaksjoner. Listen av lønnsarter som blir sendt ved tilbakemelding er en indikator på hvilke faste transaksjoner som har blitt flyttet. Finnes ikke lønnsarten i denne listen betyr det at den faste transaksjonen ikke har blitt overført. Kontotyper  Kontroller at kontotyper har blitt koblet mot en konto. Spesielt viktig er det at disse kontotypene har konto:  22000 - Skyldig arbeidsgiveravgift 22100 - Skylding arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger 24000 - Skyldige feriepenger 31000 - Påløpte feriepenger 40000 - Arbeidsgiveravgift 41000 - Avsatt arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger Regnskapsbilaget  Sammenlign kontering mot regnskapsrapport i tidligere lønnssystem, og utfør nødvendige korrigeringer på aktuelle lønnsarter i Payroll og/eller under kontotyper i Employee. Lønnsarter i 800XXX-serien Disse er opprettet i migreringsprosessen. Lønnsartene finner du i Payroll | Innstillinger | Regler | Lønnsarter.   Expense Standard diett-, kjøre og utleggstyper blir koblet til en standard lønnsart gjeldende for Visma.net Payroll som da bestemmer utbetaling, beregning, kontering og rapportering.  Kjøre- og Utleggstyper som er opprettet i tillegg til disse standardtypene vil ikke være koblet til en lønnsart, og dette må utføres før ansatte registrerer reiseregninger.  Husk at man trenger en lønnsart pr. forskjellig regnskapskonto som ønskes spesifisert, ettersom verdiene debetkonto/kreditkonto på utleggstyper ikke har noen funksjon mot Visma.net Payroll.   Calendar  Kontroller og eventuelt korriger feriesaldo. Se brukertips her.  Endre feriedager på ansatte med redusert stilling. Se brukertips her.  Endre/opprette ferieavtaler som går utover 12 %. Se brukertips her. Nye permisjonsbeskrivelser fra 2023. Kontroller permisjoner som går over årsskifte 2022/2023. Se mer i dette brukertipset på hvordan dette gjøres, og hvilke type permisjoner det gjelder.     Bli klar til første lønnskjøring  Regnskapsbilag For at regnskapsrapporten skal bli riktig er det viktig at dere sjekker konteringen på de lønnsartene som blir brukt. Her kan rapporten "Regnskapsrapport detaljert" være til stor hjelp.  Finner du et beløp på avrundingskontoen er et godt tips å sjekke om alle kontotypene er knyttet til en konto. Ansatte og transaksjoner Opprett variable lønnsarter dersom du ikke finner en som passer ditt bruk i systemet.   Legg inn variable transaksjoner/ importer variable transaksjoner. Les mer her i dette brukertipset om hvordan du importerer variable transkasjoner. Legg inn pårørende til de ansatte hvis ønskelig. Merk at barn må legges inn hos de ansatte som skal kunne registrere med koden sykt barn i Calendar. Pågående permisjoner rapportert i A-melding i forrige lønnssystem må registreres med identiske opplysninger i Visma.net Calendar (Fra dato, Til dato og permisjonstype må være identisk). Legg inn eventuelle nye ansatte, nye transaksjoner, endrede transaksjoner eller endrede verdier som har tilkommet etter at vi fikk tilsendt databasen fra deres tidligere lønnssystem. Gjør eventuelle justeringer på ferieavtalen hos de ansatte. Les mer her.   Legg inn ansattes leder på hvert enkelt ansattkort, under fanen stilling. Ikke alle pakker har dette feltet - finner du ikke feltet, har dere ikke dette inkludert i pakken.  Brukere i Visma.net Tilpass e-posten som blir sendt ut til de ansatte når de blir aktivert som bruker. Se brukertips her . Lag bruker til de ansatte. Du finner knappen “Lag bruker” inne på ansattkortet til hver enkelt ansatt. Det vil da automatisk genereres en mail til hver enkelt ansatt med beskrivelse av hvordan aktivere brukeren sin. Dette må gjøres dersom de ansatte skal motta lønnsslippen elektronisk. Har bruker (ansatt) aktivert kontoen i Visma.net, så vil du ikke finne knappen "Lag bruker" inne i Employees etter flytting. Du må derfor tildele de ønskede rollene manuelt. Her kan "brukergrupper" i Admin være til stor hjelp.  Skal ansatte ha tilgang til flere tjenester enn lønnsslipp via app/web, må de ansatte tildeles aktuelle brukerroller. Du kan lese mer her. Integrasjoner Dersom du ikke allerede har gjort det må du registrere datasystem i Altinn. I Altinn må du også registrere at du benytter Visma.net som ditt datasystem, slik at du får en SystemID. Datasystemet for Visma.net Payroll heter i Altinn.no: "Visma.net Financials". Dette trenger du for å importere skattekort og sende A-melding. Her finner du informasjon om hvordan du registrerer datasystem i Altinn. Lønnskjøring Last inn skattekort. Kontroller lønnsslippene i steget "Kontroller lønnsslipper"  i Payroll.   Annet Alle kurs i Visma.net Payroll er inkludert i programvaren, og alle kurs kan tas digitalt på det tidspunktet som passer deg. Vi anbefaler deg å gjennomføre Grunnkurs før du begynner å bruke Visma.net Payroll.   Vi tilbyr In-App læring, som blant annet inneholder guider, videoer og artikler for hvordan man utfører ulike oppgaver i programmet.   NB! Dersom dere har Visma.net Expense er ikke tjenesten aktivert på kundekortet. Dette må aktiveres ved behov. Dersom alle ansatte skal benytte Expense må dette aktiveres før man lager bruker. Er det kun noen ansatte som skal ha Expense, aktiver tjenesten etter brukere er opprettet.   Spørsmål til support Det ligger mange ansatte i utkast. Disse har sluttet for en stund siden og jobber ikke lengre hos oss. Er det mulig å slette disse? Disse ansatte er mest sannsynlig brukere i visma.net, og kan derfor ikke slettes. Finnes det en slett-knapp, er det bare å slette. Du må fylle ut all påkrevd informasjon for å få lagret den/de ansatte som ligger i utkast. Dersom du ikke har fødselsnumret til den ansatte kan du bruke et fiktivt. Fiktivt fødselsnr kan du generere her. Evt. kan du registrere internasjonal ID.   Relaterte brukertips Migreringsguide med Flyttefabrikken for overgang til Payroll

For at de ansatte skal få tilgang til tjenestene i Visma.net, må de opprettes som brukere. Her følger en veiledning for hvordan dette gjøres i Visma.net Payroll.

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan hente ut ansattliste. både i Employee og HRM Analytics.    Ansattliste i Employee Du kan ta ut ansattliste ved å velge  Employees | Rapporter | Last ned ansattliste . Trykk på eksporter og listen lastes ned til standard nedlastingsområde.   Du kan åpne filen i Excel eller annet regneark program, men siden dette er en CSV fil, kan formatering bli feil om du åpner den direkte. For å få lest filen inn filen korrekt gjør du følgende: Start Excel. Velg fanen "Data" -> "Hent eksterne data" -> "Fra tekst" Velg aktuell fil, du får da opp følgende skjermbilde:   Velg "Data med skilletegn". Velg "65001: Unicode (UTF-8)" under "Filopprinnelse". Kryss av for "Mine data har overskrift". Klikk deretter "Neste".  Du får da opp skjermbildebilde som vist nedenfor: Her velger du "Semikolon" under Skilletegn og klikker "Fullfør".  I Excel kan du sortere og filtrere slik at du får det oppsett du ønsker. Du finner mer om muligheter i Excel her.   Ansattliste i HRM Analytics Gå til HRM Analytics | Ansattrapport | Ansattliste. Her vil du finne flere ulike lister, hvor listene inneholder forskjellig informasjon. For å laste ned listen du ønsker holder du musepekeren din over listen. Det vil da dukke opp tre ikoner oppe til høyre. Trykk på de tre prikkene. Du vil da få valget mellom å laste ned til CSV eller Excel.     I HRM Analytics har du flere filtreringsmuligheter enn ved ansattlisten i Employee. Du finner mer informasjon om filtreringsmulighetene her.

Vi lanserer nå en ny markedsplass for løsninger som er integrert med Visma.net Payroll.  På apps.visma.com har du mulighet til å se hvilke direkte integrasjoner som finnes mot Payroll og lese mer om disse. Det er her du går inn dersom du ønsker å ta i bruk en integrasjon mellom Payroll og et annet system du benytter deg av, eller for å se hvilke muligheter som finnes. Det er også her du aktiverer integrasjonen dersom du ønsker dette.    Aktivering av integrasjoner via Visma App Store er kun tilgjengelig for kunder som har pakkene Payroll Pluss og Payroll Smart. Du kan lese mer om pakkene her. Dersom du ikke har noen av disse pakkene men ønsker å ta i bruk integrasjoner kan du ta kontakt med Visma eller din forhandler for å få hjelp.   For å kunne gi tilgang til å aktivere en integrasjon mot et firma må du gjøre følgende: Gå til Visma.net Admin Finn riktig kunde og det selskapet du ønsker å bruke integrasjonen mot.  Aktiver produktet “App Store”.  Gå til “Brukere og Roller”. Finn den brukeren som skal kunne aktivere integrasjoner og tildel rollen “Integrasjon administrator”  Brukeren kan nå logge seg inn via apps.visma.com. Neste gang brukeren går inn i Visma Home vil også App Store ligge som et eget menyvalg.     Merk at det kun er administrator som kan aktivere tjenester og tildele roller.  Prosessen må gjentas for hvert firma du skal aktivere integrasjoner for.  Slik aktiverer du en applikasjon/integrasjon mot ditt firma:  Gå til apps.visma.com Logg deg inn med samme pålogging som du bruker i Visma.net Klikk på applikasjonen du ønsker å aktivere mot ditt firma.   Trykk på “Add app”. Du vil nå se hvilke typer av data denne applikasjonen ønsker å hente fra Payroll eller skrive til Payroll. Ved å trykke på “Integrate” godkjenner du at applikasjonen får tilgang til de aktuelle dataene.  Når du har klikket integrate vil det gå en beskjed til leverandøren av applikasjonen om at ditt firma ønsker å ta den i bruk. De vil gjøre en kobling på sin side og du vil få en bekreftelse på at integrasjonen er igangsatt.    Dersom du ønsker å koble på et produkt som du ikke har fra tidligere må du ta kontakt med den aktuelle leverandøren for å bestille og sette opp dette før du tar i bruk integrasjonen.    For å skru av en integrasjon du har aktiverte tidligere følger du samme prosess som ovenfor, men velger “Remove application”.