Brukertips i Visma.net Payroll

Det er mange steg og elementer som planlegges og gjennomføres når man bytter programvare.   Vi har utarbeidet en sjekkliste som vil kunne være et hjelpemiddel for å sikre at alle steg og elementer i migreringen skjer i riktig rekkefølge. Disse er delt opp i en overordnet sjekkliste, og en detaljert sjekkliste. Du velger selv hvem av sjekklistene som passer for deg, eller hvorvidt du har behov for dette hjelpemiddelet.   Hvorvidt man har benyttet tjenster i visma.net mot lønnssystemet frem til nå varierer for hvert enkelt firma, og det samme for hvilke tjenester som skal benyttes fremover. Ved å sette riktig status på de forskjellige tjenestene i sjekklisten, så vil tilhørende sjekkpunkter få riktig markering.    De aller fleste sjekkpunktene henviser til brukertips og digitalt kurs dersom man har behov for mer kunnskap.   Du finner sjekklisten for Google Sheet her, og for Excel nederst på siden.   Hvordan bruke "Sjekkliste - Payroll for regnskapsbyrå" Tjenester for Expense, Calendar og Autopay er satt til "Ikke benyttet" i tidligere lønnssystem.   Sjekklisten vil tydelig markere hvilke sjekkpunkter som er uaktuelle basert på dette valget   1.2 Kartleggingsmal - Payroll for regnskapsbyrå Det er utarbeidet en Kartleggingsmal regnskapsbyråer kan benytte for å ha oversikt over relevant informasjon knyttet til hvert enkelt firma.   Du finner kartleggingsmalen for Google Sheets her, eller for Excel nederst på siden.

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Payroll utføres via Flyttefabrikken. Les mer her.   Ved manuell migrasjon/oppsett av Payroll for kunde som har benyttet et annet lønnssystem til nå, så kan man følge disse brukertipsene som tar deg gjennom oppsett i de forskjellige tjenestene av Payroll. Veiviseren startes i Employees når firma er opprettet og brukerrolle er lagt opp.   PS! Husk at A-meldingen gjennom rapportering fra siste måned i forrige lønnssystem krever at ansattes arbeidsforhold, permisjoner og permitteringer innehar samme verdier første måned i ditt nye lønnsssystem.   Verdier du vet ønskes endret bør derfor endres i ditt tidligere lønnssystem og sendes A-meldingen, før migrasjon til Payroll utføres. Alternativt risikerer man at endringer først kan endres fra måned 2 som utføres via Payroll.   Relevante brukertips: Informasjon for bytte av lønnssystem  

For at du skal kunne gjøre deg litt kjent i Payroll samtidig som du utfører kurset, kan du få tilgang til et demo-miljø, hvor du kan sette opp systemet, opprette ansatte og kjøre lønnskjøringer. Vi har også laget et oppgavesett som hjelper deg med informasjon du kan legge inn.    Hvordan du setter opp ditt demo-miljø finner du her.

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Payroll utføres via Flyttefabrikken. Les mer her.   Har du benyttet Visma Lønn eller Huldt & Lillevik som ditt lønnssystem så anbefaler vi å bestille flytting av data via Flyttefabrikken, men har du ikke benyttet integrasjon mellom disse og visma.net så er ikke dette noe krav, og firmaet kan settes manuelt opp i visma.net om ønskelig.   Ved manuell migrasjon/oppsett av Payroll for kunde som har benyttet et annet lønnssystem til nå, så kan man følge disse brukertipsene som tar deg gjennom oppsett i de forskjellige tjenestene av Payroll. Veiviseren startes i Employees når firma er opprettet og brukerrolle er lagt opp.   PS! Husk at A-meldingen gjennom rapportering fra siste måned i forrige lønnssystem krever at ansattes arbeidsforhold, permisjoner og permitteringer innehar samme verdier første måned i ditt nye lønnsssystem.   Verdier du vet ønskes endret bør derfor endres i ditt tidligere lønnssystem og sendes A-meldingen, før migrasjon til Payroll utføres. Alternativt risikerer man at endringer først kan endres fra måned 2 som utføres via Payroll.   Relevante brukertips: Informasjon for bytte av lønnssystem  

Rollefordeling Vi anbefaler at dere fordeler roller innad i regnskapsbyrået. Dette vil sikre en fremdrift i prosjektet, en trygg oppstart for nye konsulenter, samt en effektiv overgang av deres kunder. Merk at alle rollene beskrevet under bør sertifiseres i Payroll.   Prosjektleder hos regnskapsbyrå Prosjektleder er ansvarlig for fremdrift i selve prosjektet, samt ansvarlig for å sørge for alle konsulenter som skal benytte Payroll gjennomfører anbefalt Kom i gang-kurs. I tillegg må prosjektleder sørge for at det er en klar plan på hvilke kunder som skal migreres først og hvilke kunder som bør avventes, både mtp. funksjonalitet og behov, samt kompleksitet i kundens lønnskjøring. Prosjektleder må også sørge for fordeling av øvrige roller.    Implementeringsansvarlig Vi anbefaler dedikerte ressurser til selve implementering av Payroll på nye kunder. Selve implementeringen skiller seg fra lønnskjøring, og er følgelig noe man kun gjør en gang pr. klient. Ved å dedikere egne implementeringsansvarlige vil disse bli eksperter på selve migreringen og kjenner til elementer som er viktig å kontrollere etter f.eks. bruk av flyttefabrikken.    Superbruker For å sørge for at byrået selv har go-to’s internt, anbefaler vi at dere dedikerer en-to ressurser pr. avdelingskontor som har ansvar for å holde seg oppdatert på ny funksjonalitet og evt. annen informasjon som er viktig å holde seg oppdatert på.

Her finner du en veiledning for hvordan du oppretter en helt ny lønnsart i Visma.net Payroll.

Hvilke systemer er Visma.net Payroll integrert med? Hvilke data kan importeres og eksporteres?

I denne artikkelen vil du finne alle bruker tipsene som vil være aktuelle for deg som bruker av lønnsystemet Visma.net Payroll. Vi anbefaler derfor at du lagrer denne siden som en favoritt i nettleseren din, slik at du enkelt kan finne tilbake!

Hvordan legge inn ekstra feriedager som ikke skal øke trekket for feriedager i Visma.net Payroll.

Oppstartsguide for å komme i gang med Visma.net Payroll

Importere ansatte via excel i Visma.net Payroll. Ved fusjon, endring av organisasjonsnummer. 

Dersom et firma er opprettet under ett annet kundeforhold, og ønskes flyttet til et nytt kundeforhold så kan dette bestilles av din Visma partner, og krever aksept av både kundeforholdet som firmaet flyttes fra og kundeforholdet firmaet skal flyttes til.   Ett firma kan kun være opprettet 1 gang under ett og samme kundeforhold, og det er organisasjonsnummeret og navn på firma som må være unike verdier. Det betyr at dersom ett firma med samme organisasjonsnummer og firmanavn allerede eksisterer i kundeforholdet som det skal flyttes til, så må det gjøres vurderinger eller endringer før flyttingen faktisk kan utføres.   MERK! Det er ikke mulig å flette sammen ulike data fra ulike firmabaser på de forskjellige firmaene som er opprettet. En flytting vil kun kunne utføres på alle data for ett firma, eller ingenting. Det er altså ikke mulig å flytte f.eks. bare historikk fra Expense.   Eksempel: Et scenario kan være at et regnskapsbyrå har håndtert f.eks. et regnskapsprogramm integrert mot visma.net gjennom regnskapsbyråets kundeforhold (i eksempler under kalt kundeforhold A), mens firmaet selv f.eks. har hatt et lønnssystem integrert mot visma.net på sitt eget kundeforhold (i eksempler under kalt kundeforhold B).   Altså er dette et scenario hvor ett firma er opprettet 2 ganger, under hvert sitt kundeforhold, og hvor man nå ønsker å samle firmaet under ett og samme kundeforhold.   Løsninger / Vurderinger Firmaet benytter aktivt tjenester i begge firmaene som er opprettet Dersom kunden i begge firmaene benytter aktivt de forskjellige tjenester, så kan ikke en flytting av det ene firmaet fra ett kundeforhold til ett annet kundeforhold utføres uten videre. Dette fordi det kun kan være 1 firma pr. unike organisasjonsnummer/navn pr. kundeforhold. I slike tilfeller må det foretas en vurdering av hva som er mest hensiktsmessig fremgangsmåte.   Ettersom det ikke er mulig å flytte deler av et firma inn i et annet (kjede sammen), må man vurdere hvilket av firmaene som er hensiktsmessig å videreføre. Vektleggingen bør legges på hva som krever mest tid å settes opp på nytt mot behov for oppslagsverdi. Da må man se på hvilke tjenester som er brukt, og data som foreligger på firmaene under de aktuelle kundeforholdene.   Et konkret eksempeI i mange tilfeller vil man nok oppleve at firmaet i kundeforhold A har benyttet f.eks. Approval, Autopay og/eller Autopay, mens det firmaet i kundeforhold B for eksempel har benyttet Expense, Calendar og/eller Autopay.   Spørsmålet dere da må stille, og finne svaret på er: "Er det enklest å beholde integrasjon, oppsett og historikk fra firmaet i Kundeforhold A, og sette opp Payroll på dette firmaet, eller om det er enklest å beholde datahistorikken i firma under kundeforhold B, og deretter sette opp integrasjon mot økonomisystem, oppsett på tjenestene i visma.net på nytt?"   TIPS! De fleste vil nok påstå det er enklest å beholde integrasjon og oppsett i firma under kundeforhold A, og sette opp Payroll der. Historikken i f.eks. Expense som ligger i firma under kundeforhold B kan ligge som oppslag der.   1. Beholde firma i kundeforhold A, og endre firma i kundeforhold B til å brukes som oppslagsfirma   Fremgangsmåten blir da: Firma A må settes opp for Payroll og tjenester tilhørende dette Firma B bør få endret navn i Visma.net Admin til Firmanavn_OLD slik at det enkelt kan skilles mellom mellom aktivt firma i kundeforhold A, og oppslagsfirma i kundeforhold B. Kundeforhold B må fortsatt ha lisens/oppslagslisens for å få tilgang til data.   2. Beholde firma i kundeforhold B, og endre firma i kundeforhold A til å brukes ved oppslag   Fremgangsmåten blir da: Firma A må endre organisasjonsnummer til et fiktivt org.nr og Firmanavn_OLD, slik at det enkelt kan skilles mellom firmaene, og at det kun er 1 firma pr. unike org.nr Firma B må bestilles flytting fra Kundeforhold B til Kundeforhold A Firma A må etter flytting til kundeforhold A settes opp med de tjenester, integrasjoner og oppsett som kreves i henhold til de tjenester i visma.net som skal benyttes   Firmaet benytter ingen tjenester i kundeforholdet det skal flyttes til Dersom det kun er firmaet i kundeforhold B som pr. nå benytter tjenester i visma.net aktivt, så  er det naturlig at det er firmaet i kundeforhold B man ønsker å benytte videre.   Fremgangsmåten blir da:  Firma A må endre organisasjonsnummer til et fiktivt org.nr og Firmanavn_OLD, slik at det enkelt kan skilles mellom firmaene, og at det kun er 1 firma pr. unike org.nr Firma B må bestilles flytting fra Kundeforhold B til Kundeforhold A Firma A må etter flytting til kundeforhold A settes opp med de tjenester, integrasjoner og oppsett som kreves i henhold til de tjenester i visma.net som skal benyttes   Firmaet benytter ingen tjenester i kundeforholdet det skal flyttes fra Dersom det kun er firmaet i kundeforhold A som pr. nå benytter tjenester i visma.net aktivt, så  er det naturlig at det er firmaet i kundeforhold A man ønsker å benytte videre.   Fremgangsmåten blir da:  Firma A må settes opp for Payroll og tjenester tilhørende dette Firma B bør få endret navn i Visma.net Admin til Firmanavn_OLD slik at det enkelt kan skilles mellom mellom aktivt firma i kundeforhold A, og oppslagsfirma i kundeforhold B. Kundeforhold B må fortsatt ha lisens/oppslagslisens for å få tilgang til data.

For at du skal kunne hente elektroniske skattekort, sende A-melding, og hente returer må Visma.net settes opp til å kommunisere med Altinn. Dette kan settes opp allerede i Onboardind-wizarden første gang du går i gang med systemet. Dersom dette ikke gjøres i dette steget må dette gjøres i etterkant, før første lønnskjøring.

In this usertip we explain how you can edit an existing paycode in Visma.net Payroll.

Rolle beskrivelser for HRM området med tilhørende tjenester i Visma.net Payroll.

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Visma.net Payroll utføres via Flyttefabrikken.   Her finner du aktuelle brukertips for å sikre best mulig overgang:   Påse at Visma Lønn/Huldt & Lillevik er installert med siste versjon for å sikre best mulig resultat for flytting av opplysninger. Rydd opp i gamle opplysninger i Visma Lønn / Huldt & Lillevik Bli kjent med hva som utføres av Flyttefabrikken Bestill migrasjon via Flyttefabrikken Visma Lønn // Tips for kunder med Visma Lønn Huldt & Lillevik // Tips for kunder med Huldt & Lilllevik Etterkontroll i Visma.net Payroll etter migrasjon Oversikt over annet relevant oppsett

Vi anbefaler regnskapsbyråer å gjennomføre migrasjonsprosessen i tett dialog med sin Visma-partner for å sikre en mest mulig effektiv og korrekt overgang for kunder og lønningsansvarlige.   Visma-partnere har god kunnskap om programvaren, og samtidig god erfaring med migrasjoner. Dette medfører at du kan være tryggere på ikke gjøre samme feil som andre.   Regnskapsbyråer med leveranse direkte fra Visma Software AS kan benytte våre konsulenter til å effektiv og trygg oppstart av Visma.net Payroll   Bestilling Regnskapsbyråer med Visma-partner kan kontakte sin partner direkte for bistand. Bestilling for regnskapsbyråer med Visma Software AS som forhandler sendes konsulent.hrm@visma.com  

Lisens bestilles av din Visma-partner, på byråets kundekort. Det er da regnskapsbyrået som har selve kundeforholdet til Visma, mens klienter/kunder av regnskapskontoret legges opp som firmaer under byråets kundekort.    NB! Kunder som selv eier lisens på Visma Business, Visma.net Financials eller Visma Global, vil også måtte eie lisensen på Visma.net Payroll selv for at integrasjon skal være mulig. Dersom du er usikker, ta kontakt med onboardingskonsulentene våre eller din Visma-partner for veiledning.    Kundeadministrator for kundens lisens i Visma.net Payroll kan delegere de brukerroller som kreves til lønningansvarlig hos regnskapsbyrå.    Relaterte tips: Hvordan administrere firmaer og bruker i visma.net