Brukertips i Visma.net Payroll

Her finner du en veildning for hvordan du kan opprette en ny arbeidstidskode i Visma.net Calendar

I Visma.net Expense finnes funksjonen "Betalt av arbeidsgiver". Før denne kan tas i bruk, må den settes opp korrekt slik at betløpet som er betalt av arbeidsgiver, ikke bli utbetalt til den ansatte. 

Vi vet at dere i regnskapsbransjen kan faget lønn, men det er viktig å investere tid i hvordan man lærer seg selve systemet slik at dette kan benyttes på en mest mulig effektiv måte. Kjernen i Payroll er basert på datostyring - dette er en annen tankegang enn hva mange er vant med fra jordbaserte systemer som Visma Lønn og Huldt & Lillevik. Erfaringen vår tilsier at de som dedikerer god tid til opplæring, også får en enklere overgang til nytt lønnssystem. Vi har derfor laget et digitalt opplæringsløp for deg som byrå, som tar for seg kjernen i hvordan lønnssystemet fungerer.   Kom i gang-kurs i Payroll Visma har et stort fokus på digital opplæring og har derfor laget et eget Kom i gang-kurs for deg som skal kjøre lønn i et regnskapsbyrå. Det grunnleggende kursene består av korte og effektive moduler som tar for seg kjernen i lønnssystemet og hvordan de ulike modulene i systemet henger sammen.    Du finner vårt digitale kurs for "Kom i gang med Payroll for regnskapsbyrå" i Visma Learning Universe. Logg inn i Visma Learning Universe. Dersom du allerede har en Connect-bruker (samme brukernavn og passord som Visma.net og Visma Community), vil du få beskjed om å aktivere brukeren din. Dersom du ikke har en Connect-bruker fra tidligere, må du opprette dette fra påloggingsbildet. Du finner så kurset Kom i gang med Visma.net Payroll (For regnskapsbyrå) her. Vi anbefaler også at du ser på flere andre relevante opplæringsdeler for Payroll her.                 

Du vil finne flere muligheter for in-app læring i systemet, slik at du skal få hjelp der du er og når du trenger det. Disse finner du øverst i høyre hjørne når du er logget inn i Payroll.     Selvhjelpsmuligheter Inn-app hjelpeguider Integrert i applikasjonen finnes det hjelpeguider som kan veilede deg enkelt gjennom ulike oppgaver og prosesser i lønnshverdagen på en grundig måte- steg for steg. Du vil finne guidene ved å klikke på ?-tegnet øverst i høyre hjørne inne i lønnssystemet, og kan søke deg frem til oppgaven du trenger bistand til.Du vil også finne link til artikler og kurs der hvor det er behov for en grundigere beskrivelse.       Chat/Chatbot Du kan når som helst be chatboten vår om hjelp. Chatboten vil gi deg ulike forslag til løsning, f.eks. artikler i Visma Community. Dersom du ikke finner svar på ditt spørsmål her, vil du enkelt kunne starte en chat med en konsulent.    Visma Community I Visma Community finner du et stort utvalg av hjelpeartikler og nyheter i løsningen. Vi anbefaler at du oppretter deg en bruker, slik at du kan bli varslet når nye artikler publiseres.    Visma Learning Universe I Visma Learning Universe finner du alt av små og større kurs og veiledninger som tar deg  grundig igjennom hvordan du utfører ulike oppgaver. Kursene har forskjellig innhold og lengde slik at man får best mulig læringsutbytte, og nye kurs publiseres fortløpende.   Support Payroll support  Vi anbefaler at du tar i bruk selvhjelpsløsningene våre når du trenger hjelp. Disse er selvfølgelig alltid åpne, og kan gi deg svar akkurat når du trenger det. Husk at du også kan raskt kan få svar fra våre konsulenter ved å starte en chat direkte fra chatboten.    Dersom du allikevel har behov for å sende oss en mail, kan også kontakte våre konsulenter på mail.   Åpningstider: Mandag - Fredag 08:00 - 16:00  Email: support.payroll.no@visma.com.    Kundeservice  Kundeservice kan hjelpe deg med alt av bestillinger, lisenser, faktura o.l., samt enkle spørsmål på Visma.net. Du vil også kunne få svar på enkle produktspørsmål i Payroll.    Åpningstider: Mandag - Fredag 08:00 - 16:00  Email: kundesenteret@visma.com   Sluttbrukersupport Visma tilbyr også support til brukere av Visma.net Calendar, Visma.net Expense og Visma.net Payslip, dvs. dine ansatte som skal registrere egne timer, fravær og ferie, samt hente opp lønnsslippen sin i Visma.net.    Denne supporten ytes primært via vår chatløsning inne i systemet og kan også benyttes av dine klienters ansatte ved behov for bistand til f.eks. registrering av utlegg, timer e.l..     Konsulentbistand Ved behov for ekstra opplæring, bistand til tilpasninger e.l. er våre konsulenter klare til å bidra. Konsulentbistand ytes etter enhver tid gjeldende priser. Kontakt våre konsulenter dersom du ønsker å bestille bistand på konsulent.hrm@visma.com.

Det er mange steg og elementer som planlegges og gjennomføres når man bytter programvare.   Vi har utarbeidet en sjekkliste som vil kunne være et hjelpemiddel for å sikre at alle steg og elementer i migreringen skjer i riktig rekkefølge. Disse er delt opp i en overordnet sjekkliste, og en detaljert sjekkliste. Du velger selv hvem av sjekklistene som passer for deg, eller hvorvidt du har behov for dette hjelpemiddelet.   Hvorvidt man har benyttet tjenster i visma.net mot lønnssystemet frem til nå varierer for hvert enkelt firma, og det samme for hvilke tjenester som skal benyttes fremover. Ved å sette riktig status på de forskjellige tjenestene i sjekklisten, så vil tilhørende sjekkpunkter få riktig markering.    De aller fleste sjekkpunktene henviser til brukertips og digitalt kurs dersom man har behov for mer kunnskap.   Du finner sjekklisten for Google Sheet her, og for Excel nederst på siden.   Hvordan bruke "Sjekkliste - Payroll for regnskapsbyrå" Tjenester for Expense, Calendar og Autopay er satt til "Ikke benyttet" i tidligere lønnssystem.   Sjekklisten vil tydelig markere hvilke sjekkpunkter som er uaktuelle basert på dette valget   1.2 Kartleggingsmal - Payroll for regnskapsbyrå Det er utarbeidet en Kartleggingsmal regnskapsbyråer kan benytte for å ha oversikt over relevant informasjon knyttet til hvert enkelt firma.   Du finner kartleggingsmalen for Google Sheets her, eller for Excel nederst på siden.

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Payroll utføres via Flyttefabrikken. Les mer her.   Ved manuell migrasjon/oppsett av Payroll for kunde som har benyttet et annet lønnssystem til nå, så kan man følge disse brukertipsene som tar deg gjennom oppsett i de forskjellige tjenestene av Payroll. Veiviseren startes i Employees når firma er opprettet og brukerrolle er lagt opp.   PS! Husk at A-meldingen gjennom rapportering fra siste måned i forrige lønnssystem krever at ansattes arbeidsforhold, permisjoner og permitteringer innehar samme verdier første måned i ditt nye lønnsssystem.   Verdier du vet ønskes endret bør derfor endres i ditt tidligere lønnssystem og sendes A-meldingen, før migrasjon til Payroll utføres. Alternativt risikerer man at endringer først kan endres fra måned 2 som utføres via Payroll.   Relevante brukertips: Informasjon for bytte av lønnssystem  

For at du skal kunne gjøre deg litt kjent i Payroll samtidig som du utfører kurset, kan du få tilgang til et demo-miljø, hvor du kan sette opp systemet, opprette ansatte og kjøre lønnskjøringer. Vi har også laget et oppgavesett som hjelper deg med informasjon du kan legge inn.    Hvordan du setter opp ditt demo-miljø finner du her.

NB! Dersom firmaet har benyttet integrasjon mellom Visma Lønn/Huldt & Lillevik mot Visma.net (f.eks. Expense eller Calendar) så må flytting til Payroll utføres via Flyttefabrikken. Les mer her.   Har du benyttet Visma Lønn eller Huldt & Lillevik som ditt lønnssystem så anbefaler vi å bestille flytting av data via Flyttefabrikken, men har du ikke benyttet integrasjon mellom disse og visma.net så er ikke dette noe krav, og firmaet kan settes manuelt opp i visma.net om ønskelig.   Ved manuell migrasjon/oppsett av Payroll for kunde som har benyttet et annet lønnssystem til nå, så kan man følge disse brukertipsene som tar deg gjennom oppsett i de forskjellige tjenestene av Payroll. Veiviseren startes i Employees når firma er opprettet og brukerrolle er lagt opp.   PS! Husk at A-meldingen gjennom rapportering fra siste måned i forrige lønnssystem krever at ansattes arbeidsforhold, permisjoner og permitteringer innehar samme verdier første måned i ditt nye lønnsssystem.   Verdier du vet ønskes endret bør derfor endres i ditt tidligere lønnssystem og sendes A-meldingen, før migrasjon til Payroll utføres. Alternativt risikerer man at endringer først kan endres fra måned 2 som utføres via Payroll.   Relevante brukertips: Informasjon for bytte av lønnssystem  

Rollefordeling Vi anbefaler at dere fordeler roller innad i regnskapsbyrået. Dette vil sikre en fremdrift i prosjektet, en trygg oppstart for nye konsulenter, samt en effektiv overgang av deres kunder. Merk at alle rollene beskrevet under bør sertifiseres i Payroll.   Prosjektleder hos regnskapsbyrå Prosjektleder er ansvarlig for fremdrift i selve prosjektet, samt ansvarlig for å sørge for alle konsulenter som skal benytte Payroll gjennomfører anbefalt Kom i gang-kurs. I tillegg må prosjektleder sørge for at det er en klar plan på hvilke kunder som skal migreres først og hvilke kunder som bør avventes, både mtp. funksjonalitet og behov, samt kompleksitet i kundens lønnskjøring. Prosjektleder må også sørge for fordeling av øvrige roller.    Implementeringsansvarlig Vi anbefaler dedikerte ressurser til selve implementering av Payroll på nye kunder. Selve implementeringen skiller seg fra lønnskjøring, og er følgelig noe man kun gjør en gang pr. klient. Ved å dedikere egne implementeringsansvarlige vil disse bli eksperter på selve migreringen og kjenner til elementer som er viktig å kontrollere etter f.eks. bruk av flyttefabrikken.    Superbruker For å sørge for at byrået selv har go-to’s internt, anbefaler vi at dere dedikerer en-to ressurser pr. avdelingskontor som har ansvar for å holde seg oppdatert på ny funksjonalitet og evt. annen informasjon som er viktig å holde seg oppdatert på.

Her finner du en veiledning for hvordan du oppretter en helt ny lønnsart i Visma.net Payroll.

Hvilke systemer er Visma.net Payroll integrert med? Hvilke data kan importeres og eksporteres?

I denne artikkelen vil du finne alle bruker tipsene som vil være aktuelle for deg som bruker av lønnsystemet Visma.net Payroll. Vi anbefaler derfor at du lagrer denne siden som en favoritt i nettleseren din, slik at du enkelt kan finne tilbake!

Her følger en oversikt over kontoene som ligger i Norsk Standard Kontoplan i Payroll, samt knytningen mot kontotyper.

I dette brukertipset forklarer vi hva du må tenke over dersom du benytter dimensjoner i Visma.net Payroll, og ønsker at transaksjoner skal konteres på dimensjoner. 

Etterskuddslønn i Payroll, når du har brukt Payroll fra før.