Brukertips i Visma.net Payroll

Godkjenne lønnsgrunnlag, utlegg og fravær av leder i Visma.net Payroll / Approval.

Employees er tjenesten i Visma.net Payroll med mest informasjon. Over tid vil denne informasjonen endres, og det kan derfor være greit å vite hvordan du kan sjekke de historiske verdiene, og evt. endre disse. 

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan sette opp fleksitid +/- betalingsregel på fulltidsansatt.

I dette brukertipset forklarer vi hvordan du kan sette opp betalingsregeler på timelønnede ansatte, sånn at de får timer til utbetaling og automatisk overtid på arbeidet tid over 7,5 timer

Retro beløp og a-melding tilbake i tid når sluttdato legges inn etter at lønn og a-melding er sendt i Visma.net Payroll.

In this usertip we explain how you can edit an existing paycode in Visma.net Payroll.

Det er mange steg og elementer som planlegges og gjennomføres når man bytter programvare.   Vi har utarbeidet en sjekkliste som vil kunne være et hjelpemiddel for å sikre at alle steg og elementer i migreringen skjer i riktig rekkefølge. Disse er delt opp i en overordnet sjekkliste, og en detaljert sjekkliste. Du velger selv hvem av sjekklistene som passer for deg, eller hvorvidt du har behov for dette hjelpemiddelet.   Hvorvidt man har benyttet tjenster i visma.net mot lønnssystemet frem til nå varierer for hvert enkelt firma, og det samme for hvilke tjenester som skal benyttes fremover. Ved å sette riktig status på de forskjellige tjenestene i sjekklisten, så vil tilhørende sjekkpunkter få riktig markering.    De aller fleste sjekkpunktene henviser til brukertips og digitalt kurs dersom man har behov for mer kunnskap.   Du finner sjekklisten for Google Sheet her, og for Excel nederst på siden.   Hvordan bruke "Sjekkliste - Payroll for regnskapsbyrå" Tjenester for Expense, Calendar og Autopay er satt til "Ikke benyttet" i tidligere lønnssystem.   Sjekklisten vil tydelig markere hvilke sjekkpunkter som er uaktuelle basert på dette valget   1.2 Kartleggingsmal - Payroll for regnskapsbyrå Det er utarbeidet en Kartleggingsmal regnskapsbyråer kan benytte for å ha oversikt over relevant informasjon knyttet til hvert enkelt firma.   Du finner kartleggingsmalen for Google Sheets her, eller for Excel nederst på siden.

Oppslagslisens gir deg tilgang til oppslag og rapporter i Huldt & Lillevik Lønn etter overgang til Visma.net Payroll.   Dersom dere har en Huldt & Lillevik Cloud-versjon kan dere bestille oppslagsbruker via oss. Prisen på dette er 358,- pr/mnd (gjelder pr. 2023) og dekker våre kostnader for å kunne lagre dataene. Alternativet her er at dere installerer Huldt & Lillevik lokalt og får tilsendt backupen av Huldt & Lillevik som legges inn i den lokale løsningen.   OBS! For kunder som ikke migrerer over til Visma.net Payroll, er prisen 735,- pr/mnd (gjelder pr. 2023).    Dersom Huldt & Lillevik er lokalt installert hos dere, er det ingen begrensning på hvor lenge dere kan beholde systemet. Det viktige her er at dere ikke overfører til nytt år, da vil programmet bli sperret.    Hvis Huldt & Lillevik er installert på andre ASP-løsninger eller servere utenfor deres styring vil dere måtte avtale evt. lagring med leverandøren av ASP-løsningen eller serveren. Det er da ingen begrensing fra Visma sin side (utover at det ikke kan overføres til nytt år), men det vil antageligvis tilkomme kostander for å kunne fortsette å ha Huldt & Lillevik installert på slike løsninger videre.    For å bestille oppslagslisens gjør du følgende: 1. Velg menyvalg Verktøy | Kundemelding. 2. Klikk neste to ganger. 3. Skriv inn OPPSLAGSLISENS foran firmanavnet i feltet Kundenavn.   4. Klikk neste to ganger. 5. Lisensen skal reduseres slik at det står 5 ansatte under Antall årlige rapporteringspliktige. 6. Antall brukere skal reduseres til 1, med mindre flere brukere skal ha oppslagslisens. Antall  klienter skal være uendret.   7. Klikk neste, følg instruksjonene på skjermen og send inn kundemeldingen på vanlig måte. 8. Dersom antall brukere skal reduseres, gi beskjed til Delivery (support.hl@visma.com) om hvilke brukere som skal fortsette med oppslagslisens slik at brukere som ikke lenger skal ha tilgang blir sperret ute.

Fribeløp i forbindelse med arbeidsgiveravgifts beregning i Visma.net Payroll

Hvordan endre arbeidsforholdstype  Visma.net Payroll.

Visma fikk rapportert fra flere at det har kommet feriepenger fra tidligere år inn på ansatte (lønnsart 16100) uten at det er registrert eller kommer fra feriepengeavtalen. Feilen fremkom på flere forskjellige måter, hvor feriepenger både har kommet til utbetaling og trekk. Du kan lese mer om det her.   Dette ble rettet pr. 25.januar, men det stod igjen et par saker hvor noen firmaer får beregning på lønnsart 902010 -Avsatte feriepenger uten arbeidsgiveravgift. Samt systemet reverserte ikke transaksjonen feriepenger etter rettelsen 25. januar. Gjengangeren for disse sakene er at i tillegg til uønsket transaksjon for tidligere perioder på lønnsarten feriepenger, har det også kommet en transaksjon for trekk i lønn for ferie for tidligere periode i januar 2024. En ny rettelse på dette er lagt ut 06. februar. Rettelsen vil reversere feriepengetransaksjon generert i januar, og transaksjoner på 902010 -Avsatte feriepenger uten arbeidsgiveravgift.   Merk: Rettelsen innebærer at det dukker opp en transaksjon på lønnsarten for trekk i lønn for ferie med 0,01kroner (normalt lønnsart 16510). Denne kan nulles med 16700 - Trekk i lønn for ferie manuell. Korrigeres dette i en ekstrakjøring med utbetalingsdato januar 2024, kan du benytte transaksjonsdato i januar 2024.   Dersom den ansatte sluttet for lenge siden (2022 eller tidligere) vil ikke transaksjoner kalkuleres på grunn av sluttdato langt tilbake i tid. 2 mulige omgåelser i dette tilfellet: kjøre den ansatte i egen kjøring, fjerne haken for lag bankfil og ikke sende lønnsslipp (lønnkjøring i gammelt grensesnitt). Det vil bli rapportert i A-meldingen 0,01krone i "Trekk i lønn for ferie" og en lønnsoppgave . For å unngå rapportering i A-meldingen, må den ansatte reansettes (holder med 1 dag i 2024, arbeidsforholdstype = Pensjon..). Så registrere 0,01 på lønnsart 16700 med dato i januar. Transaksjon på lønnsart 16110 Flere opplevde at etter rettelsen 25. januar fortsatt å få transaksjon på lønnsart 16110. På dette tidspunkt så var løsningen å registrere samme tall med motsatt fortegn på lønnsarten 16110 (eller en kopi).  Dette er nå også rettet. De som da rettet manuelt i januar, må nå slette den registreringen som ble gjort i januar.    Visma beklager de ulemper dette medfører for våre kunder.

Flere stillinger og feriepenger og feriedager i Payroll

Support har erfart at kunder som migrerer fra Visma Lønn til Visma.net Payroll får feilmelding i a-meldingen på ansatte som har en startdato fram i tid.   Eksempel på denne feilmeldingen: Arbeidsforhold: xxxxxx (f.eks. arbeidsforhold 1-10)   Opplysninger om arbeidsforhold mangler.  (Forretningsregel: Magnet-EDAG-108) Alle arbeidsforhold må rapporteres hver måned til og med kalendermåneden inntektsmottaker slutter og sluttdato er rapportert. Hvordan løse dette? I denne artikkelen skal vi gå gjennom forskjellige problemstillinger og løsninger.   Eksempel: Du har gått over til Payroll i juli 2022, men har opprettet en ansatt i Visma Lønn som har startdato i august 2022. Når du kjører din første lønnskjøring for juni i Payroll, så feiler a-meldingen da den etterspør et arbeidsforhold fra Visma Lønn på en ansatt som har ansattdato fram i tid.   Det er ikke kjørt lønn på den ansatte i Visma Lønn I Visma Lønn Gå inn på den ansatte. Sett den ansatte med arbeidsstatus "Sluttet" og legg inn en sluttdato. Ikke lagre, men trykk på "søppelbøtte"-ikonet for å slette den ansatte. Send erstatningsmelding på den siste måneden du har sendt A-melding fra Visma Lønn.Har du sendt flere a-meldinger for den måneden, så må du nullstille disse og sende ny a-melding (dette gjelder også dersom det er sendt flere ansattopplysninger).   I Visma.net Payroll Opprett en ny lønnskjøring med kun arbeidsforhold for å generere en ny a-melding. Les mer her.   Det er kjørt lønn på den ansatte i Visma Lønn i mai eller tidligere I Visma Lønn Gå inn på den ansatte og sett "Ansattdato" til siste dag i måneden du kjører lønn i Visma Lønn - i vårt eksempel 30.06.2022. Sett en sluttdato på den ansatte til 30.06.2022. Gå inn i fanen "Arbeidsforhold" og endre start og til dato på arbeidsforholdet til 30.06.2022, slik at datoene ikke lenger er fram i tid. Send erstatningsmelding på den siste måneden du har sendt A-melding fra Visma Lønn.Har du sendt flere a-meldinger for den måneden, så må du nullstille disse og sende ny a-melding (dette gjel   I Visma.net Payroll Opprett en ny lønnskjøring med kun arbeidsforhold for å generere en ny a-melding. Les mer her.   Ofte stilte spørsmål Hvordan gjenkjenner jeg at arbeidsforholdet kommer fra Visma Lønn? En arbeidsforholdid fra Visma Lønn er alltid bygget opp av ansattnummer+linjenr. F.eks. 1-10. Relaterte brukertips Avvist A-melding