Brukertips i Visma.net Project Management

Er du travelt på jobb og vil holde enda bedre kontroll på prosjekter? Ja, det er viktig!  Den nye funksjonaliteten i app`en gir mulighet til å legge vedlegg på reiseutgifter (kvitteringer, fakturaer etc.) på en meget enkel måte.  For å legge til vedlegg trykk på "Reiseutgifter" ikon:    Trykk på "Legg til vedlegg" knapp:    Her du kan velge om du vil ta bilde av kvittering, bruke eksisterende bilde på mobil eller legge vedlegg i pdf-format:    Slik får du vedlegg knyttet mot reiseutgift. Enkelt og greit!

Det har nå kommet en ny funksjon til Project Management som lar deg automatisere faktureringsflyten. Med Planlagt fakturering kan du sette opp kjøringer som oppretter faktuarer automatisk.   Det må hakes av på adgangsprofilen eller direkte på den ansatte for å tilgang til Planlagt fakturering.     Vi skal nå se på hvordan du oppretter en kjøring. Gå til Fakturering - Planlagt fakturering.    Her ser du eksisterende jobber og overføringslogg. Vi velger Ny planlagt kjøring Da kommer vi til dette bildet: Du velger hva jobben/kjøringen skal hete og legger til beskrivelse hvis du ønsker det. Varighet er feil oversettelse, skal være regelmessighet og blir rettet. Om du ønsker at det skal faktureres daglig, ukentlig eller månedlig. Så velger du hvor ofte og på hvilken dag kjøringen skal være.   Under Prosjekter som skal faktureres så kan du begrense hvilke(t) prosjekt som det skal opprettes faktura på. Og så kan du velge intervall i NOK på verdien faktura må ligge innenfor for å bli opprettet.    Så kommer du til Opprettelse av faktura.  Du setter opp ønsket fakturastatus på fakturaene denne jobben oppretter. Og videre fakturadato og registreringsdato for fakturaene. Til slutt så kan du velge å motta e-post når kjøring er fullført.   Før du lagrer kan du trykke på Forhåndsvis, da får du se hva som vil innkludere i neste kjøring.   Merk at alle kjøringer går på kvelden norsk tid, rundt 21-22.

Du kan slette fakturaer som: Ikke har et fakturanummer (for eksempel utkast til faktura) Bruker det nyeste fakturanummeret i din “nummerserie”   Merk at en kreditnota ikke kan bli slettet. Hvis du ønsker å slette en faktura, må du åpne fakturaen for så å klikke på pilen ved siden av “Lukk”, deretter “Slett” og “Bekreft”.      Hvis du sletter en faktura som har et fakturanummer, vil det nummeret bli frigjort og neste faktura du oppretter i Visma Project Management vil få dette nummeret. 

“Opprette faktura”-fanen viser alle fakturerbare prosjekter, og du kan enkelt begrense hva som vises ved bruk av filtre. Som standard vil de mest brukte filtrene vises, men du kan også legge til andre ved å klikke på “Legg til filter”. Du kan også søke etter et spesifikt prosjekt ved å bruke søkefunksjonen. I tillegg kan du eksportere innholdet til Excel eller som CSV fil.    Øverst i fanen finner du KPI’ene, som for eksempel “fakturering denne måneden”, “klar for faktura”.    Når du velger prosjekter du ønsker å fakturere, åpnes en ny fane der du kan velge hvordan du vil fortsette. Du kan enten samle alle prosjekter på en faktura eller fakturere alle prosjekt på hver sin faktura. Når du oppretter en samlefaktura, vil prosjektene som bruker samme valuta samles på en faktura.    Som standard vil fakturaer få statusen, ofte kalt “Utkast” når de opprettes. Hvis du velger flere fakturaer i denne visningen, kan du se gjennom og sjekke alle fakturaer. Dersom det er noen fakturaer du ikke trenger å se igjennom, kan du begrense hvilke som vises ved bruk av filtre eller opprette fakturaer som ikke har status “utkast” når de opprettes.

Under fakturautseendet kan du definere innstillingene som blir brukt på PDF faktura.    Fakturamal fargeoppsett: Velg ønsket fargekombinasjon som skal brukes på PDF faktura. Sett inn firmalogo og fakturatittel: Velg om firmalogo og fakturatittel skal vises på PDF faktura. Vis bunntekst på faktura: Velg om bunnteksten skal være synlig op PDF faktura. 

Du kan sende fakturaer som epost direkte fra Visma Project Management dersom du ønsker det. Fakturaen blir sendt som PDF og vil inkludere vedlegg til fakturaen.  Fakturaen sendes som epost ved å klikke på “Legg til e-post”, under “Flere valg”.      Du kan velge mottakere (Send til, Kopi, Blindkopi) fra kontaktene som ligger inne med e-postadresse. Hvis det er et låst ikon på vedkommende, betyr det at han/hun ikke har e-postadresse registrert i Visma Project Management.    Velg mottakere og se gjennom emne og meldingen. Faktura PDF kan vises om en lenke på bunnen av emailen og denne kan åpnes og sjekkes før du sender den.   

Når du  legger en ny gjentakende utgift, må du sette både startdato og startdato på fakturarad visningsperiode.  Startdato: Dato når raden blir fakturerbar. Startdato på fakturaradens visningsperiode: Startdato på periode som vises på kundens faktura.  Når du legger til startdato, sett datoen du ønsker at fakturaen skal bli fakturerbar, med andre ord; 15. mai. Deretter, legger du til startdato for fakturaradens visningsperiode, som blir datoen for når fakturaen faktisk skal sendes. med andre ord; 1. juni.   Nå vil raden være fakturerbar allerede i midten av måneden, men fakturaperioden starter fra og med neste måned.