Brukertips i Visma.net AutoInvoice

Fra 1/1-2015 kommer det en ny versjon EHF som heter versjon 2.0.3. Med denne følger den en ny validator som AutoInvoice må kjøre for alle fakturaer som sendes gjennom PEPPOLs infrastruktur. Den krever blant annet at du har fylt ut MVA-nummer på deg som avsender av fakturaen når du fakturerer MVA. Dette kravet har alltid vært der, men fra 1/1 slipper fakturaen ikke lengre gjennom validatoren uten dette riktig ført.

Hvis en kunde sender til private B2C og det ikke er registrert e-post eller mobil nr på kunden. Vil da disse sendes som papir faktura?

Direktoratet for økonomistyring (DFØ) er statens ekspertorgan innenfor statlig styring, og utfører forvaltningsoppgaver for alle statlige virksomheter.

Hve betyr de forskjellige statusene i Konsument-Leverandør registeret?

Her er noe informasjon om begrensinger på vedlegg som sendes sammen med fakturaen via Visma.net AutoInvoice.

Fakturaene må sendes som pdf- eller tif-vedlegg, og hvert vedlegg må inneholde hele fakturaen inkl. eventuelle vedlegg. Vedlegg som sendes i egen fil vil bli behandlet som eget dokument.

AutoInvoice er ikke et fakturaarkiv. Levetiden for fakturaer vil være ned til 1 år.

Jeg har en kunde som krever elektronisk faktura. Kunden henter i dag alle sine e-fakturaer via en meldingssentral som ikke er knyttet til den offentlige infrastrukturen. Hvordan kan jeg sende e-faktura til denne kunde?

En elektronisk faktura er en faktura i form av en elektronisk fil som inneholder faktura-dataene i et strukturert format. Fakturaen produseres i avsenders fakturaløsning og kan leses direkte av mottagers programvare for håndtering av inngående fakturaer. Selve datafilen er ikke beregnet på å leses av det blotte øyet, så med en elektronisk faktura medfølger vanligvis også en metode for å kunne presentere dataene for en bruker. Dette gjøres vanligvis ved at man får et vedlegg til fakturaen, som er en visuell presentasjon i form av en fil i pdf eller Tiff-format. Alternativt benyttes en visningsmal til å presentere fakturaen.

Visma.net AutoInvoice støtter også elektronisk ordre. Det arbeides med å implementere dette i ERP-systemene til Visma. Visma Business støtter dette fra versjon 12.10.

Behovet for vedlegg i form av timelister, dokumentasjon og annet fakturaunderlag er kjent. Teknisk sett har vi muligheter for vedlegg i form av pdf-filer i Visma.net AutoInvoice. Følgende Visma-systemer støtter elektronisk faktura med vedlegg: Visma Buisness fra versjon 8,02 Visma Global fra versjon 7.80 Visma Contracting Visma WebFaktura DI-Fakturering DI-Office Fakturering Det er viktig å merke seg at det rent teknisk finnes forskjellige måter å håndtere vedlegg på. Mellom AutoInvoice-brukere vil dette være uproblematisk, men det kan være utfordringer når man skal sende elektroniske fakturaer til kunder som er knyttet til andre meldingsformidlere. De tre vanligste metodene for vedlegg er 1: Vedlegg i separat fil, med referanse i den elektronisk fakturaen, 2: Vedlegg i separat fil som lagres på nettet, og referanse til URL (nettadresse) til vedlegget i den elektroniske fakturaen, 3: Binært vedlegg som en del av den elektroniske fakturaen(base64). Det kan altså variere hvilke metoder de forskjellige meldingsformidlerne støtter, og det vil variere hvilke metoder mottakers løsning for fakturahåndtering har støtte for.

Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) tilrettelegger den norske offentlige infrastrukturen for utveksling av elektroniske dokumenter. Det er altså de som bestemmer hvordan elektroniske fakturaer skal sendes til det offentlige Norge. Det er også DIFI som godkjenner aksesspunkter inn mot den offentlige infrastrukturen i Norge. DIFI er underlagt FAD (Fornyings- og administrasjonsdepartementet).

PEPPOL eller Pan-European Public Procurement Online som er det fulle navnet, er en EU styrt organisasjon som tilrettelegger standarder for utveksling av elektroniske dokumenter. Det er standarder utarbeidet av PEPPOL norske myndigheter har basert den norske infrastrukturen på. DIFI i Norge var med å starte denne organisasjonen og er i dag en sterk aktør i PEPPOL. PEPPOL-nettverket er det nettverket som knytter alle meldingsformidlere sammen, slik at du kan sende en elektronisk faktura til en mottaker, uavhengig av hvilken meldingsformidler han bruker.

Elektronisk Mottager Adresseregister er et norsk register med oversikt over mottakere som kan motta elektroniske dokumenter via den offentlige infrastrukturen. Registeret administreres av DIFI. Det er din meldingsformidler som registrerer deg i ELMA. Så hvis du bruke AutoInvoice til å motta fakturaer elektronisk (se mer her), så kan du logge deg inn å registrere deg i ELMA. Logg deg på Visma AutoInvoice, https://autoinvoice.visma.com. Klikk på innstillinger. Klikk på Firmainnstillinger / Firmaopplysinger Klikk på «Oppdater» Hvis det står ikke registrert i ELMA, så klikk på [Registrer]