Diversekunder og diverseleverandører - Hva er dette?

[#1]

Dersom du ønsker å rydde opp i reskontroen din over kontoer som ikke lengre er i bruk, finnes det en hjelperutine som flytter kontoer over til en felles samlekonto.

Forutsetningen for å gjøre dette er at kontoen er utlignet slik at saldoen er 0.

Rutinen vil da flytte alle posteringer over til samlekontoen og slette opplysningene på de opprinnelige kontoene.  Opplysninger om kontonavn vil komme i Anmerkningsfeltet for revisjon. Kontoene som er flyttet vil bli slettet.

Følgende oppsett må være gjort før hjelperutinen kan kjøres:

Kontroller at det er definert en konto for diversekunde eller diverseleverandør. Oppsettet på dette finnes under Egenskaper | Felles | Reserverte konti (direktevalg R113).
Reserverte konti er delt inn i grupper. Se under henholdsvis Kunder og leverandører, alt etter hvilke type reskontro som skal flyttes.

NB! Det er ikke tilstrekkelig bare å registrere inn et kontonummer, kontoen må opprettes først. Hvis ikke vil følgende feilmelding komme:

Søk fram kontoen fra søk-menyen. Da vil navnet på kontoen komme opp.  Mangler navnet er det ikke en gyldig konto.

I dette tipset viser vi hvordan kunde-konti blir flyttet. Det finnes tilsvarende løsning for leverandører også.

Vanligvis ligger konto 19999 under "Samlekonto Diversekunder:", kontroller om dette er valgt.  Velg eventuelt denne eller opprett en konto du ønsker å bruke.

NB! Dersom dere benytter automatisk nummerering, må dere slå av denne egenskapen under Egenskaper | Felles | Kunder | Generelle eller Egenskaper | Felles | Leverandører | Generelle før dere får opprettet kontoen. Her kan du lese mer om Automatisk nummerering

Dere må gå igjennom alle kontier og ta stilling til hvilke konti som skal flyttes til samlekontoen.  Forutsetningen er at saldoen på kontoen er 0.

Kontiene blir definert som diversekunde under Fil | Kunder. Hak av for "Diversekunde".

Når alle konti som skal flyttes har blitt definert som diversekunde anbefaler vi en backup før rutinen kjøres.

Kjør følgende rutine:
Verktøy | Verktøykasse | Generelt | Korrigere | Samling diversekonti

Velg kunder.  Det er mulig å skrive ut en liste over hvilke kunder som er definert som diversekunde, og som blir slettet. Velg da rutine "2 - Utskrift" under Rutinevalg.

Dersom listen over hvilke kunder som blir slettet ser grei ut, startes selve slettingen ved å velge Rutinevalg "1 - Overføring/sletting".

Det vil komme ut en kvittering som kan brukes som dokumentasjon på flyttingen. Vi anbefaler å ta vare på denne for senere kontroll.

Slik vil kontoutskrift på diversekontoen se ut.