Brukertips i Visma.net Project Management

 Lagre e-postkommunikasjon til Visma.net Project Management enkelt og effektivt ved hjelp av e-postintegrasjon.

I vedlagte dokument finner dere veiledning for føring av timer, fravær og avspasering.    I dokumentet får dere oversikt og eksempler på    -timer -fravær -avspasering -rapporter    

Covid-19 viruset har fått bedrifter og avdelinger til å se på nye måter å samarbeide på når mange nå jobber på hjemmekontor.  I prosjekt og timebaserte bedrifter er man avhengig av å ha kontroll på prosjekter, ressurser, prosjektoppgaver og timeføring.   Her har vi lagt ved noen tips til hvordan du kan benytte ressursallokering og oppgavehåndtering i Project Management for å få bedre oversikt over tilgjengelige ressurser.    Via ressursallokeringen får du en god oversikt over hvilke ansatte som er tilgjengelige ressurser og hvilke som ikke er tilstede i tiden fremover. De ansatte må legge inn fravær i perioder de kanskje ikke er tilgjengelig.  Her finner du et brukertips som gir deg oversikt over hvordan du kan håndtere nye fraværskoder i forbindelse med regjeringens tiltak.       Kalender og prosjektoppgaver De ansatte bør holde kalenderen oppdatert. Benytter dere Office 365, Exchange eller Google kalender kan dere integrere kalenderen med Project Management. På den måten får man god oversikt i Project Management over ressursallokeringer og når den enkelte planlegger å gjøre ulike oppgaver. Den enkelte ansatte har oversikt over kalender, ressursallokeringer og planlagte oppgaver fra kalender-visning.     Samarbeid på prosjektoppgaver   Når det oppstår uventede situasjoner som påvirker næringslivet i stor grad er det viktig å ha mulighet til å snu seg raskt rundt, få oversikt over oppgaver og kunne tildele oppgaver til andre prosjektmedlemmer.  I prosjektoversikten har du en fane som heter samarbeid. Her kan man planlegge prosjektoppgaver og tildele oppgaver til hverandre. I en digital tid gir dette en god oversikt  over oppgaver og man kan samarbeide mer effektivt.            

Fravær kan føres under “Timer og utgifter”. Klikk på pilen ved siden av “Legg til timer” og velg “Legg til fravær” fra menyen.   Gi fraværet et beskrivende navn og velg fraværstype (ferie, syk etc.) Avhengig av fraværet kan du enten velge “Hel dag (Ferie)”, eller legg til et start- og slutt tidspunkt. Hvis du trenger å gjøre endringer eller slett fraværet, beveger du musepekeren over fraværet og velger hva du ønsker å gjøre i menyen (redigere/slette).  Fravær vises i ukeraden og i kalenderen og er markert i oransje. Dersom fraværet kun gjelder deler av en dag, vil du enkelt se dem i sidepanelet. Du kan også se fraværet ditt i “Timeplan” | Kalender og under Rapporter | Opprette rapport, aktiviteter. Standard aktivitetsliste vil være din egen standard for gjeldende måned, men du kan enkelt opprette egne rapporter og lagre dem for senere bruk.

Her kan du lese hvordan du setter opp for varsling på e-post

 Her kan du lese om hvordan å gi medlemmer tilgang på et prosjekt.

 Her kan du lese om følgende: - registrering av arbeidstimer, behandling og godkjenning - beregning av fleksitid - fraværsregistrering - Lage interne kommentarer  

Nå er det mulig å få den total timesaldoen på bruker- rapporter.

Vedlagt følger oversikt over hvordan man kan benytte Flexitid i Project Management:   Merk! Modulen for avansert timeregistrering kreves for å beregne arbeidstidsbalansen. Denne er tilgjengelig i Premium-pakken og Enterprise-pakken. Etter du har gjort endringer på overtid, arbeidskontrakt, fraværstyper etc må du rekalkulere timebalansen til personene, eventuelt hele organisasjonen. Dette gjøres fra Innstillinger/ Innstillinger for timeregistrering eller fra brukerinnstillinger dersom det kun gjelder for en enkelt person. Beskrivelse Arbeidstimebalanse/ flexitid er forskjellen mellom antall registrerte timer og de daglige timene som er spesifisert på en ansattes arbeidsavtale. Balansen/ flexitid beregnes daglig og vises under som KPI i timeregistering. Beregning av saldoen krever konfigurering av innstillinger/ Innstillinger for arbeidstid, inkludert startdato, antall timer per dag og  spesisfisert arbeidsuke. En maksimal balanse kan også angis. Hvis spesifisert, er ferier, betalt permisjon og overtidssatser vurdert i balansen. Flextid beregner saldoen bare når en aktiv Arbeidskontrakt er på plass.   Ferie Offentlige høytider for ulike land ligger under Innstillinger/ høytider. Her kan man også legge inn flere bevegelige helligdager.   Betalt permisjon Dager merket i kalenderen med betalt permisjonsaktiviteter telles ikke som arbeidsdager, og registrering av timer forventes ikke. Se mer informasjon om betalt permisjon.   Overtidssatser Overtidssatser legges inn under Innstillinger/ overtid. Dersom man for eksempel skal ha 50% overtid legger man inn 150% under multiplikator.   ARBEIDSKONTRAKT En arbeidskontrakt er obligatorisk for å beregne den ansattes arbeidstidsbalanse/flexitid. Arbeidskontrakter med startdato opprettes automatisk for nye ansatte den datoen de legges inn som bruker. Gå til Verktøy> Brukeradministrasjon for å se detaljer om de enkelte brukerne. Kontrakten må spesifisere startdato og forventede daglige timer, og hvis en ansatt ikke har en kontrakt eller kontraktens sluttdato er i fortiden, beregnes ikke arbeidstidsbalansen.   ARBEIDSTIDBALANSE/FLEXITID Når det er satt opp en arbeidskontrakt på den ansatte og de daglige timene er registert vil det beregnes flexitid.  

Lav mva sats er vedtatt redusert fra 12 % til 6 % fra og med 1. april, til og med 31. oktober. Er dette aktuelt for deg og din bedrift forklarer vi nedenfor hvordan du kan gjøre dette i Visma.net Project Management.  For øvring anbefaler vi denne artikkelen til Regnskap Norge for å lese om endringene.    I Visma.net Project Management kan du legge til nye og endre mva-sats fra Innstillinger/ avgiftssatser. Alt som skal faktureres med gammel mva-sats må legges til utkast før du eventuelt endrer sats. Siden dette er en midlertidig løsning fra myndighetene sin side kan det være et alternativ å opprette en ny sats istendefor å endre eksisterende.  Man kan eventuelt deaktivere opprinnelig Lav sats. Denne kan aktiveres igjen når tiden er inne for det.  Dersom det er spesifikke produkter som har lav sats må dere endre satsen på aktuelt produkt i produktregisteret.  Eventuelt kan du også endre på kundekortet til aktuelle kunder. 

For å ha bedre kontroll på faktureringsprosessen ved bruk av Visma Severa, kan du definere hvilke fakturastatuser hver ansatt(ansvarlig for fakturering) skal ha tilgang til. Les mer om hvorfor og hvordan i dette brukertipset.

I forbindelse med Covid-19 viruset er det kommet nye regler om retten til omsorgspenger ved stenging av barnehager og skoler og pemittering.  Permittering er en midlertidig ordning hvor arbeidstaker blir pålagt arbeidsfritak og arbeidsgiver samtidig blir fritatt sin lønnsplikt. For at bedriften skal kunne benytte permittering kreves det at det foreligger saklig grunn og det er en forutsetning at arbeidsstansen er av midlertidig art. Dette kan for eksempel være omsetningssvikt, mangel på tilgang til råvarer mm.   I forbindelse med Covid-19 vedtok Regjeringen 20. mars å redusere antall dager med lønnsplikt for arbeidsgivere ved permittering fra 15 til 2 dager, og å oppheve ventedagene for dagpenger for de som permitteres. Les mer på regjeringen.no.   Nedenfor finner du fremgangsmåten for hvordan dette kan føres i Visma.net Project Management.   Du begynner med å opprette fraværskodene som skal benyttes.   Innstillinger | Prosjekt | Aktivitetstyper  Fyll inn navn på fraværsarten, kode hvis du har integrasjon mot lønn/fraværssystem, sett inn Kategori fravær og velg ikon Privat.  Permittering skal ikke ha hake for Betalt fravær, mens Syk Barn - Omsorgspenger er betalt fravær, enten om du som arbeidsgiver forskutterer omsorgspengene, eller om de ansatte mottar denne ytelsen direkte fra NAV.      Etter at de nye fraværsartene er opprettet må du logge ut og inn igjen av systemet før de vil være tilgjengelig for registrering under Timer & Utlegg.      Fyll inn navn på fraværet (obligatorisk) og vel fraværstype. Definer om det er fravær hele dagen eller deler av dagen. Ved bruk av hele dagen har du mulighet til å registrere fraværet over flere dager, mens ved deler av dagen må det fylles ut samme informasjon en gang pr dag.      Rapport over fraværet finner du under Rapporter | Timer&Utlegg | Andre timetyper.     NB! Dersom du har integrasjon med Visma Lønn fører dere fravær på internt prosjekt der jobbtyper er knyttet til lønnsarter i Visma Lønn.  Dere kan da opprette eventuelle jobbtyper med samme kode som lønnsarten i Visma Lønn.        Her får du en oversiktt over aktuelle linker:   https://community.visma.com/t5/Nyheter-i-Fagomrade-Lonn-HR/Coronaviruset-nye-regler-for-permittering-sykepenger-og/ba-p/281655?elq=a4efcb930f01467cb7adf9c1d6a9d1dd&elqCampaignId=22147&elqTrackId=5D629821C10675CBA796648A600C3D1C&elqaid=38334&elqat=1&optin=1&utm_campaign=NO_AC_Regelnytt_uke12_2020&utm_content=NO_SW_Regelnytt_VL_uke12_2020&utm_medium=email&utm_source=Eloqua   https://www.regjeringen.no/no/tema/koronavirus/id2692388/   https://www.nav.no/no/bedrift/oppfolging/permittering-og-omstilling/permittering-og-oppsigelse   https://www.nav.no/no/person/innhold-til-person-forside/nyttig-a-vite/stengte-skoler-og-barnehager-gir-rett-til-omsorgspenger    

Finn ut hvordan du slår av/på øreavrunding på faktura i Visma Severa!