CAO's Youforce Payroll Gemal

Mededeling 2021-03/1 Gemal Prognose wordt Visma Prognose In de release notes van afgelopen oktober hebben we aangekondigd dat Gemal Prognose alsnog tot het einde van 2020 wordt ondersteund om extra tijd te bieden om over te stappen op Visma Prognose. Op basis van feedback van meerdere klanten is er besloten tot doorontwikkeling van Visma Prognose. Het betreft functionaliteit om meerdere ceanummers te ondersteunen en het toevoegen van een centraal overzicht (periode gegevens en jaartotalen per medewerker). Daarom zijn we tot het besluit gekomen het deactiveren van Gemal Prognose uit te stellen tot 1 juni 2021, zodat aanvullende functionaliteit in Visma Prognose gerealiseerd kan worden. Details van de gegevensaanlevering aan Visma Prognose en uitleg van de functionaliteiten vind je beschreven in de handleiding in de community. Wil je meer weten over de overstap of behoefte aan een kennissessie; neem dan contact op met je Customer Success Manager. Die helpt je graag met een zorgeloze ingebruikname van deze nieuwe oplossing. Nieuw 2021-03/2 Eigen teksten bij regelingen In Gemal ondersteunen we je - en de CAO’s die voor je medewerkers van toepassing zijn - met behulp van diverse functionaliteiten. Zo’n functionaliteit kan dan bestaan uit een set door ons ingerichte geparameteriseerde rekenregels en aansturingen. Daarnaast bieden we vaak ‘broertjes’ van dezelfde functionaliteit aan waarbij je de vrijheid hebt om zelf te parameteriseren en in te richten. Zo richten we bijvoorbeeld de generieke regeling 'Eindejaarsuitkering' specifiek in voor een bepaalde CAO, maar je hebt de mogelijkheid om met dezelfde set rekenregels en aansturingen een eigen uitkeringsregeling te maken. De naamgeving van invoer(codes) en uitvoer(codes) kon al op A(lgemeen), C(AO) of W(erkgever)niveau worden aangepast voor de herkenbaarheid op de loonstaat en de salarisstrook. Tot nu toe was de naamgeving van de regeling zèlf echter niet aan te passen waardoor je in Gemal Direct Inrichting en op het overzicht specificatie productiegegevens altijd de generieke benaming te zien kreeg: bijvoorbeeld ‘Eindejaarsuitkering 7’ of ‘Verlofregeling 11’ terwijl dit voor jou of je CAO juist een specifieke regeling voor “Bindingstoelage” of “Extra Geboorteverlof” is. Vanuit diverse werkgevers bereikt ons de wens om de benaming van zo’n generieke regeling aan te kunnen passen zodat dit meer aansluit bij hun belevingswereld [1].  Eigen teksten bij generieke regelingen Met ingang van periode 03 hebben we daarom een aanpassing gedaan in Gemal Direct Inrichting en op het overzicht specificatie productiegegevens uit Gemal. Hierdoor wordt het mogelijk om voor de volgende generieke regelingen (die het meest gebruikt worden) een eigen tekst vast te leggen: - Persoonlijke budgetten; - Eindejaarsuitkeringen; - Premieregelingen diverse verzekeringen (VRZ); - Verlof-/generatieregelingen - Verlofuren (ver)kopen. We hebben voor deze regelingen nu de algemene tekst vastgelegd op A(lgemeen) niveau, bijvoorbeeld: '03 Eindejaarsuitkering 3'. Daar waar van toepassing hebben we de tekst op C(ao)-niveau vastgelegd: dan wordt bijvoorbeeld de algemene tekst '05 Eindejaarsuitkering 5' ‘overruled’ door de CAO-specifieke tekst '05 Tegemoetkoming ZKV'. En het staat je natuurlijk vrij om op W(erkgeverniveau) voor jouw instelling hiervan bijvoorbeeld weer te maken '05 Vergoed. col. zorgverz'. (door het opnemen van het nummer van de regeling op de eerste twee posities heb je de link met de oorspronkelijke regeling hetgeen op sommige schermen nog gewenst is). Je ziet zo in één oogopslag waarvoor een bepaalde regeling voor jou in gebruik is. Voorbeeld uitkeringsregelingen bij een gemeente:        Je kunt natuurlijk ook een tekst vastleggen voor een regeling die geen CAO-waarde heeft. We hebben bijvoorbeeld de vrijheid gelaten om voor de functionaliteit 'Aanvullend geboorteverlof' zelf een verlofregeling te kiezen. Je kunt nu dus in plaats van "11 verlofregeling 11" de regeling in GDI bijvoorbeeld benoemen als "11 Geboorteverlof WIEG" en ook als zodanig terug zien op je specificatie productiegegevens.  Vastleggen eigen teksten Je kunt de teksten vastleggen in Gemal Direct Inrichting bij Werkgever, Extra > Tekst bij regeling (werkgevercode 05777). De vastlegging wijst zich verder vanzelf en is vergelijkbaar met het vastleggen van eigen teksten voor uitvoercodes in GDI. Een verschil is dat je de nieuwe tekst van een uitvoercode al meteen terugziet in bijvoorbeeld grondslagen, terwijl je de aangepaste tekst van een regeling pas terugziet nadat je productie verwerkt is. Je kunt vooralsnog alleen voor de hiervoor vermelde regelingen eigen teksten vastleggen. Eigen teksten specificatie productiegegevens De aansturing van de eigen teksten in Gemal Direct Inrichting werkt ook door in het overzicht specificatie productiegegevens waar je in het vervolg de tekst van de Algemene -, CAO- of eigen benaming van de regeling terugziet. Hierbij hebben we ook van de gelegenheid gebruik gemaakt om sommige regelingen wat beter en wat meer in lijn met andere regelingen te presenteren. Meer informatie [1] https://community.raet.com/producten/payroll-gemal/i/ideeen. Gewijzigd en verbeterd 2021-03/3 Automatisch herrekenen op basis van releasenummer In vrijwel elke release voeren wij automatische herrekeningen uit. Met die herrekeningen kunnen we foutsituaties met terugwerkende kracht herstellen. De systematiek hierachter is altijd geweest dat je elke maand minstens één salarisproductie draait. Wij geven elke maand een nieuwe release uit. Op die manier krijg je elke maand de automatische herrekeningen en dus de aanpassingen uit de betreffende release mee. In de praktijk doen zich echter situaties voor waarbij de productiemaand en de releasemaand niet gelijk lopen. Daardoor kun je herrekeningen missen. Voorbeelden van dergelijke situaties zijn: Bij een tussentijdse aanpassing vanwege een opgeloste fout. Een tussentijdse aanpassing wordt toegevoegd aan de laatste release. Als je reeds de betreffende productie hebt gedraaid, dan mis je de herrekening voor de tussentijdse aanpassing. Bij vierwekenverloning lopen de productieperiode en de releasemaand niet gelijk. Vanaf halverwege het jaar lopen vierwekenverloners een periode voor op de release. Gemal houdt tabellen bij om in dat geval toch de juiste herrekening toe te passen, maar dit is foutgevoelig. Bij de betaling van sommige pensioenen en uitkeringen is het gebruikelijk om al zeer vroeg de productie te draaien. Meestal worden de stroken voor een maand al gedraaid voordat deze maand daadwerkelijk begonnen is. Daardoor draai je productie tegen de release van een maand eerder. Bij een eventuele overdraai in de maand zelf kunnen dan opeens herrekeningen verschijnen die er eerder niet waren. In incidentele gevallen blijken ook werkgevers met maandverloning al een productie te draaien voor een maand die nog niet begonnen is, bijvoorbeeld voorafgaand aan de zomervakantie. Als dit niet structureel gebeurt dan kunnen ze een hele maand aan herrekeningen missen. Voorbeeld: je draait op 28-07-2021 productie 08-2021. De laatste release is dan 07-2021. Vervolgens draai je op 15-09-2021 productie 09-2021. De laatste release is dan 09-2021. De herrekeningen van 08-2021 loop je mis. Als je een automatische herrekening mist en je herrekent de medewerker op een later tijdstip om een andere reden, dan krijg je de verschillen op dat latere tijdstip pas te zien. De reden herrekening wordt dan niet langer getoond, omdat je zelf de herrekening hebt aangestuurd. Het is dan vaak lastig om de reden van deze verschillen te achterhalen, omdat er geen reden bij deze herrekening meer wordt vermeld. Om dergelijke situaties te voorkomen, hebben we met ingang van periode 03 de systematiek van herrekenen verbeterd. Automatische herrekening met release nummer Vanaf periode 03 krijgen alle herrekeningen naast een reden ook een releasenummer mee. Als de laatste release 08-2021 is geweest en Gemal voert herrekening reden 12 door, dan zie je bijvoorbeeld: Automatische herrekening Reden: 08-12. Payroll Gemal houdt bij van welke release je de herrekeningen hebt gehad. Met behulp van dat gegeven bepaalt Gemal welke nieuwe herrekeningen relevant zijn in de productie die je draait. Dit gegeven wordt per jaar apart bijgehouden. Je krijgt in je januariproductie dus nooit herrekeningen uit december van het voorgaande jaar. Ook kun je in januari nog correctieproducties voor december van het oude jaar draaien, waarbij Gemal nog steeds de herrekeningen van het oude jaar kent. De systematiek per productiesoort is als volgt: In een salarisproductie krijg je de herrekeningen van alle releases die er zijn geweest tussen je laatste productie en je huidige productie. Meestal zijn dat de herrekeningen van alleen de laatste release, maar dat kunnen ook herrekeningen zijn uit meerdere releases of uit geen enkele release. In een vervangende correctieproductie (werkgevercode 99231 Code correctieproductie = 1) wordt feitelijk de salarisproductie opnieuw uitgevoerd voor de geselecteerde medewerkers. Daarom worden in deze productie de herrekeningen uitgevoerd uit de releases die ook in de laatste salarisproductie relevant waren. In een aanvullende correctieproductie (werkgevercode 99231 Code correctieproductie = 2) worden aanvullend op de bestaande salarisproductie extra mutaties toegevoegd. De herrekeningen uit de oorspronkelijke salarisproductie worden in uitzonderlijke situaties ook in deze productie herhaald, maar zullen over het algemeen geen verschillen tot gevolg hebben. In een aanvullende correctie op periode 12, uitgevoerd in januari, zijn soms wel extra herrekeningen van toepassing. In die situatie leg je de werkgevercode 99232 Automatische herrekening aanvullende correctieproductie vast met waarde 1. In dat geval worden de herrekeningen gepresenteerd met releasenummer 13. Opmerking voor vroegdraaiers Als je vóór release 03 reeds je salarisproductie voor periode 03 hebt afgeroepen, dan zijn als vanouds de herrekeningen voor release 03 niet uitgevoerd. Als je je salarisproductie voor periode 04 vervolgens draait vóór 28-03-2021 (implementatie release 04), dan krijg je deze herrekeningen alsnog. Draai je je salarisproductie daarna, dan krijg je alleen herrekeningen voor release 04. Dit is een eenmalig probleem doordat Gemal vanaf periode 03 begint met releases te tellen én release 04 al in de voorgaande maand wordt geïmplementeerd. Desgewenst kun je zelf collectief herrekenen door werkgevercode 99221 vast te leggen met waarde 01. 2021-03/4 Anoniementarief als LH-tabel Loon of uitkeringen worden belast conform een loonheffingstabel. Meestal is dat de witte of groene tabel. In de loonaangifte wordt aangegeven welke tabel is toegepast via de code loonbelastingtabel. Er zijn ook een aantal uitzonderlijke situaties. Zo kan een werknemer vrijstelling hebben voor de loonheffing of er kan een anoniementarief van toepassing zijn, omdat de identiteit van de werknemer niet formeel vastgesteld kan worden. Voor deze situaties is in de loonaangifte een aparte code loonbelastingtabel gedefinieerd. In Gemal wordt het anoniementarief vastgelegd als aparte optie náást de opgegeven loonheffingstabel. Dat zorgt voor dubbelzinnige vastlegging. In de praktijk is men het altijd eens geweest dat bij wit/groen + anoniementarief het anoniementarief voor gaat. Bij sommige opties is dat echter minder duidelijk, zoals bij gelijktijdig vrijstelling voor de loonheffing en anoniementarief. Dit blijkt soms tot fouten te leiden bij de vastlegging of in de loonaangifte. Daarnaast kent Gemal de optie om afzonderlijk anonimiteit vast te leggen voor de loonheffing en voor de SV/ZVW. Hierbij is het onmogelijk dat een persoon wel anoniem is voor de ene berekening, maar niet voor de andere. Om die reden wordt de aansturing voor anonieme werknemers verhuisd naar één code. Hoe werkt het vanaf periode 03? Invoercode 02270 Anoniem LH en invoercode 02271 Anoniem ZVW/WN komen te vervallen. De functionaliteit van deze invoercodes wordt ondergebracht bij invoercode 02333 Code loonheffingstabel op de nieuwe waarde 4: Gegeven: code loonheffingstabel. Vastleggen: invoercode 02333. Opgeven welke loonheffingstabel dient te worden gehanteerd: 1 = witte; 2 = groene; 3 = geen loonheffingstabel toepassen; 4 (nieuwe waarde) = anoniementarief (52% en geen maximum SV/ZVW); 6 = thuiswerkers, aannemers van werk, sexwerkers en gelijkgestelden; 7 = binnenlandse artiest / beroepssporter; 8 = buitenlandse artiest / beroepssporter zonder verlaagd % beschikking en invoercode 02451 (vast) is niet vastgelegd. Buitenlandse beroepssporter met verlaagd % beschikking en invoercode 02451 (vast) is met een waarde vastgelegd; 9 = buitenlandse artiestengezelschappen en sportploegen. Conversie Wij zullen een conversie uitvoeren die met ingang van periode 03 invoercode 02270 Anoniem LH en/of invoercode 02271 Anoniem ZVW/WN waarde 1 omzet naar invoercode 02333 waarde 4. Als je na periode 03 de oude invoercodes 02270 en 02271 nog aanlevert - omdat je een versie van HR Core of een eigen HR-pakket gebruikt dat nog niet hierop is aangepast - dan worden deze codes ook bij binnenkomst in Gemal geconverteerd. De conversie is echter gemaakt voor de klanten in de sector Pensioen en Uitkeringen (zie hierna) en zal beëindigd worden zodra vanuit die sector de conversie niet langer nodig is. In de basis ondersteunen wij immers geen oude versies van HR-pakketten.  Automatische herrekening 03-03 Deze conversie wordt uitgevoerd met terugwerkende kracht naar 01-2021. Om die reden zullen wij een automatische herrekening uitvoeren. Je herkent deze herrekening op je mutatieverslag aan reden 03-03. Hieraan zijn geen kosten verbonden.  Let op: indien je in de oude situatie invoercode 02333 had vastgelegd met waarde 1 witte tabel of 2 groene tabel, dan is respectievelijk uitvoercode 01776 loon tabel wit of uitvoercode 01777 loon tabel groen berekend. Deze uitvoercode valt weg na herrekening, omdat invoercode 02333 wordt omgezet naar waarde 4 anoniementarief. Er is immers geen wit of groen tabelloon in de betreffende perioden. Wat moet je doen? Als je invoercode 02270 Anoniem LH en/of invoercode 02271 Anoniem ZVW/WN had opgenomen in Self Service formulieren, denk er dan aan deze om te zetten in invoercode 02333 Code loonheffingstabel nieuwe waarde 4. De Belastingdienst heeft aangegeven dat als een werknemer tegelijkertijd anoniem is en vrijstelling voor de loonheffing heeft, de vrijstelling voor gaat. Dit is een zeer uitzonderlijke situatie omdat een werknemer een BSN nodig heeft om de vrijstelling te kunnen aanvragen. De situatie doet zich alleen voor als de werknemer niet alle stukken bij je heeft aangeleverd. Als je in de oude situatie toch tegelijkertijd anoniementarief (invoercode 02270 waarde 1) en vrijstelling loonheffing (invoercode 02333  waarde 3) toepaste, dan gaf Gemal de vrijstelling voorrang. Voor 2021 wordt automatisch het anoniementarief toegepast vanwege de algemene conversie. Als deze situatie zich bij je voordoet, dan dien je zelf invoercode 02333 waarde 3 vast te leggen vanaf 2021. Let op: bovenstaande situatie is dusdanig uitzonderlijk dat de Belastingdienst heeft aangegeven dat de loonaangifte op deze situatie niet is voorbereid. Je ontvangt op dit moment loonaangiftemelding 0087 als het BSN ontbreekt en je past de vrijstelling loonheffing (tabelcode 999) toe. De Belastingdienst onderzoekt nog hoe de controle op deze situatie aangepast kan worden. In de praktijk bestaat de situatie niet dat een werknemer anoniem is voor alleen de loonheffing of alleen voor de SV/ZVW. In de oude situatie was het toch mogelijk om dit vast te leggen. Indien je alleen invoercode 02270 Anoniem LH en/of invoercode 02271 Anoniem ZVW/WN had vastgelegd, dan wordt in de nieuwe situatie de anonimiteit voor beide situaties toegepast. Dit levert dus een verschil op. Mocht die situatie zich bij je voordoen, dan dien je zelf te beoordelen of de werknemer al dan niet als anonieme werknemer geregistreerd moet worden. Speciaal voor Pensioen en Uitkering klanten (CAO code 60) Pension & Benefits Core gaat op een later moment over naar de nieuwe situatie. Pensioen Excasso online (Primus) wordt niet aangepast. Invoercode 02270 en invoercode 02271 zijn en blijven hiervoor beschikbaar en geactiveerd worden door Asap component 051 waarde 9 en door de afzonderlijke componenten 9AP (is gekoppeld aan 02270) / 9AQ (is gekoppeld aan 02271). Als je één van deze invoercodes vastlegt met waarde 1, dan zet Gemal automatisch ook invoercode 02333 Code loonheffingstabel op waarde 4 (anoniementarief). Alle 3 codes worden getoond op het stamkaartje indien aanwezig en teruggekoppeld naar Pension & Benefits Core en Pensioen Excasso online. Let op: Als je in dezelfde salarisproductie invoercode 02270 of 02271 vastlegt met waarde 1 en ook invoercode 02333 vastlegt, dan wordt altijd invoercode 02333 op waarde 4 gezet, ongeacht de waarde die je zelf hebt opgegeven. Het anoniementarief gaat immers vóór de andere loonbelastingtabellen. Er is geen automatische conversie andersom. Als je invoercode 02270 Anoniem LH of invoercode 02271 Anoniem ZVW/WN vastlegt met waarde 0, dan dien je zelf ook de waarde van invoercode 02333 Code loonheffingstabel te wijzigen. Gemal kan immers niet eenduidig vaststellen wat de waarde van invoercode 02333 in deze situatie zou moeten zijn. 2021-03/5 Samenloop herleidingsregel en anoniementarief Tot op heden gaf je in Gemal aan dat het anoniementarief van toepassing was door invoercode 02270 Anoniem LH vast te leggen met waarde 1. Als er herleidingsregels van toepassing zijn, dan leg je die vast met invoercode 02334 Code speciale fiscale regeling. Het anoniementarief is 52% en hier zijn nooit herleidingsregels op van toepassing. Als je beide invoercodes tegelijkertijd vastlegde, bleek Gemal echter het anoniementarief te negeren. In dat geval werd de loonbelastingtabel toegepast zoals vastgelegd op invoercode 02333 Code loonheffingstabel in combinatie met de herleidingsregels van invoercode 02334. Hoe werkt het vanaf periode 03? Met ingang van periode 03 hebben we dit aangepast. Als je het anoniementarief toepast, dan gaat dat altijd voor op eventuele herleidingsregels. Uit onderzoek van onze kant blijkt dat deze fout zich in praktijk gelukkig nog niet heeft voorgedaan in het huidige jaar. Om die reden wordt er geen automatische herrekening uitgevoerd. 2021-03/6 Controle op wijzigen BSN en IKV vervalt bij nieuwe klanten In Gemal is een controle aanwezig waardoor het BSN (invoercode 02320) of IKV (invoercode 02322) niet gewijzigd kan worden als de datum in-dienst in een voorgaand jaar ligt. Gemal presenteert in die situatie foutcode 181. De reden daarvan is, dat het BSN en IKV belangrijke sleutelgegevens zijn in de loonaangifte en de pensioenaangifte. Gemal levert geen loonaangiftegegevens over vorig jaar en geen pensioenaangifte over het jaar vóór vorig jaar aan. Bij wijziging van het BSN of IKV kan dit er toe leiden dat de sleutel per jaargang niet gelijk is. Dat levert grote problemen op bij de ontvangende instanties. Bij nieuwe klanten is er geen levering over een voorgaand jaar aanwezig en kan dit probleem niet optreden. Tegelijkertijd worden er vaak veel werknemers ingevoerd met een datum in-dienst in een voorgaand jaar. Bij de eerste in-dienstmelding wordt de controle niet uitgevoerd, maar als hierbij een fout wordt gemaakt dan kan die fout niet hersteld worden en moet er een nieuw persoonsnummer worden aangemaakt. De bestaande controle blijkt dus in de praktijk tot ongewenste situaties te leiden. Hoe werkt het vanaf periode 03? De controle is met ingang van periode 03 in Gemal aangepast. Het BSN of IKV kan gewijzigd worden als dit het eerste jaar is dat je productie draait op de betreffende instelling. Dit betekent dat werkgevercode 02201 Datum eerste daadwerkelijke productie is vastgelegd met een datum in het huidige jaar (of in de toekomst bij proefdraaien). 2021-03/7 Nogmaals: Percentage woonlandfactor Frankrijk aangepast Per 2021 is de jaarlijkse aanpassing voor de woonlandfactoren uitgevoerd. Op 8 januari hebben wij geconstateerd dat het percentage voor Frankrijk niet juist was opgenomen. Op 9 januari 2021 is dit aangepast. Zie het betreffende onderwerp in deze release notes onder het kopje Eerder gepubliceerde nieuwsberichten. Omdat een aantal klanten al vóór deze wijziging hun salarisproductie hadden afgeroepen, is er specifiek voor deze situatie een automatische herrekening uitgevoerd in februari. Helaas is vastgesteld dat de door ons toegepaste selectie voor deze herrekening niet correct werkt, als in januari - na de wijziging - nog aanvullende correctieproducties zijn vervaardigd. Automatische herrekening 03-09 We zullen in periode 03 nogmaals een automatische herrekening uitvoeren, maar dan (voor de zekerheid) voor alle werknemers met woonlandfactor Frankrijk. Deze herrekening vind je terug als reden 03-09 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Wet- en regelgeving Niet van toepassing Opgeloste meldingen 2021-03/8 Percentage vast contract met afwijkende ingangsdatum (change 2502781) Melding Als voor een werknemer invoercode 02511 Percentage vaste contracturen wordt vastgelegd met een afwijkende ingangsdatum, dan berekent Gemal een foutief percentage en worden onjuiste resultaten berekend op de volgende uitvoercodes: 01873 - afdracht premie WW 02107 - afdracht SV 02342 - afdracht WW Laag 02346 - grondslag addendum 02347 - premie WW addendum Als bijvoorbeeld invoercode 02511 met een ingangsdatum van 28 november 2020 is vastgelegd, dan zou Gemal moeten rekenen met 3/30, maar in plaats daarvan rekende Gemal met 27/30. Automatische herrekening 03-04 Met ingang van periode 03 is Gemal hierop aangepast. Als je een dergelijke mutatie hebt vastgelegd in de januari- of februari-productie van 2021, dan wordt dit gecorrigeerd via een automatische herrekening in periode 03. Deze mutaties worden op het mutatieverslag gekenmerkt met reden 03-04. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Actie Als deze foutsituatie zich nog voordoet in de gegevens over 2020, dan kun je dit corrigeren door voor de betreffende werknemer een herrekening vast te leggen via invoercode 02475 Beginperiode herrekening met terugwerkende kracht over 2020. De berekening wordt dan over 2020 wel gecorrigeerd, maar de wijziging in WW-premie wordt niet doorgegeven in de loonaangifte. De juiste bedragen dien je handmatig door te geven. 2021-03/9 Berekening waarde 5 in grondslagen bij verwerking alleen vaste of variabele gegevens (change 2456075) Een grondslag kan berekend worden over alleen vaste, alleen variabele of beide gegevens. Dit is door ons ingericht op werkgevercode 59001 Vast/eenmalig [1]. Het resultaat van een grondslag wordt doorgaans (eventueel na bewerking) gepresenteerd op een uitvoercode. Die uitvoercode kan weer opgenomen zijn in een andere grondslag. Voorbeeld: de grondslag ouderschapsverlof wordt bewerkt tot een bedrag korting en gepresenteerd op uitvoercode 01071 ouderschapsverl. Uitvoercode 01071 is weer opgenomen in de grondslag eindejaarsuitkering. Een dergelijke uitvoercode kan worden opgenomen in een volgende grondslag met waarde 5. Dit betekent dat de uitvoercode alleen wordt geteld voor zover deze is berekend over uitvoercodes die zowel in de eigen grondslag (in het voorbeeld ouderschapsverlof) als in de vervolggrondslag (in het voorbeeld eindejaarsuitkering) zijn opgenomen. Om de waarde van de uitvoercode (in het voorbeeld 01071) correct vast te stellen, voert Gemal een nieuwe berekening uit. Melding Het bleek dat in die berekening altijd alle vaste en variabele gegevens werden meegenomen, ook als de grondslag alleen over de vaste gegevens werd berekend. Hierdoor werd de grondslag te hoog vastgesteld. Oplossing Met ingang van periode 03 is de berekening aangepast: als een uitvoercode de uitvoer betreft van een grondslag en die uitvoercode is zelf opgenomen in een volgende grondslag met waarde 5, dan toetst Gemal nu of de grondslag waarover de uitvoercode oorspronkelijk was berekend betrekking had op vaste, variabele of beide gegevens. Rekenvoorbeeld: In de grondslag ouderschapsverlof zijn opgenomen: - uitvoercode 01001 salaris (vast) = € 2000. - uitvoercode 01003 sal. extra uren (variabel)= € 500. Er is 50% ouderschapsverlof vastgelegd. Dit wordt alleen berekend over de vaste gegevens. Het verlof heeft immers betrekking op de vaste uren en niet op de meeruren. uitvoercode 01071 ouderschapsverl. = € 2000 x 50% = - € 1000 Uitvoercode 01071 is opgenomen in de grondslag eindejaarsuitkering met waarde 5. In die grondslag zijn ook uitvoercodes 01001 salaris en 01003 sal. extra uren  opgenomen. Oude situatie Bij de berekening van het recht EJU werd uitvoercode 01071 opnieuw bepaald. Deze bepaling ging ten onrechte over de vaste - en de variabele gegevens tegen een waarde van (€ 2000 + € 500) x 50% = - € 1250. Nieuwe situatie Ook in de grondslag vakantietoeslag wordt uitvoercode 01071 bepaald tegen de waarde € 2000 x 50% = - € 1000. De fout heeft zich voorgedaan in situaties dat uitvoercodes voor korting wegens verlofregelingen (00675 t/m 00679 / 01071 / 01110 / 01146 / 01164 / 01301 / 01302 / 01441 t/m 01445) of uitvoercodes voor doorbetaling tijdens verlof (00635 t/m 00649) zijn opgenomen in de grondslag vakantietoeslag of in de grondslag van enige eindejaarsuitkering met waarde 5. In die situatie zijn het recht eindejaarsuitkering (uitvoercodes 01611 / 01612 / 01643 t/m 01646 / 01653), de korting eindejaarsuitkering (uitvoercodes 01801 t/m 01807) en de korting VT (uitvoercode 01652) onjuist berekend. Het recht VT (uitvoercode 01618) is wel correct berekend. Automatische herrekening 03-02 Wij zullen in periode 03 een automatische herrekening uitvoeren om voorkomende foutsituaties te herstellen, zie reden 03-02 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Meer informatie [1] Gemal handleiding onderwerp Grondslagen bij 1.7 Aansturing grondslagen. 2021-03/10 Codes gemoedsbezwaard niet op salarisstrook (change 2581286) In periode 01 zijn de invoercodes 02863 Code gemoedsbezwaard LA en 03079 Code gemoedsbezwaard PF weggevallen van de salarisstrook en het overzicht vaste personeelsgegevens. Automatische herrekening 03-06 In periode 03 zullen we voor de betreffende werknemers een automatische herrekening aansturen om deze gegevens te herstellen op de salarisstrook en het overzicht vaste personeelsgegevens en tevens in de loonaangifte en in de pensioenaangifte APG. Deze herrekening is herkenbaar aan reden 03-06 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2021-03/11 Toelage verschil inschaling (change 2571658) Je kunt in Gemal een toelage laten betalen die gebaseerd is op het verschil tussen de eigen inschaling van de medewerker en een andere inschaling, zoals bijvoorbeeld van toepassing bij een waarneming [1]. Melding We constateren dat deze toelage (uitvoercode 01185) niet op de juiste wijze in de programmatuur is opgenomen. Hierdoor wordt de vaste waarde van uitvoercode 01185 bijvoorbeeld niet meegenomen bij de vaststelling van het jaarinkomen ABP en mogelijk in andere grondslagen die uitgaan van een vaste waarde. Automatische herrekening 03-08 Om deze situatie te herstellen, zullen we in periode 03 een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 03-08 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Ook wordt voor betrokken medewerkers hierbij het jaarinkomen ABP opnieuw vastgesteld. Meer informatie [1] Handleiding onderwerp Bruto componenten bij 3.27 Toelage verschil inschaling. 2021-03/12 Controleoverzicht werkkosten en ‘eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling’ (change 2507708) We hebben in januari een bericht op de community geplaatst over het controleoverzicht werkkosten in combinatie met de ‘eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling’ vanuit de loonaangifte. Zie het volgende onderwerp in deze release notes. Met ingang van periode 03 zijn de problemen met het berekenen van de werkkosten/eindheffing als volgt opgelost.  Uitvoercodes opgenomen in grondslag werkkostenregeling (werkgevercode 55100) met een 9 (negatief tellen in de grondslag) zullen ook met een detailregel worden vermeld op het controleoverzicht werkkosten. De berekende eindheffing was in dit geval correct. Bij ceanummers met meerdere loonheffingennummers en eindheffing, zullen de bedragen eindheffing op het juiste loonheffingennummer worden gepresenteerd, indien de eindheffing naar de loonaangifte moet. Bij het aanpassen van de grondslag werkkostenregeling zal een automatische herrekening aangestuurd worden. Dit gebeurde voorheen niet, waardoor de berekende werkkosten en de eventuele eindheffing niet correct waren. Bij het overschrijden van meer dan 10% van de loon voor de loonheffing door loon voor de loonheffing groene tabel (uitvoercode 01777) wijzigt hierdoor het berekende forfait, waarna de berekende eindheffing weer correct berekend wordt. Voor 2020 kan dit helaas  niet meer via Gemal hersteld worden. Eerder gepubliceerde nieuwsberichten 2021-03/13 Controleoverzicht werkkosten en ‘eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling’ [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 26 januari 2021 - We hebben diverse meldingen ontvangen over het controleoverzicht werkkosten in combinatie met de ‘eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling’ vanuit de loonaangifte. Helaas is in bepaalde gevallen het controleoverzicht fout en het komt ook voor dat de berekende eindheffing niet juist is. 1. Op het controleoverzicht worden geen detailregels gepresenteerd als de uitvoercode in de grondslag werkkostenregeling (werkgevercode 55100) is opgenomen met waarde 9 (negatief tellen in de grondslag) of als de uitvoercode op CAO-niveau is opgenomen. Het totaal aan werkkosten en de berekende eindheffing zijn in dit geval wel goed. 2. Het controleoverzicht is fout als er uitvoercodes in de grondslag van werkgevercode 55100 zijn opgenomen met waarde 8 (niet opnemen in de grondslag). In dit geval worden de uitvoercodes toch meegeteld. Dit kan je oplossen door in een aanvullende correctieproductie over december 2020 de betreffende uitvoercode(s) uit de grondslag te verwijderen: je legt bij de uitvoercode(s) de waarde 0 (eerdere opgegeven waarde vervalt) vast. Ook de berekende eindheffing kan in dit geval fout zijn. 3. De berekende eindheffing in de loonaangifte is fout als het loon groene tabel (uitvoercode 01777) meer is dan 10% van de totale loon voor loonheffing. Het controleoverzicht is in dit geval wel goed. 4. De doorgegeven eindheffing is soms ook fout als bij een ceanummer meerdere instellingen voorkomen, waarvoor bij niet alle instellingen eindheffing berekend is. De eindheffing kan dan bij een ander loonheffingennummer van het ceanummer zijn opgenomen. Wij geven daarom het advies om goed te kijken bij de aangifte loonheffing of het bedrag ‘eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling’ wel goed is. Indien dit niet het geval is, dan kan je dit in de loonaangifte applicatie aanpassen. 2021-03/14 Percentage vrije ruimte voor de werkkostenregeling [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 28 januari 2021 - Voor 2020 was de vrije ruimte voor de werkkostenregeling opgerekt van 1,7 naar 3,00 procent. Per januari 2021 hebben wij dit weer aangepast naar 1,7 procent. Onlangs is er een bericht uitgegaan dat ook voor 2021 het verhoogde percentage van 3,00 van toepassing is. Het percentage is in Gemal aangepast met terugwerkende kracht vanaf januari bij werkgevercode 03330 en 03338. Automatische herrekening 10 In periode 02 zullen we een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 10 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2021-03/15 Percentage woonlandfactor Frankrijk aangepast per 9 januari [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 28 januari 2021 - In release 2021-01 zijn onder andere de woonlandfactoren aangepast. Bij het percentage voor Frankrijk was per 01-01-2021 een percentage van 89,81 opgenomen. Dit moest zijn 89.18. Het percentage is alsnog per 9 januari aangepast. Als je de januari-productie voor 9 januari hebt afgeroepen, dan is een foutief percentage toegepast. Automatische herrekening 08 In periode 02 zullen we een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 08 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2021-03/16 Selectief resultatenoverzicht (nog niet) vervallen [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 4 februari 2021 - Eerder hebben we aangekondigd dat enkele overzichten zullen vervallen. We hebben onder andere geschreven dat het selectief resultatenoverzicht - lijstnummer 2601 t/m 2640 (papier) - komt te vervallen [1]. Dit geldt ook voor het selectief werknemeroverzicht - lijstnummer 2301 t/m 2340. Het voornemen om deze overzichten uit te faseren is ongewijzigd, alleen dit zal later in het jaar plaatsvinden. Ons advies is om dit soort overzichten te genereren via het resultatenoverzicht in CSV formaat - lijstnummer 0605. De selectieve resultatenoverzichten en selectieve werknemeroverzichten stammen uit de tijd waarin het nagenoeg niet mogelijk was om goed in een database te zoeken. Om deze reden willen we de overzichten uit de programmatuur van Gemal verwijderen. Meer informatie [1] Release notes 2021-01/17. 2021-03/17 Foutcode bij koppelen dienstverbanden [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 18 februari 2021 - Met ingang van 18 februari is de programmatuur van Gemal aangepast. Producties vervaardigd op of na deze datum zullen met de gewijzigde programmatuur worden verwerkt. Let op: als de fout zich heeft voorgedaan in je salarisproductie van februari, dan dien je de mutatie voor het koppelen - invoercode 02950 - opnieuw vast te leggen in een correctieproductie over februari of in de maart-productie. 17 februari 2021 - De oplossing voor de foutcode is getest en goed bevonden. We streven ernaar om de oplossing in de nacht van woensdag op donderdag over te zetten naar de productie-omgeving. Hierna voeren we nog een laatste test uit. We laten je weten wanneer alles afgerond is. 16 februari 2021 - In periode 02 zijn aanpassingen doorgevoerd in Gemal voor het koppelen van dienstverbanden [1]. Het blijkt dat de mutatie voor het koppelen - invoercode 02950 waarde 1 - een foutcode geeft op het mutatieverslag: de koppeling wordt dus afgekeurd. De bedoeling van de aanpassing was om bij een afkeuring aan te geven op basis van welke invoercode de afkeuring wordt veroorzaakt. We zijn druk bezig het probleem te onderzoeken. Wat in veel situaties opvalt is dat er in de productie waar de mutatie voor het koppelen wordt vastgelegd, bij de meldingen onderaan op het mutatieverslag invoercodes worden aangegeven die in dezelfde productie bij één van de dienstverbanden met een waarde 0 of blanco staan vermeld. Zodra duidelijk is hoe en wanneer we dit gaan oplossen, zullen we je nader informeren. Meer informatie [1] Release notes 2021-02/5. 2021-03/18 Onjuiste cumulatieve gegevens bij VTWK (change 2574596) [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 19 februari 2021 - Het blijkt dat als in periode 02 een mutatie over vorig jaar is opgegeven, deze effect had over cumulaties die over het jaar heen gaan (zoals bijvoorbeeld VT, Eindejaarsuitkering etc.) Dit resulteerde in een onjuiste berekening en presentatie van het recht van deze uitkering. Bij uitdiensttreding kan dit leiden tot een onterechte uitbetaling. Omdat de fout over het cumulatieve recht - alleen bij VTWK over 2020 - te hoog is, zal het merendeel van de medewerkers hier geen probleem door ervaren. Wanneer echter de medewerker uit-dienst is gemeld in januari 2021, kan het recht VT/Eindejaarsuitkering etc. onjuist zijn. Automatische herrekening 03-10 Met ingang van periode 03 is Gemal hierop aangepast. In periode 03 zullen we voor de betreffende werknemers een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 03-10 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Let op: Deze herrekening kan leiden tot verschillen in positieve maar ook negatieve rechten. Advies Voor werknemers met een uit-dienst datum in januari - met TWK opgegeven in februari - moet je de rechten beoordelen als ook een herrekening voor die medewerker over 2020 is uitgevoerd in februari. Deze doelgroep is te vinden door in februari te kijken naar de loonstaat nabetaling vorig jaar. Omdat het verschil tot een uitbetaling of vordering kan leiden - afhankelijk van de mutatie in februari - kun je zelf beoordelen hoe de betaling van februari aangepast moet worden. In Betaal Manager kun je medewerkers desgewenst ook nog blokkeren. CAO informatie CAO ziekenhuizen 2021-03/30 Opschonen eenmalige uitkering [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 28 januari 2021 - Voor de CAO ziekenhuizen (code CAO 35) was in 2020 een eenmalige uitkering van toepassing. Deze is in februari 2020 uitbetaald en voor AMS medewerkers in december 2020. De inrichting van de regeling - eindejaarsuitkeringsregeling 3 - is met terugwerkende kracht vanaf 2021-01 verwijderd uit Gemal. Aangezien in januari 2021 geen recht is berekend, is een herrekening niet nodig. Pensioenfondsen Pensioenfonds ABP 2021-03/31 Module Pensioenaangifte APG weer beschikbaar [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 5 februari 2021 - De onderhoudswerkzaamheden zijn voltooid, al je bestanden zijn verwerkt. De statussen in Payroll Manager zijn bijgewerkt. Indien je in de tussenliggende periode de productie van februari hebt overgedraaid of een correctieproductie hebt gedraaid dan wordt alleen het laatst aangemaakte bestand ingelezen in Pensioenaangifte APG. Bij eerder gedraaide producties zie je dan mogelijk een rood handje (fout opgetreden) in Payroll Manager. Dit kun je negeren. Pensioenfonds PWRI 2021-03/32 Nogmaals: beëindiging regeling WIW [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 18 februari 2021 - We hebben in vorige release notes aangegeven dat je per 2021-01 deelnemers aan de WIW-regeling moest overzetten naar de SW-regeling. Je hoefde de deelnemers hiervoor niet uit-dienst en opnieuw in-dienst te melden, maar je kon volstaan met het wijzigen per 2021-01 van de Code pensioenfonds (invoercode 02315) van waarde X naar waarde W [1]. In aanvulling hierop geldt het volgende. Voor een spoedige verwerking van gegevens zal APG een einddatum plaatsen op het WIW-deelnemerschap. Wij verzoeken je om bij de betreffende medewerkers met invoercode 02925 de afwijkende intrededatum van 01-01-2021 vast te leggen voor het SW-deelnemerschap. Daarnaast: heb je zowel een WIW-instelling als een SW-instelling, dan was oorspronkelijk de verwachting van APG dat je de enkele betrokken WIW-medewerkers zou opnemen in de SW-instelling. Omdat dit in Gemal een verhuizing en mogelijk een uit-dienst / in-dienst scenario kan zijn, is APG ons hierin ter wille. Je kunt desgewenst dus de voormalige WIW-deelnemer handhaven in de oorspronkelijke instelling met het oorspronkelijke aansluitnummer dat voorheen als WIW te boek stond. Meer informatie [1] Release notes 2021-01/87. Automatische herrekeningen 2021-03/34 Vermelding automatische herrekening in mutatieverslag Periode 02 reden  omschrijving 08 Percentage woonlandfactor Frankrijk aangepast per 9 januari 09 CAO kinderopvang - Eindejaarsuitkering in de pensioenregeling 10 Percentage vrije ruimte voor de werkkostenregeling CAO gehandicaptenzorg - Eenmalige uitkering bij werknemers uit-dienst in januari Periode 03 reden omschrijving 03-02 Berekening waarde 5 in grondslagen bij verwerking alleen vaste of variabele gegevens (change 2456075) 03-03 Anoniementarief als LH-tabel 03-04 Percentage vast contract met afwijkende ingangsdatum (change 2502781) 03-05 Niet in gebruik 03-06 Codes gemoedsbezwaard niet op salarisstrook (change 2581286) 03-07 CAO VO - Wijziging in- en doorstroombanen 03-08 Toelage verschil inschaling (change 2571658) 03-09 Nogmaals: Percentage woonlandfactor Frankrijk aangepast 03-10 Onjuiste cumulatieve gegevens bij VTWK (change 2574596) 03-11 CAO gehandicaptenzorg - Nogmaals: eenmalige uitkering bij werknemers uit-dienst in januari (change 2604965) Werknemer- en werkgevergegevens 2021-03/35 Nieuwe/gewijzigde invoercodes en uitvoercodes invoercode omschrijving - - 2021-03/36 Nieuwe/gewijzigde werkgevercodes werkgevercode omschrijving - - Publishing Date : 2/25/2021

Mededeling 2021-02/1 Gemal Prognose wordt Visma Prognose In de release notes van afgelopen oktober hebben we aangekondigd dat Gemal Prognose alsnog tot het einde van 2020 wordt ondersteund om extra tijd te bieden om over te stappen op Visma Prognose. Op basis van feedback van meerdere klanten is er besloten tot doorontwikkeling van Visma Prognose. Het betreft functionaliteit om meerdere ceanummers te ondersteunen en het toevoegen van een centraal overzicht (periode gegevens en jaartotalen per medewerker). Daarom zijn we tot het besluit gekomen de de-activatie van Gemal Prognose uit te stellen tot 1 juni 2021, zodat aanvullende functionaliteit in Visma Prognose gerealiseerd kan worden. Details van de gegevensaanlevering aan Visma Prognose en uitleg van de functionaliteiten vind je beschreven in de handleiding in de community. Wil je meer weten over de overstap of behoefte aan een kennissessie; neem dan contact op met je customer success manager, die helpt je graag met een zorgeloze ingebruikname van deze nieuwe oplossing. 2021-02/2 Mutaties en Signalen Gemal We hebben enkele aanpassingen doorgevoerd in Mutaties en Signalen Gemal (MSG) naar aanleiding van wensen uit de pilot. Toevoegen naam ceanummer (instelling 0001) Wanneer je een query doet bij één ceanummer, wordt de naam van instelling 0001 getoond in het blauwe vlak in de kop. Je kunt dan zeggen dat de naam van het ceanummer wordt getoond. Als meerdere instellingen zijn aangevinkt, wordt de naam van de eerste instelling getoond. Zoals hieronder: de naam van instelling 52 wordt getoond vanuit het eerste instellingsnummer; Tandarts assistente is de naam van instelling 52.   Bij selectie van meerdere ceanummers wordt de naam van de eerste instelling getoond uit het eerste ceanummer: Selectieknop bij ceanummer en instellingsnummer Een andere wens uit de pilot was de mogelijkheid om met een selectieknop alle ceanummers/instellingsnummers in één keer te kunnen selecteren. Wanneer je een query wilt doen op bijvoorbeeld de Loonheffing Signalen, dan kan je dit nu eenvoudig doen zonder alle ceanummers/instellingsnummers één voor één te moeten aanklikken. Selectieknop 'Selecteer alles' voor alle ceanummers Selectieknop 'Selecteer alles' voor alle instellingsnummers Afgekorte kopteksten zichtbaar bij 'mouseover' Wanneer je met de cursor op een afgekorte tekst staat, wordt de volledige tekst zichtbaar. Bijvoorbeeld CeaNr, PersNr, InstNr en RegNr worden afgekort. Door met je cursor op deze afkorting te gaan staan, wordt de volledige naam zichtbaar. Tenslotte staat nog op de planning later dit jaar: Een filter kunnen opslaan. Ontsluiting van Mutaties en Signalen via Payroll Manager. Nieuw 2021-02/3 Reiskosten woon-werk op declaratiebasis Per 2021 is het fiscale regime veranderd voor de vergoeding van reiskosten woon-werk bij thuiswerk. Hiervoor hebben we nieuwe functionaliteit ontwikkeld waarmee je reiskosten en/of fiscale kilometers woon-werk op declaratiebasis kan vergoeden. Je kunt de functionaliteit per 2021-02 (eventueel met terugwerkende kracht naar 01-2021) gebruiken. Nieuwe regeling 'Reiskosten woon-werk op declaratiebasis' Gemal kent aparte functionaliteit voor woon-werkverkeer en voor zakelijke reizen. De vergoeding wordt op een andere wijze berekend en ook de fiscale vrijstelling van de reiskosten wordt via een apart traject bepaald. De berekeningen van woon-werkverkeer zijn gebaseerd op een vaste reisafstand tussen de woonplaats en het werkadres, die een bepaald aantal keren per maand wordt afgelegd. Hoewel Gemal vele opties kent, is het uitgangspunt altijd de vaste reisafstand. Dit uitgangspunt blijkt in steeds meer situaties niet aan te sluiten bij de praktijk. Veel bedrijven kennen meer dan één werklocatie en werknemers zijn soms wisselend op deze locaties aanwezig. Daardoor verschilt de reisafstand voor woon-werkverkeer per dag. Om deze reden is de wens geuit om een vergoeding van woon-werkverkeer op declaratiebasis mogelijk te maken, zoals dat voor zakelijke reiskosten al mogelijk is. Per 2021 is deze wens groter geworden vanwege een veranderend fiscaal regime voor de vergoeding van reiskosten aan werknemers die veel thuiswerken. In 2020 mocht een vaste vergoeding die was afgesproken vóór 13 maart 2020 nog onbelast worden doorbetaald. Vanaf 2021 mogen alleen de werkelijke reiskilometers nog onbelast worden vergoed tegen maximaal 19 ct/km. Veel CAO-koepels en werkgevers hebben al aangegeven hun vergoeding te gaan baseren op dit nieuwe regime. Ook in deze situatie is het wenselijk om woon-werkkilometers te kunnen declareren. Let op: deze wijziging is in verband met de lockdown uitgesteld tot 2021-02. In 2021-01 mag je een vaste reiskostenvergoeding die is overeengekomen vóór 13 maart 2020 nog onbelast blijven betalen. Over verder uitstel wordt in januari 2021 besloten. In de situatie dat je ook na de wijziging van het fiscale regime de vaste reiskostenvergoeding blijft doorbetalen die vóór de coronacrisis is afgesproken, dien je ook de werkelijke reiskilometers vast te leggen ten behoeve van de fiscale afhandeling. Ook voor deze situatie is functionaliteit toegevoegd. Kilometerregelingen voor woon-werkverkeer Vanaf periode 2021-02 kun je de bestaande kilometerregelingen voor zakelijke reiskosten aanmerken als een regeling voor woon-werkverkeer. Je kunt op deze regelingen reiskosten vergoeden tegen een vast bedrag per kilometer of via een staffel. Om het type reis te kunnen duiden hebben wij een nieuwe werkgevercode geïntroduceerd: Gegeven: type reis kilometerregeling. Vastleggen: werkgevercode 26270 (volgnr 1 t/m 15). 0 (of niet vastgelegd) = zakelijke reis; 1 = woon-werkverkeer. Als je deze werkgevercode vastlegt, worden de kilometers die je opgeeft op deze kilometerregeling geteld als kilometers woon-werkverkeer (uitvoercode 01885) in plaats van kilometers zakelijke reizen (uitvoercode 01889) ten behoeve van de berekening van het fiscaal vrijgestelde bedrag aan vergoeding. De uitbetaling van de gekozen kilometerregeling wordt getoetst aan de berekende fiscale vrijstelling voor woon-werkkilometers (uitvoercode 01667) in plaats van die voor zakelijke reizen (uitvoercode 01668). Uitbreiding aansturing kilometerregelingen In de oude situatie kon je op werkgeverniveau 15 kilometerregelingen definiëren. Per werknemer kon je maximaal 5 van deze regelingen toepassen. Met ingang van deze release hebben we dit uitgebreid naar 10 regelingen per werknemer. Je hebt daardoor ruimte om een inrichting voor woon-werkverkeer te maken zonder dat je een zakelijke regeling hoeft te schonen. De volgende invoercodes zijn toegevoegd: Gegeven: kilometerregeling 6 t/m 10. Vastleggen: invoercode 01905/01907/01909/01911/01913. Deze invoercodes zijn functioneel gelijk aan invoercodes 02571/02573/02575/02577/02579 Kilometerregeling 1 t/m 5. Ze worden gebruikt om een invoercode uit de volgende sectie te koppelen aan een inrichting op werkgeverniveau. Zie verder de Gemal handleiding: Reiskosten, zakelijke reizen bij 3.4. Gegeven: aantal kilometers kilometerregeling 6 t/m 10. Vastleggen: invoercodes 01906/01908/01910/01912/01914. Deze invoercodes zijn functioneel gelijk aan invoercodes 02572/02574/02576/02578/02580 Aantal kilometers kilometerregeling 1 t/m 5. Met deze invoercodes leg je de te vergoeden kilometers vast. De kilometers worden vergoed conform de staffel die is ingericht op de gekoppelde kilometerregeling. Zie de Gemal handleiding: Reiskosten, zakelijke reizen bij 3.4. Met de werkgevercodes 26255 t/m 26269 kun je een uitvoercode kiezen voor kilometerregeling 1 t/m 15. Er was keuze uit 7 uitvoercodes. Dat aantal is uitgebreid naar 10, zodat elke regeling die bij een werknemer wordt aangestuurd een eigen uitvoercode kan hebben. Het waardebereik van deze werkgevercodes is uitgebreid met de volgende waardes: 7 = uitvoercode 00981 vergoeding dienstreis 8. 8 = uitvoercode 00670 vergoeding dienstreis 9. 9 = uitvoercode 00671 vergoeding dienstreis 10. Als je de regeling gebruikt voor woon-werkverkeer, dan kun je - indien gewenst - de omschrijving van de uitvoercode zelf wijzigen, zie Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > in- en uitvoercodes > tekst bij uitvoercode. Declareren fiscale kilometers bij doorbetalen vaste vergoeding tijdens thuiswerk Het is mogelijk dat je je werknemer een vaste overeengekomen reiskostenvergoeding blijft betalen op basis van de contractueel overeengekomen werkdagen. Als de werknemer - wegens thuiswerk of andere redenen - minder dan 128 dagen op fulltime basis naar kantoor reist, is de vergoeding slechts fiscaal vrijgesteld tegen 19 ct per werkelijke reiskilometer. In die situatie kun je er voor kiezen om de automatische berekening van de fiscale reiskilometers uit te schakelen. Je kunt dan maandelijks de werkelijk gereisde kilometers opgeven met een nieuwe invoercode: Gegeven: fiscale kilometers woon-werk declaratie. Vastleggen: invoercode 01970. Wat moet je doen? Als je een vaste vergoeding wilt doorbetalen en je werknemer de werkelijke kilometers wilt laten opgeven t.b.v. de fiscale afhandeling, dan dien je de automatische berekening van reiskilometers uit te schakelen. Als je de automatische bepaling van de fiscale reiskilometers voor een individuele werknemer wilt uitschakelen, kun je invoercode 02372 Fiscale reisafstand woon-werk en invoercode 02508 Reisbewegingen verwijderen. Als je de automatische bepaling van fiscale reiskilometers op werkgeverniveau wilt uitschakelen, dan leg je de volgende codes vast: Werkgevercode 26300 Code reisdagen met waarde 0; Werkgevercode 26400 Werkwijze vaststellen fiscaal vrijgesteld bedrag met waarde 0 (= cumuleren woon-werk en zakelijk) of 1 (= niet cumuleren woon-werk en zakelijk). Ook in deze situatie verwijder je bij al je werknemers invoercode 02372 Fiscale reisafstand woon-werk en invoercode 02508 Reisbewegingen. Gewijzigd en verbeterd 2021-02/4 Oude WW-berekening vervallen In verband met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) hebben wij vorig jaar een nieuwe WW-systematiek geïntroduceerd. Daarmee vervallen diverse codes die betrekking hebben op de oude WW-systematiek Hieronder zijn de codes weergegeven die per 2021-01 vervallen. Werkgevercodes 07104 Afwijkend percentage afdracht wgf 07701 t/m 07769 WW percentage afdracht wachtgeld sector XX Invoercodes 02266 Afwijkende risicopremiegroep Uitvoercodes 01780 Pr WW AWF wg+wf 01837 Grsl WW-WGF ris 2 01838 Pr WW-WGF ris 2 01839 Grsl WW-WGF ris 3 01840 Pr WW WGF ris 3 01884 Grsl WW-WGF ris 1 01900 Afdr.grsl. WW-AWF 01911 Pr WW WGF ris 1 Denk er aan de uitvoercodes te verwijderen uit de journaalposten, comprimeertotalen en/of eigen cumulaties. 2021-02/5 Koppeling meerdere dienstverbanden Als je meerdere dienstverbanden koppelt via invoercode 02950 waarde 1, dan moeten een aantal gegevens bij de te koppelen dienstverbanden gelijk zijn. In de gebruikershandleiding was daarvoor een opsomming van deze gegevens opgenomen. Gebleken is dat de controles in Gemal en hetgeen in de gebruikershandleiding stond aangegeven niet volledig op elkaar waren afgestemd. Per 2021-02 zijn hiervoor aanpassingen gedaan in Gemal. De controle op de gegevens die aan elkaar gelijk moeten zijn, is nu van toepassing op alle invoercodes die als 'meerdere dienstverband gegeven' zijn vastgelegd, zie Gemal Direct Inrichting Werkgevergegevens > In-en uitvoercodes > Aansturing invoercodes > Niveau invoercode bij werkgevercode 57017 Niveau invoercode waarde 2 (MDV gegeven). Extra melding op uw mutatieverslag Als een koppeling wordt afgekeurd, dan wordt dat op het mutatieverslag kenbaar gemaakt met foutcode 175. Vanaf 2021-02 wordt bovendien gemeld welke invoercode(s) het betreft. 2021-02/6 Onderhoud code CAO CBS/LA 2021 Het CBS geeft een lijst uit met numerieke codes voor (subonderdelen van) CAO's. Grote bedrijven krijgen soms een geheel eigen code. Deze code moet doorgegeven worden in de loonaangifte en wordt gebruikt voor statistische doeleinden. De lijst wordt jaarlijks vernieuwd. In Gemal wordt deze code vastgelegd op werkgevercode 07005 Code CAO CBS/LA en afwijkend op invoercode 02842. Deze code kent een vast waardebereik omdat een ongeldige code tot vervelende foutmeldingen in de loonaangifte kan leiden die lastig te herstellen zijn. Om deze reden is het waardebereik beperkt tot CAO codes die voor u relevant kunnen zijn. Wat verandert er? Het waardebereik is bijgewerkt conform de lijst van 2021. De omschrijving van enkele CAO’s is aangepast. U hoeft niets te doen. Per 2021 zijn er geen CAO-codes vervallen of nieuw toegevoegd. Dit betreft slechts een naamswijziging voor: - 1630 Branche CAO gemeente - 1637 Provinciale sector - 1646 Rijk CAO - 1294 Werken voor Waterschappen 2021-02/7 Aanpassingen minimum (jeugd-) VT We constateren dat de handleiding Gemal bij onderwerp Vakantietoeslag bij onderdelen 2.4 en 2.5 Minimum vakantietoeslag (jeugdigen) nog niet helemaal bijgewerkt was. Dit betreft bijvoorbeeld 23 jaar als leeftijd minimumloon, jeugdkorting of status burgerlijke staat, voor CAO’s waar dit inmiddels niet meer van toepassing is. Enkele van deze situaties bleken ook in de programmatuur nog aanwezig te zijn maar doen zich in de praktijk zelden of nooit voor. Met ingang van periode 02 hebben we in ieder geval de handleiding en de programmatuur hierop aangepast per 2021. Automatische herrekening 06 Voor enkele situaties zullen we voor de zekerheid nog een automatische herrekening uitvoeren. U vindt deze herrekening terug op uw mutatieverslag als reden 06 Wet en regelgeving 2021-02/8 Grensleeftijd maximum uurloon jonge vrijwilligers aangepast De grensleeftijd van jonge vrijwilligers voor het bepalen van het maximum uurloon is in 2020 21 jaar. In Gemal was dit nog ingericht op 23 jaar. Dit is aangepast. 2021-02/9 LIV-bedragen per 2021 Medio januari heeft het UWV een bericht geplaatst met betrekking tot de indexering van de LIV-bedragen. Per 2021-02 zijn naar aanleiding hiervan de bedragen bij werkgevercodes 03361, 03362, 03365, 03366 en 03377 t/m 03382 aangepast, zie Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > Sociale verzekeringen> Tegemoetk. Loonk. UWV. Automatische herrekening 04 In periode 02 zullen we een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 04 op het mutatieverslag Opgeloste meldingen 2021-02/10 Foutcode 175 bij koppelen meerdere dienstverbanden (change 2407817) In de release notes 2021-01/18 hebben wij bericht over een foutsituatie bij het koppelen van meerdere dienstverbanden. Ondanks dat je bij de te koppelen dienstverbanden alle benodigde gegevens dezelfde waarde had gegeven, werd het koppelen toch afgekeurd met foutcode 175. Oplossing Met ingang van periode 02 is Gemal hierop aangepast. Actie Als het koppelen van dienstverbanden is afgekeurd in een voorgaande productie en je hebt géén gebruik gemaakt van de workaround, dan zijn de dienstverbanden na deze release niet automatisch gekoppeld. Je dient alsnog zelf te koppelen door bij beide dienstverbanden invoercode 02950 vast te leggen met waarde 1. 2021-02/11 Meldingen op salarisstrook bij samengevoegde salarisstrook (change 2400436) Bij een wijziging van het salaris wordt dit normaal gesproken vermeld op de salarisstrook. Bij medewerkers met meerdere dienstverbanden, waarbij het laagste registratienummer al uit dienst is, werd deze vermelding echter niet op de werknemersstrook van het actuele dienstverband gepresenteerd. Oplossing Met ingang van periode 02 is Gemal hierop aangepast. 2021-02/12 Controleoverzicht werkkosten en negatief tellen uitvoercodes (change 2462056) Op het controleoverzicht werkkosten worden de bedragen op uitvoercodes uit de grondslag werkkosten (werkgevercode 55100) per detailregel gepresenteerd. Melding Er is geconstateerd dat de uitvoercodes die in de grondslag staan met een 9 niet worden opgenomen in het overzicht. Deze bedragen staan wel in de totaaltelling en de berekening van de werkkosten wordt hier niet door belemmerd. Oplossing Met ingang van periode 02 is Gemal hierop aangepast. Ook de uitvoercodes die negatief moeten tellen in de grondslag worden met een detailregel gepresenteerd op het controleoverzicht werkkosten. 2021-02/13 Controleoverzicht werkkosten en dubbeltelling (change 2448222) Bij het verwerken van mutaties van werkgevercode 03340 Kosten werkkostenregeling werden deze onterecht als een vaste component gezien. Hierdoor werden de bedragen die met terugwerkende kracht opgegeven waren, gekopieerd naar de volgende maanden. Oplossing Met ingang van periode 02 is Gemal hierop aangepast. Een mutatie op werkgevercode 03340 wordt variabel verwerkt. Bedragen die met terugwerkende kracht worden opgegeven, wordt opgeteld bij de oorspronkelijk opgegeven kosten werkkostenregeling welke in het verleden opgevoerd zijn in die maand. 2021-02/14 Loontijdvak weggepoetst bij herrekening (change 2434004) Bij medewerkers die een hele maand Aanvullend geboorteverlof (AGBV) genoten, werden in die maand de fiscale loondagen (uitvoercode 01609) niet berekend. Hierdoor is het bedrag AGBV verrekend via de tabel Bijzondere Beloning. Deze foutieve berekening is helaas geïntroduceerd in release 2020-11. Oplossing Voor 2020 is dit niet meer via Gemal te herstellen en zal de medewerker dit via de aangifte IB verrekend krijgen. Automatische herrekening 05 Met ingang van periode 02 is Gemal hierop aangepast. Voor de betreffende werknemers zullen we in periode 02 een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 05 op het mutatieverslag.  Eerder gepubliceerde nieuwsberichten 2021-02/15 Lijstnummers 6202 en 6204 Synchronisatie Betalingen [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 21 december 2020 - We hebben verzuimd te melden dat met ingang van 1 december lijstnummer 6202 alleen nog het salaris synchroniseert. Tot en met november werd met dit lijstnummer ook gelijktijdig de afdracht bijgewerkt. We hebben de functie gesplitst: lijstnummers 6202 en 6204 verzorgen nu ieder één synchronisatie. Dit was nodig in verband met het nieuwe synchroniseren per productie, waarbij je vanaf de december-productie met opgave van één afroepnummer een synchronisatie kan opgeven: - Lijstnummer 6202 synchroniseert alleen de salarissen - Lijstnummer 6204 synchroniseert alleen de afdrachten Wanneer je een correctieproductie in december hebt laten vervaardigen en je gebruikt het Afdrachtensysteem, dan dien je daarna ook lijstnummer 6204 in een speciale productie af te roepen. Je stuurt deze lijstnummers aan in Gemal Direct Inrichting bij Afroep overzichten/bestanden > Afroep variabel, werkgevercode 99401 t/m 99448 Code variabele afroep. 2021-02/16 Vaste reiskostenvergoeding onbelast doorbetalen mag ook in 2021 t/m 2021-03 [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 26 januari 2021 - Het kabinet heeft besloten om de coulanceregeling voor vaste reiskostenvergoeding opnieuw te verlengen, nu tot 1 april 2021 (dus tot en met salarisproductie 2021-03). De voorwaarden voor de regeling blijven gelijk. Zoals gemeld in het bericht van 30 december hebben wij de functionaliteit voor de berekening van fiscale ruimte tijdens het thuiswerken voor heel 2021 tot je beschikking gesteld. Je kunt deze dus blijven gebruiken. Vooralsnog dien je er ook zelf zorg voor te dragen dat je deze regeling per 2021-04 beëindigd. In het geval dat de regeling wederom verlengd wordt, zullen wij dit melden met een nieuwe update. 30 december 2020 - In tegenstelling tot wat we hebben gemeld op 23 december, zullen we de nieuwe functionaliteit niet in release 2021-02 maar in release 2021-01 opleveren. Je kunt invoercode 02591 Reisbewegingen thuiswerk dus ook in 2021 vastleggen. Wij zullen deze functionaliteit het hele jaar 2021 ter beschikking stellen voor de situatie dat de regeling verder wordt verlengd of later in 2021 wederom wordt toegestaan. Zorg er wel voor dat je invoercode 02591 alleen vastlegt in de perioden die door de overheid zijn toegestaan. 23 december 2020 - Met deze wijziging kan het ook in 2021-01 voorkomen dat je de vaste reiskostenvergoeding onbelast mag doorbetalen, maar dat de fiscale ruimte voor uitruil van reiskosten tegen de werkelijke reizen moet worden berekend. De regels voor deze situatie zijn gelijk aan die in 2020. Om deze reden zullen wij de functionaliteit die we voor deze situatie hebben gemaakt activeren voor 2021. Dit zal gebeuren in release 2021-02. Je kunt dan invoercode 02591 Reisbewegingen thuiswerk met terugwerkende kracht opgeven over 2021-01. 21 december 2020 - In de release notes onderwerp 2021-01/5 hebben we geschreven dat je een vaste reiskostenvergoeding vanaf 2021 alleen onbelast mag vergoeden als je werknemer voldoet aan de eisen van de praktische regeling. De werknemer moet dus minimaal 128 dagen of 36 weken op fulltime basis naar de werkplek reizen. Zojuist hebben wij vernomen dat de uitzondering die van kracht was in 2020 wordt verlengd t/m 2021-01. Dit in verband met de lockdown. Ook in 2021-01 mag je een vaste vergoeding dus onbelast aan je werknemer doorbetalen ongeacht thuiswerk, mits deze vergoeding is overeengekomen vóór 13 maart 2020. In januari 2021 bekijkt het ministerie van SZW of de regeling verder wordt verlengd. Dit zal afhangen van de ontwikkelingen omtrent het Coronavirus. Wij houden je hiervan op de hoogte. 2021-02/17 Ziekte in uren - Overstap bij doorlopende ziektegevallen [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 29 december 2020 - Vanaf release 2021-01 kun je ziekte in uren vastleggen in plaats van in dagen. Zie hiervoor de Gemal release notes 2021-01/8. In de release notes geven we het advies om voor je hele organisatie de keuze te maken voor vastlegging in uren ofwel in dagen, zodat de berekening en rapportage voor alle werknemers gelijk verloopt. Wij moeten dit advies op één punt nuanceren: Als een werknemer op moment van overstappen reeds ziek is, dan heb je tot het overstapmoment de ziekte vastgelegd in dagen. De doorbetaling van componenten tijdens de ziekte gebeurt daarom op basis van een gemiddeld aantal uren ORT/BRD/OVW/meerwerk per dag (uitvoercodes 02003/02005/02008/02011). Daarnaast leg je maandelijks de code doorlopend ziek (invoercode 02445) vast. Deze code heeft tot effect dat de berekende refertegegevens van de vorige maand steeds worden hergebruikt. Normaal gesproken doe je dit om de refertegegevens van voorafgaand aan de ziekte maandelijks mee te nemen totdat de ziekte voorbij is. Bij opgave van ziekte in uren berekent Gemal normaal gesproken een gemiddeld aantal uren ORT/BRD/OVW/meerwerk per uur op dezelfde uitvoercodes 02003/02005/02008/02011. Als je overstapt van vastlegging in dagen naar vastlegging in uren, dan neemt Gemal het aantal uren ORT/BRD/OVW/meerwerk per dag uit de vorige periode mee en ziet dat in de huidige periode als aantal uren ORT/BRD/OVW/meerwerk per uur. Hierdoor wordt de ORT/BRD/OVW/meerwerk tijdens ziekte veel te hoog vastgesteld. Er zijn twee manieren om met deze situatie om te gaan: Je kunt bij lopende ziektegevallen blijven boeken in dagen totdat de ziekte afloopt. Bij nieuwe gevallen boek je de ziekte al in uren. Dit heeft wel als nadeel dat er tijdelijk geen consistente werkwijze is binnen de organisatie. Ook moeten je rooster- en HR systemen met deze situatie om kunnen gaan. Je kunt bij doorlopende ziektegevallen in de maand van overstappen zelf de correcte waarde opgeven voor de uitvoercodes 02003/02005/02008/02011. Dat kan met invoercode 02438/02446/02506/02444 [1]. Als de ziekte in volgende maanden voortduurt, dan geef je opnieuw invoercode 02445 Doorlopend ziek op en dan wordt de gecorrigeerde waarde steeds hergebruikt. De juiste waarde van uitvoercodes 02003/02005/02008/02011 bereken je door over de referteperiode (voorafgaand aan de ziekte) de totale waarde van uitvoercode 02014/02006/02009/02012 te delen door uitvoercode 02281 uren maandloner of 01844 uren uurloner. Voor CAO ziekenhuizen (CAO code 35) tel je uitvoercode 01619 generatiebeleid, uren toelage bij de genoemde uren op. Die berekende waarde leg je vervolgens vast met invoercode 02438/02446/02506/02444 [1]. Meer informatie [1] Handleiding Gemal onderwerp Ziekte, doorbetaling componenten bij 5.2 Correctie van periodegemiddelde. 2021-02/18 Aanpassing bedragen Topinkomens [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 5 januari 2021 - Naar aanleiding van publicatie hebben we de bedragen zoals behorend bij de Wet Normering Topinkomens aangepast per 2021-01 [1]. Sommige van deze bedragen zijn aangepast op CAO-niveau, het algemene bedrag is aangepast op Algemeen niveau. We constateren dat op Algemeen niveau ten onrechte nog enkele bedragen aanwezig waren, deze hebben we nu verwijderd. Zolang u niet op werknemerniveau afwijkend naar deze bedragen (volgnummers 02 t/m 07) heeft verwezen [2], zal dit verwijderen ook geen gevolg hebben. Meer informatie [1] Gemal Direct Inrichting Werkgevergegevens > Algemene regelingen > Normering topinkomen. [2] Invoercode 03154 Afwijkende norm topinkomen. 2021-02/19 PAWW premie ongewijzigd [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 5 januari 2021 - Het bestuur van Stichting PAWW heeft besloten de bijdrage voor 2021 in tegenstelling tot hun eerdere communicatie [1], te handhaven op 0,4%, zie Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > Pensioen en overige > Premie diverse verzekeringen > Premie div verz volgnummer 15, bij werkgevercodes 05018 en 05019. Meer informatie [1] Release notes 2021-01/21. 2021-02/20 Loonaangifte 2021 - Poortcontroles [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 6 januari 2021 - Per 2021 zijn diverse controles voor de loonaangifte poortcontroles geworden. Dat wil zeggen dat als de Belastingdienst controleert en het niet goed vindt, dan keurt de Belastingdienst de gehele loonaangifte af. In Gemal worden deze controles nog steeds gemeld. Er wordt echter, om te voorkomen dat de hele loonaangifte afgekeurd wordt, nulwaarden of N-waarden aangeleverd. Je kunt aan de hand van deze uitleg zelf bepalen wat de juiste gegevens moeten zijn en hiervoor de nodige mutaties vastleggen. De betreffende foutcode wordt weergegeven op het mutatieverslag. Voor de onderstaande foutcodes levert Gemal een nulwaarde (N-waarde) aan: Foutcode L1704 - Loon uit overwerk Foutcode L1917 - Code aard arbeidsverhouding Foutcode L1829 - Indicaties LKV Foutcode L1830 - Indicaties LKV Foutcode L1831 - Indicaties LKV Foutcode L1713 - Aantal verloonde uren Foutcode L2112 - Contractloon Foutcode L2113 - Aantal contracturen Foutcode L1704 - Loon uit overwerk Dit is een bestaande controle binnen Gemal. Echter, deze controle wordt vanaf 2021 een poortcontrole. Foutcode L1704 heeft de volgende omschrijving: “L1704 - Het Loon uit overwerk is ongelijk aan ‘0’, terwijl de Code soort inkomstenverhouding ongelijk is aan 11, 13, 15 of 17.” Deze controle werkt als volgt: Als uitvoercode 01923 (cumulatieve uitvoercode overwerk) > 0, dan moet invoercode 02893 Soort inkomen de waarde 11, 13, 15 of 17 hebben. Om uitval te voorkomen, wordt het loon uit overwerk in de loon- en pensioenaangifte 2021 op nul gesteld als de Code soort inkomstenverhouding, invoercode 02893, ongelijk is aan 11, 13,15 of 17 en uitvoercode 01923 (cumulatieve uitvoercode overwerk) > 0. Foutcode L1917 - Code aard arbeidsverhouding Dit is een bestaande controle binnen Gemal. Echter, deze controle wordt vanaf het jaar 2021 een poortcontrole. Foutcode L1917 heeft de volgende omschrijving: “L1917 - Er is een Code aard arbeidsverhouding aangeleverd, terwijl de Code soort inkomstenverhouding gelijk is aan 17, 22, 23, 24, 31, 32, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 42, 43, 45, 46, 50, 52, 55 t/m 61 of 63.” Om uitval te voorkomen wordt de Code aard arbeidsverhouding niet in de loon- en pensioenaangifte 2021 opgenomen als de Code soort inkomstenverhouding gelijk is aan 17, 22, 23, 24, 31, 32, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 42, 43, 45, 46, 50, 52, 55 t/m 61 of 63. Foutcode L1829 - Indicaties LKV Dit is een bestaande controle binnen Gemal. Echter, deze controle wordt vanaf het jaar 2021 een poortcontrole. Foutcode L1829 heeft de volgende omschrijving: "- ALS {[Code soort inkomstenverhouding / inkomenscode ongelijk is aan 11, 13, 15 of 31] - EN [Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA is niet “J”] - EN [Indicatie verzekerd WW is niet “J”] - EN [Indicatie verzekerd ZW is niet “J”]} - DAN [moet Indicatie aanvraag loonkostenvoordeel oudere werknemer, Indicatie aanvraag loonkostenvoordeel arbeidsgehandicapte werknemer, Indicatie aanvraag loonkostenvoordeel doelgroep banenafspraak, scholingsbelemmerden en Indicatie aanvraag loonkostenvoordeel herplaatsen arbeidsgehandicapte werknemer gevuld worden met "N" of niet worden aangeleverd]." Gemal controleert of de volgende indicaties zijn gevuld met “N”: - LKV - oudere werknemer, invoercode 03187 = 0, óf - LKV - arbeidsgehandicapte werknemer, invoercode 03184 = 0, óf - LKV - doelgroep banenafspraak en scholingsbelemmerden, invoercode 03185 = 0, óf - LKV - herplaatste arbeidsgehandicapte werknemer invoercode 03186 = 0, als Code soort inkomstenverhouding / inkomenscode, invoercode 02893, ongelijk is aan 11, 13, 15 of 31 én - indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA (invoercode 02123) - indicatie verzekerd WW (invoercode 02122) - indicatie verzekerd ZW (invoercode 02124) gelijk zijn aan 0. Om uitval te voorkomen worden de Indicatie aanvraag loonkostenvoordeel oudere werknemer, Indicatie aanvraag loonkostenvoordeel arbeidsgehandicapte werknemer, Indicatie aanvraag loonkostenvoordeel doelgroep banenafspraak, scholingsbelemmerden en Indicatie aanvraag loonkostenvoordeel herplaatsen arbeidsgehandicapte werknemer niet aangeleverd onder de volgende condities: - Als Code soort inkomstenverhouding, invoercode 02893, ongelijk is aan 11, 13, 15 of 31 - en Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA, invoercode 02123 = 0 OF = 2 - en Indicatie verzekerd WW, invoercode 02122 = 0 OF = 2 en Indicatie verzekerd ZW, invoercode 02124 = 0. Foutcode L1830 - Indicaties LKV Dit is een nog niet bestaande controle binnen Gemal. Foutcode L1830 heeft de volgende omschrijving: "Als werknemer op datum aanvang inkomstenverhouding de AOW-leeftijd heeft bereikt dan moeten - indicatie aanvraag loonkostenvoordeel oudere werknemer, - indicatie aanvraag loonkostenvoordeel arbeidsgehandicapte werknemer, - indicatie aanvraag loonkostenvoordeel doelgroep banenafspraak en scholingsbelemmerden en - indicatie aanvraag loonkostenvoordeel herplaatsen arbeidsgehandicapte werknemer gevuld worden met "N” of niet worden aangeleverd." Payroll Gemal zal controleren of de volgende indicaties zijn gevuld met “N”: - LKV - oudere werknemer, invoercode 03187 = 0, óf - LKV - arbeidsgehandicapte werknemer, invoercode 03184 = 0, óf - LKV - doelgroep banenafspraak en scholingsbelemmerden, invoercode 03185 = 0, óf - LKV - herplaatste arbeidsgehandicapte werknemer invoercode 03186 = 0, Als de datum bereiken AOW-leeftijd van de medewerker gelijk is aan of kleiner is dan de Datum aanvang inkomstenverhouding, invoercode 02922 of indien vastgelegd invoercode 02942, dan zullen de indicatoren niet worden aangeleverd. Dit om uitval te voorkomen. In andere gevallen zal Gemal een foutmelding op het mutatieverslag tonen. Foutcode L1831 - Indicaties LKV Dit is een nog niet bestaande controle binnen Gemal. Deze controle komt enigszins overeen met controle L1830. Foutcode L1831 heeft de volgende omschrijving: "Als de werknemer uiterlijk op de eerste dag van het aangiftetijdvak de AOW-leeftijd heeft bereikt, dan moeten - indicatie aanvraag loonkostenvoordeel oudere werknemer, - indicatie aanvraag loonkostenvoordeel arbeidsgehandicapte werknemer, - indicatie aanvraag loonkostenvoordeel doelgroep banenafspraak en scholingsbelemmerden en - indicatie aanvraag loonkostenvoordeel herplaatsen arbeidsgehandicapte werknemer gevuld worden met "N" of niet worden aangeleverd." Ook hier zal Gemal controleren of de volgende indicaties zijn gevuld met “N”: - LKV - oudere werknemer, invoercode 03187 = 0, óf - LKV - arbeidsgehandicapte werknemer, invoercode 03184 = 0, óf - LKV - doelgroep banenafspraak en scholingsbelemmerden, invoercode 03185 = 0, óf - LKV - herplaatste arbeidsgehandicapte werknemer invoercode 03186 = 0. Als de datum bereiken AOW-leeftijd van de medewerker gelijk is aan of groter is dan de de eerste dag van het aangiftetijdvak, dan zullen de indicatoren niet worden aangeleverd. Dit om uitval te voorkomen. Foutcode L1713 - Aantal verloonde uren Dit is een bestaande controle binnen Gemal. Echter, deze controle wordt vanaf het jaar 2021 een poortcontrole. Foutcode L1713 heeft de volgende omschrijving: "Het Aantal verloonde uren is ongelijk aan 0, terwijl de Code soort inkomstenverhouding ongelijk is aan 11, 13, 15, 17, 31 of 33." Om uitval te voorkomen zal Gemal het Aantal verloonde uren in de loon- en pensioenaangifte op nul stellen als Code soort inkomstenverhouding, invoercode 02893, ongelijk is aan 11, 13, 15,17, 31 of 33. Foutcode L2112 - Contractloon Poortcontrole L2112 vervangt controle L1915 met ingang van het jaar 2021. Gemal kent reeds controle L1915. Om uitval te voorkomen zal Gemal het Contractloon niet in de loonaangifte vermelden als de Code soort inkomstenverhouding, invoercode 02893, ongelijk is aan 11, 13, 15,17, 33, 53, 54 of 62. Foutcode L2113 - Aantal contracturen Poortcontrole L2113 vervangt terugkoppelcontrole L1916 met ingang van het jaar 2021. Gemal kent reeds controle L1916. Om uitval te voorkomen zal Gemal het Aantal contracturen per week niet in de loonaangifte vermelden als Code soort inkomstenverhouding, invoercode 02893, ongelijk is aan 11, 13, 15,17, 33, 53, 54 of 62. Overige aandachtspunten loonaangifte 2021 In sommige situaties mogen de contractindicaties geheel niet aangeleverd worden. Gemal biedt daartoe niet de expliciete optie. Je kunt immers alleen kiezen tussen Ja of Nee. Wij zorgen er in die gevallen automatisch voor dat de indicaties niet gevuld worden. Je hoeft hiervoor geen actie te ondernemen. Bijvoorbeeld bij de nieuwe aard arbeidsverhouding 18 - publiekrechtelijke aanstelling - mogen de contractindicaties niet worden aangeleverd, zowel N als J is in dit geval fout. Gemal levert daarom automatisch geen contractindicaties aan indien aard arbeidsverhouding 18 is vastgelegd. 2021-02/21 Berekening WW addendum bij gelijke waarde invoercodes 02404 en 02511 [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 6 januari 2021 - Als een werknemer een addendum heeft gehad en dit addendum loopt af, dan maakt HR Core Beaufort dat kenbaar door invoercodes 02404 Percentage deelbetrekking en invoercode 02511 Percentage vaste contracturen beiden aan te leveren met dezelfde waarde. Het bleek dat Gemal in deze situatie ten onrechte toch WW-premie voor het addendum berekende. In de release notes 2021-01/23 hebben we een aanpassing doorgevoerd voor de situatie dat invoercode 02511 gedurende de maand werd vastgelegd met een andere waarde. Het blijkt dat de hierboven beschreven situatie ook is opgelost met diezelfde aanpassing. Mocht de foutsituatie zich hebben voorgedaan, dan kun je in een aanvullende correctieproductie over periode 12-2020 de werknemer zelf herrekenen door invoercode 02475 Beginperiode herrekening vast te leggen met waarde 01. De berekende SV-premies worden dan in de loonaangifte gecorrigeerd. Let op: als je deze actie niet uitvoert, dan kun je op een later moment weliswaar alsnog herrekenen over 2020, maar dan geeft Gemal de gewijzigde gegevens niet automatisch door aan de loonaangifte. Je dient de grondslag en premie WW in dat geval zelf handmatig te corrigeren via de handmatige correctie loonaangifte. 2021-02/22 Gegevensuitwisseling Loonkostengegevens [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 11 januari 2021 - Dit bericht is van belang als je gebruik maakt van één van de volgende CAO's: Gehandicaptenzorg, GGZ, Jeugdzorg of Kinderopvang, Sociaal Werk, VVT en Ziekenhuizen. Op verzoek van werkgeversverenigingen wordt één keer per jaar (half februari) een bestand aangeleverd met loonkostengegevens. Deze gegevens worden alleen doorgegeven als je daarvoor een machtiging hebt gegeven via werkgevercode 10106 (Gemal Direct Inrichting Werkgevergegevens > Algemeen > Jaarlijkse leveringen > Code machtiging gegevensuitwisseling LKG). Deze werkgevercode staat standaard op waarde 1 (niet doorgeven). Dit in het kader van de AVG. Het nadrukkelijk verzoek van de werkgeversverenigingen is dat je deze code wijzigt, voor zover je dat nog niet gedaan hebt naar waarde 0, dat wil zeggen wel meedoen met de gegevensuitwisseling. In de Gemal handleiding zie je bij onderwerp 'Loonkostengegevens, gegevensuitwisseling' welke gegevens in het bestand worden doorgegeven. Deze gegevens zijn vanzelfsprekend anoniem. Let op: maak je gebruik van de CAO ziekenhuizen, dan is het van belang dat je aan de organisatie die de informatie voor deze CAO verwerkt, dat is Dutch Hospital Data, ook aangeeft mee te willen doen met de gegevensuitwisseling. 2021-02/23 Dagbedrag maximum dagloon [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 11 januari 2021 - Het bedrag maximum dagloon - werkgevercode 07140 - is aangepast. 2021-02/24 Aansluiting tussen Gemal en loonaangifte niet correct bij wijziging Datum in-dienst [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. Update 15 januari 2021 - Afgelopen nacht is de programmatuur aangepast. Vanmorgen (15 januari) zullen we voor de betreffende ceanummers de synchronisatie van de loonaangifte via lijstnummer 0204 afroepen. Als deze is verwerkt in de Loonaangifte, zullen de correctieberichten de gegevens bevatten die nog aangeleverd moesten worden voor de werknemers waarvoor de datum-in-dienst (invoercode 02922) naar het verleden verlegd was. Na controle kun je de loonaangifteberichten insturen. Update 13 januari 2021 - Het probleem speelt pas vanaf de december-release. Uiterlijk morgen gaan we dit in de programmatuur aanpassen. In aanvulling op de programmawijziging zullen we voor de ceanummers waarvoor we hebben kunnen signaleren dat dit fout is, automatisch een synchronisatie van de loonaangifte (lijstnummer 0204) afroepen. Het resultaat daarvan is daarna vanzelf terug te vinden in de loonaangifte. Het betreft de volgende ceanummers: ceanummer instelling 11001 1 11029 1 11300 1 11304 1 11308 1 11311 1 11403 1 11500 1 11510 1 11606 1 11701 1 11786 1 11787 1 11800 1 12006 1 23427 1 23448 1 23602 3535 23604 2727 23841 1 23898 1 24729 1 25301 1 29000 1 13 januari 2021 - We krijgen meldingen dat de aansluiting tussen Gemal en de loonaangifte niet correct is, als bij een werknemer de Datum in-dienst (invoercode 02922) in 2020 verlegd is naar een eerdere datum. Voor de perioden die daardoor nieuw zou moeten worden aangeleverd, worden de berekende bedragen niet doorgegeven naar de loonaangifte. We werken met spoed aan een oplossing en houden je op de hoogte. 2021-02/25 Loon groene tabel en afdracht werkkosten [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 13 januari 2021 - In 2020 is het controleoverzicht werkkosten vernieuwd. Hierop wordt ook het loon groene tabel gepresenteerd (uitvoercode 01777), omdat voor het bepalen van het forfait voor de werkkosten dit niet mee mag tellen als het meer dan 10% bedraagt van het totaal aan loon voor de loonheffing. Helaas is deze afvraging niet doorgekomen bij het bepalen van de daadwerkelijke afdracht van de eindheffing. Hierdoor kan het bedrag eindheffing in de loonaangifte lager uitvallen dan op het controleoverzicht werkkosten staat. Indien je de werkkostenregeling aan hebt staan - EN de afdracht werkkosten via de automatische afdrachten wilt laten lopen - EN het totaal van uitvoercode 01777 loon groene tabel bedraagt meer dan 10% van het totaal bedraagt (zie hiervoor het controleoverzicht werkkosten), dan is het bedrag eindheffing in de loonaangifte niet juist. Dit kan je in het loonaangifteportaal aanpassen naar het bedrag dat op het controleoverzicht werkkosten staat. 2021-02/26 Extra onderhoud en tijdvak producties [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 14 januari 2021 - Met betrekking tot het tijdvak voor correctieproducties over 2020 en overige producties over 2021 vragen wij uw aandacht voor het volgende: Op zondag 31 januari is er een extra onderhoudsdag voor Payroll Gemal gepland. En op maandag 1 februari wordt release 2021-02 geïmplementeerd. Wat betekent dit voor u? Payroll Gemal is tijdens dit onderhoud gewoon beschikbaar, maar producties die afgeroepen worden na 18.00 uur op zaterdag 30 januari, zullen niet verwerkt worden. Deze worden in de wachtrij geplaatst en pas verwerkt wanneer release 2021-02 geïmplementeerd is. Wilt u nog een correctieproductie over 2020 laten vervaardigen, doe dit dan in ieder geval voor zaterdag 30 januari 18.00 uur, want daarna is het afroepen van deze producties over 2020 (technisch) niet meer mogelijk. De jaarwerkoverzichten en/of bestanden zijn wel via een speciale productie het hele jaar nog afroepbaar. 2021-02/27 Opgave jaarloon bijzondere beloning [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. Update 15 januari 2021 - We hebben met ingang van 15 januari een aanpassing in de programmatuur doorgevoerd zodat bij opgave van jaarloon bijzondere beloning met invoercode 02450 weer bijzonder tarief wordt toegepast. Heb je periode 01 al gedraaid, dan kun je voor de betreffende (ex)medewerker in een aanvullende correctieproductie (of een volgende salarisproductie) invoercode 02450 vastleggen zodat alsnog belasting over de vergoeding wordt ingehouden. 14 januari 2021 - Je kunt sinds 2020-01 een transitievergoeding (ontslagvergoeding) vastleggen via in/uitvoercode 00699 (00694) in combinatie met een nummer IKV via invoercode 02378. In dat geval maakt Gemal een nieuw IKV aan met die betaling. Je kunt echter ook de ‘oude’ manier blijven gebruiken waarbij je een nieuw registratienummer opent (voor een dag) en daarop een transitie/ontslagvergoeding uitbetaalt. We constateren dat in die laatste situatie bij een medewerker een vastgelegd jaarloon bijzondere beloning (invoercode 02450) in Gemal niet verwerkt wordt waardoor geen heffing volgens bijzonder tarief plaatsvindt (er wordt een automatische mutatie gegenereerd met invoercode 02450 = 0). We zijn dit aan het onderzoeken en houden je hiervan op de hoogte. Een workaround in deze situatie is dat je niet een afwijkend jaarloon bijzondere beloning vastlegt maar een afwijkend percentage bijzonder tarief (invoercode 02451). 2021-02/28 Controle op nieuw uitgegeven BSN [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 20 januari 2021 - Op 14 januari jl. heeft de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) een bericht gepubliceerd inzake specifieke nieuwe Burgerservicenummers. De RvIG is verantwoordelijk voor het beheer van onze persoonsgegevens en daarmee ook verantwoordelijk voor de uitgifte van nieuwe Burgerservicenummers. Nieuwe Burgerservicenummers moeten altijd in een bepaalde reeks vallen. Zo staat bijvoorbeeld in de gegevensspecificatie voor de aangifte inkomstenbelasting beschreven dat bij een identificatienummer dat is toegekend aan natuurlijke personen, de serie - die begint met 01 tot en met 69 - moet vallen binnen het bereik 0100.00.000 en 6999.99.999 en de serie - die begint met 78 tot en met 79 - moet vallen binnen het bereik 7800.00.000 en 7999.00.000. Andere reeksen worden dan weer gebruikt voor fiscale nummers van niet-natuurlijke personen (BV's) of voor testnummers van de overheid. Eind 2020 heeft de RvIG echter nummers uitgegeven die in een nieuwe reeks voor natuurlijke personen vallen: de reeks tussen 7000.00.000 en 7799.99.999. Dat is een reeks die tot voor kort niet werd goedgekeurd door de Belastingdienst. Uit deze reeks zijn er nu Burgerservicenummers in gebruik bij personen die vervolgens bij hun werkgever geconfronteerd kunnen worden met foutmeldingen bij de salarisverwerking. Eerder schreven wij dat vanaf het fiscale jaar 2021 de controle op het Burgerservicenummer in Gemal was aangescherpt [1]. Naast de bekende elfproef op het Burgerservicenummer hadden wij een extra syntaxcontrole toegevoegd. Vanaf 2021 wordt er tevens gecontroleerd of de eerste positie van het Burgerservicenummer geen 8 of 9 is. Ook hadden wij de reeds bekende reeksen voor natuurlijke personen opgenomen. De nieuwe reeks tussen 7000.00.000 en 7799.99.999 was bij de Belastingdienst nog niet bekend en daarom hadden wij deze reeks dan ook nog niet opgenomen als zijnde “toegestane reeks”. Met de februari-release wordt ook deze reeks toegevoegd aan de controle van het Burgerservicenummer. Nieuw uitgegeven nummers die in de reeks van 7000.00.000 en 7799.99.999 vallen, zullen dan niet meer worden afgekeurd. Meer informatie [1] Release notes 2020-12/17 Loonaangifte 2021. CAO informatie CAO ziekenhuizen 2021-02/43 Werkgeversbijdragen IZZ [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 5 januari 2021 - De werkgeversbijdragen IZZ zijn aangepast. Voor de IZZ-VGZ is dit het bedrag bij werkgevercode 07305 en voor IZZ CZ is dat werkgevercode 07297. 2021-02/44 Bedrag stagevergoeding [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 11 januari 2021 - Het bedrag stagevergoeding is opgenomen bij inpasnummer 9402 in salarisregeling 35. Het bedrag is per 2021-01 verhoogd van 400,00 naar 405,00. Pensioenfondsen Pensioenfonds ABP 2021-02/47 Aanpassing meetelwaarde en verbijzondering IKV (change 2492845) In de regel zal bij pensioenfonds ABP in geval van een verlof- of kortingsregeling (niet zijnde levensloopverlof), de pensioenopbouw 100% blijven. In een enkel geval kan pensioenfonds ABP aangeven dat een volledige pensioenopbouw niet toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is de RPU-regeling voor de sector Politie waarbij soms een gedeeltelijke pensioenopbouw gewenst is. Wanneer dit het geval is, leg je dit vast voor de betreffende verlofregeling op werkgeverniveau (met werkgevercode 13022) of op werknemerniveau (met de 'meetelwaarde ABP pensioenopbouw' invoercodes 03224 t/m 03227 en 03229 t/m 03233). In de gegevenslevering aan APG leveren wij dan behalve de aangepaste meetelwaarde vervolgens ook automatisch de toepasselijke verbijzondering inkomstenverhouding (IKV) met de waarde WGP in plaats van WNE. Melding We constateren dat dit laatste in de levering van 2021-01 niet gebeurd is waardoor de levering door APG niet verwerkt kan zijn.  Oplossing en Actie In onze release van 2021-02, die beschikbaar is op dinsdag 2 februari, hebben we hiervoor een aanpassing doorgevoerd. Je moet dan een speciale productie afroepen met lijstnummer 6101 om een synchronisatie van de APG-gegevens te doen. Dit wordt weer klaargezet in de module Pensioenaangifte. Je moet deze nieuw samengestelde gegevens over 2021-01 bij APG aanleveren uiterlijk vrijdag 5 februari. 2021-02/48 Verwerking APG-bestanden [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 24 december 2020 - Het probleem is opgelost. Wij hebben de eerder foutief ingezonden bestanden opnieuw verzonden naar APG. In Pensioenaangifte APG vermelden wij bij de bestanden dat deze zijn ingezonden door Visma | Raet. 23 december 2020 - We constateren dat bestanden die afgelopen nacht (22e) voor verwerking aan APG zijn aangeboden, niet juist aangeleverd werden. We zullen de oorzaak onderzoeken en de bestanden opnieuw bij APG aanbieden. 2021-02/49 Belangrijk - Pensioenaangifte APG tijdig verzenden! [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 25 januari 2021 - Aanstaande vrijdag 29 januari is de laatste dag waarop je de bestanden van jouw producties over 2020 kunt accorderen voor verzending. Wij hebben geconstateerd dat nog niet alle klanten deze bestanden geaccordeerd hebben voor verzending naar het APG. Indien de bestanden vrijdag 29 januari niet worden geaccordeerd voor verzending zijn wij genoodzaakt om zelf de bestanden te verzenden naar het APG. Je kunt dit volgen in de APG Pensioenaangifte. Deze actie is nodig om ervoor te zorgen dat vanaf de productie van februari 2021 wij jouw herrekeningen over 2020 correct kunnen verwerken in de APG Pensioenaangifte. Vanaf zondag 31 januari zullen de APG bestanden tijdelijk niet zichtbaar zijn in APG Pensioenaangifte als je een productie draait. Dit betekent dat de kolom ‘digitale media’ in Payroll Manager ook niet bijgewerkt zal worden. De bestanden van periode 01 die nog niet verzonden zijn naar het APG kun je dan nog wel verzenden. Zodra de APG bestanden ingelezen (kunnen) worden zal Payroll Manager vanzelf bijgewerkt worden. Wij zullen je op dat moment ook informeren. Let op: Indien jouw APG-bestanden niet ingezonden mogen worden, kun je dit kenbaar maken aan ons Service Center. Pensioenfonds APPA 2021-02/50 Wijzigingen per 2021-01 [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 5 januari 2021 - Voor de Appa hebben we per 2021-01 de franchise gewijzigd van € 14.200,00 naar € 13.150,00 conform circulaire 2020-0000725615 van BZK, zie Gemal Direct Inrichting Werkgevergegevens > Pensioen en overige > PF ABP > Diversen ABP. Pensioenfonds Bibliotheken 2021-02/51 Wijzigingen per 2021-01 [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 5 januari 2021 - Voor het pensioenfonds Bibliotheken zijn per 2021-01 de franchise (werkgevercode 04310) en het percentage inhouding (werkgevercode 04315) gewijzigd. Pensioenfonds PWRI 2021-02/52 Wijzigingen per 2021-01 [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 5 januari 2021 - Pensioenfonds PWRI heeft de premiepercentages en franchisebedragen per 1 januari 2021 vastgesteld voor de SW-deelnemers. Met ingang van periode 2021-01 hebben we de gewijzigde percentages en bedragen opgenomen, zie Gemal Direct Inrichting Werkgevergegevens > Pensioen en overige > PF PWRI > Diversen. Zoals bekend bouwen de WIW-deelnemers vanaf 2021 pensioen op conform de SW-regeling [1]. Meer informatie [1] Release notes 2021-01/87 Beëindiging regeling WIW. Automatische herrekeningen 2021-02/53 Vermelding automatische herrekening in mutatieverslag reden omschrijving 02 CAO Bestuurders PO en VO, CAO MBO en CAO VO - Berekening korting AGBV aangepast 03 CAO PO - Bepaling aantal uur seniorenverlofkorting en uren LA 04 LIV-bedragen per 2021 05 Loontijdvak weggepoetst bij herrekening (change 2434004) 06 Aanpassingen minimum (jeugd-) VT 07 CAO GGZ - Nogmaals: compensatie pensioenaftopping bij langdurig ziek Werknemer- en werkgevergegevens 2021-02/54 Nieuwe/gewijzigde invoercodes en uitvoercodes Nieuwe invoercodes invoercode omschrijving HR Core Beaufort rubriek HR Core Education component 00981 / 00670 / 00671 vergoeding dienstreis 8 / 9 / 10 P01981 / P03670 / P03671 7695 / 7696 / 7697 01905 / 01907 / 01909 / 01911 / 01913 kilometerregeling 6 t/m 10 P11905 / P11907 / P11909 /  P11911 / P11913 7928 / 7929 / 7931 /  7932 / 7933 01906 / 01908 / 01910 / 01912 / 01914 aantal kilometers kilometerregeling 6 t/m 10 P11906 / P11908 / P11910 / P11912 / P11914 7934 / 7935 / 7936 / 7937 / 7938 01970 fiscale kilometers woon-werk declaratie P01970 7927 2021-02/55 Nieuwe/gewijzigde werkgevercodes Nieuwe werkgevercodes werkgevercode omschrijving 26270 type reis kilometerregeling Publishing Date : 1/29/2021

CAO ziekenhuizen 2021-12/32 Opslag bij uurloners en opslag bij meerwerk vaste parttimers (change 2941868) Wij zijn er onlangs op gewezen dat de grondslaginrichting op CAO-niveau voor de vakantietoeslag en de eindejaarsuitkering afwijken van elkaar voor wat betreft de opslag voor uurloners en de opslag bij meerwerk voor vaste parttimers, terwijl de definitie hiervoor in de CAO niet verschillend is. Het gaat hier met name over het recht van de opbouw vakantie-uren die veelal direct wordt uitbetaald. Hiervoor heb je dan een percentage vastgelegd bij de werknemer en als er uren worden vastgelegd, wordt de opslag uitbetaald. Dat kan zijn voor uurloners met de invoercodes 00974 Opslag PB uurloner of 01021 Percentage toelage 7 van het salaris en voor parttimers met de invoercodes 00975 Opslag PB parttimer en 01024 Percentage toeslag vakantiedagen/-uren en ADV op meeruren vaste parttimer. Wij willen per 2022-01 de CAO-inrichting voor de grondslagen vakantietoeslag (werkgevercode 56001) en eindejaarsuitkering (werkgevercode 55135) aan elkaar gelijk maken. Aangezien wij zoveel mogelijk ondersteunen wat de CAO aangeeft, hebben we dit voorgelegd bij de werkgeversvereniging. Het onderstaande is wat zij aangeven als intentie van de CAO.  Artikel 15 en 16  van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslagvakantiebijslag BW: Artikel 15 - De werknemer heeft jegens de werkgever recht op een vakantiebijslag ten minste tot een bedrag van 8% van zijn ten laste van de werkgever komende loon, alsmede van de uitkeringen waarop hij tijdens de dienstbetrekking krachtens de Ziektewet, hoofdstuk 3, afdeling 2, paragraaf 1 of artikel 4:2b van de Wet arbeid en zorg en de Werkloosheidswet aanspraak heeft, met dien verstande, dat het bedrag waarmede de som van dit loon en deze uitkeringen het drievoud van het minimumloon overschrijdt buiten beschouwing blijft. Artikel 16 - Behoudens het bij het tweede, derde en vierde lid bepaalde kan bij publiekrechtelijke regeling of collectieve arbeidsovereenkomst worden bepaald, dat de werknemer geen recht heeft op vakantiebijslag dan wel recht heeft op een lager bedrag aan vakantiebijslag dan uit artikel 15 voortvloeit. Van dat laatste, de mogelijkheid om bij CAO af te wijken, wordt in de CAO ziekenhuizen gebruik gemaakt. In onze CAO hoort de opslag voor de vakantieopbouw en PLB die direct wordt uitbetaald, niet bij de grondslag voor de vakantietoeslag en eindejaarsuitkering.. Aanpassing grondslag De aanpassing in de inrichting van Gemal op CAO-niveau per 2022-01 is daarom dat we bij de grondslag eindejaarsuitkering de uitvoercodes 00982 vak/ADV meerwerk 2, 01021 toelage 7 en 01024 vak/ADV meerwerk verwijderen. Let op: Je hebt wellicht zelf aanpassingen voor deze uitvoercodes opgenomen in deze grondslag. Deze zelf vastgelegde gegevens worden niet door ons aangepast. Wij adviseren je met nadruk om dit te controleren en zo nodig aan te passen. Als je besluit om zelf aanpassingen te doen per 2021-12 in deze grondslag, dan geldt dat een aanpassing in de grondslag eindejaarsuitkering altijd automatisch een herrekening vanaf 2021-01 tot gevolg heeft. Voor alle duidelijkheid: vakantietoeslag en eindejaarsuitkering over de uren bij uurloners en meerwerk/extra uren wordt automatisch in de reguliere maand van uitbetaling betaald aangezien uitvoercodes 01001 salaris en 01003 sal.extra uren in de grondslagen zijn opgenomen.

Algemeen 2021-01/1 Berichtgeving voor 2021 Deze release notes voor het nieuwe jaar worden relatief vroeg in december gemaakt. Op deze wijze bent u, mede gezien de feestdagen, tijdig op de hoogte van veranderingen in Payroll Gemal. Het komt echter voor dat wijzigingen in wet- en regelgeving laat in december of zelfs pas in januari definitief vastgesteld worden. Wij adviseren je dan ook regelmatig de Payroll Gemal community te raadplegen voor nagekomen nieuwsberichten. Wijzigingen in januari Per januari 2021 zijn zoals elk jaar in januari veel bedragen en percentages gewijzigd. Als deze wijzigingen tijdig bekend zijn dan worden deze voor de januari-productie door ons aangepast. U moet hierbij denken aan: Algemene bedragen en percentages zoals voor de loonheffing en sociale premies die op uw overzicht specificatie werkgevergegevens met een A (Algemeen niveau) worden gepresenteerd. Percentages en franchisebedragen voor de pensioenregelingen. Minimumloon aanpassingen (zie verder in deze release notes). Fiscale bijtelling auto van de zaak (zie verder in deze release notes).  De CAO-bedragen en percentages die op uw overzicht specificatie werkgevergegevens met een C (CAO-niveau) worden gepresenteerd. Let op: als je zelf een mutatie hebt vastgelegd (bij een werkgevercode staat dan een 'W'), dan blijft deze werkgeverwaarde staan en wordt door ons niet aangepast. De bedragen voor de diverse ziektekostenverzekeraars. NS Reiskostentabel maandtrajectkaart tweede klas. Het kan zijn dat in de loop van januari nog wijzigingen voor percentages en bedragen door de regelgevers zoals de pensioenfondsen, de werkgeversverenigingen en de Belastingdienst gepubliceerd worden. Wijzigingen die uiterlijk 8 januari bij ons bekend zijn, kunnen we nog in de januari-versie van Payroll Gemal opnemen. Wijzigingen die ons na deze datum bereiken, zullen we op zijn vroegst in de februari-versie met terugwerkende kracht opnemen, waarover wij je dan in de release notes informeren. 2021-01/2 Gemal Prognose wordt Visma Prognose In de release notes van afgelopen oktober hebben we aangekondigd dat de Gemal Prognose oplossing alsnog tot het einde van 2020 wordt ondersteund om extra tijd te bieden om over te stappen op Visma Prognose. Op basis van feedback van meerdere klanten is er besloten tot doorontwikkeling van Visma Prognose. Het betreft functionaliteit om meerdere ceanummers te ondersteunen en het toevoegen van een centraal overzicht (periode gegevens en jaartotalen per medewerker). Daarom zijn we tot het besluit gekomen de de-activatie van Gemal Prognose nog éénmaal uit te stellen tot 1 juni 2021, zodat aanvullende functionaliteit in Visma Prognose gerealiseerd kan worden. Door middel van kennissessies en tips & tricks zullen we je verder informeren over de mogelijkheden en het gebruik van Visma Prognose. Details van de gegevensaanlevering aan Visma Prognose en uitleg van de functionaliteiten vind je beschreven in de handleiding in de community. Wil je meer weten over de overstap of behoefte aan een kennissessie; neem dan contact op met je customer success manager, die helpt je graag met een zorgeloze ingebruikname van deze nieuwe oplossing. 2021-01/3 Nieuwe wijze van synchronisatie Betaalmanager - nadere uitleg In de release notes 2020-12/14 hebben we de nieuwe wijze van synchronisatie Betaalmanager geïntroduceerd. Naar aanleiding van vragen van klanten willen we hier verdere uitleg geven. Je vindt het synchroniseren in Gemal Direct Inrichting in de Speciale Productie met productiejaar 2020 onder Afroep overzichten > Bestanden > Synchronisatie Betaalmanager. Je kunt kiezen salarisbetalingen/-afdrachten te synchroniseren per periode: in dat geval moet je bij alle gewenste instellingen de 1e en/of 3e vinkbox aanvinken: de betaling wordt dan gesynchroniseerd voor de hele periode. Dit blijft ook mogelijk via Afroep overzichten/bestanden > Afroep variabel met de lijstnummers 6202 (salaris) en lijstnummer 6204 (afdrachten). Ook dan per instelling opgeven of in Gemal Direct Inrichting deze lijstnummers kopiëren naar alle instellingen. Je kunt ook kiezen om vanaf een gekozen productie (= afroepnummer) te synchroniseren. Dit doe je altijd in instelling 0001; het synchroniseren vindt dan plaats op basis van hetgeen in de afroepnummers beschikbaar is, dus ook eventueel hogere instellingsnummers lopen mee in de synchronisatie. Let op De salarisbetalingen en/of de aanvullende correctie-productie betalingen kun je nog steeds synchroniseren met één betaaldatum. Afdrachten houden dezelfde betaaldatum: de betaaldatum uit het Afdrachtensysteem blijft van toepassing. In de Betaalmanager kun je de betaaldatum desgewenst alsnog aanpassen. Vorderingen worden niet gesynchroniseerd: wanneer er sprake is van een vordering en een betaling in een latere/eerdere aanvullende productie, moet je daar zelf op ingrijpen en deze handmatig salderen. Jaarovergang 2021-01/4 UPA en datum uit-dienst 31-12 Als je in januari wijzigingen wilt doorvoeren over 2020, dan adviseren wij je dat te doen in een aanvullende correctie-productie over 2020-12. Dit is ook nog mogelijk als de salarisrun van januari al heeft gedraaid. Met deze correctierun over december van het vorige jaar worden de benodigde berekeningen en aanleveringen naar de pensioenfondsen en de Belastingdienst in het vorige jaar afgehandeld. De aanpassing kun je laten doorwerken naar januari in een correctierun over 2021-01 via invoercode 03030 Opnieuw berekenen correctieperiode. Je kunt in periode 01 voor een medewerker een datum uit-dienst vastleggen van 31-12 van het vorig jaar. Dit moet in de UPA-aanlevering leiden tot een datum einde inkomstenverhouding 31-12. Deze datum heeft betrekking op het vorig jaar en mag van UPA dus ook alleen in een bestand over vorig jaar worden aangeleverd. Het UPA-bestand over vorig jaar wordt echter in Gemal alleen aangemaakt wanneer je een herrekening over vorig jaar vastlegt. Omdat je in januari niet kunt herrekenen, moet je in periode 02 voor de medewerker invoercode 02475 Beginperiode herrekening vastleggen met waarde 202012 om het bestand UPA over vorig jaar af te roepen. Het blijkt dat deze herrekening in voorgaande jaren soms is vergeten. Als dat het geval is, dan is de einddatum niet aan het pensioenfonds doorgegeven met terugwerkende kracht naar de periode uit-dienst. Dit kan bij sommige pensioenfondsen er toe leiden dat het dienstverband niet wordt afgemeld bij het pensioenfonds. Het pensioenfonds blijft dan facturen sturen voor het betreffende dienstverband of geeft een foutmelding dat er ontbrekende perioden zijn voor het dienstverband. Als je de melding hebt gekregen dat er perioden ontbreken en de datum uit-dienst is 31-12-2019, dan kun je dit nog herstellen door in een aanvullende correctie-productie over 2020-12 het dienstverband te herrekenen. Je legt dan invoercode 02475 Beginperiode herrekening vastleggen met waarde 201912. Ook kun je de datum uit-dienst zelf invoeren via het portaal voor Handmatige Correctie UPA. Over 2019 kan dat vanaf 2021-02. Over eerdere jaren kan dat op elk gewenst moment. Gewijzigd en verbeterd 2021-01/5 Vooraankondiging: reiskosten woon-werk op declaratiebasis Per 2021 verandert het fiscale regime voor de vergoeding van reiskosten voor woon-werkverkeer bij thuiswerk. Om extra ondersteuning te bieden in deze situatie ontwikkelen wij nieuwe functionaliteit waarmee reiskosten en/of fiscale kilometers woon-werk op declaratiebasis vergoed kunnen worden. Wij verwachten deze functionaliteit te leveren in release 2021-02. De uitleg bij deze functionaliteit plaatsen wij alvast onder voorbehoud in deze release notes als vooraankondiging. Je kunt je dan alvast voorbereiden indien je de functionaliteit per 2021-02 (eventueel met terugwerkende kracht naar 01-2021) wilt gebruiken. Nieuwe regeling 'Reiskosten woon-werk op declaratiebasis' per periode 02 Gemal kent aparte functionaliteit voor woon-werkverkeer en voor zakelijke reizen. De vergoeding wordt op een andere wijze berekend en ook de fiscale vrijstelling van de reiskosten wordt via een apart traject bepaald. De berekeningen van woon-werkverkeer zijn gebaseerd op een vaste reisafstand tussen de woonplaats en het werkadres, die een bepaald aantal keren per maand wordt afgelegd. Hoewel Gemal vele keuze-opties kent, is het uitgangspunt altijd de vaste reisafstand. Dit uitgangspunt blijkt in steeds meer situaties niet aan te sluiten bij de praktijk. Veel bedrijven kennen meer dan één werklocatie en werknemers zijn soms wisselend op deze locaties aanwezig. Daardoor verschilt de reisafstand voor woon-werkverkeer per dag. Om deze reden is de wens geuit om een vergoeding van woon-werkverkeer op declaratiebasis mogelijk te maken, zoals dat voor zakelijke reiskosten al mogelijk is. Per 2021 is deze wens groter geworden vanwege een veranderend fiscaal regime voor de vergoeding van reiskosten aan werknemers die veel thuiswerken. In 2020 mocht een vaste vergoeding die was afgesproken vóór 13 maart 2020 onbelast worden doorbetaald. Vanaf 2021 mogen alleen de werkelijke reiskilometers nog onbelast worden vergoed tegen maximaal 19 ct/km. Veel CAO-koepels en werkgevers hebben al aangegeven hun vergoeding te gaan baseren op dit nieuwe regime. Ook in deze situatie is het wenselijk om woon-werkkilometers te kunnen declareren. Let op: deze wijziging is in verband met de lockdown uitgesteld tot 02-2021. In 01-2021 mag je een vaste reiskostenvergoeding die is overeengekomen vóór 13 maart 2020 nog onbelast blijven betalen. Over verder uitstel wordt in januari 2021 besloten. In de situatie dat je wel de vaste reiskostenvergoeding blijft doorbetalen die vóór de coronacrisis is afgesproken, dien je ook de werkelijke reiskilometers vast te leggen ten behoeve van de fiscale afhandeling. Ook voor deze situatie is functionaliteit toegevoegd. Kilometerregelingen voor woon-werkverkeer Vanaf periode 2021-02 kun je de bestaande kilometerregelingen voor zakelijke reiskosten aanmerken als een regeling voor woon-werkverkeer. Je kunt op deze regelingen reiskosten vergoeden tegen een vast bedrag per kilometer of via een staffel. Om het type reis te kunnen duiden hebben wij een nieuwe werkgevercode geïntroduceerd: Gegeven: type reis kilometerregeling. Vastleggen: werkgevercode 26270 (volgnr 1 t/m 15). 0 (of niet vastgelegd) = zakelijke reis; 1 = woon-werkverkeer. Als je deze werkgevercode vastlegt, worden de kilometers die je opgeeft op deze kilometerregeling geteld als kilometers woon-werkverkeer (uitvoercode 01885) in plaats van kilometers zakelijke reizen (uitvoercode 01889) ten behoeve van de berekening van het fiscaal vrijgestelde bedrag aan vergoeding. De uitbetaling van de gekozen kilometerregeling wordt getoetst aan de berekende fiscale vrijstelling voor woon-werkkilometers (uitvoercode 01667) in plaats van die voor zakelijke reizen (uitvoercode 01668). Uitbreiding aansturing kilometerregelingen In de oude situatie kon je op werkgeverniveau 15 kilometerregelingen definiëren. Per werknemer kon je maximaal 5 van deze regelingen toepassen. Met ingang van deze release hebben we dit verruimd naar 10 regelingen per werknemer. Je hebt daardoor ruimte om een inrichting voor woon-werkverkeer te maken zonder dat je een zakelijke regeling hoeft te schonen. De volgende invoercodes zijn toegevoegd: Gegeven: kilometerregeling 6 t/m 10. Vastleggen: invoercode 01905/01907/1909/19011/01913. Deze invoercodes zijn functioneel gelijk aan invoercodes 02571/02573/02575/02577/02579 Kilometerregeling 1 t/m 5. Ze worden gebruikt om een invoercode uit de volgende sectie te koppelen aan een inrichting op werkgeverniveau. Zie verder de Gemal handleiding: Reiskosten, zakelijke reizen bij 3.4. Gegeven: aantal kilometers kilometerregeling 6 t/m 10. Vastleggen: invoercodes 01906/01908/1910/01912/01914. Deze invoercodes zijn functioneel gelijk aan invoercodes 02572/02574/02576/02578/02580 Aantal kilometers kilometerregeling 1 t/m 5. Op deze invoercodes worden de te vergoeden kilometers vastgelegd. De kilometers worden vergoed conform de staffel die is ingericht op de gekoppelde kilometerregeling. Zie verder de Gemal handleiding: Reiskosten, zakelijke reizen bij 3.4. Met de werkgevercodes 26255 t/m 26269 kun je een uitvoercode kiezen voor kilometerregeling 1 t/m 15. Er was keuze uit 7 uitvoercodes. Dat aantal wordt uitgebreid naar 10 stuks, zodat elke regeling die bij een werknemer wordt aangestuurd een eigen uitvoercode kan hebben. Het waardebereik van genoemde werkgevercodes is uitgebreid met de volgende waardes: 7 = uitvoercode 00981 vergoeding dienstreis 8. 8 = uitvoercode 00670 vergoeding dienstreis 9. 9 = uitvoercode 00671 vergoeding dienstreis 10. Als je de regeling gebruikt voor woon-werkverkeer, dan kun je indien gewenst de omschrijving van de uitvoercode zelf wijzigen. Dat doe je in Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > in- en uitvoercodes > tekst bij uitvoercode. Declareren fiscale kilometers bij doorbetalen vaste vergoeding tijdens thuiswerk Het is mogelijk dat je je werknemer een vaste overeengekomen reiskostenvergoeding blijft betalen op basis van het contractueel overeengekomen werkdagen. Als de werknemer in praktijk (wegens thuiswerk of andere redenen) minder dan 128 dagen op fulltime basis naar kantoor reist, is de vergoeding slechts fiscaal vrijgesteld tegen 19 ct per werkelijke reiskilometer. In die situatie kun je er voor kiezen om de automatische berekening van de fiscale reiskilometers uit te schakelen. Je kunt dan maandelijks de werkelijk gereisde kilometers opgeven met een nieuwe invoercode: Gegeven: fiscale kilometers woon-werk declaratie. Vastleggen: invoercode 01970. Wat moet je doen? Als je gebruik wilt maken van deze nieuwe functionaliteit, dan dien je zelf een kilometerregeling in te richten. Hoe je dat doet lees je in de Gemal handleiding onder Reiskosten, zakelijke reizen (wordt gewijzigd in Reiskosten op declaratiebasis). Als je de automatische bepaling van de fiscale reiskilometers voor een individuele werknemer wilt uitschakelen, kun je invoercode 02372 Fiscale reisafstand woon-werk en invoercode 02508 Reisbewegingen verwijderen. Als je de automatische bepaling van fiscale reiskilometers op werkgeverniveau wilt uitschakelen, dan leg je de volgende codes vast: Werkgevercode 26300 Code reisdagen met waarde 0; Werkgevercode 26400 Werkwijze vaststellen fiscaal vrijgesteld bedrag met waarde 0 (= cumuleren woon-werk en zakelijk) of 1 (= niet cumuleren woon-werk en zakelijk). Ook in deze situatie verwijder je bij al je werknemers invoercodes 02372 Fiscale reisafstand woon-werk en 02508 Reisbewegingen. 2021-01/6 Functionaliteit Speciale werknemer opgesplitst Onder invoercode 02345 Speciale werknemer zijn vanuit oudsher verschillende functionaliteiten ondergebracht [1]. Bij het invoeren van nieuwe regelgeving of wijzigingen is er soms een 'conflict' dat voor een werknemer meer dan 1 van de betreffende functionaliteiten (waardes) van invoercode 02345 van toepassing zijn. In het recente verleden zijn al enkele waardes van invoercode 02345 omgezet naar aparte (nieuwe) invoercodes. Per 2021-01 wordt invoercode 02345 in haar geheel opgesplitst in aparte nieuwe invoercodes. Voor 2020 blijft invoercode 02345 onveranderd van kracht. Als je invoercode 02345 voor 2021 vastlegt, zal Payroll Gemal deze mutatie afkeuren met foutcode 099 - invoercode is komen te vervallen. Huidige waardes invoercode 02345 2 = 30%-regeling 1; 3 = 30%-regeling 2; 4 = voor de werknemer is zowel een 30%-regeling (waarde 2) als een solistische functie (waarde 9) van toepassing. Alle rekenregels voor waarde 2 en 9 uitvoeren; 5 = voor de werknemer is zowel een 30%-regeling (waarde 3) als een solistische functie (waarde 9) van toepassing; 6 = de werknemer vallend onder wachtgeldregeling zorgsector; 7 = de werknemer is student/scholier met kwartaaltabel voor loonbelasting/ premieheffing; 9 = solistische functie, werknemers met een arbeidsovereenkomst van meer dan 36 uur. Nieuwe invoercodes Gegeven: 30%-regeling. Vastleggen: invoercode 02836. 0 (of niet vastgelegd) = niet van toepassing; 1 = 30%-regeling 1; 2 = 30%-regeling 2. Gegeven: wachtgelder (zorg). Vastleggen: invoercode 02845. 0 (of niet vastgelegd) = niet van toepassing; 1 = de werknemer vallend onder wachtgeldregeling zorgsector; Gegeven: kwartaaltabel LH Vastleggen: invoercode 02889 0 (of niet vastgelegd) = niet van toepassing; 1 = de werknemer is student/scholier met kwartaaltabel voor loonbelasting/ premieheffing. Voor solistische functies is in periode 2020-05 al de nieuwe invoercode 03155 opgenomen. In periode 2021-01 wordt hiervoor nog een conversie uitgevoerd (zie ook release notes 2020-05) van de huidige waarde naar de nieuwe invoercodes: waarde 2 en 3 van invoercode 02345 wordt invoercode 02836 waarde 1 en 2. waarde 4 en 5 van invoercode 02345 komen te vervallen. waarde 6 van invoercode 02345 wordt invoercode 02845. waarde 7 van invoercode 02345 wordt invoercode 02889. voor waarde 9 is per periode 05 invoercode 03155 Solistische functie opgenomen. Hoe werkt het nu? De bestaande berekeningen en presentaties blijft onveranderd van toepassing in 2020. De aanpassing die in 2021-01 wordt doorgevoerd, betreft enkel en alleen de aansturing ervan. Actie Vanaf 2021-01 leg je de betreffende functionaliteit vast met de nieuwe invoercodes. De conversie wordt gedaan in de salarisproductie van 2021-01. Daar wordt gekeken of invoercode 02345 aanwezig is op de database in de laatste salaris/correctie productie van 2020. In deze januari-productie kun je geen mutaties meer vastleggen met invoercode 02345. Als je in de januari-productie een mutatie vastlegt met een van de nieuwe invoercodes dan overschrijft die mutatie de eventuele conversie van de betreffende functionaliteit. Voorbeeld: Werknemer heeft invoercode 02345 waarde 6. Deze wordt geconverteerd naar invoercode 02845 waarde 1. Als je in de januari-productie invoercode 02845 vastlegt, dan overschrijft dat de conversie. Als je bij dezelfde werknemer echter invoercode 02889 vastlegt met waarde 1 en invoercode 02845 niet zelf muteert, dan wordt de conversie van invoercode 02345 waarde 6 naar invoercode 02845 wel uitgevoerd. Meer informatie [1] Handleiding onderwerp Werknemergegevens bij 3.6. 2021-01/7 Uitfaseren invoercodes 02356 en 02850 Invoercode 02356 Code SV Deze code is per 1-9-2019 vervangen door de invoercodes 02122 Code WW, 02123 Code WIA en 02124 Code ZW en kan per 2021 niet meer opgegeven worden. Als overgangsfase was het in 2020 nog mogelijk om invoercode 02356 op te geven, waarna deze geconverteerd werd in Payroll Gemal. Invoercode 02850 Reden einde arbeidsovereenkomst Deze code kan per januari 2021 niet meer opgegeven worden. De functionaliteit van de reden uit dienst is per januari 2020 overgenomen door invoercode 02846 Reden Einde Arb.O. Als overgangsfase was het in 2020 nog mogelijk om invoercode 02850 op te geven, waarna deze in Payroll Gemal geconverteerd werd naar invoercode 02846. Gegevensuitwisseling APG De werkwijze blijft in 2020 nog ongewijzigd. Dat wil zeggen: je legt met invoercode 02861 de reden uittreden pensioenfonds vast ten behoeve van de verantwoording aan APG en met invoercode 02846/02850 de reden einde arbeidsovereenkomst ten behoeve van de loonaangifte [1]. De verwachting is dat met ingang van 2021 APG zal aansluiten bij de codering van de loonaangifte. Zie ook verder in deze release notes bij 'Pensioenfonds ABP - Wijziging aanlevering per 2021' en 'Pensioenfonds PWRI - Wijziging aanlevering per 2021'.  Actie Indien je nog aanlevert met invoercode 02850, dan moet je deze aansturing wijzigen naar invoercode 02846. Overlijden (invoercode 02850 waarde 1) geef je op met invoercode 02100 Code overleden waarde 1. Indien je nog aanlevert met invoercode 02356, dan moet je deze aansturing wijzigen naar invoercodes 02122, 02123 en 02124. Meer informatie [1] Handleiding onderwerp APG, gegevensuitwisseling bij 3.5. 2021-01/8 Loondoorbetaling bij ziekte op basis van uren Bij verzuim van een medewerker wegens ziekte, zwangerschap of ziekte ten gevolge van zwangerschap, was het altijd gebruikelijk om ziektedagen vast te leggen in combinatie met een percentage ziek. Voor uurloners was er de optie om ziekte-uren vast te leggen. Deze optie was opengesteld voor maandloners, maar bij hen werden de uren eerst automatisch omgezet in dagen voor de verdere berekening. In de berekening van het ziekengeld werd vervolgens gerekend met de factor ziektedagen / SV dagen. Het vastleggen van ziektedagen en de berekening met SV-dagen past in steeds meer situaties niet bij de werkelijkheid. Medewerkers werken steeds vaker niet standaard 8 uur per dag en van maandag t/m vrijdag. De berekening van ziekengeld bij medewerkers met onregelmatige roosters sluit daardoor vaak niet goed aan bij de werkelijke situatie. Om deze reden hebben diverse klanten reeds op het Ideeën forum en via de gebruikersgroepen en klantendagen de wens aangegeven dat de ziekengeldberekening op basis van uren wordt vernieuwd. Hoe werkt het vanaf deze release? De berekening van ziekengeld op basis van uren bij maandloners is in Payroll Gemal vernieuwd. Als je ziekte, zwangerschap of ziekte ten gevolge van zwangerschap nu vastlegt in uren, wordt er net als bij uurloners een uurloon ziekengeld bepaald. Dit uurloon wordt vermenigvuldigd met het aantal ziekte-uren en eventueel met een opgegeven ziektepercentage. Het resulterende bedrag bepaalt het ziekteverzuim (uitvoercode 01337) en de loondoorbetaling (uitvoercodes 00985 en 01339). Om het uurloon ziekengeld te bepalen, deelt Payroll Gemal de grondslag ziekengeld (werkgevercode 55170) uit de vorige periode door de verloonde uren ziekengeld. De verloonde uren ziekengeld worden bepaald aan de hand van een nieuwe grondslag (werkgevercode 55169 Uitvoercodes in grondslag ziekengeld uren) en gepresenteerd met de nieuwe uitvoercode 02046 gr urn ziekengeld. In deze grondslag worden alleen de uren geteld die corresponderen met de vaste werkuren van de medewerker. Hiermee kan een zuiver uurloon tijdens ziekte worden berekend. Ziekengeld wordt doorgaans berekend over een referteperiode. Daarom hebben wij grondslag van werkgevercode 55169 technisch gegenereerd over 2020. Dat betekent dat Payroll Gemal over heel 2020 rekent alsof de uitvoercodes 02281 uren maandloner en 01844 uren uurloner (en voor CAO 35 - ziekenhuizen uitvoercode 01619 uren generatiebeleid toelage) al in deze grondslag waren opgenomen. Dat zijn dezelfde uitvoercodes die ook in de algemene ondersteuning zijn opgenomen in deze grondslag. Je kunt dus direct vanaf 2021-01 deze nieuwe functionaliteit gebruiken. Naast de berekening van het ziekengeld, zijn er ook een tweetal verwante aanpassingen doorgevoerd: Factoren ziek, zwanger en ziek tgv zwangerschap Bij het vastleggen van ziekengeld op basis van uren bij maandloners, worden de factoren ziek (uitvoercode 01990), zwanger (uitvoercode 01872) en ziek ten gevolge van zwangerschap (uitvoercode 01883) ook berekend op basis van uren. Hierbij wordt rekening gehouden met het percentage WAO-WIA (invoercode 02618) en ziekengeld meerwerk (uitvoercode 01190) zoals dat ook gebeurt bij het vastleggen in dagen. Dagloon bij benadering Als je een uitkering van UWV doorbetaalt aan de medewerker en je hebt nog geen dagloon vastgelegd, dan berekent Payroll Gemal een dagloon bij benadering. Bij vastlegging in dagen x percentage, werd het dagloon al omgerekend met het percentage ziek. De vastlegging in uren was gericht op uurloners en kende daardoor geen omrekening met een percentage ziek. Nu uren ziek ook bij maandloners vastgelegd kunnen worden, kan het wenselijk zijn om het dagloon toch met een percentage om te rekenen. Daarom kun je nu de invoercodes 02434 Percentage ziek en 02488 Percentage ziek tgv zwangerschap ook vastleggen in combinatie met uren ziek of ziek tgv zwangerschap. Het bijbehorende dagloon bij benadering zal dan worden omgerekend met het opgegeven percentage. Let op: zoals je reeds gewend was, wordt uitvoercode 01778 dagloon bij benadering zelf niet omgerekend, maar wordt het omgerekende bedrag wel getoond op de uitvoercode die bij de uitkering zelf hoort. Dat zijn: - uitvoercode 01761 dagloon ZW. - uitvoercode 01687 dagloon ziek tgv zwanger. - uitvoercode 01746 dagloon WAZO (zwangerschapsuitkering). Doorbetaalde componenten tijdens ziekte De berekening van doorbetaalde componenten tijdens ziekte is tevens vernieuwd. Dit betreft de doorbetaling van ORT, overwerk, bereikbaarheidsdiensten en meerwerk tijdens ziekte. 1. Vereenvoudigde berekening referteperiode In de oude situatie werden ziektedagen (maandloners) of ziekte-uren (uurloners) (uitvoercode 02015) niet meegeteld in de referteperiode, omdat tijdens deze dagen of uren ook geen component verdiend kon worden. Dit maakte de berekening van de referteperiode echter ingewikkeld. Bij de berekening van ORT tijdens verlof was dit reeds op een eenvoudiger manier opgelost: door ORT tijdens verlof in zijn eigen grondslag op te nemen. Doordat de doorbetaalde ORT reeds een gemiddelde is van de voorgaande periode, krijgt de medewerker bij meerdere perioden van verlof achter elkaar nog steeds zijn gebruikelijke ORT betaald, zonder dat de referteperiode omgerekend hoeft te worden. Analoog aan deze functionaliteit zijn nu ook de uitvoercodes voor componenten en kortingen daarop tijdens ziekte opgenomen in hun eigen grondslag. uitvoercodes 01035 ziekengeld ORT en 01319 korting vaste ORT zijn opgenomen in de grondslag van werkgevercode 55171 Uc grslg ziekengeld ORT. uitvoercode 01085 ziekengeld OVW is opgenomen in de grondslag van werkgevercode 55172 Uc in grslg ziekengeld OVW. uitvoercodes 01397 ziekengeld BRD en 01400 korting vaste BRD zijn opgenomen in de grondslag van werkgevercode 55173 Uc in grslg ziekengeld BRD. uitvoercode 01190 is opgenomen in de grondslag van werkgevercode 55174 Uc grslg ziekengeld meerwerk. Als je in 2021 ziektedagen of -uren opgeeft, dan rekent Gemal met de vernieuwde formule. De referteperiode voor de doorbetaling van componenten kan echter (deels) in 2020 liggen. Wij hebben een aanpassing in de programmatuur gedaan, waardoor Gemal in deze situatie automatisch de hierboven genoemde componenten in de grondslag ziekengeld telt voor zo ver de referteperiode betrekking heeft op 2020. Hiermee sluiten de grondslag en de formule op elkaar aan. 2. Doorbetaling componenten bij ziekte op basis van uren of dagen In de oude situatie werd de berekening van componenten gekoppeld aan invoercode 02322 Code soortloner. Bij maandloners werd altijd gerekend op basis van ziektedagen (x percentage) en bij uurloners op basis van ziekte-uren. Je kunt bij maandloners nog steeds ziektedagen vastleggen, in dat geval wordt de oude berekening uitgevoerd met uitzondering van de aanpassing aan de referteperiode zoals hierboven beschreven. Je kunt zowel bij maandloners als bij uurloners ziekte-uren vastleggen. De berekening wordt dan uitgevoerd op basis van de grondslag die bij de doorbetaalde component hoort (grondslag 55171 t/m 55174) en grondslag 55169 Uc gr ziekengeld uren. De naamgeving van uitvoercode 02015 gew ziektedagen is gewijzigd in ziekte eenheden. Bij het vastleggen van ziekte in dagen, worden op deze uitvoercode nog steeds de gewogen ziektedagen getoond. Bij vastlegging in uren worden hier de gewogen ziekte-uren getoond. Op het overzicht ZW meldingen is eveneens een wijziging in de naamgeving doorgevoerd. Onder het kopje Algemene gegevens wordt nu niet meer gesproken over DGN ZK en DGN ZW maar ENH ZK en ENH ZW. Het getal dat in deze kolom getoond wordt betreft dagen bij opgave in dagen en uren bij opgave in uren. 3. Werkgevercode 08022 vervalt Werkgevercode 08022 Afwijkende jaaruren tbv omrekening ziekte-uren is vanaf 2021 niet meer te gebruiken. Deze code werd gebruikt om bij maandloners de opgave in uren om te zetten naar dagen middels een afwijkend aantal jaaruren. Nu uren bij maandloners niet langer omgezet worden, is werkgevercode 08022 overbodig. Correctie over 2020 is nog wel mogelijk. Actie Als je ziekengeld wilt vastleggen op basis van uren bij maandloners, dan dien je de grondslag van werkgevercode 55169 Uitvoercodes in grondslag ziekengeld uren te controleren. Wij hebben deze nieuwe grondslag ingericht met de urencomponenten van de vaste maandelijkse werkuren (dus niet incidentele meeruren). Als je structureel maandelijks betalingen verricht en de bijbehorende urencomponent die bij die betalingen hoort is niet opgenomen in de grondslag van werkgevercode 55169, dan kun je die component zelf toevoegen. Aandachtspunt: als een werknemer de hele maand ziek is geweest, dan leg je het aantal uren vast dat je werknemer gemiddeld per maand werkt. Je vindt de fulltime norm per maand op werkgevercode 03300. Werkt je werknemer parttime, dan reken je het aantal op te geven uren om naar rato. Hiermee voorkom je verschillen in het ziekengeld wanneer een maand korter of langer duurt. Het is belangrijk dat je één consistente wijze van vastleggen gebruikt voor al je medewerkers. Als je in dezelfde periode zowel ziektedagen als ziekte-uren opgeeft, dan verloopt de berekening onjuist. Uitvoercode 02015 ziekte eenheden en het overzicht ZW meldingen tonen uren of dagen ziekte, afhankelijk van je wijze van vastleggen. Wanneer je beide systemen door elkaar gebruikt, dan worden zowel de berekening als het overzicht ZW meldingen onduidelijk. 2021-01/9 Doorbetaling componenten ziekte bij re-integratie Als een werknemer ziek wordt, dan heeft die werknemer recht op loondoorbetaling. Onder dit loon vallen ook (variabele) looncomponenten zoals ORT, bereikbaarheidstoeslag, overwerk en meerwerk. Meestal wordt bij aanvang van de ziekte bepaald wat de medewerker aan toeslagen en extra uren gemiddeld verdiende over een periode voorafgaand aan de ziekte. Dat gemiddelde bedrag krijgt de werknemer dan doorbetaald. Na een periode van ziekte gaat een werknemer vaak niet direct volledig aan het werk. Er is dan een periode waarin de werknemer re-integreert. Tijdens de re-integratie kan de werknemer over de gewerkte uren weer zelf toeslagen verdienen. Daarom is de functionaliteit in Payroll Gemal altijd zo geweest dat de doorbetaling van variabele componenten alleen wordt voortgezet voor het deel dat de werknemer nog ziek is. Onlangs heeft CAO koepel VGN (Gehandicaptenzorg) aangegeven dat zij deze situatie anders zien. Een medewerker zou arbeidsrechtelijk alleen volledig ziek of beter kunnen zijn. Om die reden moeten ook tijdens de re-integratie de variabele componenten doorbetaald worden alsof de werknemer volledig ziek is. De werknemer mag dan niet de daadwerkelijk verdiende variabele componenten betaald krijgen tijdens de re-integratie. Dit om dubbele betaling te voorkomen. Werkgevergegevens Wij hebben besloten deze situatie op te nemen in onze algemene ondersteuning. Hiertoe hebben we een nieuwe werkgevercode geïntroduceerd: Gegeven: doorbetaling componenten gedeeltelijk ziek. Vastleggen: werkgevercode 08020. 0 (of niet vastgelegd) = naar rato percentage ziek; 1 = op basis van volledige ziekte. Bij waarde 1 wordt bij de berekening van het ziekteverzuim en de factoren ziek en zwangerschap wel rekening gehouden met het opgegeven percentage ziekte. De doorbetaling van de componenten (ORT, OVW, BRD en meerwerk) wordt echter berekend tegen 100% ziekte, ongeacht het vastgelegde percentage. Let op: je dient tijdens de re-integratie invoercode 02445 Code doorlopend ziektegeval wel vast te leggen, de ziekte duurt immers voort. Payroll Gemal blijft hierdoor rekenen met de refertegegevens voorafgaand aan de ziekteperiode. CAO gehandicaptenzorg Wij hebben in de ondersteuning van de CAO gehandicaptenzorg (CAO code 38) deze werkgevercode vastgelegd met waarde 1, zodat de werkwijze wordt gehanteerd die VGN voorschrijft. Vanaf periode 01 geldt daarom de nieuwe werking. Je hoeft hier zelf geen actie voor te ondernemen. Actie Tijdens re-integratie is het niet de bedoeling dat je eventuele gewerkte uren ORT, OVW, BRD of meerwerk uitbetaalt, omdat de doorbetaling tijdens ziekte volledig doorloopt. VGN geeft aan dat op deze regel een uitzondering kan worden gemaakt indien dit tot onrechtvaardige situaties zou leiden, dit is naar eigen inzicht van de werkgever. Indien je dergelijke uren automatisch aanlevert vanuit je roostersysteem, dan is daar wellicht een aanpassing nodig voor deze situatie. 2021-01/10 Sectorcode UWV periodegegeven De sectorcode UWV (werkgevercode 07007) werd in het verleden gebruikt voor het vaststellen van de WW-premie. Sinds 2020 de WAB is ingevoerd, is de sectorcode niet langer bepalend voor deze premie. In verband met de oude WW-berekening is de sectorcode in het verleden gedefinieerd als jaargegeven. Je kon deze waarde dus alleen per jaargang wijzigen. In uitzonderlijke gevallen kan de Belastingdienst de sector wijzigen gedurende het jaar. Tot op heden moest je in die situatie een nieuwe instelling aanmaken met de nieuwe sectorcode en al je werknemers verhuizen. Nu de sector niet langer bepalend is voor de berekening, is de noodzaak vervallen om deze code als jaarwaarde vast te leggen. Vanaf periode 2021-01 is werkgevercode 07007 UWV sectorcode per periode te wijzigen. Indien de Belastingdienst gedurende het jaar een andere code voorschrijft, hoef je dus geen nieuwe instelling meer aan te maken. De sectorcode wordt per beschikking van de Belastingdienst aan je kenbaar gemaakt. Het is belangrijk dat je per periode de juiste sectorcode vastlegt. Doe je dit niet, dan wordt dat aan je teruggekoppeld door de Belastingdienst via foutcode L2085. De sectorcode wordt gebruikt om via de loonaangifte te monitoren wat de instroom is van WIA- en ZW-uitkeringen per sector. Deze gegevens gebruikt UWV om jaarlijks de Whk-diff premie vast te stellen. 2021-01/11 Meerdere dienstverbanden volgens pro-rata berekening Het komt regelmatig voor dat één persoon meerdere dienstverbanden heeft bij dezelfde werkgever. Payroll Gemal kent al jarenlang functionaliteit om een loonberekening over meerdere dienstverbanden uit te voeren. Tot op heden gebeurde dat met een zogenaamde stapelberekening. In die berekening worden binnen de persoon de dienstverbanden op volgorde van registratienummer doorlopen. Bij de verwerking van het hogere registratienummer houdt Payroll Gemal rekening met de bedragen die reeds berekend zijn bij lagere registratienummers. Dit is met name van belang voor berekeningen die op persoonsniveau plaatsvinden. Bekende voorbeelden hiervan zijn de berekening van de loonheffing en de sociale premies. Tegelijkertijd kent de stapelberekening belangrijke tekortkomingen. De Nederlandse loonheffing kent een progressief karakter. Hoe meer je verdient, hoe hoger het percentage belasting dat je over het totaalbedrag betaalt. Het is daarom van belang om te weten hoeveel geld reeds is belast bij voorgaande registratienummers, om het huidige registratienummer correct te belasten, over de hele persoon gezien. In de stapelmethode wordt door het progressieve belastingstelsel elk volgend registratienummer zwaarder belast dan het vorige. Ook als op elk dienstverband hetzelfde wordt verdiend. Dit leidt regelmatig tot vragen van medewerkers. De arbeidskorting wordt bij een toenemend inkomen eerst opgebouwd, maar bouwt bij hogere inkomens ook weer af. Bij meerdere dienstverbanden is het in de stapelmethode mogelijk dat de opbouw bij het ene dienstverband wordt berekend en de afbouw bij het andere dienstverband. Dit kan leiden tot negatieve arbeidskorting. Die negatieve arbeidskorting kan de Belastingdienst niet correct verwerken in de aangifte inkomstenbelasting. Hierdoor worden dienstverbanden met negatieve arbeidskorting niet opgenomen in de vooringevulde aangifte inkomstenbelasting. SV-premies worden berekend conform het zogenaamde VCR (voortschrijdend cumulatief rekenen). Deze methode kent een maximum premieloon op persoonsniveau. Ook in die berekening is het daarom van belang om te weten welk loon er reeds bij voorgaande registratienummers in de berekening is meegenomen. In de stapelmethode wordt steeds het loon van het huidige en de voorgaande registratienummers samengevoegd en getoetst aan het maximum. Voor het eerste registratienummer worden daardoor altijd vanaf de eerste euro premies berekend. Het is mogelijk dat halverwege het tweede dienstverband het maximum wordt bereikt, waardoor bij dat dienstverband slechts voor de helft van het SV-loon premies worden berekend. Bij een derde dienstverband ontbreken de premies dan geheel. Het hierboven beschreven probleem is groter geworden sinds per 2020 de WAB in werking is getreden. Het tarief voor de WW-premie kan sindsdien per dienstverband verschillen. Voorbeeld: Op dienstverband 1 en dienstverband 2 wordt beiden € 3000 verdiend, dit is geheel SV-loon. Op dienstverband 1 is de hoge WW-premie van toepassing, terwijl op dienstverband 2 de lage WW-premie van toepassing is. Op beide dienstverbanden is het SV-loon per maand € 3000. Het maximum SV-loon per maand is € 4796,33. Het loon van dienstverband 1 wordt eerst afzonderlijk tegen het maximum getoetst. Dit valt volledig binnen het maximum. Je betaalt dus hoge WW-premie over € 3000. Vervolgens wordt het loon van dienstverband 2 bij dienstverband 1 opgeteld. Het totale loon van € 6000 valt boven het maximum, dus wordt er gemaximeerd. Voor dienstverband 2 betaal je over € 1796,33 lage WW-premie. Als je echter de dienstverbanden andersom had genummerd, had je lage WW-premie betaald over € 3000 en hoge WW-premie over € 1796,33. De volgorde van de registratienummers in Payroll Gemal is dus bepalend voor het eindresultaat en dat zou niet mogen. Wij hebben met ingang van periode 2021-01 de berekening in Payroll Gemal aangepast voor meerdere dienstverbanden om bovenstaande problematiek te verhelpen. Hoe werkt het vanaf deze release? Er is een nieuwe berekeningsmethodiek aan Payroll Gemal toegevoegd, die Payroll Gemal in staat stelt om na de loonberekening de totaalresultaten op persoonsniveau na te gaan. De ongelijk verdeelde resultaten worden vervolgens evenredig verdeeld volgens een verdeelsleutel. Die verdeelsleutel is de grondslag vóórdat de loonheffing- of VCR-berekening werd uitgevoerd. Deze verdeling vindt alleen plaats over gekoppelde dienstverbanden, dat zijn dienstverbanden waarbij invoercode 02950 Code gekoppeld dienstverband is vastgelegd met waarde 1. In Payroll Gemal is de nieuwe werkgevercode 58003 Verdeling meerdere dienstverbanden toegevoegd. Deze code kent volgnummers met een waarde. Het volgnummer is de uitvoercode die verdeeld wordt. De waarde is de uitvoercode die de verdeelsleutel vormt. Ook kunnen het volgnummer en de waarde gevuld zijn met hetzelfde getal. In dat geval wordt de uitvoercode verdeeld naar rato van de bijbehorende invoercode. Deze functionaliteit wordt gebruikt voor netto/bruto uitkeringen. Wij hebben deze werkgevercode in de ondersteuning op Algemeen niveau gevuld. Vooralsnog kun je deze werkgevercode niet zelf muteren. Ook is de nieuwe werkgevercode 03004 Pro-rata berekening toegevoegd. Wij hebben deze code op Algemeen niveau vastgelegd met waarde 1, waardoor de nieuwe berekeningssystematiek is geactiveerd. In het geval dat er onverhoopte foutsituaties ontstaan, dan kun je terug naar de oude berekening door deze werkgevercode vast te leggen met waarde 0.  Let op: deze keuze maak je voor het hele jaar en voor het gehele ceanummer. De reden hiervan is dat een werknemer dienstverbanden kan hebben in meerdere instellingen. De berekeningssystematiek voor meerdere dienstverbanden moet daarom gelijk zijn. Rekenvoorbeeld Een werknemer heeft twee dienstverbanden. Deze zijn vastgelegd op regnr. 1 en regnr. 2. Op beide dienstverbanden wordt € 2000 bruto verdiend. Werkgevercode 58003 volgnr 01158 loonheffing heeft waarde 01770 loon LH tabel. Dit betekent dat uitvoercode 01158 verdeeld moet worden naar rato van het aandeel dat het registratienummer heeft in de totaalwaarde van uitvoercode 01770. In de stapelberekening is bepaald dat:  - uitvoercode 01770 loon LH tabel op persoonsniveau = € 4000. - uitvoercode 01158 loonheffing op persoonsniveau volgens de witte maandtabel = € 1141,92. Bij regnr 1: Payroll Gemal bepaalt de factor uitvoercode 01770 bij regnr. 1 / totale waarde uitvoercode 01770 bij deze persoon = € 2000 / € 4000 = 0,5. Vervolgens wordt uitvoercode 01158 verdeeld conform de factor uit de vorige stap: uitvoercode 01158 loonheffing op persoonsniveau x factor = € 1141,92 x 0,5 = € 570,96 Bij regnr. 2 vindt dezelfde berekening plaats. De loonheffing is daardoor bij gelijk loon gelijk verdeeld over de regnrs. Nieuwe uitvoercodes Voor de nieuwe berekeningsmethode hebben we nieuwe uitvoercodes benoemd: Code Omschrijving Toelichting 01680 grsl UFO ongemax Grondslag UFO-premie vóór toepassing van de VCR-berekening 01694 grsl WHK ongemax Grondslag WHK-diff vóór toepassing van de VCR-berekening 01696 grsl inh WIA ong Grondslag werknemerinhouding WIA-premie vóór toepassing van de VCR-berekening 01697 grsl WIA ongemax Grondslag voor de WIA-basispremie vóór toepassing van de VCR-berekening 01776 loon LH tabel wit Loon loonheffing dat volgens de witte maandtabel is belast 02348 grsl WW tot z max Grondslag voor alle WW-tarieven vóór toepassing van de VCR-berekening 02349 grsl WW tot max Grondslag voor alle WW-tarieven na toepassing van de VCR-berekening Werkgevercode 58003 is vooralsnog alleen ingericht om de loonheffingen, netto/bruto uitkeringen en SV-premies evenredig te verdelen bij meerdere dienstverbanden. Let op: in uitzonderlijke situaties kan dit ertoe leiden dat de loonheffing nog niet helemaal gelijk is verdeeld. Dat gebeurt bijvoorbeeld op het moment dat een verzekeringspremie wordt berekend over het loon loonheffing, maar ook weer een aftrekpost is voor dit loon. In die situatie wordt de premie nog niet meegenomen in de pro-rata berekening. Het uitgangspunt is om stapsgewijs dergelijke situaties toe te voegen aan de berekening. Te verdelen uitvoercode Verdeelsleutel uitvoercode 01158 loon LH 01770 loon LH tabel 01159 loonheffing BT 01771 loon LH BT 01193 ing WIA-WGA 01696 grsl inh WIA-WGA ong 01335 ink afh bijdr ZVW 01786 ln ZVW bijz tar 01391 ink afh bijdr ZVW 01786 ln ZVW bijz tar 01502 werkg afdr ZVW 01785 ln ZVW tarief 01512 arbeidskorting 01776 loon LH wit tabel 01672 afdr premie UFO 01680 grsl UFO ongemax 01675 afdr.grs.UFO 01680 grsl UFO ongemax 01684 afdr.grsl.WHK diff 01694 grsl WHK ongemax 01736 afdr WGA privaat 01697 grsl WIA ongemax 01774 afdr WHK-diff 01694 grsl WHK ongemax 01788 ln ZVW max tar 01785 ln ZVW tarief 01789 ln ZVW max byz 01786 ln ZVW bijz tar 01790 ln ZVW max afw 01787 ln ZVW afw tar 01791 afdr ZVW tarief 01785 ln ZVW tarief 01792 afdr ZVW bijz tar 01786 ln ZVW bijz tar 01793 afdr ZVW afw tar 01787 ln ZVW afw tar 01831 grsl inh WIA-WGA 01696 grsl inh WIA ong 01874 afdr WAO-WIA bas 01697 grsl WIA ongemax 01901 grsl WAO-WIA bas 01697 grsl WIA ongemax 02121 WG heffing ZVW 01785 ln ZVW tarief 02349 grsl WW tot max 02348 grsl WW tot z max 00951-00985, 01082, 01083, 01143, 01201-01203, 01207, 01371-01380 netto/ bruto uitkeringen 00951-00985, 01082, 01083, 01143, 01201-01203, 01207, 01371-01380 netto/ bruto uitkeringen Actie Je hoeft niets te doen. Deze berekening wordt automatisch toegepast op basis van de aansturing op Algemeen niveau. 2021-01/12 Opslag sociale lasten bij meerdere dienstverbanden Als je een reservering opbouwt voor een betaling van bijvoorbeeld vakantietoeslag, eindejaarsuitkering of IKB, dan berekent Payroll Gemal daarover een aparte post 'opslag sociale lasten'. Die post kun je gebruiken om de loonkosten van de uitbetaling over het jaar uit te smeren. Op het moment dat een medewerker reeds exclusief reservering VT/EJU/IKB boven het maximum SV-loon verdient, dan is een opslag sociale lasten overbodig, omdat de uitbetaling van de reservering niet tot premieheffing zal leiden. Payroll Gemal voerde deze toets wel uit, maar binnen elk dienstverband afzonderlijk. Het was dus mogelijk dat de opslag sociale lasten wel werd berekend omdat elk dienstverband afzonderlijk onder het maximum SV-loon bleef, terwijl over alle dienstverbanden gezamenlijk het maximum wel werd gehaald. Met ingang van periode 01 is de berekening aangepast. Payroll Gemal stapelt nu het SV-loon per dienstverband. Zodra Payroll Gemal registreert dat het loon t/m het huidige dienstverband boven het maximum SV-loon komt, wordt geen opslag sociale lasten berekend. Door deze werkwijze is het wel mogelijk dat bij de dienstverbanden met een lager registratienummer alsnog ten onrechte opslag sociale lasten wordt berekend. Als je bovendien gebruik maakt van de pro-rata berekening (zie het vorige onderwerp in deze release notes), dan toetst Payroll Gemal eerst het loon voor alle dienstverbanden gezamenlijk, voordat de opslag sociale lasten wordt berekend. Bij deze berekeningswijze is de volgorde van de registratienummers niet langer van invloed. Let op: Payroll Gemal berekent of wel of geen opslag sociale lasten. Als het loon onder het maximum ligt, vult Payroll Gemal niet precies aan tot het maximum. De opslag sociale lasten is onder alle omstandigheden een benadering, de werkelijke sociale lasten blijken op moment van uitbetalen en kunnen verschillen op het moment dat er betalingen worden toegevoegd of dat de verzekeringssituatie wijzigt. 2021-01/13 Bedragcomponenten naar urencomponenten De grondslag verloonde uren PFZW (werkgevercode 55053) zal in de toekomst worden heringericht, zodat de uitvoercode verloonde uren PFZW op basis van de inrichting kan worden nagerekend. Hiervoor hebben we per periode 01 al extra urencomponenten aangemaakt op basis van bedragcomponenten. Het gaat hierbij om componenten die in de grondslag van de verloonde uren PFZW een rol spelen. Deze urencomponenten worden vanaf release 2021-01 berekend en zijn beschikbaar om naar behoefte op te nemen in grondslagen.  Voor een aantal uitvoercodes met bedragen zijn uitvoercodes gedefinieerd met corresponderende aantal uren: uitvoercode omschrijving nieuwe uitvoercode uren component 00974 opsl PB uurloner 02395 uren opslag PB 00975 opsl PB parttimer 02395 uren opslag PB 01021 toelage 7 02414 uren opslag ADV 01024 vak/ADV meerwerk 02414 uren opslag ADV 01028 intensiteitstoeslag 02412 uren intens.toesl. 01506 factor afw.volt. 02413 uren afw.volt. Daarnaast worden voor de vrijwillige voortzetting pensioen urencomponenten toegevoegd voor de langdurig ziekte en verlof varianten: A B C D invoercode omschrijving verlofregelingnr nieuwe uitvoercode urencomponent verlof in uren (bestaand) 02526 Langdurig ziek, pensioenpremie 1 02396 vrijwvrtz Ld zk 02271 langd ziek uren 02527 Seniorenverlof, pensioenpremie 2 02397 vrijwvrtz senvl 02272 sen reg uren 02529 Ouderschapsverlof, pensioenpremie 3 02398 vrijwvrtz OSV 02273 oud verl uren 02533 Onbetaald verlof, pensioenpremie 4 02399 vrijwvrtz ONB 02274 onb verl uren 02536 Levensloopverlof, pensioenpremie 5 02400 vrijwvrtz LL 02275 levensl verl uren 02256 Zorgverlof-kort, pensioenpremie 6 02401 vrijwvrtz Kzg 02276 zorgverl krt uren 02257 Zorgverlof-lang, pensioenpremie 7 02402 vrijwvrtz Lzg 02277 zorgverl lng uren 02258 Calamiteitenverlof, pensioenpremie 8 02403 vrijwvrtz Cal 02278 cal verl uren 02259 Verlofregeling 9, pensioenpremie 9 02404 vrijwvrtz verl9 02279 verl reg 9 uren 02260 Verlofregeling 10, pensioenpremie 10 02405 vrijwvrtz verl10 02280 verl reg 10 uren 01955 Verlofregeling 11, pensioenpremie 11 02406 vrijwvrtz verl11 02236 verlofreg 11 uren 01956 Verlofregeling 12, pensioenpremie 12 02407 vrijwvrtz verl12 02237 verlofreg 12 uren 01958 Verlofregeling 13, pensioenpremie 13 02408 vrijwvrtz verl13 02238 verlofreg 13 uren 01959 Verlofregeling 14, pensioenpremie 14 02409 vrijwvrtz verl14 02239 verlofreg 14 uren 01960 Verlofregeling 15, pensioenpremie 15 02410 vrijwvrtz verl15 02240 verlofreg 15 uren Bij medewerkers met verlof (kolom B) wordt het bestaand aantal verlofuren (kolom D) gekopieerd naar het nieuwe urencomponent (kolom C) als: het verlof op werkgeverniveau aangestuurd wordt met werkgevercode 13008 Inhouding pensioenpremie waarde 1, 2 of 3. OF het verlof op werknemerniveau (kolom A) aangestuurd wordt met waarde 1, 2 of 3 (afwijkend van werkgevercode 13008). Al deze nieuwe urencomponenten zijn beschikbaar om op te nemen in ‘uren’ grondslagen. Solistische functie en generatiebeleid Naast bovenstaande uitvoercodes worden ook per periode 01 de nieuwe uitvoercodes 02415 en 02416 berekend. Als een werknemer een solistische functie heeft (invoercode 03155 Solistische functie = 1), dan worden de uren die niet mee mogen tellen in de uren pensioen apart in een uitvoercode opgenomen: uitvoercode 02415 extra urn sol. fun. Deze medewerker heeft een afwijkende fulltime norm van 38 uur waarvan maar 36 uur mee mag tellen voor het pensioenfonds. De regeling generatiebeleid is eigenlijk een verlofregeling. Hiervoor wordt bij vrijwillige voortzetting (vergelijkbaar met uitvoercodes 02396-02410) ook een uitvoercode berekend: uitvoercode 02416 vrijw. vrtz genbel. Deze codes zijn bedoeld om in de toekomst ze mee te laten tellen in een grondslag verloonde uren. Deze nieuwe grondslag zullen we in een volgende release introduceren. 2021-01/14 Presentatie adres op jaaropgave niet meer verplicht Het vermelden van de adresgegevens op de jaaropgave is volgens het Handboek Loonheffingen niet meer verplicht. We introduceren hiervoor een nieuwe werkgevercode voor de keuze wel of niet presenteren van het adres op de jaaropgave: Gegeven: presentatie adres op jaaropgave. Vastleggen: werkgevercode 10102. 0 (of niet vastgelegd) = wel presentatie adres op jaaropgave; 1 = geen presentatie adres op jaaropgave. Dit geldt zowel voor de klassieke jaaropgave als voor de RSM-jaaropgave. Tip: Door in een speciale productie over vorig jaar tegelijkertijd met de afroep van de jaaropgave ook werkgevercode 10102 met de waarde 1 op te geven, worden ook de jaaropgaven over 2020 zonder adresgegevens aangemaakt. Let op: als je deze optie gebruikt, dan kan de aangemaakte jaaropgave niet meer rechtstreeks door PostNL worden verstuurd. 2021-01/15 PB bij uit-dienst - automatisch gegenereerde mutaties In release 2020-10/2 hebben we de functionaliteit voor de afhandeling van persoonlijke budgetten bij uit-dienst uitgebreid. Een onderdeel van deze aanpassing was dat er invoercodes zijn toegevoegd en dat het waardebereik van bestaande invoercodes is aangepast. De wijzigingen op bestaande situaties hebben we in release 2020-10 doorgevoerd met een conversie. Om technische redenen wordt de waarde in 2021-01 nogmaals gegenereerd. Deze mutaties worden op het mutatieverslag getoond onder 'automatisch gegenereerde werknemermutaties'. De automatisch gegenereerde mutatie wordt alleen aangemaakt indien je sinds 2020-10 de waarde van de invoercodes niet hebt gewijzigd (ook niet in 2021-01) en heeft altijd dezelfde waarde als in de voorgaande periode. De automatische mutatie overschrijft dus nooit een mutatie die je zelf hebt ingevoerd. Je hoeft daarom geen actie te ondernemen en de automatische mutatie heeft geen enkel effect op de salarisverwerking. 2021-01/16 Nieuwe controle op maximum leeftijd Om te voorkomen dat een niet reële geboortedatum wordt opgegeven, waardoor problemen kunnen optreden in bijvoorbeeld de APG-module, hebben we per periode 01 in Gemal een controle opgenomen: als invoercode 02921 Geboortedatum of 02927 Geboortedatum partner wordt opgegeven met een geboortejaar dat meer dan 120 jaar in het verleden ligt, dan wordt deze afgekeurd met de melding 191 - Leeftijd mag maximaal 120 jaar zijn. 2021-01/17 Vooraankondiging: Selectief resultatenoverzicht vervalt in februari 2021 Eerder hebben we aangekondigd dat enkele overzichten zullen vervallen [1]. Met ingang van februari 2021 vervalt het selectief resultatenoverzicht 01 t/m 40 - lijstnummer 2601 t/m 2640 (papier) en kun je derhalve dan niet meer afroepen. Meer informatie [1] Release notes 2020-05/1. 2021-01/18 Foutcode 175 bij koppelen meerdere dienstverbanden Op de community hebben we je op 16 december bericht over het feit dat foutcode 175 ten onrechte wordt gegenereerd als je een dienstverband met terugwerkende kracht in-dienst meldt en deze wilt koppelen met een ander dienstverband. We hebben aangegeven dat de structurele oplossing voor dit probleem per periode 01 geïmplementeerd zou worden. De fout blijkt echter complexer dan wij aanvankelijk hadden ingeschat en we willen graag een goede oplossing bieden. De fout kan in 2021-01 niet voorkomen, omdat in januari geen herrekening over voorgaand jaar mogelijk is. Om die reden hebben we besloten om de structurele oplossing in 2021-02 te implementeren. Let op: als je in een aanvullende correctie-productie over 2020-12 nog een dienstverband met terugwerkende kracht over 2020-11 of eerder in-dienst meldt en je wilt deze koppelen met een ander dienstverband, dan dien je invoercode 02354 Loonheffingskorting tweemaal vast te leggen. Eenmaal per datum in-dienst en eenmaal per 01-12-2020. Hiermee voorkom je dat het koppelen wordt afgekeurd met foutcode 175. Wet en regelgeving 2021-01/19 Wijziging minimumloon De bedragen van het wettelijk minimumloon zijn aangepast. Het wettelijk minimumloon (werkgevercode 03451) per 1 januari 2021 is € 1684,80 per maand. Bedragen in salarisregelingen zijn soms gekoppeld aan het wettelijk minimumloon. Als het minimumloon verandert, veranderen deze bedragen dus ook. De salarisbedragen worden echter pas aangepast op het moment dat de betrokken werkgeversvereniging deze nieuwe bedragen heeft gepubliceerd. Als dit niet is gebeurd, vindt automatisch aanvulling tot het minimumloon plaats, tenzij je dit hebt geblokkeerd [1]. Informatie over het gewijzigde minimumloon voor jouw CAO vind je bij het betreffende onderwerp in deze release notes. Meer informatie [1] Handleiding onderwerp Salarisregeling, algemeen bij 3.4. 2021-01/20 Wijziging percentages fiscale bijtelling auto van de zaak Per 2021 zijn de percentages fiscale bijtelling 14,00% en 20,00% vervallen. Nieuw zijn de percentages 11,00% en 12,00%. De percentages voor de fiscale bijtelling zijn opgenomen bij werkgevercode 03517 Percentage fiscale bijtelling privé-gebruik auto/fiets, deze corresponderen met invoercode 02257 Keuze percentage auto 1 met het betreffende volgnummer. De nieuwe percentages zijn per 2021-01 opgenomen met volgnummer 2 en 3, dit zijn de volgnummers die zijn vrijgekomen door het vervallen van de oude percentages. Zie Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > Reiskosten/auto > Percentage bijtelling. Vervallen per 2021 14% voor auto's met 50-82 gr CO2 uitstoot en eerste tenaamstelling 2015, werkgevercode 03517 / invoercode 002257 volgnr. 2. 20% voor auto's met 82-110 gr CO2 uitstoot en eerste tenaamstelling 2015, werkgevercode 03517 / invoercode 002257 volgnr. 3. Nieuw in 2021 11% - bestond al voor auto's zonder CO2 uitstoot tenaamgesteld in 2015 of eerder voor zover grondslag lager dan € 45.000, maar was tot nu toe niet ingericht. Nu opgenomen bij werkgevercode 03517 / invoercode 02257 volgnr. 2. 12% voor elektrische auto's (geen CO2 uitstoot) en eerste tenaamstelling 2021, tot een maximum van € 40.000. Nu opgenomen bij werkgevercode 03517 / invoercode 02257 volgnr. 3. Actie Als je invoercode 02257 Keuze percentage auto 1 hebt vastgelegd met waarde 2 of 3, dan betekent dat dat je een per 2021-01 vervallen percentage bijtelling toepaste. Ga na wat het actuele percentage zou moeten zijn. In de meeste gevallen zal dat zijn waarde 11 - 22% bijtelling. 2021-01/21 Premie PAWW 2021 Het bestuur van de Stichting PAWW heeft de bijdrage voor aflopende WW-/WGA-uitkering ("3e WW-jaar") voor 2021 vastgesteld op 0,5%. Naar aanleiding van deze mededeling hebben we de betreffende gegevens aangepast, zie Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > Pensioen en overige > Premie diverse verzekeringen > Premie div verz volgnummer 15. Opgeloste meldingen 2021-01/22 Onjuiste opslag sociale lasten bij werkgeversbetaling en UFO-premie (change 2309680) Als je een uitkering van UWV doorbetaalt aan je werknemer, dan berekent Payroll Gemal een te ontvangen bedrag van UWV. Dit bestaat uit het uitkeringsbedrag en de sociale lasten die over de uitkering worden berekend. Het bedrag wordt gepresenteerd op uitvoercode 01554 te ontvangen UWV. Melding Het bleek dat deze berekening onjuist werd uitgevoerd als je invoercode 02492 Werkgeversbetaling hebt vastgelegd met waarde 2. Je legt deze code vast als je UFO-premie verschuldigd bent en een uitkering doorbetaalt aan je werknemer. Payroll Gemal zou in die situatie alle sociale premies over het uitkeringsbedrag moeten berekenen, met uitzondering van de UFO-premie. Dat is namelijk de enige premie die UWV al zelf afdraagt. In de foutsituatie berekende Payroll Gemal echter juist alleen de UFO-premie over de uitkering. Oplossing Met ingang van periode 01 is bovenstaand probleem verholpen. Je kunt desgewenst zelf een herrekening over vorig jaar afroepen om de waarde van uitvoercode 01554 te ontvangen UWV te corrigeren. Dit heeft geen gevolgen voor de betaling aan de werknemer. Het bedrag is slechts een indicatie van wat je van UWV ontvangen zou moeten hebben. 2021-01/23 WW-premie addendum bij wijziging met afwijkende ingangsdag (change 2384140) Als het dienstverband van een werknemer een tijdelijke uitbreiding kent, dan kun je dat in Gemal vastleggen door met invoercode 02404 Percentage deelbetrekking het volledige contract aan te geven en met invoercode 02511 Percentage vaste contracturen het deeltijdpercentage van het vaste contract. De rest van het contract wordt automatisch gezien als addendum. Melding Het bleek dat als je de waarde van invoercode  02511 wijzigde met afwijkende ingangsdag, dat Gemal de waarde die van toepassing pas aan het einde van de maand toepaste op de gehele maand. Oplossing Met ingang van periode 01 is dat verholpen. Gemal rekent het addendum nu om naar rato van de opgegeven ingangsdatum. Let op: als de foutsituatie zich heeft voorgedaan in 2020, dan kun je in een aanvullende correctie-productie 2020-12 de dienstverbanden herrekenen. Dat doe je door invoercode 02475 vast te leggen met waarde 1. Hiermee wordt de foutsituatie hersteld, ook in de loonaangifte. In 2021 kun je ook herrekenen over 2020. De berekening wordt dan wel gecorrigeerd, maar de wijziging in WW-premie wordt dan niet doorgegeven in de loonaangifte. De juiste bedragen dien je dan handmatig door te geven. Rekenvoorbeeld oude situatie Hele maand addendum Een werknemer met € 1800 loon SV heeft een dienstverband van 50% met een tijdelijke uitbreiding naar 75%. Invoercode 02404 = 75%, invoercode 02511 = 50%. factor addendum = (75 % - 50 %) / 75 % = 33,33 % uitvoercode 02346 grondslag WW addendum = factor addendum x loon SV = 33,33 % x € 1800 = € 600 Halverwege maand stopt addendum Aan het eind van de maand is invoercode 02511 = 0%. Gemal rekent met waarde eind van de maand. Uitvoercode 02346 = 0. Rekenvoorbeeld nieuwe situatie De situatie met een hele maand addendum is onveranderd. Halverwege maand stopt addendum. De situatie is net als in het rekenvoorbeeld met een hele maand. Echter nu wordt op 14-01 invoercode 02511 = 0% opgegeven. factor addendum = (75 % - 50 %) / 75 % x 13 / 31 = 13,98 % uitvoercode 02346 grondslag WW addendum = factor addendum x loon SV = 13,98 % x € 1800 = € 251,62 2021-01/24 Melding L1314 op mutatieverslag (change 2382612) Melding De transitievergoeding hoeft wettelijk gezien niet betaald te worden aan AOW-ers. Maar in het geval dat er toch een transitievergoeding is uitgekeerd, terwijl de medewerker na de AOW-leeftijd nog in-dienst is, wordt loonaangiftemelding L1314 - Indicatie verzekerd WAO is J bij een persoon die de AOW-leeftijd heeft bereikt afgegeven. Dit wordt veroorzaakt door de standaardafleiding van de codes WIA/WW/ZW bij een transitievergoeding. Oplossing Deze afleiding is per periode 01 aangepast. Bij een transitievergoeding voor een AOW-er in-dienst, zullen deze codes afgeleid gaan worden op 0. 2021-01/25 Instelling niet in resultaatgegevens (change 2389450) Door een wijziging in de november release werden lege instellingen (zonder werknemers) niet meer in het resultatenoverzicht opgenomen. Naar nu blijkt hebben een aantal klanten speciaal een lege instelling ingericht om daar de totalen op gepresenteerd te krijgen. Dit is met ingang van release 2021-01 hersteld. Eerder gepubliceerde nieuwsberichten 2021-01/26 Aanvulling op release notes '2020-12/11 Nieuwe toelage mogelijk' [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 1 december 2020 - Als je aanlevert via HR Core Beaufort, dan kun je deze functionaliteit [1] voor Payroll Gemal pas gebruiken per 2021-01. Je kunt deze toelage al wel voor 2020-12 gebruiken als je een ander aanleverend HR-systeem hebt. Je kunt ook vast de werking van deze toelage beoordelen in een proefproductie die je in Gemal Direct Inrichting afroept. Meer informatie [1] Release notes 2020-12/11 Nieuwe toelage mogelijk 2021-01/27 Wijzigen grondslag 55199 niet mogelijk (change 2370546) [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 3 december 2020 - Enkele klanten hebben ons er op gewezen dat het niet mogelijk is om een mutatie vast te leggen voor de grondslag van werkgevercode 55199 Uitvoercodes uitzonderen van loonbeslag. De mutatie wordt afgekeurd met foutmelding 112 - opgegeven waarde niet toegestaan. Dit werd veroorzaakt doordat voor deze grondslag een extra controle in Payroll Gemal was opgenomen. Per periode 12 is Payroll Gemal aangepast. Als deze situatie zich in een voorliggende productie heeft voorgedaan, dan kun je de betreffende mutatie voor deze grondslag opnieuw vastleggen. 2021-01/28 Wegvallen teksten resultatenoverzicht [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 10 december 2020 - De aanpassingen om het probleem op te lossen zijn per 10 december in productie genomen.  4 december 2020 - We krijgen meldingen van klanten dat de ingerichte teksten bij kostensoorten/kostenplaatsen vanaf de release van november niet meer gepresenteerd worden op het resultatenoverzicht. We streven ernaar om dit probleem zo snel mogelijk op te lossen via een tussentijdse release in de loop van december. Zodra de aanpassingen in productie zijn genomen, zullen wij je hierover informeren. 2021-01/29 Flexibele bestandsuitvoer nabetaling vorig jaar en herrekening [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 7 december 2020 - Maak je gebruik van 'flexibele bestandsuitvoer nabetaling vorig jaar', dan is het volgende van belang. Wanneer je dit jaar voor een medewerker een herrekening hebt uitgevoerd alleen voor periode 2019-12, dan is dit herrekeningsverschil niet terechtgekomen in het bestand wanneer je 'flexibele bestandsuitvoer nabetaling vorig jaar' had gedefinieerd en afgeroepen (overzicht/lijstnr. 31XX). Stel dat de herrekening vanaf periode 2019-11 of eerder was uitgevoerd, dan was het herrekeningsverschil wel opgenomen in het bestand. Met ingang van periode 2021-01 zullen we de programmatuur aanpassen. Herstel van eerdere flexibele bestandsuitvoer voor nabetaling vorig jaar is helaas niet mogelijk omdat alleen in de actuele maand van afroep de herrekeningsverschillen worden gecreëerd voor die maand. Maak je gebruik van 'flexibele bestandsuitvoer nabetaling vorig jaar' en moet je de salarisproductie van december nog afroepen, dan adviseren wij eventuele herrekeningen over vorig jaar uit te voeren vanaf een eerdere maand dan 2019-12. 2021-01/30 Nadere uitleg waarde 53 en 56 bij Code soort inkomstenverhouding [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 8 december 2020 - In de release notes van december (2020-12/17) hebben we geschreven dat het bereik van invoercode 02893 Code soort inkomstenverhouding met ingang van 2021 uitgebreid wordt met waarde 53 - Uitkering in het kader van vervroegde uittreding. Onder waarde 53 vallen alle uitkeringen: - vanwege vervroegde uittreding en - vanwege prepensioen voor zover zij niet vallen onder code 56, die dienen ter overbrugging van de periode tot aan de pensioeningangsdatum of de AOW-gerechtigde leeftijd van de werknemer. Hieronder beschrijven wij het onderscheid tussen waarde 53 en 56. De grondslag van de Regeling Vervroegde Uittreding is artikel 32ba lid 6 Wet op de Loonbelasting 1964. In lid 6 is de volgende tekst neergelegd: Onder een regeling voor vervroegde uittreding wordt verstaan een regeling die of een gedeelte van een regeling dat uitsluitend of nagenoeg uitsluitend ten doel heeft voorafgaand aan het ingaan van uitkeringen ingevolge een pensioenregeling of de Algemene Ouderdomswet te voorzien in een of meer uitkeringen of verstrekkingen ter overbrugging van de periode tot het ingaan van het pensioen of de uitkering ingevolge de Algemene Ouderdomswet dan wel tot het aanvullen van uitkeringen ingevolge een pensioenregeling. In afwijking in zoverre van de eerste volzin wordt een regeling niet als regeling voor vervroegde uittreding aangemerkt, voor zover die regeling een pensioenovereenkomst inhoudt als bedoeld in de Pensioenwet of een pensioenregeling is als bedoeld in hoofdstuk IIB of in de artikelen 38d, 38e of 38f. Houdt de regeling (prepensioen) dus een pensioenovereenkomst in als bedoeld in de Pensioenwet of een pensioenregeling als bedoeld in hoofdstuk IIB of in de artikelen 38d, 38e of 38f, dan dient waarde 56 te worden aangehouden: Ouderdomspensioen dat via de werkgever is opgebouwd of ouderdomspensioen opgebouwd via een verplichte beroepspensioenregeling / bedrijfstakpensioenregeling. De regeling wordt dan niet aangemerkt als regeling voor vervroegde uittreding. Wordt de regeling wel aangemerkt als een Regeling Vervroegde Uittreding (RVU), dan dient waarde 53 te worden opgegeven: Uitkering in het kader van vervroegde uittreding. De bepaling van een RVU speelt met name een rol bij werknemers van 55 jaar en ouder die de werkgever verlaten bijvoorbeeld door het overeenkomen van een beëindigingsovereenkomst. Om zekerheid te verkrijgen over de beëindigingsregeling en antwoord te krijgen op de vraag of er sprake is van een RVU, kan je als werkgever (inhoudingsplichtige) op grond van de artikel 32ba lid 7 Wet op de Loonbelasting 1964 vooraf, dus voordat de regeling dan wel een wijziging van de regeling wordt ingevoerd, voorleggen aan de belastinginspecteur. Daarmee worden onnodige verrassingen voorkomen. 2021-01/31 Loonverdeling via directe doorbelasting en uurloners [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 10 december 2020 - Naar aanleiding van een klantmelding is gebleken dat vanaf release 2020-11 bij uurloners (soortloner 3 of 4) de loonverdeling (vastgelegd via directe doorbelasting) onjuist is. Dit wordt met name zichtbaar in flexbestanden (1917-bestanden). De verdeling gaat hier in de fout bij uitvoercode 01001 salaris en dit werkt dan ook door naar andere uitvoercodes waaronder die voor de bezetting, uitvoercode 01991. Vanaf 10 december is Payroll Gemal met een tussentijdse release hierop aangepast. Automatische herrekening 13 in periode 12 In producties voor periode 12 vervaardigd vanaf 10 december wordt voor de betreffende werknemers een automatische herrekening uitgevoerd, herkenbaar aan reden 13 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2021-01/32 Foutcode 160 in december-productie [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 14 december 2020 - Gebleken is dat mutaties, al dan niet opgegeven met terugwerkende kracht voor het percentage loonverdeling met invoercode 02805 in de december-productie, ten onrechte worden afgekeurd met foutcode 160 - totale procentuele loonverdeling groter dan 100%, mutatie niet verwerkt. De loonverdeling wordt daardoor niet toegepast conform de opgegeven mutaties. Payroll Gemal is vanaf 12 december 2020 hierop aangepast. Als je je productie hebt laten verwerken vóór 12 december en deze fout heeft zich daar voorgedaan, dan kun je in een correctieproductie over december de betreffende mutaties opnieuw aanleveren. Omdat ze zijn afgekeurd in de december-productie is het niet mogelijk om dit te herstellen door alleen een herrekeningsmutatie. Als je je reguliere december-productie hebt laten verwerken op of na 12 december, dan is geen aanvullende actie nodig. 2021-01/33 Foutcode 175 bij koppelen meerdere dienstverbanden [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 16 december 2020 - De foutcode blijkt te ontstaan wanneer je een dienstverband met terugwerkende kracht in-dienst meldt in 2020-12 en deze probeert te koppelen aan een bestaand dienstverband. Gemal signaleert dan niet dat je invoercode 02354 Code loonheffingskorting hebt vastgelegd bij de afhandeling van foutcode 175. Workaround Als je in 2020-12 een dienstverband wilt invoeren met terugwerkende kracht, leg je invoercode 02354 tweemaal vast. Eenmaal met terugwerkende kracht tot de datum in-dienst voor de berekening en eenmaal per 01-12-2020 om foutcode 175 te passeren. Als je je productie al hebt afgeroepen, dan kun je de dienstverbanden waarbij de koppeling is afgekeurd herstellen door ze nogmaals op te voeren in een vervangende correctieproductie (je legt werkgevercode 99232 Code correctieproductie vast met waarde 1) of in een vervangende productie. Gemal berekent dan direct in december de juiste loonheffing. 15 december 2020 - Wij hebben diverse meldingen ontvangen dat in de december-productie het koppelen van meerdere dienstverbanden met invoercode 02950 = 1 wordt afgekeurd met foutcode 175 - koppeling niet toegestaan: MDV-gegevens niet gelijk. Normaal gesproken vindt een dergelijke afkeuring plaats als een selectie van gegevens niet gelijk is bij alle te koppelen dienstverbanden, zie de Gemal handleiding onderwerp Meerdere dienstverbanden bij 3.2.2. Het blijkt dat nu ook in situaties waar deze gegevens wél gelijk zijn de koppeling wordt afgekeurd. Wij onderzoeken momenteel het probleem en houden je op de hoogte van de voortgang. Zodra meer bekend is over de aard van het probleem, zullen we een indicatie geven wanneer we een oplossing kunnen bieden. CAO informatie CAO ziekenhuizen 2021-01/79 Salariswijzigingen per 1 januari De bedragen met betrekking tot het gewijzigde minimumloon voor de salarisregeling Ziekenhuizen zijn aangepast per 1 januari [1]. Het betreft de bedragen bij schaal 5, inpasnummers 9416 t/m 9421. Voor de CAO ziekenhuizen is al eerder ten behoeve van begrotingsproducties de salarisverhoging per 2021-01 opgenomen. Actie Vanaf 5 januari kun je de gewijzigde salarisregeling downloaden via Youforce bij Zenden en Ontvangen. Meer informatie [1] Code salarisregeling = 35 (werkgevercode 03003 of invoercode 02314). 2021-01/80 AMS salarisverhoging en eenmalige uitkering [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 10 december 2020 - De aanpassingen zijn per 10 december in productie genomen. 4 december 2020 - Op 3 december hebben wij bericht ontvangen dat voor AMS-medewerkers per december een salarisverhoging en eenmalige uitkering is afgesproken. Wij streven ernaar om deze aanpassingen uiterlijk 10 december via een tussentijdse release in Gemal op te nemen. Zodra de aanpassingen in productie zijn genomen, zullen wij je hierover informeren. Het volgende is afgesproken: Salarisverhoging De bedragen voor de AMS-salarisregeling (code salarisregeling = 45) worden met terugwerkende kracht vanaf 2020-01 verhoogd en worden nogmaals verhoogd per 2021-01. Eenmalige uitkering februari nu ook voor AMS-medewerkers Voor de CAO ziekenhuizen is in februari 2020 een eenmalige uitkering berekend en uitbetaald.. Deze uitkering van 1200,00 bij fulltime dienstverband had betrekking op 2019. Werknemers hebben recht op deze uitkering als men tussen 1 april 2019 en 1 december 2019 ononderbroken in-dienst is geweest. Zie voor meer informatie de release notes van 2020-02 onderwerp 51 en 52 en 2020-03 onderwerp 44.  Voor AMS-medewerkers heb je destijds een blokkade vastgelegd: op werkgeverniveau met werkgevercode 25401 Methode berekenen EJU-3 waarde 3 (= geen uitkering) en/of op werknemerniveau met invoercode 01099 Eindejaarsuitkering 3 waarde 0,01. Je kunt nu deze eenmalige uitkering in december laten uitbetalen door bij werkgevercode 25401 waarde 3 met terugwerkende kracht vanaf 2020-01 te wijzigen naar waarde 2 (= peildatum). Voor zover van toepassing moet je ook de blokkade op werknemerniveau bij invoercode 01099 met terugwerkende kracht vanaf 2020-01 verwijderen. Let op: Het resultaat van de eenmalige uitkering wordt hierdoor op de individuele loonstaat van 2020-02 gepresenteerd. Pensioenfondsen Pensioenfonds ABP 2021-01/82 Statische deeltijdfactor bepaling jaarinkomen Narekenen van het jaarinkomen ABP wordt nog al eens als lastig ervaren door onze werkgevers. Daarom zijn we een tijdje terug begonnen om die berekening meer inzichtelijk te maken door de afzonderlijke componenten in uitvoercodes te presenteren. Voor pensioenfonds ABP (en APPA, PWRI) wordt eenmalig op het peilmoment (januari of in-dienst) het jaarinkomen vastgesteld op basis van de aanwezig vaste pensioengevende componenten. Dit gebeurt altijd op basis van 100% onafhankelijk van de deeltijdfactor van de medewerker. Dit bedrag van die peilmaand leggen we ook vast in uitvoercode 02230 (ABP statische periodegrondslag). Wanneer later in het jaar met terugwerkende kracht tot het peilmoment de vaste pensioengevende componenten wijzigen, vergelijken we dat nieuwe bedrag met het oorspronkelijke bedrag van de peilmaand dat we bewaard hebben met uitvoercode 02230. Het verschil presenteren we met uitvoercode 02231 (ABP statisch verschil). Bij de vaststelling van het jaarinkomen volgend jaar wordt vervolgens dit verschil op jaarbasis bijgeteld. Op die manier zal ook over die pensioengevende bedragen van vorig jaar alsnog premiebetaling en pensioenopbouw plaatsvinden. Voor het juist berekenen van het jaarinkomen in de peilmaand, is het ook van belang te weten wat de oorspronkelijke deeltijdfactor van die maand was waarmee gerekend is. De uitvoercode 02230 blijft statisch en wordt niet meer aangepast na vaststelling. De deeltijdfactor zoals deze op de loonstaat gepresenteerd wordt, hoeft echter niet de oorspronkelijke deeltijdfactor te zijn van de peilmaand maar kan intussen met terugwerkende kracht zijn aangepast. Nieuwe uitvoercode 02229 Met ingang van 2021-01 zullen we deze (vaste) deeltijdfactor van de peilmaand van vaststelling jaarinkomen ABP als onwijzigbaar gegeven presenteren met de nieuwe uitvoercode 02229 met als standaard tekst ABP statische deeltijdfactor peilmoment (ABP stat.dtf.peil). Net als uitvoercode 02231 (ABP statische periodegrondslag) wijzigt deze factor niet meer in de loop van het jaar dus ook niet bij wijzigingen deeltijdfactor met terugwerkende kracht. 2021-01/83 Wijziging aanlevering per 2021 Met ingang van 2021 gelden op de volgende onderwerpen wijzigingen voor de gegevenslevering aan APG: Wet invoering extra geboorteverlof Soort IKV Reden einde IKV Wet invoering extra geboorteverlof Per 2020-07 is de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) ingevoerd. Partners hebben vanaf genoemde datum ook recht op maximaal vijf weken extra verlof tegen 70% van het (maximum) dagloon. Wat dit betekent voor de pensioenaanlevering: De gegevensaanlevering wordt behandeld conform onbetaald verlof, dat geldt voor alle fondsen. De uitkering van UWV is namelijk geen loon. Het productloon is overeenkomstig het onbetaald verlof (dus ongewijzigd t.o.v. voorgaand loon). Dus niet een verlaagd loon (70%) t.g.v. de UWV-uitkering. Functioneel leidt dit dus niet tot een wijziging en werkt WIEG eigenlijk zoals onbetaald verlof: de pensioenopbouw en afdracht loopt ongewijzigd door tegen ongewijzigde uren / deeltijdfactor. Voor de te verantwoorden verbijzondering van de inkomstenverhouding (in Payroll Gemal eventueel handmatig vast te leggen met invoercode 02859) wijzigt wel wat: voor pensioenfonds ABP en voor verzekeraar Loyalis geldt dat bij WIEG de verbijzondering WGP moet worden doorgegeven. voor pensioenfonds PWRI geldt geen wijziging (blijft WNE). We sluiten aan bij de afvraging die we al voor LA / UPA doen, zie onze release notes 2020-06/8 'WIEG - Aanvullend geboorteverlof en uitkering' bij 'Verantwoording in de loonaangifte en UPA. We gaan uit van het resultaat van grondslag van werkgevercode 55198 waarin je enerzijds de verlofkorting hebt vastgelegd en anderzijds de uitkering van UWV / bijdrage werkgever. Wanneer het resultaat ongelijk aan nul is (en meestal zal er geen sprake zijn van 100% doorbetaling), dan wordt in de verantwoording aan APG vanaf 2021 de verbijzondering WGP meegegeven. Soort Inkomstenverhouding Met ingang van 2021 wenst APG dat het gegeven ‘Soort InkomstenVerhouding’ wordt aangeleverd conform de Loonaangifte. Deze wijziging geldt: voor pensioenfonds ABP en voor verzekeraar Loyalis. voor pensioenfonds PWRI. Dit gegeven heb je al vastgelegd ten behoeve van de Loonaangifte. Per 2021 gaan we de waarde van dit gegevens (invoercode 02893) ook opnemen in de gegevenslevering APG. In APG-bestanden die betrekking hebben op 2020 mag dit gegeven niet geleverd worden. Reden einde IKV Wanneer een medewerker uit-dienst gaat, dan leg je de datum uit-dienst vast met invoercode 02924 en de reden uit-dienst met enerzijds invoercode 02861 (om via APG het pensioenfonds te informeren) en anderzijds met invoercode 02850 (om via de Loonaangifte de Belastingdienst en haar afnemers te informeren). Zoals al eerder aangekondigd zal APG met ingang van 2021 aansluiten bij de codering van de Loonaangifte. Dit betekent dat je niet langer gebruik moet maken van de invoercodes 02861 / 02850 maar dat je in plaats daarvan met invoercode 02846 beide instanties van de gewenste informatie voorziet. Deze wijziging geldt: voor pensioenfonds ABP en voor verzekeraar Loyalis. voor pensioenfonds PWRI. Zie ook het onderwerp 'Uitfaseren invoercodes 02356 en 02850' in deze release notes. Uitzondering De ‘reden einde arbeidsovereenkomst’ (invoercode 02846) mag alleen voor de Loonaangifte verantwoord worden onder bepaalde condities. Zo mag dit gegeven voor sommige medewerkers (bijvoorbeeld medewerkers bij de Politie) niet aangeleverd worden al naar gelang hun aansturing: Als invoercode 02893 (code soort inkomstenverhouding) gelijk is aan 11, 13 of 15, EN invoercode 02268 (code aard arbeidsverhouding) gelijk is aan 1, 10, 11, 82 of 83, EN de datum uit-dienst (invoercode 02924) of de datum uit-dienst Loonaangifte (invoercode 02941) is gevuld, dan moet invoercode 02846 aangeleverd worden. Een medewerker met publiekrechterlijke aanstelling, zul je bijvoorbeeld hebben aangestuurd met code aard arbeidsverhouding 18. Bij deze medewerker moet je de ‘reden einde arbeidsovereenkomst’ (invoercode 02846) dus niet vastleggen. De volgende waardes van invoercode 02846 zijn mogelijk: Code: Betekenis: 01 - Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd. 03 - Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever. 04 - Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever. 20 - Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer. 21 - Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet). 30 - Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. 31 - Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.). 40 - Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht. 41 - Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden. 80 - Arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV. 81 - Bedrijfseconomische reden met toestemming van UWV. 90 - De arbeidsovereenkomst loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd. 99 - Een andere, hiervoor niet genoemde reden. In APG-bestanden die betrekking hebben op 2020 mag dit gegeven niet geleverd worden. Voor medewerkers waarbij je de datum uit-dienst met een reden al eerder heeft vastgelegd met invoercode 02850 of 02861, zal invoercode 02846 worden gegenereerd. De omzetting van invoercode 02850 is bekend en wordt voor 2020 ook al uitgevoerd [1]. Voor de omzetting van invoercode 02861 geldt: invoercode 02861 invoercode 02846 O (voorheen I) - overlijden 31 A (voorheen B) - ontslag wegens arbeidsongeschiktheid 80 W - ontslag 99 V - vervroegde uittreding 99 R - overig 99 Meer informatie [1] Handleiding onderwerp Aangifte loonheffing bij 3.6 Reden einde arbeidsovereenkomst. 2021-01/84 Aanleveringen APG Pensioenaangifte tijdens jaarovergang 2020-2021 [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 2 december 2020 - Om je gegevens van 2020 voor de pensioenfondsen ABP, PWRI en verzekeraar Loyalis tijdens de komende jaarovergang tijdig te kunnen verzenden willen we je over het volgende informeren. Je dient zoals gebruikelijk uiterlijk de vijfde werkdag van de maand volgend op de productiemaand je gegevens te verzenden naar het APG. Je gegevens van een eventuele correctieproductie (ACP) over december dien je uiterlijk vrijdag 29 januari 2021 te verzenden naar APG. Latere inzendingen kunnen niet meer verwerkt worden. Schematisch gelden dus de volgende datums:  periode uiterste inzenddatum APG aangifte 12-2020 07-01-2021 ACP 12-2020 29-01-2021 01-2021 05-02-2021 02-2021 05-03-2021 ACP 12 is aanvullende correctieproductie periode 12. Pensioenfonds PFZW 2021-01/85 UPA foutmelding P0046 - reden einde arbeidsovereenkomst ontbreekt In de UPA wordt al enige jaren de reden einde arbeidsovereenkomst doorgegeven. T/m 2019 was hiervoor invoercode 02850 in gebruik in Gemal. Per 2020 is de rubriek ook opgenomen in de loonaangifte. Het waardebereik werd toen geheel herzien. Om die reden is per 2020 de nieuwe invoercode 02846 geïntroduceerd voor reden einde arbeidsovereenkomst. Als je een dienstverband hebt beëindigd in 2020, met terugwerkende kracht naar 2019 dan geef je de reden einde arbeidsovereenkomst nog op met de oude invoercode 02850. Over 2019 moet immers een waarde uit het oude waardebereik worden opgenomen. Uit terugkoppeling van PFZW blijkt dat in sommige gevallen in deze situatie ten onrechte invoercode 02846 is gebruikt. Dit leidt er toe dat de reden einde arbeidsovereenkomst in de UPA over 2019 niet wordt gevuld. In de UPA wordt dit aan je kenbaar gemaakt met foutcode P0046 - Reden einde arbeidsovereenkomst verplicht vullen indien datum einde inkomstenverhouding is gevuld. Als je deze melding ontvangen hebt, dan kun je in een aanvullende correctieproductie 2020-12 alsnog invoercode 02850 vastleggen met de juiste waarde en met als ingangsdatum de maand in 2019 waarin het dienstverband is beëindigd. Ook kun je vanaf 2021-02 de reden einde arbeidsovereenkomst invoeren via de Handmatige Correctie UPA. Pensioenfonds PWRI 2021-01/86 Wijziging aanlevering per 2021 Met ingang van 2021 gelden op de volgende onderwerpen wijzigingen voor de gegevenslevering aan APG: Wet invoering extra geboorteverlof Soort IKV Reden einde IKV Wet invoering extra geboorteverlof Per 2020-07 is de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) ingevoerd. Partners hebben vanaf genoemde datum ook recht op maximaal vijf weken extra verlof tegen 70% van het (maximum) dagloon. Wat dit betekent voor de pensioenaanlevering: De gegevensaanlevering wordt behandeld conform onbetaald verlof, dat geldt voor alle fondsen. De uitkering van UWV is namelijk geen loon. Het productloon is overeenkomstig het onbetaald verlof (dus ongewijzigd t.o.v. voorgaand loon). Dus niet een verlaagd loon (70%) t.g.v. de UWV-uitkering. Functioneel leidt dit dus niet tot een wijziging en werkt WIEG eigenlijk zoals onbetaald verlof: de pensioenopbouw en afdracht loopt ongewijzigd door tegen ongewijzigde uren / deeltijdfactor. Voor de te verantwoorden verbijzondering van de inkomstenverhouding (in Payroll Gemal eventueel handmatig vast te leggen met invoercode 02859) wijzigt wel wat: voor pensioenfonds ABP en voor verzekeraar Loyalis geldt dat bij WIEG de verbijzondering WGP moet worden doorgegeven. voor pensioenfonds PWRI geldt geen wijziging (blijft WNE). We sluiten aan bij de afvraging die we al voor LA / UPA doen, zie onze release notes 2020-06/8 'WIEG - Aanvullend geboorteverlof en uitkering' bij 'Verantwoording in de loonaangifte en UPA. We gaan uit van het resultaat van grondslag van werkgevercode 55198 waarin je enerzijds de verlofkorting hebt vastgelegd en anderzijds de uitkering van UWV / bijdrage werkgever. Wanneer het resultaat ongelijk aan nul is (en meestal zal er geen sprake zijn van 100% doorbetaling), dan wordt in de verantwoording aan APG vanaf 2021 de verbijzondering WGP meegegeven. Soort Inkomstenverhouding Met ingang van 2021 wenst APG dat het gegeven ‘Soort InkomstenVerhouding’ wordt aangeleverd conform de Loonaangifte. Deze wijziging geldt: voor pensioenfonds ABP en voor verzekeraar Loyalis. voor pensioenfonds PWRI. Dit gegeven heb je al vastgelegd ten behoeve van de Loonaangifte. Per 2021 gaan we de waarde van dit gegevens (invoercode 02893) ook opnemen in de gegevenslevering APG. In APG-bestanden die betrekking hebben op 2020 mag dit gegeven niet geleverd worden. Reden einde IKV Wanneer een medewerker uit-dienst gaat, dan leg je de datum uit-dienst vast met invoercode 02924 en de reden uit-dienst met enerzijds invoercode 02861 (om via APG het pensioenfonds te informeren) en anderzijds met invoercode 02850 (om via de Loonaangifte de Belastingdienst en haar afnemers te informeren). Zoals al eerder aangekondigd zal APG met ingang van 2021 aansluiten bij de codering van de Loonaangifte. Dit betekent dat je niet langer gebruik moet maken van de invoercodes 02861 / 02850 maar dat je in plaats daarvan met invoercode 02846 beide instanties van de gewenste informatie voorziet. Deze wijziging geldt: voor pensioenfonds ABP en voor verzekeraar Loyalis. voor pensioenfonds PWRI. Zie ook het onderwerp 'Uitfaseren invoercodes 02356 en 02850' in deze release notes. Uitzondering De ‘reden einde arbeidsovereenkomst’ (invoercode 02846) mag alleen voor de Loonaangifte verantwoord worden onder bepaalde condities. Zo mag dit gegeven voor sommige medewerkers (bijvoorbeeld medewerkers bij de Politie) niet aangeleverd worden al naar gelang hun aansturing: Als invoercode 02893 (code soort inkomstenverhouding) gelijk is aan 11, 13 of 15, EN invoercode 02268 (code aard arbeidsverhouding) gelijk is aan 1, 10, 11, 82 of 83, EN de datum uit-dienst (invoercode 02924) of de datum uit-dienst Loonaangifte (invoercode 02941) is gevuld, dan moet invoercode 02846 aangeleverd worden. Een medewerker met publiekrechterlijke aanstelling, zul je bijvoorbeeld hebben aangestuurd met code aard arbeidsverhouding 18. Bij deze medewerker moet je de ‘reden einde arbeidsovereenkomst’ (invoercode 02846) dus niet vastleggen. De volgende waardes van invoercode 02846 zijn mogelijk: Code: Betekenis: 01 - Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd. 03 - Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever. 04 - Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever. 20 - Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer. 21 - Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet). 30 - Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. 31 - Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.). 40 - Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht. 41 - Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden. 80 - Arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV. 81 - Bedrijfseconomische reden met toestemming van UWV. 90 - De arbeidsovereenkomst loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd. 99 - Een andere, hiervoor niet genoemde reden. In APG-bestanden die betrekking hebben op 2020 mag dit gegeven niet geleverd worden. Voor medewerkers waarbij je de datum uit-dienst met een reden al eerder heeft vastgelegd met invoercode 02850 of 02861, zal invoercode 02846 worden gegenereerd. De omzetting van invoercode 02850 is bekend en wordt voor 2020 ook al uitgevoerd [1]. Voor de omzetting van invoercode 02861 geldt: invoercode 02861 invoercode 02846 O (voorheen I) - overlijden 31 A (voorheen B) - ontslag wegens arbeidsongeschiktheid 80 W - ontslag 99 V - vervroegde uittreding 99 R - overig 99 Meer informatie [1] Handleiding onderwerp Aangifte loonheffing bij 3.6 Reden einde arbeidsovereenkomst. 2021-01/87 Beëindiging regeling WIW Zoals aangekondigd in vorige release notes, zal de WIW-regeling per 2021 eindigen [1]. Voor Payroll Gemal betekent dit wanneer je nog deelnemers aan de WIW-regeling hebt, je deze moet overzetten naar de SW-regeling. Je doet dit door per 2021-01 de Code pensioenfonds (invoercode 02315) bij de betreffende deelnemers te wijzigen van waarde X naar waarde W. Maak je gebruik van de automatische afdrachtbetaling, dan kun je dit zonder verdere wijzigingen blijven doen. De automatische afdracht 18 is voor WIW en WSW hetzelfde, beide afdrachtuitvoercodes hebben we hierin opgenomen. Houd voor je journaalposten, eigen overzichten etc. rekening met de wijziging van uitvoercodes. De uitvoercode voor de inhouding is hetzelfde, de uitvoercode voor de afdracht is anders: - uitvoercode 01549 PWrI afdracht WIW wordt uitvoercode 01545 PWrI afdr. WSW-WS. Meer informatie [1] Release notes 2020-12/39. 2021-01/88 Aanleveringen APG Pensioenaangifte tijdens jaarovergang 2020-2021 [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 2 december 2020 - Om je gegevens van 2020 voor de pensioenfondsen ABP, PWRI en verzekeraar Loyalis tijdens de komende jaarovergang tijdig te kunnen verzenden willen we je over het volgende informeren. Je dient zoals gebruikelijk uiterlijk de vijfde werkdag van de maand volgend op de productiemaand je gegevens te verzenden naar het APG. Je gegevens van een eventuele correctieproductie (ACP) over december dien je uiterlijk vrijdag 29 januari 2021 te verzenden naar APG. Latere inzendingen kunnen niet meer verwerkt worden. Schematisch gelden dus de volgende datums:  periode uiterste inzenddatum APG aangifte 12-2020 07-01-2021 ACP 12-2020 29-01-2021 01-2021 05-02-2021 02-2021 05-03-2021 ACP 12 is aanvullende correctieproductie periode 12. Ziektekostenverzekeraars Ziektekostenverzekering IZZ 2021-01/89 Uitbreiding opties per 2021 IZZ VGZ heeft per 2021 een nieuwe optie toegevoegd voor de basisverzekering de 'Basisverzekering Basis'. Net als voor de andere opties voor de basisverzekering heeft ook deze variant 6 keuzes ten aanzien van de hoogte van het eigen risico. Bovendien is er een nieuwe optie toegevoegd voor aanvullende verzekering 'Instap'. Meerdere klanten maken gebruik van de aanlevering van ziektekostenmutaties die zij rechtstreeks van IZZ VGZ ontvangen, inlezen in het HR-systeem en die zo mee aanleveren met alle overige maandelijkse mutaties aan Gemal. Hiervoor verandert er qua werkwijze niets. De nieuwe bedragen worden op dezelfde bestaande invoercodes aangeleverd naar Gemal en gepresenteerd in dezelfde uitvoercodes. Voor de basisverzekering is dat in-/uitvoercode 01181 en voor de aanvullende verzekering wordt het bedrag toegevoegd aan in-/uitvoercode 01183. Vastlegging nieuwe opties Gemal kent ook de 'oude' verwerkingsmethode door het vastleggen van het aantal verzekerden per verzekeringsoptie waarbij Gemal dit omrekent met het bedrag dat voor de betreffende verzekeringsoptie in de werkgevergegevens is opgenomen, zie Gemal Direct Inrichting Werkgevergegevens > Zorgverzekering > IZZ-VGZ. Voor deze werkwijze zijn naar aanleiding van de uitbreiding van de keuzes nieuwe werkgevercodes en invoercodes opgenomen per 2021-01. Voor de basisverzekering basis zijn de bedragen opgenomen bij de nieuwe werkgevercodes 07230 t/m 07235. Voor de nieuwe aanvullende verzekering Instap in de nieuwe werkgevercode 07422 opgenomen. Voor deze nieuwe keuzes zijn voor het vastleggen van het aantal verzekerden per optie de nieuwe invoercodes 02006 t/m 02011 opgenomen voor de basisverzekering basis regeling 1 t/m 6 en voor de aanvullende verzekering Instap invoercode 02012. Gegeven: IZZ-VGZ Basisverzekering Basisregeling 1 t/ 6. Vastleggen: werkgevercode 07230 t/m 07235. Gegeven: IZZ-VGZ Instap. Vastleggen: werkgevercode 07422. Gegeven: Aant VGZ Basis r1 t/m r6. Vastleggen: invoercode 02006 t/m 02011. Gegeven: Aant VGZ Instap. Vastleggen: invoercode 02012. Presentatie De presentatie voor alle basisverzekeringen vindt plaats met uitvoercode 01181 IZZ VGZ basis. Dat is ook het geval bij de nieuwe Basisverzekering Basis. De presentatie voor alle aanvullende verzekeringen worden samengeteld in uitvoercode 01183 IZZ VGZ aanv. Dit geldt ook voor de nieuwe aanvullende optie Instap. Voor wat betreft de uitvoercodes verandert er dus niets. Aanvullende verzekering buitenland De aanvullende verzekering buitenland had tot nu toe twee verschillende opties, te weten de optie Europa en de optie Wereld. De premie voor beide keuze was (de laatste jaren) hetzelfde namelijk 2,00 euro. Voor 2021 heeft IZZ nog één keuze voor buitenland, nog steeds met een premie van 2,00 euro. Feitelijk zou in Gemal dus één van beide opties kunnen vervallen. We hebben er voor gekozen om dit in elk geval voor 2021 nog gelijk te houden. Men kiest immers toch slechts voor één van beide opties en het bedrag is gelijk. Actie Voor zover je van deze werkwijze gebruik maakt, leg je voor de werknemer het aantal verzekerden vast (vaste mutatie) bij de nieuwe invoercodes 02006 t/m 02012. Automatische herrekeningen 2021-01/90 Vermelding automatische herrekening in mutatieverslag Periode 2020-12 reden omschrijving 12 CAO politie - Eenmalige uitkering Waarderingsgebaar 2020-12 13 Loonverdeling via directe doorbelasting en uurloners Periode 2021-01 reden omschrijving 02 (via ACP 2020-12) CAO kraamzorg - Nieuw CAO-akkoord 03 (via ACP 2020-12) CAO zorgverzekeraars - CAO-akkoord Werknemer- en werkgevergegevens 2021-01/91 Nieuwe/gewijzigde invoercodes en uitvoercodes Nieuwe invoercodes invoercode omschrijving HR Core Beaufort rubriek HR Core Education component 02006 t/m 02011 Aant VGZ Basis r1 t/m r6 P12006 t/m P12011 8006 t/m 8009, 8013, 8011 02012 Aant VGZ Instap P12012 8012 02836 30%-regeling P02836 2836 02845 Wachtgelder (zorg) P02845 2845 02889 Kwartaaltabel LH P12889 2889 Vervallen invoercodes invoercode omschrijving 02861 reden van uittreden Nieuwe uitvoercodes uitvoercode omschrijving 01680 grsl UFO ongemax 01694 grsl WHK ongemax 01696 grsl inh WIA ong 01697 grsl WIA ongemax 01776 loon LH tabel wit 02046 gr urn ziekengeld 02229 ABP stat.dtf.peil 02348 grsl WW tot z max 02349 grsl WW max 02395 uren opslag PB 02397 vrijwvrtz senvl 02398 vrijwvrtz OSV 02399 vrijwvrtz ONB 02400 vrijwvrtz LL 02401 vrijwvrtz Kzg 02402 vrijwvrtz Lzg 02403 vrijwvrtz Cal 02404 t/m 02410 vrijwvrtz verl9 t/m vrijwvrtz verl15 02412 uren intens.toesl. 02413 uren afw.volt. 02414 uren opslag ADV 02415 extra urn sol. fun 02416 vrijw. vrtz genbel Vervallen uitvoercodes uitvoercode omschrijving 01548 PWrI grondslag WIW 01549 PWrI afdracht WIW 01568 (vervalt per 2022) PWrI vrgjr WIW 2021-01/92 Nieuwe/gewijzigde werkgevercodes Nieuwe werkgevercodes werkgevercode omschrijving 03004 pro-rata berekening 05777 tekst bij regeling 07230 t/m 07235 IZZ-VGZ Basisverzekering Basisregeling 1 t/m 6 07422 IZZ-VGZ Instap 08020 doorbetaling componenten gedeeltelijk ziek 10102 presentatie adres op jaaropgave 55169 uitvoercodes in grondslag ziekengeld uren 58003 verdeling meerdere dienstverbanden Gewijzigde werkgevercodes werkgevercode oude omschrijving nieuwe omschrijving 07427 IZZ-VGZ buitenland Europa IZZ-VGZ buitenland 07428 IZZ VGZ buitenland Wereld IZZ VGZ buitenland

Nieuw 2020-11/1 Productieplanning 2021 De Productieplanning voor 2021 is in de Payroll Gemal handleiding opgenomen. Gewijzigd en verbeterd 2020-11/2 Splitsen functionaliteit Premie diverse verzekeringen Payroll Gemal kent functionaliteit voor premie diverse verzekeringen (VRZ-regelingen) [1]. Die functionaliteit kan gebruikt worden om inhoudingen van verzekeraars of pensioenfondsen geautomatiseerd te laten plaatsvinden. Dergelijke premieberekeningen kennen vaak een franchise - een drempelbedrag waarover geen premie berekend wordt. De manier waarop die franchise wordt berekend varieert sterk per fonds. Om die reden is de functionaliteit van Payroll Gemal in de loop der tijd steeds verder uitgebreid.  Veel functionaliteit wordt aangestuurd met werkgevercode 05017 Code franchise VRZ. Er is bij die uitbreiding regelmatig voor gekozen om werkgevercode 05017 meer keuze-opties te geven. Geleidelijk zijn er diverse waarden gecreëerd die eigenlijk meerdere keuzes tegelijkertijd aansturen. Hiermee is een web van keuzes ontstaan. Inmiddels heeft deze code 17 opties. Het is daardoor erg onoverzichtelijk wat de code allemaal aanstuurt. Wij vinden het belangrijk dat je inzicht hebt in de werking van Payroll Gemal. Daarom hebben we besloten de functionaliteit deels te herstructureren. Er komt geen nieuwe functionaliteit bij, maar de aansturing die voorheen plaatsvond op werkgevercode 05017 wordt herverdeeld over bestaande en nieuwe werkgevercodes. Het doel hiervan is om de aansturing en keuze-mogelijkheden inzichtelijker te maken. Hoe werkt het vanaf deze release? Werkgevercode 05017 Code franchise VRZ-regeling komt te vervallen. De functionaliteit wordt ondergebracht bij onderstaande codes. De codes worden in deze release volledig omgezet. Ook bij TWK mutaties gebruik je dus de nieuwe codes en waarden. Op de nieuwe werkgevercode 05011 stuur je aan of je de franchise toepast op alleen de inhouding of op de inhouding en de afdracht: Gegeven: code toepassing franchise. Vastleggen: werkgevercode 05011. 0 (of niet vastgelegd) = toepassen op inhouding en afdracht; 1 = toepassen op alleen inhouding. De bestaande werkgevercode 05008 is uitgebreid. Met deze werkgevercode kun je nu kiezen uit alle factoren die je voorheen op werkgevercodes 05008 en 05017 gezamenlijk kon selecteren: Gegeven: code omrekening periodegrondslag VRZ-regeling. Vastleggen: werkgevercode 05008. 0 (of niet vastgelegd) = naar rato deeltijdpercentage (invoercode 02404);  1 = naar rato verloonde uren/fulltimenorm; 2 = naar rato factor gewerkt (uitvoercode 01991); 3 = naar rato factor gewerkt excl. opslag ADV/VT (uitvoercodes 01991-01514); 4 = niet naar rato berekenen; 5 = naar rato SV-dagen; 6 = naar rato salarisdagen; 7 = naar rato loonheffingendagen; 8 = naar rato ZVW-dagen. Met de bestaande werkgevercodes 05005 Code omrekening minimumbedrag VRZ-regeling, 05006 Code omrekening maximumbedrag VRZ-regeling en 05007 Code omrekening franchisebedrag VRZ-regeling kun je de minimum-, maximum- en franchisebedragen koppelen aan dezelfde factor indien dat gewenst is. Waarden 0 t/m 4 kunnen worden gebruikt in combinatie met een jaargrondslag (werkgevercode 05001 = 1) en jaarbedragen voor de minimum- en maximumgrondslag en de franchise. Waarden 5 t/m 8 kunnen worden gebruikt in combinatie met een jaarcumulatieve (VCR) grondslag (werkgevercode 05001 = 2) en dagbedragen voor de minimum- en maximumgrondslag en de franchise. Dit zijn dezelfde voorwaarden als golden voor de corresponderende oude waarde van werkgevercode 05017. Je hoeft dus niets in je vastlegging te veranderen. In de oude situatie bleek de factor die je gekozen had voor werkgevercode 05009 Code begrenzing franchise ook de jaargrondslag op 100% te begrenzen. Je kon er dus niet voor kiezen om alleen de jaargrondslag of alleen de franchise te begrenzen. Vanaf deze release stuurt werkgevercode 05009 alleen nog de franchise aan en stuurt de nieuwe werkgevercode 05010 de jaargrondslag aan: Gegeven: code begrenzing franchise.  Vastleggen: werkgevercode 05009. 0 (of niet vastgelegd) = standaard, franchise niet maximeren; 1 = franchise maximeren op 100%. Gegeven: code begrenzing jaargrondslag.  Vastleggen: werkgevercode 05010. 0 (of niet vastgelegd) = standaard, jaargrondslag niet maximeren; 1 = jaargrondslag maximeren op 100%. Deze code werkt alleen in het geval dat je een jaargrondslag toepast (werkgevercode 05001 Code soort grondslag VRZ-regeling is vastgelegd met waarde 1). Bij een periodegrondslag is begrenzen niet van toepassing, omdat de berekening is gebaseerd op de grondslag in de periode zelf. Hier wordt geen factor in de berekening gebruikt. Bij gebruik van een jaarcumulatieve grondslag reken je naar rato van het aantal dagen. Deze factor kan nooit groter dan 100% zijn. Actie Je hoeft niets te doen. Wij voeren een conversie uit, zodat je geen verschil ervaart tussen de oude en de nieuwe situatie. De conversie wordt uitgevoerd conform onderstaande specificaties: Als je werkgevercode 05009 Code begrenzing franchise hebt vastgelegd met waarde 1 (franchise maximeren op 100%), dan wordt werkgevercode 05010 Code begrenzing jaargrondslag ook gegenereerd met waarde 1 (jaargrondslag maximeren op 100%). Let op: deze conversie wordt niet uitgevoerd voor de CAO zorgverzekeraars (CAO code 13). Bij deze CAO was reeds maatwerk aanwezig, waardoor wel de franchise, maar niet de jaargrondslag werd gemaximeerd. Door de conversie niet uit te voeren blijft ook voor jou de nieuwe situatie gelijk aan de oude. Werkgevercode 05017 wordt omgezet in werkgevercodes 05008 en 05011 conform onderstaande tabel werkgevercode 05017 Code franchise VRZ regeling werkgevercode 05008 Code omrekening periodegrondslag werkgevercode 05011 Code toepassing franchise 00 - uitsluitend toepassen bij de premie-inhouding. Alles in verhouding tot het percentage deelbetrekking 0 - naar rato deeltijdpercentage 1 - toepassen op alleen inhouding (deze conversie wordt alleen uitgevoerd als je minimaal één andere werkgevercode op de betreffende regeling hebt vastgelegd. Dit om te voorkomen dat conversie plaatsvindt op een regeling die je niet gebruikt) 01 - als 0, maar ook voor de afdracht 0 - naar rato deeltijdpercentage 0 - toepassen op inhouding en afdracht 02 - als 0, alles in verhouding tot factor gewerkt 2 - naar rato factor gewerkt 1 - toepassen op alleen inhouding 03 - als 1, alles in verhouding tot factor gewerkt 2 - naar rato factor gewerkt 0 - toepassen op inhouding en afdracht 04 - als 0, echter het percentage deelbetrekking is niet van belang 4 - niet naar rato 1 - toepassen op alleen inhouding 05 - als 1, echter het percentage deelbetrekking is niet van belang 4 - niet naar rato 0 - toepassen op inhouding en afdracht 06 - als 0, maar de toe te passen franchise, minimum en maximum bedragen zijn dag-bedragen (met 2 decimalen), om te rekenen met de SV-dagen 5 - naar rato SV- dagen 1 - toepassen op alleen inhouding 07 - als 6, maar ook toepassen op de afdrachtgrondslag 5 - naar rato SV- dagen 0 - toepassen op inhouding en afdracht 08 - als 6, hier wordt echter uitgegaan van de salarisdagen 6 - naar rato salarisdagen 1 - toepassen op alleen inhouding 09 - als 7, hier wordt echter uitgegaan van de salarisdagen 6 - naar rato salarisdagen 0 - toepassen op inhouding en afdracht 10 - als 2, echter zonder opslag ADV/VT (uitvoercode 01514) 3 - naar rato factor gewerkt excl. opslag ADV/VT 1 - toepassen op alleen inhouding 11 - als 3, echter zonder opslag ADV/VT (uitvoercode 01514) 3 - naar rato factor gewerkt excl. opslag ADV/VT 0 - toepassen op inhouding en afdracht 12 - als 6, hier wordt echter uitgegaan van de loonheffingendagen 7 - naar rato loonheffingendagen 1 - toepassen op alleen inhouding 13 - als 7, hier wordt echter uitgegaan van de loonheffingendagen 7 - naar rato loonheffingendagen 0 - toepassen op inhouding en afdracht 14 - als 6, hier wordt echter uitgegaan van de ZVW-dagen 8 - naar rato ZVW-dagen 1 - toepassen op alleen inhouding 15 - als 7, hier wordt echter uitgegaan van de ZVW-dagen 8 - naar rato ZVW- dagen 0 - toepassen op inhouding en afdracht Meer informatie [1] Payroll Gemal handleiding onderwerp Premie diverse verzekeringen. 2020-11/3 Extra optie voor meeruren en oppluspercentage Een aantal klanten hebben de wens geuit voor een extra inrichtingsmogelijkheid voor meeruren in combinatie met een oppluspercentage. Men wil onderscheid kunnen maken tussen meeruren die voor verschillende doeleinden worden uitbetaald. Parttimers werken normaal gesproken een vast aantal uur per maand. Het kan zijn dat men incidenteel meer werkt. Je kunt dan extra uren opgeven op een aparte invoercode (02403), die als aparte post worden uitbetaald (uitvoercode 01003). De medewerker en de werkgever hebben daarmee overzicht welk salaris betrekking heeft op het vaste contract en welk salaris op het incidentele meerwerk. Wettelijk gezien bouwt de medewerker over elk gewerkt uur verlofrechten op in de vorm van vakantiedagen. Doorgaans worden die vakantiedagen aan het begin van het jaar vastgesteld op basis van het parttimepercentage. Als het parttimepercentage gedurende het jaar wijzigt, wijzigen de verlofrechten ook. Dergelijke wijzigingen zijn immers structureel van aard. Over uren meerwerk bouwt de medewerker ook verlofrechten op. Deze uren zijn echter incidenteel van aard. Het vergt voor werkgevers veel administratie om bij meerwerk steeds de vakantierechten bij te werken en bovendien maakt dit het lastig te voorspellen hoe lang medewerkers afwezig zullen zijn op jaarbasis. Om die reden is het gebruikelijk dat verlofrechten over meerwerk direct afgekocht worden. De verlofuren worden automatisch en verplicht verkocht tegen het actuele uurloon. Deze afkoop wordt in de salarisverwerking vormgegeven met een zogenaamd oppluspercentage. Dit oppluspercentage wordt berekend over het geldbedrag van het meerwerk en vertegenwoordigt de geldwaarde van de afgekochte verlofuren. In Payroll Gemal wordt het oppluspercentage over meerwerk bij parttimers vastgelegd met invoercode 01024. Hoe werkt het vanaf deze release? Payroll Gemal kent reeds een tweede in-/uitvoercode combinatie 01303 met omschrijving Keuzeplan uren. De functionaliteit van deze codecombinatie lijkt zeer sterk op die van invoercode 02403 en uitvoercode 01003 voor meeruren. De keuzeplan uren zijn aanvankelijk gemaakt specifiek voor CAO UWV (CAO code 80). Toen we deze code introduceerden was er geen behoefte aan oppluspercentages, zoals die wel van toepassing zijn bij invoercode 02403 = uitvoercode 01003 met oppluscodes 01024. Vanaf periode 11 is in Payroll Gemal een uitbreiding opgenomen bij invoercode 01303 zodat daar een oppluspercentage aan gekoppeld wordt en ook de verdere werkwijze wordt toegevoegd die ook bij invoercode 02403, 01024 van toepassing is. Hiervoor is de omschrijving van in-/uitvoercode 01303 gewijzigd van Keuzeplan uren naar Extra uren 2. Let op: voor CAO UWV (CAO code 80) blijft de omschrijving ongewijzigd. De functionaliteit die in deze release wordt opgeleverd, is een uitbreiding op de bestaande functionaliteit. Als je onder CAO UWV valt, kun je de keuzeplan uren dus blijven gebruiken zonder dat je hinder ervaart van de nieuwe oppluspercentages. In onderstaande tabel, in de tweede kolom ‘Code meerwerk’, zie je de codes die je reeds gewend was vast te leggen voor meerwerk. In de derde kolom ‘Code keuzeplan’ is de corresponderende code weergegeven voor de extra functie voor meeruren die je vanaf deze release kunt gebruiken. In deze kolom is ofwel de oude naamgeving van de code vermeld ofwel een indicatie dat de code nieuw is toegevoegd. In de vierde kolom ‘Nieuwe naamgeving’ lees je de nieuwe naamgeving van deze codes, zoals ze vanaf deze release bekend zullen zijn. Type code Code meerwerk (bestaande functie voor meerwerk) Code keuzeplan (extra functie voor meerwerk) Nieuwe naamgeving Invoercode 02403 Extra uren invoercode 01303 Keuzeplan uren Extra uren 2 Invoercode 01024 Vak/ADV meerwerk invoercode 00982 *NIEUW* Vak/ADV meerwerk 2 Invoercode  02773 Uurloon extra uren invoercode 03125 *NIEUW* Uurloon extra uren 2 Uitvoercode 01003 sal.extra uren  uitvoercode 01303 keuzeplan uren sal.extra uren 2 Uitvoercode  01024 vak/ADV meerwerk uitvoercode 00982 *NIEUW* vak/ADV meerwerk2 Uitvoercode 01505 factor meerw/opsl uitvoercode 01509 factor keuzeplan factor mw/opsl 2 Uitvoercode 01514 fact. ADV/VT opsl uitvoercode 01607 *NIEUW* fact ADV/VT opsl2 Uitvoercode 01842 uren meerw (naamswijziging ivm betere leesbaarheid) uitvoercode 02303 uren keuzeplan uren meerw 2 Werkgevercode 08185 Code uurloon extra uren 08186 Code uurloon keuzeplan uren Code uurloon extra uren 2 Extra aandachtspunten Op werkgevercode 08003 Betaling uren boven 100% heb je reeds de keuze gemaakt hoe je meerwerk wilt uitbetalen als het meerwerk resulteert in een deeltijdpercentage boven 100%. Deze keuze geldt automatisch ook voor de nieuwe functionaliteit voor meeruren 2. Indien je zowel meeruren 1 als meeruren 2 vastlegt in dezelfde periode, dan toetst Payroll Gemal eerst meeruren 1 aan de 100% grens en vervolgens meeruren 2. In de Payroll Gemal handleiding wordt een rekenvoorbeeld geplaatst voor deze situatie. Het oppluspercentage op invoercode 00982 Vak/ADV meerwerk 2 wordt geteld in de bestaande uitvoercode 02414 uren opslag ADV. Deze uitvoercode is opgenomen in de grondslagen voor verloonde uren loonaangifte (werkgevercode 55189) en PFZW (werkgevercode 55053). Als je gebruik maakt van een eindejaarsuitkering met peildatummethode, kun je de factor laten berekenen over het gemiddeld deeltijdpercentage inclusief opslag. Dit doe je door werkgevercode 25022 / 25222 /25422 / 25622 / 25822 / 25872 / 25922 EJU 1 t/m 7 factor deeltijd vast te leggen met waarde 2 of 5. Vanaf deze release wordt dan uitvoercode 01509 factor mw/opsl 2 automatisch ook in de factor geteld. Als je gebruik maakt van een regeling Premie diverse verzekeringen (VRZ-regeling) met jaargrondslag (werkgevercode 05001 is vastgelegd met waarde 1), kun je de grondslag berekenen naar rato van de factor gewerkt exclusief opslag ADV/VT. Dat doe je door werkgevercode 05008 vast te leggen met waarde 3. De factor ADV/VT meeruren 2 (uitvoercode 01607) wordt in dat geval ook uitgezonderd. Actie Als je gebruik wilt maken van de nieuwe regeling voor meeruren 2, dan adviseren we je na te gaan of je voor meeruren 1 op werkgeverniveau afwijkende inrichting hebt vastgelegd. Je kunt dan bewust de keuze maken of je die afwijkende inrichting ook wilt gebruiken voor meeruren 2 of juist niet. Je kunt hierbij denken aan: De grondslagen waarin je de uitvoercodes van meeruren 1 hebt opgenomen. Payroll Gemal kent een functionaliteit om eenvoudig na te gaan in welke grondslag je een uitvoercode hebt opgenomen. Je gaat hiervoor naar Werkgevergegevens-> In- en uitvoercodes -> Overzicht uitvoercodes. Je kunt op basis van bovenstaande tabel de uitvoercodes voor meeruren 1 invoeren en bepalen of je dezelfde inrichting wilt toepassen bij de corresponderende uitvoercodes voor meeruren 2. Het uurloon dat je wilt toepassen. Op werkgevercode 08185 heb je een keuze gemaakt tegen welk uurloon je meeruren 1 wilt betalen. Op de nieuwe werkgevercode 08186 kun je een keuze maken voor meeruren 2. Of je de uitvoercode voor meeruren 2 wilt opnemen in comprimeertotalen, journaalposten of andere flexibele bestanden en overzichten. 2020-11/4 Soort looncomponent doorbetaling verlof De aansturing en werking van uitvoercodes is zichtbaar met werkgevercodes. Zie Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > In- en uitvoercodes > Aansturing uitvoercodes. In de omschrijving van de werkgevercode vindt u de aansturing van een uitvoercode terug. Zie de handleiding onderwerp Uitvoercode, algemeen bij 2.2. Werking uitvoercodes zelf beïnvloeden.  Eén van de werkgevercode voor de werking van uitvoercodes is werkgevercode 58005 Soort looncomponent. Deze werkgevercode wordt gebruikt om uitvoercodes te categoriseren voor een bepaalde werking. We kunnen dan gemakkelijk elders in de programmatuur zeggen dat alle codes vanuit een bepaalde categorie op dezelfde wijze moeten worden afgehandeld. Er is behoefte aan een nieuwe categorie voor uitvoercodes waarop doorbetaling tijdens vakantieverlof wordt gepresenteerd, omdat deze ten behoeve van de pensioenberekening in de UPA een eigen werking kennen. Ze worden namelijk wel geteld in de verloonde uren UPA, maar zonder dat er korting wegens een verlofregeling over berekend wordt. Aan werkgevercode 58005 Soort looncomponent is hiervoor de nieuwe waarde 91 = doorbetaling verlof toegevoegd. Alle uitvoercodes waarop een doorbetaling bij verlof wordt gepresenteerd, zijn vastgelegd met deze nieuwe waarde. Dit betreft de uitvoercodes 00635 t/m 00649 doorbetaling verlofregeling 1 t/m 15, uitvoercode 00983 AGBV WG bijdrage en uitvoercode 00984 AGBV uitkering. 2020-11/5 Overzicht 'staat salarissen en sociale lasten tbv de werkelijkheid' vervallen Eerder hebben we aangekondigd dat enkele overzichten komen te vervallen [1]. Met ingang van november 2020 is het overzicht 'staat salarissen en sociale lasten tbv de werkelijkheid' vervallen en kun je derhalve niet meer afroepen. Op termijn worden onderstaande overzichten eveneens verwijderd uit Payroll Gemal: - statistiek personeelssterkte - lijstnummer 9908 (papier) en 9909 (portal) . - selectief resultatenoverzicht (01 t/m 40) - lijstnummers 2601 t/m 2640 (papier). Meer informatie [1] Release notes 2020-05/1 en 2020-10/3. 2020-11/6 Aanpassing invoercodes VTWK Op verzoek van werkgevers hebben we het mogelijk gemaakt dat de invoercodes 01245 t/m 01249 Bruto diversen 01245 t/m 01249 en de invoercodes Dagloon ziek, WAZO en ZW (respectievelijk invoercodes 02484, 02418 en 02485) met ingang van periode 11 ook met terugwerkende kracht over vorig jaar kunnen worden vastgelegd. 2020-11/7 Wijziging koptekst op overzicht ZW-meldingen Op het overzicht ZW-meldingen wordt vermeld hoeveel dagen of uren ziekte zijn geboekt. Dit gegeven wordt gepresenteerd onder Algemeen in de kolom DGN/URN ZK. Er staat per 2021 een grote wijziging gepland in de berekening van ziekengeld. In voorbereiding op deze wijziging is de genoemde kolomnaam gewijzigd in EENH ZK. 2020-11/8 Loonaangiftemelding L1818 De Belastingdienst controleert de loonaangifte op tal van punten. Als zo'n controle negatief uitvalt, dan meldt de Belastingdienst dat via een foutmelding. Wij hebben in Payroll Gemal diverse van deze controles overgenomen [1]. We kunnen dan al op het mutatieverslag melden dat er een fout in de loonaangifte zal ontstaan als de aangifte op basis van de huidige productie ingezonden gaat worden. Foutmelding L1818 bleek nog niet opgenomen te zijn in de controles van Payroll Gemal. Deze hebben we met ingang van periode 11 alsnog toegevoegd. Melding L1818 verschijnt als: Er geen datum uit-dienst is opgegeven - invoercodes 02924 Datum uit-dienst EN 02941 Datum uit-dienst loonaangifte zijn leeg. Het dienstverband is voor geen enkele SV verzekerd - invoercodes 02122 Code WW en 02123 Code WIA zijn vastgelegd met waarde 0 of 2 EN invoercode 02124 Code ZW is vastgelegd met waarde 0. Er is toch een loon SV berekend - uitvoercode 01598 loon SV is ongelijk aan 0. In praktijk zal deze situatie voornamelijk ontstaan als op een dienstverband voor loon uit vroeger dienstbetrekking ten onrechte invoercodes 02122 Code WW of 02123 Code WIA is vastgelegd met waarde 2 (premieplicht). Meer informatie [1] Gemal handleiding onderwerp Mutatieverslag bij 3.3 Meldingen. Wet en regelgeving 2020-11/9 Vooraankondiging vaste reiskostenvergoeding per 2021 Je mag onder de reguliere regelgeving je werknemer een vaste reiskostenvergoeding geven als deze op jaarbasis minimaal 128 dagen naar de werkplek reis bij een fulltime dienstverband. In de praktijk kan de werknemer dan bij een vijfdaagse werkweek gemiddeld twee dagen per week thuiswerken. Over 2020 is deze regel door Staatssecretaris Vijlbrief opgeschort, omdat medewerkers actief wordt geadviseerd om zo veel mogelijk thuis te werken. Dat houdt in dat je de vaste reiskostenvergoeding belastingvrij mag blijven verstrekken, ook als een medewerker op fulltime basis minder dan 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist. Deze regeling vervalt per 2021. Je moet vanaf 2021 dan bijhouden wie er op fulltime basis gemiddeld meer dan twee dagen per week thuis werkt. Is dat het geval, dan moet je bijhouden hoe vaak de medewerker naar de vaste werkplek is gereisd om vast te kunnen stellen hoeveel reiskosten belastingvrij mogen worden vergoed. Omdat deze wijziging ingrijpend kan zijn én plaatsvindt in de jaarovergang plaatsen wij hier alvast een vooraankondiging van de acties die je kunt ondernemen. In Payroll Gemal kun je het fiscaal vrijgestelde bedrag aan reiskosten op diverse manieren berekenen. Je legt je keuze vast op werkgevercode 26400. Je kunt de fiscale vrijstelling berekenen op basis van werkelijke reizen (werkgevercode 26400 = 0 of 1), in dat geval hoef je geen actie te ondernemen. Je kunt de fiscale vrijstelling berekenen op basis van de praktische regeling van de fiscus (werkgevercode 26400 = 2 of 3). In dat geval leidt Payroll Gemal zelf de reisbewegingen af uit het werkdagenpatroon van de medewerker volgens de formule 214 / 12 = 17,83 reisbewegingen op fulltime basis. Deze formule is bij regelmatig thuiswerk niet langer geldig. Als je op dit moment gebruik maakt van de praktische regeling, heb je twee opties: 1. Indien de meerderheid van de medewerkers naar de werkplek blijft reizen, dan kun je op werkgeverniveau de berekening op basis van de praktische regeling handhaven. Bij werknemers die op fulltime basis meer dan twee dagen per week thuiswerken, leg je met invoercode 02518 de werkelijke reisdagen (per maand) vast. Payroll Gemal rekent dan wel via de praktische regeling, maar gaat hierbij uit van de werkelijk opgegeven reisdagen. De exacte berekening kun je nalezen in de Gemal handleiding, onderwerp Reiskosten, fiscale afhandeling bij 4.1. 2. Indien de meerderheid van de medewerkers op fulltime basis meer dan twee dagen per week thuiswerkt, dan kun je op werkgeverniveau de berekening van de fiscale vrijstelling aanpassen. Je legt hiertoe werkgevercode 26400 vast met waarde 0 of 1. Hiermee geef je aan dat je wilt rekenen met de werkelijke reisbewegingen die je zelf vastlegt. Bij waarde 0 wordt de vrijstelling van woon-werkverkeer en zakelijke reizen samengevoegd, bij waarde 1 niet. Vervolgens maak je met werkgevercode 26300 de keuze hoe je de werkelijke reisbewegingen wilt vastleggen. Als er medewerkers zijn die twee dagen of minder per week thuiswerken, dan kun je bij die medewerkers alsnog de praktische regeling toepassen. Je geeft dan het vaste aantal reisbewegingen per maand stam op. Op fulltime basis is dit volgens de praktische regeling 214 / 12 = 17,83 reisbewegingen per maand. Bij parttimers reken je dit om naar rato. De fiscus bepaalt welk bedrag aan reiskosten belastingvrij mag worden vergoed. De CAO-partijen bepalen het bedrag aan reiskostenvergoeding dat je aan je werknemers betaalt. Wij hebben deze situatie voorgelegd aan de CAO-koepels. Het is denkbaar dat je CAO-koepel voorschrijft dat de reiskostenvergoeding op een vergelijkbare manier aangepast moet worden bij thuiswerk of met een ander alternatief komt. Als wij een reactie van een CAO-koepel ontvangen, dan zullen wij deze in de eerstvolgende release publiceren. Indien je vragen hebt over het beleid met betrekking tot reiskosten binnen je CAO, dan kun je deze aan je eigen CAO-koepel voorleggen. Opgeloste meldingen 2020-11/10 Berekening indicatief bedrag transitievergoeding na AOW-leeftijd (change 2174943) Als een medewerker de AOW-leeftijd heeft bereikt, is bij ontslag geen transitievergoeding verschuldigd. Een transitievergoeding is bedoeld om van werk naar werk te komen. Als de medewerker AOW gerechtigd is, dan heeft de medewerker inkomen uit de AOW en wordt de stap naar nieuw werk niet meer vanuit de wet ondersteund met een transitievergoeding. Bij deze medewerkers werd wel maandelijks het indicatief bedrag transitievergoeding (uitvoercode 01555) berekend. In diverse meldingen werd bij ons aangegeven dat dit tot verwarring leidde. Met ingang van deze release wordt het indicatief bedrag transitievergoeding niet berekend vanaf de maand waarin de medewerker AOW- gerechtigd wordt. Indien je toch besluit een transitievergoeding te betalen aan een AOW-gerechtigde medewerker, dan kun je deze zelf berekenen vanuit de grondslagen vast salaris, vaste componenten en variabele componenten (uitvoercodes 01658 / 01659 / 01660). De berekeningswijze is beschreven in de Gemal handleiding, hoofdstuk Transitievergoeding bij Berekening en verwerking.  Let op: Als je een transitievergoeding betaalt aan een AOW-gerechtigde medewerker, dan houd je daarop de werknemersbijdrage Zvw in. Hiertoe leg je invoercode 02101 Code verzekeringsplicht Zvw vast met waarde 4. Met ingang van deze release wordt het indicatief bedrag transitievergoeding niet berekend als de medewerker op de eerste dag van de berekeningsmaand AOW-gerechtigd is. Automatische herrekening 04 De nieuwe situatie wordt toegepast over heel 2020 door middel van een automatische herrekening. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 04. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2020-11/11 Dagloon bij benadering bij doorgestort recht VT/EJU naar IKB (change 2171718) Het dagloon bij benadering (uitvoercode 01778) wordt in Payroll Gemal berekend met de formule: (loon SV - (uitbetaalde VT en EJU) + (recht VT en EJU)) / 21,75 = dagloon bij benadering 100% (Sinds release 07-2020 wordt een korting, aanvulling of uitkering ten gevolge van aanvullend geboorteverlof ook uitgezonderd van het hier genoemde loon SV.) Er wordt in deze formule rekening gehouden met het recht VT/EJU omdat dit leidt tot een gelijkmatiger berekening van het dagloon gedurende het jaar. De uitbetaling VT/EJU moet dan vanzelfsprekend niet geteld worden om dubbeltelling te voorkomen. Melding Het bleek dat het recht VT/EJU ook geteld werd als deze component werd doorgestort naar een IKB. De uitbetaling van het IKB werd echter niet afgetrokken van het loon SV, waardoor een dubbeltelling ontstaat. Bij het IKB kan de uitbetaling niet zomaar in mindering worden gebracht op het loon SV. Het IKB bestaat vaak uit meer bronnen dan alleen de VT/EJU. Ook wordt een uitbetaling vaak gebruikt voor uitruil tegen andere arbeidsvoorwaarden die niet tot het loon SV behoren.  Voorbeeld Een medewerker verdient € 2000 bruto en bouwt daarover 8% vakantietoeslag op ter waarde van € 160. Die vakantietoeslag wordt direct doorgestort in een IKB. De € 160 wordt dus niet gepresenteerd op uitvoercode 01618 recht VT. In december ruilt de medewerker zijn hele saldo IKB uit voor een fiets van de zaak. Het bruto saldo wordt afgeboekt en meteen ingeruild voor een fiets. Die fiets is geen bruto loon voor de medewerker, omdat deze in de vrije ruimte van de WKR wordt opgenomen. In de oude situatie werd het dagloon bij benadering als volgt berekend: (loon SV -(uitbetaalde VT en EJU) + (recht VT en EJU)) / 21,75 = dagloon bij benadering 100%  = (€ 2000 -  € 0 + € 160) / 21,75 = € 99,31. Dit is onjuist. Er werd immers geen recht VT, maar IKB opgebouwd. Bovendien wordt er nooit VT uitbetaald omdat de medewerker het IKB gebruikt om een fiets aan te schaffen. Het zou om die reden ook niet juist zijn om de uitbetaling IKB dan in mindering te brengen op het dagloon bij benadering. In de nieuwe situatie wordt het doorgestorte recht niet meer meegeteld: (loon SV -(uitbetaalde VT en EJU) + (recht VT en EJU)) / 21,75 = dagloon bij benadering 100%  = (€2000 -  €0 + €0) / 21,75 = €91,95.  Oplossing We hebben de berekening van het dagloon bij benadering met ingang van deze release aangepast. Doorgestort recht VT/EJU naar een IKB wordt niet langer geteld in de berekening van het dagloon. Uitbetalingen vanuit het IKB die tot het SV loon worden gerekend, worden net als in de oude situatie nog wel geteld. Let op: Door deze aanpassing wordt het dagloon bij benadering lager dan in de oude situatie. Indien je op basis van dit dagloon een uitkering aan je medewerker hebt betaald, dan kan dit tot vorderingen leiden. Het dagloon bij benadering is een (grove) benadering, waarmee je alvast een uitkering kunt betalen aan je medewerker in afwachting van het definitieve dagloon. Dat definitieve dagloon wordt altijd door UWV vastgesteld en gecommuniceerd. Zodra het definitieve dagloon bekend is, dien je dit zelf vast te leggen en wordt de uitkering herrekend.  Automatische herrekening 07 Wij zullen een automatische herrekening uitvoeren om het dagloon bij benadering in bovengenoemde situatie aan te passen. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 07. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2020-11/12 IKB over toelage generatiebeleid na uit-dienst (change 2224738) Deze melding heeft betrekking op medewerkers die: - een toelage generatiebeleid (in- / uitvoercodecombinatie 00695) hebben; - een IKB hebben; - uit-dienst zijn. In deze situatie werd na uit-dienst nog maandelijks recht IKB berekend over de toelage generatiebeleid. Dit is met ingang van de huidige release opgelost. Deze aanpassing kan tot gevolg hebben dat ook bij medewerkers in de genoemde situatie die nog in-dienst zijn een cent afrondingsverschil ontstaat. Automatische herrekening 08 Wij zullen een automatische herrekening uitvoeren om de foutsituaties te herstellen, zie reden 08 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Eerder gepubliceerde nieuwsberichten 2020-11/13 Inpasnummer en salarisperiode 03 en 04 [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 29 september 2020 - De automatische herrekening die we voor onderstaande aanpassing in periode 10 uitvoeren vind je met reden 04 vermeld op het mutatieverslag. 18 september 2020 - Eerder dit jaar hebben we in Payroll Gemal een conversie uitgevoerd waarbij we voor medewerkers met een inpasnummer vastgelegd met invoercode 02351 (schaal/tabelnummer), dit inpasnummer overgezet hebben naar invoercode 02316 (inpasnummer). We constateren nu dat in periode 09 voor sommige medewerkers bij wie deze conversie speelde, salaris van de periodes 03 en 04 is teruggeboekt wanneer ze in periode 09 herrekend zijn. We gaan dit aanpassen in periode 10 en een automatische herrekening uitvoeren. Je kunt er ook voor kiezen om via een correctieproductie voor periode 09 dit nu te herstellen bij betrokken medewerkers. Je doet dit door met terugwerkende kracht tot periode 03 in de vaste gegevens het voor de medewerker betreffende inpasnummer vast te leggen met invoercode 02316. Je legt daarbij ook met terugwerkende kracht in de vaste gegevens invoercode 02351 (schaalnummer) en 02326 (anciënniteit) vast met waarde nul. Lees meer... 2020-11/14 Uitruil reiskosten en coronamaatregelen [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 20 oktober 2020 Opmerking Als zowel de vaste vergoeding als de uitruil reiskosten zijn overeengekomen vóór 13 maart en de medewerker is na die datum meer/minder gaan werken, dan dien je vanaf het moment dat het contract is gewijzigd te rekenen met de werkelijke reisdagen naar de werkplek. Voorbeeld: een werknemer werkte vóór 13 maart 2020 3 dagen per week. Vanaf 13 maart werd volledig thuisgewerkt. Vanaf 1 juli is de werknemer 5 dagen per week gaan werken. Je mag dan tot en met 30 juni de fiscale vrijstelling berekenen alsof de medewerker 3 dagen per week naar de vaste werkplek is blijven reizen. Vanaf 1 juli reken je met de werkelijke reisdagen. N.B - Bij een verhuizing van de medewerker wordt het contract niet gewijzigd, je mag dan ook na de verhuizing blijven aannemen dat de werknemer elke dag naar de vaste werkplek is gereisd. 8 oktober 2020 Let op: onderstaande opmerking blijkt bij nadere beschouwing onjuist. De opmerking van 20 oktober bevat de correcte informatie. Opmerking Als zowel de vaste vergoeding als de uitruil reiskosten zijn overeengekomen vóór 13 maart en de medewerker is na die datum meer/minder gaan werken of is verhuist, dan mag je de vergoeding en de fiscale ruimte nog steeds bepalen alsof de medewerker elke overeengekomen werkdag naar de werkplek is gereisd. In deze situatie is een administratie van de werkelijke reis- en thuiswerkdagen dus niet nodig. Voorbeeld: een werknemer werkte vóór 13 maart 2020 3 dagen per week. Vanaf 13 maart werd volledig thuisgewerkt. Vanaf 1 juli is de werknemer 5 dagen per week gaan werken. Vanaf die datum mag je de vaste vergoeding en de fiscale uitruil dus berekenen alsof de werknemer 5 dagen per week naar de werkplek is gereisd. De onderliggende overeenkomst is immers gesloten vóór 13 maart 2020 en is inhoudelijk niet veranderd. 30 september 2020 Door de uitbraak van het coronavirus is dit jaar veel veranderd. Een belangrijke verandering is dat er veel wordt thuisgewerkt. Deze maatregel is per 13 maart halsoverkop ingevoerd. De fiscale gevolgen van deze maatregel voor reiskostenvergoedingen zijn later pas nader toegelicht. Er was al langere tijd bekend dat de werkgever een vaste reiskostenvergoeding afgesproken vóór 13 maart 2020, mocht blijven doorbetalen onder de aanname dat het reispatroon van de medewerker onveranderd was. Als de vaste vergoeding dus vóór 13 maart binnen de fiscale vrijstelling viel, dan mag je deze ook vanaf 13 maart onbelast doorbetalen. Als de vergoeding is afgesproken vanaf 13 maart, dan is deze slechts fiscaal vrijgesteld tegen 19ct/km op basis van de werkelijke reizen. Onlangs zijn ook de regels voor fiscale uitruil nader toegelicht. Als de fiscale uitruil van een bruto vergoeding tegen een netto reiskostenvergoeding is afgesproken vóór 13 maart 2020, dan mag de fiscale ruimte berekend worden alsof de medewerker ook vanaf 13 maart in hetzelfde patroon is blijven reizen. Indien de uitruil echter is afgesproken vanaf 13 maart, dan moet de fiscale ruimte worden berekend op basis van de werkelijke reizen. In de praktijk is veelal een vaste vergoeding afgesproken vóór 13 maart, maar de uitruil reiskosten na die datum. De uitruil wordt in veel gevallen jaarlijks opnieuw afgesproken, waarbij de eindejaarsuitkering verreweg de meest populaire bron is. In deze situatie mag de fiscale vrijstelling van de vaste vergoeding worden berekend alsof de medewerker altijd naar de werkplek is blijven reizen, terwijl de fiscale ruimte voor de uitruil op basis van werkelijke reiskilometers moet worden vastgesteld. In Payroll Gemal is deze berekening momenteel niet mogelijk, omdat er slechts één berekening voor de fiscale vrijstelling bestaat die geldt voor alle reiskostenvergoedingen en fiscale uitruil. In release 2020-12 zullen wij nieuwe functionaliteit opleveren, waarmee de beschreven situatie ondersteund wordt. Wij realiseren ons dat dit voor velen niet het ideale oplevermoment is. De specificaties vanuit de wetgever zijn echter pas dusdanig laat gecommuniceerd aan ons, dat dit het eerst mogelijke moment is waarop wij de functionaliteit kunnen leveren. De functionaliteit werkt in hoofdlijnen als volgt: - Je geeft de werkelijke reisbewegingen op over de periodes waarin is thuisgewerkt. - Payroll Gemal berekent de fiscaal vrijgestelde reiskosten op basis van de werkelijke reisbewegingen. - Als de fiscale vrijstelling lager uitvalt dan de vaste vergoeding, vindt er een correctie plaats waardoor de vergoeding alsnog netto betaald wordt. - Als de fiscale vrijstelling hoger uitvalt dan de vaste vergoeding, vindt er geen correctie plaats en kan de resterende vrijstelling worden uitgeruild. Een uitgebreide toelichting op deze functionaliteit volgt in de release notes van 2020-12. Actie Deze functionaliteit werkt op basis van de werkelijke reisbewegingen van de medewerker. Als bovenstaande situatie in je bedrijf speelt, dan is het van belang om deze reisbewegingen te inventariseren voor alle medewerkers die een uitruil reiskosten willen toepassen. In sommige CAO's wordt de eindejaarsuitkering al in 2020-11 uitbetaald. Als dat het geval is, dan adviseren wij om een eventuele de uitruil reiskosten pas in 2020-12 met TWK tot 2020-11 te verwerken. De fiscaal vrijgestelde reiskosten op basis van de werkelijke reisdagen tijdens thuiswerk zijn vrijwel altijd lager dan in het oude reispatroon. Als de uitruil in 2020-11 op basis van de oude fiscale ruimte wordt uitgevoerd en in 2020-12 gecorrigeerd met de nieuwe functionaliteit, dan leidt dit vrijwel altijd tot vorderingen. Die vorderingen ontstaan doordat de fiscale ruimte kleiner wordt en de uitruil (deels) ongedaan wordt gemaakt. In sommige CAO's wordt maandelijks een IKB uitgeruild tegen extra reiskostenvergoeding. Meestal zijn keuzes voor dergelijke uitruil al in januari gemaakt. Als de keuze vóór 13 maart 2020 is gemaakt, hoef je geen actie te ondernemen. De fiscale ruimte voor de uitruil mag dan immers berekend worden op basis van het vaste reispatroon van vóór de coronamaatregelen. Als de keuze vanaf 13 maart 2020 is gemaakt, dan dien je wel de werkelijke reisbewegingen vast te stellen. Omdat bij deze medewerkers gedurende het jaar al veel reiskosten zijn uitgeruild, zal dat helaas onder de nieuwe functionaliteit leiden tot vorderingen. De fiscale ruimte wordt immers minder, waardoor (een deel van) de uitruil wordt teruggedraaid. 2020-11/15 Zorgbonus [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 7 oktober 2020 - Tijdens de eerste golf van het coronavirus hebben veel zorgmedewerkers zich bovengemiddeld ingezet. De rijksoverheid heeft besloten om als blijk van waardering een bonus uit te keren aan deze medewerkers, de zorgbonus. Deze bonus bedraagt € 1000 netto, onafhankelijk van de omvang van het dienstverband. De bonus kan verstrekt worden aan elke medewerker bij een zorginstelling die in de periode van 1 maart tot 1 september 2020 heeft bijgedragen aan de strijd tegen COVID-19. Het enige criterium is dat het jaarloon niet meer dan € 73.000 mag bedragen bij een fulltime dienstverband. Je bepaalt als werkgever welke werknemers naar jouw inzicht in aanmerking komen voor de bonus. De overheid heeft een lijst gemaakt van beroepen, functies en functiegroepen die in beginsel in aanmerking komen, maar deze lijst is niet dwingend. De bonus vraag je aan tussen 1 oktober en 29 oktober. De overheid streeft er dan naar de aanvraag binnen 13 weken af te handelen. De bonus moet voor werknemers opgenomen worden in de WKR (werkkostenregeling). Als de vrije ruimte van de WKR wordt overschreden, leidt dat normaal gesproken tot 80% eindheffing over de overschrijding. De rijksoverheid vergoedt zowel het bonusbedrag van € 1000 als eventuele eindheffing, voor zover deze is toe te schrijven aan de zorgbonus. Je kunt je vrije ruimte in de WKR dus gebruiken zonder rekening te houden met de zorgbonus. Je kunt de bonus ook toekennen aan personeel niet in loondienst, zoals ZZP'ers of uitzendkrachten. Voor deze groep geldt een aparte wijze van vastlegging, die hieronder wordt beschreven. Let op: voor personeel niet in loondienst gelden aparte inkomenseisen om in aanmerking te komen voor de zorgbonus. Meer informatie over de zorgbonus vind je op de website van de rijksoverheid: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19/zorg/zorgbonus Vastlegging in Gemal (werknemers) Aangezien je als werkgever zelf de keuze maakt voor welke medewerkers je de bonus aanvraagt, kunnen wij niet automatisch de betreffende medewerkers selecteren. Je kunt de bonus boeken op een code voor netto diversen naar keuze (in- / uitvoercode combinaties 00876 t/m 00950). Vergeet niet de betreffende uitvoercode op te nemen in je journaalposten, eigen cumulaties en comprimeertotalen.  Je kunt deze code een naam naar keuze geven. Dat doe je in Gemal Direct in het menu Werkgevergegevens > In- en uitvoercodes > tekst bij invoercode / uitvoercode. Het netto bedrag moet worden opgenomen in de werkkostenregeling (WKR). Hiertoe leg je de gekozen uitvoercode vast in de grondslag van werkgevercode 55100 Uitvoercodes grondslag WKR met waarde 1. Deze inrichting heeft direct tot gevolg dat zowel de zorgbonus als de eindheffing over deze bonus worden gepresenteerd op het controle-overzicht werkkosten. Vastlegging in Gemal (personeel niet in loondienst) Als je personeel niet in loondienst op een andere wijze betaalt, dan hoef je deze personen niet specifiek voor de zorgbonus op te nemen in Gemal. Als je personeel niet in loondienst wel betaalt via Gemal, dan kun je ook voor deze groep een code voor netto diversen naar keuze selecteren. Dit moet een andere code zijn dan voor reguliere werknemers, omdat de uitbetaling op een andere wijze belast wordt. Je kunt ook deze in- / uitvoercode combinatie een naam naar keuze geven. Dat doe je in Gemal Direct in het menu Werkgevergegevens > In- en uitvoercodes > tekst bij invoercode / uitvoercode. Vergeet niet de betreffende uitvoercode op te nemen in je journaalposten, eigen cumulaties en comprimeertotalen. De verstrekking van de zorgbonus aan personeel niet in loondienst wordt aangemerkt als een verstrekking aan derden van een bedrag meer dan € 136 conform hoofdstuk 24.4 van het handboek loonheffingen. Je dient zelf een lijst bij te houden van de personen aan wie je de zorgbonus hebt verstrekt. Ook dien je zelf de eindheffing te boeken in de loonaangifte. Je doet dit in het loonaangifteportaal op de post "publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard". De eindheffing bedraagt 75% van de verstrekte zorgbonus en moet geboekt worden in dezelfde periode als waarin de bonus is uitbetaald. CAO informatie CAO ziekenhuizen 2020-11/32 Maximum aantal uren ORT tijdens verlof Medio september 2020 heeft de werkgeversvereniging NVZ onderstaand bericht op haar website geplaatst. ''Wettelijke verlofuren en ORT In de Cao Ziekenhuizen is opgenomen dat over de wettelijke verlofuren tot een maximum van 144 uur per jaar ORT wordt betaald. De gedachte hierbij is geweest dat werkgever en werknemer er gezamenlijk voor zorg dragen dat de medewerker ook jaarlijks de wettelijke verlofuren opneemt. In sommige gevallen blijkt dit niet mogelijk te zijn, waardoor er wettelijke verlofuren worden doorgeschoven naar een volgend jaar. Als in dat jaar wederom een maximum geldt van 144 uur waarover ORT wordt betaald, dan kan de situatie zich voordoen dat – wanneer in dat jaar meer dan 144 wettelijke verlofuren worden genoten – er over een gedeelte geen ORT wordt betaald. Partijen hebben met elkaar afgesproken dat het maximum per jaar wordt losgelaten. Onder meer vanwege de uitzonderlijke situatie waarin medewerkers de afgelopen periode hebben gewerkt. Dat betekent dat medewerkers over al hun wettelijke verlof ORT uitbetaald krijgen, ongeacht het moment waarop ze dit verlof opnemen.'' Naar aanleiding hiervan hebben we het maximum aantal uren ORT tijdens verlof (werkgevercode 08062) in Payroll Gemal gewijzigd van 144 naar 999 (ongemaximeerd) met terugwerkende kracht vanaf 2020-01. Automatische herrekening 06 In periode 11 zullen we voor alle werknemers met uitvoercode 01100 ORT bij verlof in 2020 een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 06 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2020-11/33 Salarisbedragen per 2021-01 De bedragen voor de salarisregeling Ziekenhuizen (code salarisregeling = 35) zijn per 2021-01 verhoogd. In Payroll Gemal is deze salarisverhoging al opgenomen per 2020-11 ten behoeve van eventuele begrotingsproducties. Pensioenfondsen Pensioenfonds PFZW 2020-11/34 Verlofregeling buiten pensioenberekening Pensioenfonds PFZW heeft besloten dat een uitkering of aanvulling op die uitkering tijdens aanvullend geboorteverlof (AGBV) standaard niet pensioengevend is. Het is echter mogelijk om in een CAO of arbeidsvoorwaardenregeling (mits je niet onder een CAO valt of de CAO dit toestaat) afwijkende afspraken te maken. Eén van deze mogelijke afwijkende afspraken is dat je de pensioenopbouw tijdens aanvullend geboorteverlof onverminderd voortzet. Er is in die situatie géén sprake van vrijwillige voortzetting. De werkgever en werknemer betalen beiden de reguliere premie die er ook zou zijn als er geen verlof zou zijn. Het AGBV wordt in die situatie ook niet doorgegeven in de UPA. In Payroll Gemal kon deze situatie tot op heden niet aangestuurd worden. Tijdens verlof werd standaard de pensioenopbouw verlaagd en verrekend in ofwel het regelingloon (uitvoercode 02233) ofwel de verloonde uren PFZW (uitvoercode 02324). Daarnaast was het mogelijk voor de werknemer om vrijwillige voortzetting aan te vragen. Wijziging per periode 11 Wij hebben het waardebereik van werkgevercode 13008 uitgebreid. Tegelijkertijd hebben we de omschrijving van het bestaande waardebereik verduidelijkt. Deze code werkt anders voor pensioenfonds ABP dan voor PFZW. In de beschrijving is gepoogd om voor beide fondsen tot een heldere omschrijving te komen. Gegeven: inhouding pensioenpremie. Vastleggen: werkgevercode 13008: 0 (of niet vastgelegd) = Bij ABP = 1; bij PFZW = 4; 1 = werkgever en werknemer verdelen premie over het verlofdeel alsof er geen verlof zou zijn; PFZW: vrijwillige voortzetting; 2 = de werkgever betaalt ook het werknemersdeel (op basis van het percentage korting of op basis van verlofuren per week/maand); PFZW: vrijwillige voortzetting; 3 = de werknemer betaalt ook het werkgeversdeel (op basis van het percentage korting of op basis van verlofuren per week/maand); PFZW: vrijwillige voortzetting; 4 = geen pensioenpremie over verlofdeel; PFZW geen vrijwillige voortzetting; 5 = verlofregeling heeft geen invloed op pensioenberekening (alleen PFZW). Deze werkgevercode kent 15 volgnummers die corresponderen met het nummer van de verlofregeling waar de code betrekking op heeft. Voor elke verlofregeling is een invoercode beschikbaar, waarmee je op werknemerniveau kunt afwijken van de waarde op werkgeverniveau. Dit betreft voor verlofregeling 1 t/m 15 invoercodes 02526 / 02527 / 02529 / 02533 / 02536 / 02556 t/m 02560 / 01955 t/m 01959. Deze invoercodes kennen hetzelfde waardebereik. Ook aan deze invoercodes is de nieuwe waarde 5 toegevoegd. Actie Als in je CAO of arbeidsvoorwaardenregeling de afspraak is gemaakt dat tijdens AGBV de pensioenopbouw onverminderd plaatsvindt, dan leg je werkgevercode 13008 vast met waarde 5 bij de verlofregeling die je voor AGBV hebt aangewezen. Automatische herrekeningen 2020-11/35 Vermelding automatische herrekening in mutatieverslag Periode 10 reden omschrijving 04 Inpasnummer en salarisperiode 03 en 04 Periode 11 reden omschrijving 02 CAO gemeenten / SGO - Transitievergoeding en CAO (change 693935) 03 CAO provincies / CAO waterschappen - Transitievergoeding en eindejaarsuitkering/vakantietoeslag 04 Berekening indicatief bedrag transitievergoeding na AOW-leeftijd (change 2174943) 05 CAO HBO, MBO, PO en VO - Korting seniorenverlof 06 CAO ziekenhuizen - Maximum aantal uren ORT tijdens verlof 07 Dagloon bij benadering bij doorgestort recht VT/EJU naar IKB (change 2171718) 08 IKB over toelage generatiebeleid na uit-dienst (change 2224738) 09 CAO sector Ambulancezorg - ORT-wijzigingen 10 CAO Bestuurders PO en VO - Verlenging CAO tot 01-01-2021 11 CAO rijkspersoneel - Nieuwe CAO 2020 12 CAO waterschappen - CAO-akkoord Thuiswerken Werknemer- en werkgevergegevens 2020-11/36 Nieuwe/gewijzigde invoercodes en uitvoercodes Nieuwe invoercodes invoercode omschrijving HR Core Beaufort rubriek HR Core Education component 00982 vak/ADV meerwerk 2 P10982 9982 03125 uurloon extra uren 2 P13125 3125 Gewijzigde invoercodes invoercode oude omschrijving nieuwe omschrijving 01303 keuzeplan uren extra uren 2 Nieuwe uitvoercodes uitvoercode omschrijving 00982 vak/ADV meerwerk2 01607 fact ADV/VT opsl2 Gewijzigde uitvoercodes uitvoercode oude omschrijving nieuwe omschrijving 01303 keuzeplan uren sal.extra uren 2 01509 factor keuzeplan factor mw/opsl 2 02303 uren keuzeplan uren meerw 2 2020-11/37 Nieuwe/gewijzigde werkgevercodes Nieuwe werkgevercodes werkgevercode omschrijving 05009 code begrenzing franchise 05010 code begrenzing jaargrondslag 05011 code toepassing franchise Gewijzigde werkgevercodes werkgevercode oude omschrijving nieuwe omschrijving 08186 Code uurloon keuzeplan uren Code uurloon extra uren 2 Vervallen werkgevercodes werkgevercode omschrijving 05017 code franchise VRZ-regeling

Gewijzigd en verbeterd 2020-09/1 Proefproductie laten werken als correctieproductie Uit de evaluatie van het uitfaseren van de eindejaarsproductie is gebleken dat er behoefte is aan een proefproductie van een correctieproductie (naast een proefproductie van een normale salarisproductie). Ook in het Ideeën portaal is hiervoor een wens ingediend, waarop veel gestemd is. Ongeacht de soort correctieproductie (vervangend of aanvullend) of periode is het vanaf periode 09 mogelijk om een proefproductie te laten vervaardigen die verwerkt wordt als een correctieproductie. Hiervoor is een extra keuze opgenomen bij werkgevercode 99236 Code selectie proefproductie: nieuwe waarde 4 = proefproductie laten werken als een correctieproductie. De verwerking vindt plaats voor het hele ceanummer. Bij de afroep van de proefproductie (Afroep instellingsnummer 0001) als correctieproductie moet je naast werkgevercode 99236 waarde 4 ook werkgevercode 99231 Code correctieproductie vastleggen, zie Gemal Direct Inrichting bij Aanleveren productie > Afroep instelling 0001 of Afroep geselecteerde instelling. Werkgevercode 99232 Aut herrekening aanvullende correctieproductie en 99239 Speciale verwerking eenmalige mutaties zijn alleen belangrijk bij een ACP (aanvullende correctie productie) over periode 12 (bij vierwekenverloning periode 13). Een proefproductie als correctieproductie wordt altijd uitgevoerd op de laatst verwerkte salarisperiode. Ongeacht het ‘Productiejaar proefproductie’ en de ‘Periode proefproductie’. Een uitzondering hierop is als de laatst verwerkte salarisperiode 01 is en je wilt nog een proefproductie voor een correctieproductie over periode 12 (bij vierwekenverloning periode 13) vorig jaar uitvoeren, dan geeft je bij Productiejaar het vorige jaar op. Voorbeeld Laatst verwerkte salarisperiode Productiejaar proefproductie Periode proefproductie Correctieproductie wordt uitgevoerd voor periode 2020-12 nvt nvt 2020-12 2021-01 2020 nvt 2020-12 2021-01 nvt nvt 2021-01 HR Core Beaufort De functionaliteit in HR Core Beaufort om bestanden voor een proefproductie met correctiemutaties te maken, komt in de oktober release beschikbaar. 2020-09/2 Invoercode 02994 Cea-nummer na verhuizing vervalt De verhuizingen over cea-nummers heen zijn ondergebracht in een aparte functie (Standaard Service Request Verhuizing Gemal). Invoercode 02994 Cea-nummer na verhuizing is dus reeds enige tijd buiten werking. Het blijkt dat HR-pakketten deze code ook aanleveren als het een verhuizing binnen een cea-nummer betreft met als gevolg dat de volledige productie hier vervolgens op wordt afgekeurd. Invoercode 02994 is met ingang van periode 09 in Payroll Gemal geschoond en zal, als deze toch wordt aangeleverd, op het mutatieverslag voortaan worden afgekeurd met foutcode 101: Invoercode bestaat niet. 2020-09/3 Loonheffingstabel bij in/uit-dienst Als een medewerker geen volledig tijdvak werkt, dan moet je conform het Handboek loonheffingen in sommige situaties een afwijkende tabel voor de loonheffing gebruiken. Van een onvolledig tijdvak is meestal sprake indien een medewerker gedurende een maand in- of uit-dienst gaat. Fulltimers: per week in-dienst, de weektabel en per aanvullende dag de dagtabel. Parttimers: de tabel worden gebruikt, behorend bij het verloningstijdvak. Dit is in Payroll Gemal de maand- of vierwekentabel. Een medewerker is in deze regeling fulltimer als deze doorgaans vijf dagen of meer per week werkt. Het aantal uren dat op een dag gewerkt wordt, is daarbij niet van belang. Tot op heden leidde Payroll Gemal dit af uit het werkdagenpatroon (invoercode 02448) van de werknemer. Uurloners (invoercode 02332 Code soortloner = 3 of 4) worden altijd als fulltimer gezien. In veel sectoren wordt flexibel gewerkt. Ook worden gewerkte uren en reiskosten vaak aangeleverd vanuit roostersystemen. Om die reden wordt het werkdagenpatroon vaak niet gevuld of bijgewerkt. Dit kan leiden tot onjuiste inhouding loonheffing. Bij uurloners die doorgaans minder dan vijf dagen per week worden opgeroepen, kende Payroll Gemal bovendien geheel niet de mogelijkheid om de regeling voor parttimers toe te passen. Hoe werkt het vanaf deze release? Wij hebben een nieuwe invoercode aangemaakt, waarmee je (stam of variabel) kunt aangeven of Payroll Gemal de medewerker bij een afwijkend tijdvak moet beschouwen als fulltimer of als parttimer. Deze invoercode werkt afwijkend op de bepaling vanuit het werkdagenpatroon. Je kunt dus nog steeds gebruik maken van de oude systematiek. Gegeven: tabel bij afwijkend tijdvak. Vastleggen: invoercode 03049. 0 (of niet vastgelegd) = afleiden uit werkdagenpatroon (invoercode 02448); 1 = als fulltimer (dagtabel); 2 = als parttimer (tijdvaktabel). Deze invoercode komt in beeld op het moment dat er sprake is van een onvolledig tijdvak. Dit wordt getoetst aan de hand van uitvoercode 01609 LB dagen. Als deze lager is dan gebruikelijk voor een volledig tijdvak, dan treedt de functionaliteit in werking. Een volledig tijdvak is bij maandverloning 21,67 dagen en bij vierwekenverloning 20 dagen. Als je afwijkende loontijdvakdagen opgeeft met invoercode 01609 Afwijkende LB dagen, dan werd in de oude situatie altijd de dagtabel toegepast. In de nieuwe situatie kun je met invoercode 03049 kiezen welke tabel je wilt toepassen. Actie Wij adviseren je invoercode 03049 Tabel bij afwijkend tijdvak vast te leggen op het moment dat een werknemer geen volledige periode in-dienst is, of als je afwijkende loonbelastingdagen hebt vastgelegd met invoercode 01609. Als je gebruik maakt van het werkdagenpatroon (invoercode 02448), dan hoef je invoercode 03049 alleen vast te leggen bij uurloners (invoercode 02332 Code soortloner = 3 of 4), die doorgaans minder dan 5 dagen per week worden opgeroepen. Let op: als je uurloners een maand later uitbetaalt dan de uren gewerkt worden, dan gebruik je een verschoven tijdvak. In dat geval wordt het tijdvak dat hoort bij de maand van in-dienst ook een maand later toegepast. Bij uit-dienst geldt hetzelfde. Houd hier rekening mee bij vastlegging van invoercode 03049. Voorbeeld: een uurloner treedt in dienst op 15-01-2020. Je betaalt de uren over januari uit in periode 02-2020. Payroll Gemal hanteert dan in periode 02-2020 de loontijdvakdagen over de periode 15-01 t/m 31-01. 2020-09/4 UPA - intrekken geannuleerde registratienummers Soms komt het voor dat je een registratienummer hebt opgevoerd in Payroll Gemal en dit wilt annuleren. De gebruikelijke handelswijze in deze situatie is om de datum in-dienst (invoercode 02922) gelijk te stellen aan de datum uit-dienst (invoercode 02924) en de vaste - en variabele salarisgegevens te blokkeren (invoercode 02361 met waarde 4). Dit bleek problemen op te leveren in de UPA. De annulering werd niet correct verwerkt in het UPA-bericht, waardoor de medewerker toch een dag in-dienst bleef staan. Deze dag werd ook opgenomen in de factuur van uw pensioenfonds. Dit probleem is vanaf de huidige release verholpen. Automatische herrekening 09 Om annuleringen in 2020 alsnog correct te verwerken, zullen we in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 09 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Actie Als je een dienstverband annuleert, dan moet je de hierboven beschreven werkwijze hanteren als je gebruik maakt van de UPA. Het registratienummer wordt dan correct verwijderd uit de administratie van de UPA fondsen. Als je in 2019 annuleringen hebt doorgevoerd, dan kun je de geannuleerde dienstverbanden zelf herrekenen om de annulering in de UPA te corrigeren. Dit doe je door bij het betreffende registratienummer invoercode 02475 Beginperiode herrekening vast te leggen met de waarde 201901. Als je in 2018 of eerder annuleringen hebt doorgevoerd, dan kun je deze annuleringen niet via Payroll Gemal meer doorvoeren. Deze dienstverbanden kun je verwijderen via de Handmatige correctie UPA van de module UPA . 2020-09/5 Afkeuren mutatie IKV-nummer of BSN later in het jaar Het BSN (invoercode 02320) is een uniek kenmerk van een persoon. Het IKV-nummer (invoercode 02322) een uniek kenmerk van een inkomstenverhouding bij een werkgever. Deze gegevens samen zijn daarom in gebruik als sleutel voor belangrijke systemen als de loonaangifte en de UPA. In Payroll Gemal zijn deze gegevens gedefinieerd als 'laatste stand gegeven'. Zodra het gegeven gewijzigd wordt, dan geldt die wijziging met terugwerkende kracht tot de begindatum in-dienst van het registratienummer. Op die manier is gepoogd om een unieke combinatie van een persoon met een registratienummer bij een werkgever altijd bekend te laten zijn onder één kenmerk. Zo’n wijziging kan soms nodig zijn omdat er een administratieve fout is gemaakt of omdat een medewerker bij indiensttreding geen identiteitsbewijs kan overhandigen en het BSN niet gecontroleerd kan worden. Het blijkt dat in de praktijk het BSN en het IKV-nummer ook worden gemuteerd op registratienummers die reeds langere tijd in-dienst zijn. Dit levert problemen op, omdat in die situatie niet langer gegarandeerd kan worden dat de gegevens met terugwerkende kracht naar de datum in-dienst van het registratienummer worden gewijzigd. De situatie kan zich dan voordoen, dat hetzelfde registratienummer in de loonaangifte en in de UPA bekend is onder twee verschillende BSN’s of IKV-nummers. Het eerste nummer heeft geen einddatum, het tweede geen startdatum. De betreffende instanties proberen je dit dan bekend te maken met foutmeldingen. Deze zijn vaak moeilijk te duiden, omdat die meldingen vaak wijzen op ontbrekende perioden of het ontbreken van een datum in- of uit-dienst. Het verband met een mutatie op het BSN of IKV-nummer in een later jaar is dan niet gemakkelijk gelegd. Hoe werkt het vanaf deze release? Om de beschreven foutsituatie te voorkomen, hebben wij besloten om mutaties op invoercode 02320 BSN of 02322 Nummer inkomstenverhouding af te keuren als invoercode 02922 Datum in-dienst in een vorig jaar ligt. De afkeuring wordt kenbaar gemaakt op het mutatieverslag met foutcode 181 - wijzigen niet mogelijk in later jaar datum in-dienst. De enige uitzondering op deze regel is het in-dienst melden van een registratienummer met terugwerkende kracht in het voorgaande jaar. In die situatie wordt het voorgaande jaar automatisch herrekend. De UPA bevat daardoor direct de juiste gegevens. In de loonaangifte wordt het registratienummer verantwoord in de maand dat het dienstverband is opgevoerd, omdat daar het genietingsmoment valt. Ook de loonaangifte heeft dus direct de juiste gegevens. Actie Fouten op invoercode 02320 BSN of 02322 Nummer inkomstenverhouding komen zelden voor. Het BSN wordt gecontroleerd met een zogenaamde elfproef. Een tikfout leidt daarom direct tot een afkeuring. Het nummer inkomstenverhouding mag u zelf kiezen. Payroll Gemal controleert bovendien al op foutief hergebruik van IKV-nummers en keurt ook deze mutaties af. Als je in de bijzondere situatie toch een mutatiefout maakt en in een later jaar het BSN of IKV-nummer moet aanpassen, dan moet je het lopende registratienummer beëindigen en in het nieuwe jaar een nieuw registratienummer aanmaken met het juiste nummer. Als je het BSN of IKV-nummer moet corrigeren over een voorgaand jaar, dan kun je dat handmatig doen in het loonaangifteportaal of de handmatige correctie UPA in de module UPA. De handmatige correctie UPA is niet beschikbaar over huidig en voorgaand jaar. Het kan dus zijn dat je moet wachten met het doorvoeren van deze mutatie. 2020-09/6 Aantal posities voor Functie/beroep uitgebreid Per periode 09 is het mogelijk maximaal 34 posities op te geven bij invoercode 02311 Functie/beroep. De opgegeven waarde (tekst) wordt op diverse overzichten volledig gepresenteerd met uitzondering van het overzicht vaste gegevens (stamkaartje) en de salarisspecificatie. Hier wordt de waarde afgekapt naar de mogelijke ruimte op deze overzichten. 2020-09/7 Specificatie Manager, code afdrukken bij uit-dienst Dit onderwerp is niet van toepassing voor de Pensioen en uitkeringen markt. Salarisspecificaties en jaaropgaven uit Specificatie Manager worden standaard niet afgedrukt. Met invoercode 02993 kunt u standaard per registratienummer aangeven of een salarisspecificatie of jaaropgaaf moet worden afgedrukt; daarbij is de inrichting van werkgevercodes 90001 en 90101 mede bepalend [1]. Werkgevers willen aan een werknemer die uit-dienst gaat een geprinte versie van de salarisspecificatie verstrekken. Om een salarisspecificaties uit Specificatie Manager af te drukken moet deze eerst opgezocht worden in Salarisdossier. De wens is geuit dit te vergemakkelijken. Om te zorgen dat het selecteren in Salarisdossier eenvoudiger wordt, wordt automatisch de indicatie ‘afdrukken’ aangemaakt in de maand dat een werknemer uit-dienst gaat. Dit werkt als volgt. U kunt dit aansturen met de nieuwe werkgevercode 31145 Indicatie afdrukken in maand uit dienst. Deze werkgevercode heeft de waarden 0 (= niet van toepassing) of 1, zie Gemal Direct Inrichting Werkgevergegevens > Overzichten en bestanden > Inrichting specificatie man> Algemeen. Bij waarde 1 vullen wij (stam) in de maand uit-dienst invoercode 02993 Afdrukken salarisspecificatiewerknemer en/of jaaropgaaf met de waarde 6 (= wel afdrukken salarisspecificatie werknemer en jaaropgaaf, afwijkend van werkgevercode 90001/90101). Meer informatie [1] Payroll Gemal handleiding onderwerp Digitaal Dossier bij 3.1 en Salarisdossier bij 3.1. Wet- en regelgeving Niet van toepassing. Opgeloste meldingen 2020-09/8 Nogmaals: Aanpassingen APG-gegevensuitwisseling (change 2169913) In de release van juni (zie release notes 2020-06/31) zijn er aanpassingen geweest voor de gegevensuitwisseling aan het APG. Dit heeft onterechte gevolgen gehad voor de tenaamstelling in de pensioenaangifte APG. Met ingang van periode 09 wordt weer de naam van het laagste instellingsnummer met eenzelfde aansluitnummer gepresenteerd. 2020-09/9 Afroep matrix werking uitvoercodes via lijstnummer 9499 (change 2096530) In Gemal Direct Inrichting was het mogelijk om overzicht-/lijstnummer 9400 te kiezen om de matrix werking uitvoercodes per instelling te ontvangen. Dit leidde echter in het salarissysteem tot foutmelding 112 - 'waarde niet toegestaan' op het mutatieverslag . We hebben nu overzicht-/lijstnummer 9400 bij afroep vast / variabel uit de module Inrichting verwijderd. Voortaan gebruikt u overzicht-/lijstnummer 9499 om de matrix werking uitvoercodes per instelling te ontvangen. Lijstnummer 9499 heeft dezelfde layout als 9400. 2020-09/10 Uurlonen aankoop/verkoop verlof te hoog vastgesteld bij korting wegens verlofregeling (change 2164367) Per 2020 is de berekening van het recht VT en het recht EJU 1 t/m 7 aangepast in Payroll Gemal voor wat betreft verlofsituaties [1].  Als je een verlofregeling aanstuurt, dan wordt de korting direct op het recht in mindering gebracht. Op een afzonderlijke uitvoercode wordt de korting ook nog apart gepresenteerd. Er is destijds een conversie uitgevoerd die tot doel had om de nieuwe werking van de uitvoercodes ook in de inrichting van grondslagen vorm te geven. Eén van de omzettingen die destijds heeft plaatsgevonden was de volgende: Als de uitvoercode voor recht VT/EJU in de oude situatie (vóór 2020) was vastgelegd met waarde 1 (tellen) en de uitvoercode voor de korting niet, dan werd het ongekorte recht geteld in de grondslag. In de nieuwe situatie (vanaf 2020) is het recht al inclusief korting. Daarom is destijds bovenstaande situatie geconverteerd. De uitvoercode voor de korting is ook gegenereerd met waarde 1. Hierdoor wordt het gekorte recht geteld en de korting wordt daar vervolgens bij opgeteld. Per saldo is er dus geen verschil. Deze conversie blijkt tot een onjuist resultaat te hebben geleid voor grondslagen die werken op fulltime basis, zoals jaargrondslagen voor pensioenfondsen en uurlonen voor toelagen en aan- / verkoop verlofuren. Dergelijke grondslagen worden op fulltime basis berekend, omdat een uurloon of jaargrondslag zelf nooit afhankelijk is van het aantal uren dat de medewerker werkt of verlof heeft. Deze grondslagen worden daarom ook vastgesteld exclusief kortingen voor verlof. Het uurloon of de jaargrondslag wordt pas in de verdere berekeningen verrekend met het aantal gewerkte uren of parttime percentage. Deze grondslagen zijn te herkennen doordat ze op werkgevercode 59001 (aansturing grondslagen) zijn vastgelegd met waarde 2 (grondslag op basis van vast fulltime). Verlofregelingen hebben invloed op het effectieve parttime percentage waarmee gerekend wordt. Ze hebben daardoor geen effect op het recht VT/EJU in vaste fulltime grondslagen. In deze grondslagen wordt de uitvoercode voor het recht VT/EJU dus ook in de nieuwe situatie al geteld zonder korting wegens verlof. Melding De conversie heeft er toe geleid dat bij het ongekorte recht de korting wordt opgeteld. Hierdoor wordt het uurloon of de jaargrondslag te hoog vastgesteld. De fout heeft zich in praktijk alleen geuit in uurlonen bij regelingen voor aan- en verkoop verlof. Alleen in de grondslagen van deze uurlonen waren de uitvoercodes voor korting VT en EJU ten onrechte opgenomen. Bij jaargrondslagen zat de fout wel in de grondslag, maar kwam deze vanwege de volgorde van de berekening in Payroll Gemal toevallig niet tot uiting. Bij uurlonen voor meerwerk, overwerk etc. zijn de uitvoercodes voor de korting VT/EJU nooit opgenomen in de grondslag, ook niet op werkgeverniveau. Oplossing Met ingang van periode 09 zullen we de uurlonen voor aan- verkoop verlof door middel van een nieuwe conversie herstellen. De jaargrondslagen herstellen wij pas in de jaarovergang. De huidige inrichting heeft geen gevolgen voor de berekening van pensioenbedragen. De conversie die de fout definitief moet herstellen, blijkt echter verschillen te veroorzaken in de loonverdeling van deze codes. Als wij dit herstel in de jaarovergang uitvoeren, dan heb je hier geen hinder van. Automatische herrekening 04 Om voorkomende situaties te herstellen zullen wij een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 04 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Let op: deze herrekening heeft tot gevolg dat er vorderingen ontstaan als een medewerker verlofuren heeft verkocht en nabetalingen als een werknemer uren heeft aangekocht. Het uurloon waartegen de uren zijn verrekend wordt immers lager vastgesteld dan in de oude situatie. Indien deze aanpassing leidt tot ongewenste vorderingen, dan kun je met invoercodes 02774 / 02775 / 02787 / 02788 / 03142 t/m 03145 Afwijkend uurloon 1 t/m 8 het oorspronkelijke uurloon weer vastleggen. Je legt het afwijkende uurloon vast met terugwerkende kracht vanaf de periode waarin de vordering plaatsvindt. Meer informatie [1] Release notes 2020-01/4. 2020-09/11 Loon SV bij niet-verzekerd dienstverband gekoppeld met verzekerd dienstverband Als een dienstverband voor geen enkele sociale verzekering verzekerd of premieplichtig is (je hebt de invoercodes 02122 Code WW, 02123 Code WIA en 02124 Code ZW niet vastgelegd), dan berekent Payroll Gemal normaal gesproken geen SV-loon (uitvoercode 01598), maar correctie SV-loon (uitvoercode 01570). Als gevolg hiervan, worden er ook geen sociale premies berekend voor het dienstverband. Melding en oplossing Het bleek dat in een bijzondere situatie toch loon SV en SV premies werden berekend bij het niet-verzekerde en premieplichtige dienstverband, als deze gekoppeld was met een wel verzekerd of premieplichtig dienstverband. Die situatie is in periode 09 hersteld. Automatische herrekening 06 Wij zullen in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren om de foutsituatie waar nodig te herstellen. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 06. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2020-09/12 Fout in presentatie uitvoercode 01609 bij parttimers Het bleek dat voor uitvoercode 01609 LB-dagen de verkeerde waarde werd gepresenteerd als een medewerker met een werkdagenpatroon (invoercode 02488) van 1 t/m 4 werkdagen gedurende de maand in- of uit-dienst trad. In dat geval werd op uitvoercode 01609 het aantal LB-dagen naar rato gepresenteerd, terwijl dat LB-dagen voor een hele maand moesten zijn, omdat de maandtabel is toegepast. De fout betrof alleen de presentatie van uitvoercode 01609, de berekening van de loonheffingen is correct uitgevoerd. Automatische herrekening 07 In periode 09 zullen we een automatische herrekening uitvoeren om de presentatie van uitvoercode 01609 te corrigeren, zie reden 07 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2020-09/13 Aanvullend geboorteverlof - te ontvangen bedrag UWV (change 2175074) Als je namens het UWV een uitkering betaalt aan de medewerker, dan moet je over die uitkering sociale premies betalen. UWV vergoedt de uitkering én de sociale premies. Op het moment dat je via Payroll Gemal een uitkering betaalt, dan toont Payroll Gemal het uitkeringsbedrag, vermeerderd met de sociale lasten op uitvoercode 01554 te ontvangen UWV. Je kunt met deze uitvoercode het door UWV vergoede bedrag controleren. Melding en oplossing Bij aanvullend geboorteverlof wordt een uitkering betaald op uitvoercode 00984. Het bleek dat op uitvoercode 01554 het uitkeringsbedrag werd gepresenteerd, alleen vermeerderd met een ZVW-premie. In periode 09 hebben we de berekening aangepast, waardoor nu alle relevante SV premies over het uitkeringsbedrag worden berekend. Automatische herrekening 08 Wij zullen in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren om de fout te herstellen. Je herkent deze herrekening op het mutatieverslag aan reden 08. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2020-09/14 Uitvoercode 00985 loondoorbet ziek ten onrechte in grondslag bruto loon (change 2168282) Als een medewerker ziek wordt, dan wordt het ziekteverzuim zichtbaar gemaakt met een min- en pluspost met gelijke waarde. Daarom zijn deze posten nooit opgenomen in werkgevercode 55081 Uitvoercodes in grondslag bruto loon.  De minpost is uitvoercode 01337 ziekteverzuim, de pluspost was tot 2020 uitvoercode 01339 aanvulling ZW. Deze uitvoercode wordt nu alleen nog gebruikt voor echte aanvullingen op ZW-uitkeringen. Melding en oplossing Vanaf 2020 is de pluspost uitvoercode 00985 loondoorbet ziek geworden [1]. Bij deze wijziging per 2020 is uitvoercode 00985 ten onrechte toegevoegd aan de grondslag van werkgevercode 55081. Omdat de minpost (uitvoercode 01337) niet is toegevoegd, werd de grondslag te hoog vastgesteld. Het resultaat van deze grondslag wordt gepresenteerd met uitvoercode 01886 bruto loon.  Let op: dit betreft slechts een comprimeertotaal. Het loon dat u aan uw werknemer heeft betaald is geenszins door deze fout beïnvloed. Met ingang van periode 09 is uitvoercode 00985 verwijderd uit de grondslag van werkgevercode 55081. Automatische herrekening 10 Wij zullen in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren om voorkomende situaties te herstellen, zie reden 10 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Meer informatie [1] Release notes 2019-12/9. 2020-09/15 Betalingen na AOW-leeftijd en loonaangifte meldingen L1314, L1315 Als een persoon de AOW-gerechtigde leeftijd is gepasseerd, dan is deze persoon niet langer verzekeringsplichtig of premieplichtig voor de WW en de WIA. In Payroll Gemal leg je in deze situatie invoercode 02122 Code WW en 02123 Code WIA vast met waarde 0. Doe je dat niet, dan wordt dit in de loonaangifte gesignaleerd met foutmelding L1314 voor de WW en L1315 voor de WIA. De Belastingdienst koppelt deze fout per post aan je terug. In praktijk blijkt het fout te gaan in twee situaties: De meest voorkomende situatie is een nabetaling na uit-dienst aan iemand die op zijn AOW-datum uit-dienst is gegaan. In de maand dat de medewerker de AOW-leeftijd bereikt, geeft Payroll Gemal invoercodes 02122 en 02123 automatisch waarde 3. Als aan deze persoon in een latere periode een betaling na uit-dienst wordt verricht, moeten invoercodes 02122 en 02123 worden vastgelegd met waarde 0. Als een medewerker doorwerkt na de AOW-leeftijd, maak je een nieuw dienstverband aan dat start op de AOW-datum. Invoercodes 02122 en 02123 moeten dan vastgelegd worden met waarde 0.  Oplossing Met ingang van periode 09 hebben we een aantal zaken gewijzigd om deze situatie zo veel mogelijk te ondervangen. Als er een betaling na uit-dienst wordt verricht aan een medewerker die de AOW-leeftijd reeds in een voorgaande periode is gepasseerd, genereert Payroll Gemal automatische mutaties waardoor invoercodes 02122 en 02123 de waarde 0 krijgen. Je ziet deze mutaties op het mutatieverslag. Als er toch een situatie ontstaat waarin invoercode 02122 of 02123 is vastgelegd bij een medewerker die de AOW-leeftijd is gepasseerd, wordt melding L1314 (voor invoercode 02122) en/of L1315 (voor invoercode 02123) op het mutatieverslag gepresenteerd. Tevens wordt de reeds bestaande melding L1907 getoond. Automatische herrekening 14 Om bestaande foutsituaties in 2020 te herstellen zullen wij een automatische herrekening in periode 09 uitvoeren, zie reden 14 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Als de fout reeds in een voorgaand jaar is ontstaan, dan kunnen we deze niet met een automatische herrekening herstellen. Bovendien geeft Payroll Gemal geen automatische correcties door aan de loonaangifte over voorgaande jaren. Indien de fout in 2019 of eerder is ontstaan, dan dien je deze ook te corrigeren voor het betreffende jaar, in het handmatig correctieportaal voor de loonaangifte. Hier leg je vanaf de eerste maand dat de AOW-gerechtigde medewerker geheel uit-dienst was de verzekeringsindicatie WW verzekerd en WIA verzekerd vast met waarde N. 2020-09/16 Fictief percentage verlof bij afwijkend bedrag 0,01 (change 2178296) In periode 06 hebben we een aanpassing doorgevoerd, waardoor een korting verlofregeling, opgegeven als bedrag, ook op juiste wijze doorwerkt in achterliggende componenten. Hierbij valt te denken aan de vakantietoeslag, eindejaarsuitkering en pensioenpremie. Payroll Gemal berekent deze doorwerking door een fictief percentage verlof te bepalen aan de hand van het opgegeven bedrag. In release notes 2020-06/5 kun je voorbeeldberekeningen nakijken. In de situatie dat je zowel een percentage als een bedrag verlof vastlegt, gaat het (afwijkende) bedrag voor. Daarom is er voor gekozen om in die situatie ook voor de doorwerking te rekenen met het fictieve percentage dat vanuit het bedrag wordt bepaald en niet met het vastgelegde percentage. Melding Deze functionaliteit bleek niet correct te werken als je het bedrag € 0,01 had vastgelegd. Dit bedrag heeft de afwijkende werking dat er géén korting wegens verlof wordt toegepast. Naar onderliggende grondslagen rekende Payroll Gemal echter met het opgegeven percentage verlof.  Automatische herrekening 15 Met ingang van periode 09 is dit probleem verholpen. Als je het afwijkende bedrag € 0,01 vastlegt, rekent Payroll Gemal met een fictief percentage 0%. Hierdoor wordt ook in onderliggende grondslagen geen korting vanwege deze verlofregeling toegepast. Wij zullen in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren om voorkomende situaties te herstellen, zie reden 15 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2020-09/17 Dagtabel in de loonaangifte In de loonaangifte wordt een code doorgegeven voor de toegepaste loonheffingstabel. Die code bestaat uit drie cijfers, waarvan het derde cijfer aangeeft wat het tijdvak is van de tabel. Payroll Gemal past de dagtabel toe indien een werknemer fulltimer is en er geen volledig tijdvak is van een maand. In die situatie bleek in de loonaangifte echter code 2 (maandtabel) doorgegeven te worden. Met ingang van de huidige release is dat gewijzigd in code 5 (dagtabel). Automatische herrekening 16 In periode 09 zullen we een automatische herrekening uitvoeren om de loonaangifte te corrigeren in de situaties dat de dagtabel is toegepast, zie reden 16 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2020-09/18 Inhouding WIA/WGA in juli onjuist (change 2182475) In periode 07 kan bij medewerkers uitvoercode 01831 grsl inh WIA-WGA foutief berekend zijn als met invoercode 02457 Code SV-plicht uitkering WW/WAO-WIA samenloop wordt aangestuurd, maar er geen samenloop salaris is (uitvoercode 01998 loon samenloop is niet berekend). Hierdoor is ook de inhouding werknemer WIA-WGA foutief berekend. Automatische herrekening 17 De programmatuur van Payroll Gemal is per periode 09 aangepast. In periode 09 zullen we voor de betreffende werknemers een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 17 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2020-09/19 Addendum boven 100% deelbetrekking en grondslag WW-laag (change 2198183) Voor het oplossen van melding 2198183 hebben we in periode 09 twee aanpassingen in Payroll Gemal opgenomen, die we hieronder beschrijven. Addendum boven 100% deelbetrekking In release 2020-08/1 hebben wij bericht over nieuwe functionaliteit om een addendum op een vast contract te administreren. Het bleek dat deze functionaliteit niet helemaal correct werkte in het geval dat het contract inclusief addendum meer dan 100% deelbetrekking omvatte. Als het contract + addendum meer dan 100% deelbetrekking betrof en het vaste deel betrof minder dan 100%, dan werd de grondslag voor de WW verdeeld alsof het totale contract 100% deelbetrekking had. Voorbeeld: het vaste contract is 60%, het addendum 50%, totaal 110%. Je legt in die situatie invoercode 02404 Percentage deelbetrekking vast met 110% en invoercode 02511 Percentage vaste contract met 60%. Payroll Gemal rekende in de foutsituatie alsof het totale contract 100% betrof en verdeelde de WW-grondslag in een verhouding 60 / 40 in plaats van 60 / 50. Als het contract + addendum meer dan 100% betrof en het vaste deel 100% of meer, dan werd de addendum functionaliteit geheel niet geactiveerd. Voorbeeld: het vaste contract is 100%, het addendum 10%, totaal 110%. Je legt in die situatie invoercode 02404 vast met 110% en invoercode 02511 met 10%. Payroll Gemal rekende in die situatie alsof er geen addendum was. Dit is met ingang van periode 09 in Payroll Gemal aangepast.  Grondslag WW laag bij addendum In release 2020-08/1 hebben wij bericht over nieuwe functionaliteit om een addendum op een vast contract te administreren. Het bleek dat de grondslag WW-laag in deze situatie onjuist werd bepaald. Als je gebruik maakt van de addendum functionaliteit, zou op uitvoercodes 02341 Grsl WW laag en 02342 Afdr WW laag de totale grondslag respectievelijk premie gepresenteerd moeten worden voor het contract én het addendum gezamenlijk. De waarden op deze codes worden namelijk rechtstreeks aangeleverd in de loonaangifte. De Belastingdienst schrijft voor dat de administratie van een contract + addendum op 1 IKV op deze wijze gevoerd wordt. Het bleek dat op uitvoercode 02341 ten onrechte alleen de grondslag voor het vaste contractdeel werd gepresenteerd. Automatische herrekening 18 Voor beide beschreven situaties zullen we in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 18 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2020-09/20 Uitvoercode doorbetaling bij verlof opnemen in een grondslag met waarde 5 (change 2194334) Als een medewerker gebruik maakt van een (gedeeltelijk) onbetaalde verlofvorm, wordt een korting op het salaris gepresenteerd met behulp van een uitvoercode. Het is gebruikelijk om die uitvoercode voor de korting op te nemen in grondslagen met de waarde 5. Dat betekent dat de korting alleen geteld wordt, voor zover die betrekking heeft op componenten in dezelfde grondslag. Bij de verlofregelingen is er ook de optie om tijdens het verlof een doorbetaling te doen, waarmee je een deel van het verlof kunt uitbetalen of een minimuminkomen kunt garanderen. De doorbetaling wordt op een aparte uitvoercode gepresenteerd (uitvoercodes 00635 t/m 00649). Het is logisch, om als je de uitvoercode voor de korting opneemt in een grondslag met waarde 5, hetzelfde te doen voor de doorbetaling. Stel je berekent verlof over salaris en een toelage. Je berekent vakantietoeslag over salaris en verlofkorting. In de vakantietoeslag wil je dan alleen de korting tellen die betrekking heeft op het salaris. Er wordt geen vakantietoeslag over de toelage berekend, dus is het onredelijk om de korting over die toelage wel te tellen. Op het moment dat je een doorbetaling doet tijdens het verlof, wil je die op dezelfde wijze tellen. Je wilt dan niet de doorbetaling tellen die betrekking heeft op het salaris én de toelage, maar alleen de doorbetaling over het salaris. Melding Het bleek dat de uitvoercodes voor doorbetaling tijdens verlof niet met waarde 5 vastgelegd konden worden. Payroll Gemal keurde deze mutatie af omdat er geen programmatuur aanwezig was voor de afhandeling van deze situatie. De uitvoercodes voor korting tijdens verlof worden namelijk direct berekend door hun grondslag te vermenigvuldigen met het percentage korting. De uitvoercodes voor de doorbetaling komen via een veel ingewikkelder berekening tot stand. Oplossing Met ingang van periode 09 is een methode toegevoegd, waardoor je de uitvoercodes 00635 t/m 00649 wel in grondslagen kunt opnemen met waarde 5. Zie onderstaand rekenvoorbeeld ter illustratie van de werking van waarde 5: - uitvoercode 01001 salaris = € 1000. - uitvoercode 00700 bruto div = € 100. - uitvoercode 00701 bruto div = € 200. In de grondslag van werkgevercode 55127 Uc in grondslag langdurig ziek is opgenomen: uitvoercode 01001 en 00700: resultaat grondslag = € 1100. Er is 10% korting langdurig ziek vastgelegd. - werkgevercode 13023 = 2 (doorbetalen bij verlof obv dezelfde grondslag als de korting). - werkgevercode 13024 = 50% (percentage doorbetalen bij verlof). - uitvoercode 01110 korting uitkering = € 1100 x 10% =  € 110. - uitvoercode 00635 ld zk doorbet = 50% x € -110 = € -55. In de grondslag van werkgevercode 56001 Uc in grondslag VT is opgenomen: - uitvoercode 01001 salaris = 1. - uitvoercode 00701 bruto div = 1. - uitvoercode 01110 korting uitkering = 5. - uitvoercode 00635 ld zk doorbet = 5. Uitvoercode 01110 was berekend over uitvoercode 01001 én 00700, maar alleen uitvoercode 01001 zit in de grondslag van werkgevercode 55127 én werkgevercode 56001. Daarom wordt uitvoercode 01110 fictief opnieuw berekend met behulp van de berekening: uitvoercode 01110 = 10% x € -1000 = € -100. Uitvoercode 01110 wordt dus geteld voor 01001/01100 = 90,90%. Dit percentage wordt bewaard. Deze berekening wordt achter de schermen uitgevoerd voor de bepaling van de grondslag van werkgevercode 56001 en niet gepresenteerd. Voor uitvoercode 00635 wordt een fictieve koppeling gemaakt, waardoor ook gekeken wordt naar de grondslag van werkgevercode 55127 en 56001 via het percentage uit de vorige stap. - uitvoercode 01110 korting uitkering werd geteld voor 90,90%. - uitvoercode 00635 moet dan tegen hetzelfde percentage geteld worden: € 55 x 90,90% = € 45,45. Resultaat grondslag van werkgevercode 56001 = uitvoercode 01001 + 00701 + 01110 + 00635 = € 1000 + € 200 - € 100 + € 45 = € 1145. Actie Als je gebruik maakt van de functionaliteit om tijdens een verlofregeling een doorbetaling op het salaris te doen, dan adviseren wij je om de uitvoercode voor de doorbetaling vast te leggen met waarde 5 op de plekken waar je ook de korting met waarde 5 hebt vastgelegd. Let op: als je de uitvoercode eerst had vastgelegd met waarde 1, dan is het mogelijk dat er een vordering ontstaat. Aanpassing ondersteuning algemeen niveau In de algemene ondersteuning waren de uitvoercodes 00635 t/m 00644 doorbetaling bij verlof 1 t/m 10 opgenomen in de grondslag vakantietoeslag (werkgevercode 56001) en eindejaarsuitkering 1 t/m 7 (werkgevercodes 55135 / 55136 / 55137 / 55138 / 55139 / 55196 / 55197) met waarde 1, terwijl de korting verlofregeling was opgenomen met waarde 5. Wij hebben met ingang van periode 09 ook de doorbetaling vastgelegd met waarde 5.  Let op: deze wijziging kan tot gevolg hebben dat het opgebouwde recht VT/EJU wordt verlaagd. Om die reden is de grondslag VT gewijzigd vanaf 06-2020. De grondslag eindejaarsuitkering is een jaargrondslag, deze is gewijzigd vanaf 01-2020. Bij medewerkers uit-dienst kunnen er vorderingen ontstaan als de VT/EJU tussentijds is uitbetaald en het recht is verlaagd. Aanpassing ondersteuning CAO zorgverzekeraars (CAO code 13) Uitvoercode 00635 (doorbetaling bij langdurige ziekte) was opgenomen in de grondslag voor de vier SBZ pensioenregelingen met waarde 1, terwijl uitvoercode 01110 korting uitkering was opgenomen met waarde 5. Met ingang van periode 09 hebben we ook uitvoercode 00635 vastgelegd met waarde 5. Dit kan tot gevolg hebben dat de pensioengrondslag wordt verlaagd en dat er een terugbetaling van premie plaatsvindt. Automatische herrekening 20 In periode 09 zullen we een automatische herrekening uitvoeren uit om de genoemde grondslagen te corrigeren, zie reden 20 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Eerder gepubliceerde nieuwsberichten 2020-09/21 Aanvullend geboorteverlof en Pensioen, Dagloon bij benadering [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 13 augustus 2020 - Update PFZW PFZW heeft aangegeven dat na overleg met de CAO koepels het standpunt is herzien met betrekking tot de pensioengevendheid van aanvullend geboorteverlof. Standaard - geen pensioenopbouw Standaard vindt tijdens het aanvullend geboorteverlof geen pensioenopbouw plaats, tenzij er afwijkende afspraken zijn gemaakt in je CAO of arbeidsvoorwaardenregeling. Om geen pensioenopbouw te laten plaatsvinden, leg je bij de gekozen verlofregeling werkgevercode 13008 Inhouding pensioenpremie vast met waarde 4. De verlaging van de pensioenopbouw moet verrekend worden in de verloonde uren voor PFZW. Dit stuur je aan door werkgevercode 13020 Verlagen uitvoercode pensioen tijdens verlof vast te leggen met waarde 2. Let op: indien je op basis van de eerdere berichtgeving de keuze had gemaakt om wel pensioenopbouw over het aanvullend geboorteverlof te berekenen, dan krijgt de werknemer een terugbetaling van pensioenpremie. Tijdens het aanvullend geboorteverlof kan de werknemer vrijwillige voortzetting van de pensioenopbouw aanvragen bij PFZW, op dezelfde wijze als bij ouderschapsverlof of onbetaald verlof. Zodra de werknemer van PFZW goedkeuring heeft ontvangen voor de vrijwillige voortzetting, kun je dit vastleggen in Payroll Gemal. Elke verlofregeling kent een eigen invoercode waarmee je de vrijwillige voortzetting kunt vastleggen. Voor verlofregelingen 11 t/m 15 zijn dit invoercodes 01955 t/m 01959. Je legt deze invoercode vast met waarde 1. Tijdens de vrijwillige voortzetting, heeft de werkgever en de werknemer recht op een verlaagde premie voor PFZW. De korting moet je aansturen met een aparte invoercode. Voor verlofregelingen 11 t/m 15 zijn dat invoercodes 01965 t/m 01969. Ook deze codes leg je vast met waarde 1. Als de werknemer ervoor kiest om geen vrijwillige voortzetting aan te vragen, is het wel mogelijk om bescherming bij verlof en werkloosheid (BVD) aan te vragen. Hiermee garandeert de werknemer dat er ook tijdens de verlofperiode een recht op een nabestaanden- of invaliditeitspensioen kan ontstaan. Als je werknemer een door PFZW goedgekeurd BVD formulier heeft, dan leg je dit vast door voor verlofregeling 11 t/m 15 invoercode 01965 t/m 01969 vast te leggen met waarde 1. Hierdoor bouwt de werknemer premievrij invaliditeitspensioen op. Afwijkende afspraken Het is mogelijk dat in een CAO of in een arbeidsvoorwaardenregeling (indien er geen CAO is of de CAO dit toestaat) afwijkende afspraken worden gemaakt. Deze afspraken kunnen resulteren in: - Volledige pensioenopbouw tijdens het aanvullend geboorteverlof. - Pensioenopbouw over het uitkeringsbedrag. - Pensioenopbouw over een aanvulling op de uitkering. - Pensioenopbouw over de uitkering én de aanvulling op de uitkering, waarbij niet aangevuld wordt tot 100% van het salaris exclusief aanvullend geboorteverlof. De functionaliteit van Payroll Gemal sluit nog niet aan op de wensen die PFZW heeft geformuleerd voor de aangifte van dergelijke afwijkende afspraken. Wij streven ernaar deze functionaliteit zo spoedig mogelijk aan te bieden. Op dit moment zijn dergelijke afspraken niet aanwezig in de door Payroll Gemal ondersteunde CAO's die zijn aangesloten bij PFZW. Indien je toch een dergelijke afwijkende afspraak hebt gemaakt, kun je er voor kiezen om werkgevercode 13008 Inhouding pensioenpremie vast te leggen met waarde 1. In dat geval berekent Payroll Gemal automatisch premie vrijwillige voortzetting over het gehele aanvullend geboorteverlof. De premie vrijwillige voortzetting is gelijk aan de reguliere pensioenpremie. Hoewel de UPA hiermee nog niet correct is, zorgt deze berekening er wel voor dat de inhouding pensioenpremie tijdens het geboorteverlof onverminderd plaatsvindt. Hierdoor hoef je na vrijgave van de definitieve functionaliteit geen premie te vorderen bij de medewerker. 6 augustus 2020 - Update GGZ Nederland GGZ Nederland heeft aangegeven dat tijdens aanvullend geboorteverlof geen pensioen wordt opgebouwd. Het zou wel mogelijk zijn voor de medewerker om vrijwillige voortzetting van de pensioenopbouw aan te vragen. Bij de verlofregeling die je hebt aangewezen voor aanvullend geboorteverlof stuur je dit aan door werkgevercode 13008 niet vast te leggen (0 = geen pensioenopbouw over verlofdeel). Deze code zorgt er voor dat er geen pensioenpremie over het verlofdeel wordt berekend. PFZW heeft nog geen uitsluitsel gegeven over hoe de aanlevering van het aanvullend geboorteverlof in de UPA geregistreerd moet worden. Wij kunnen het verlof daardoor nog niet bij PFZW aanleveren. Dit betekent dat je voor medewerkers met aanvullend geboorteverlof wel een factuur ontvangt van PFZW voor de reguliere pensioenpremie, zonder verlof. Zodra PFZW uitsluitsel heeft gegeven over de aanlevering, kan deze met terugwerkende kracht worden gecorrigeerd en zal dit ook in de eerstvolgende factuur worden verrekend. Update 23 juli 2020 - toegevoegd tekst Update GGZ Nederland aan het eind van het onderdeel Je berekent geen pensioenpremie over het aanvullend geboorteverlof. Pensioen Vanaf 07-2020 kunnen medewerkers aanvullend geboorteverlof opnemen, als hun partner is bevallen van een kind. In de release notes van release 06-2020 en in de Gemal handleiding, Hoofdstuk Ziekte, zwangerschap kunt je uitgebreide informatie over dit onderwerp vinden. Bij het inrichten van de functionaliteit voor aanvullend geboorteverlof, koppel je een verlofregeling voor dit verlof door bij de betreffende regeling werkgevercode 13027 Code aanvullend geboorteverlof vast te leggen met waarde 1. Omdat wij regelmatig vragen krijgen wat te doen met de werkgevercodes die de pensioenpremie en pensioenaangifte voor deze verlofregeling aansturen, hebben wij dit hieronder uitgelegd. ABP Bij pensioenfonds ABP heeft deze vorm van verlof geen invloed op de pensioenopbouw. Je hoeft dus zelf niets vast te leggen. PFZW Zoals vermeld in de release notes van release 06-2020, is PFZW momenteel nog beleid aan het vormen over het aanvullend geboorteverlof. PFZW heeft inmiddels besloten dat zowel de uitkering tijdens het verlof als een eventuele aanvulling daarop pensioengevend zijn. Ze zijn nog bezig om uit te werken hoe de premieberekening precies moet plaatsvinden en in de UPA moet worden verantwoord. Zodra deze informatie beschikbaar is, gaan we in Payroll Gemal de nodige aanpassingen doorvoeren. In afwachting van de nieuwe situatie heb je de volgende opties: Je berekent pensioenpremie over het aanvullend geboorteverlof Als je niet 100% van het loon doorbetaalt, bereken je in eerste instantie teveel pensioenpremie. Na het implementeren van de nieuwe manier van berekenen, vindt een herrekening plaats. Als je tijdens het verlof niet 100% van het loon van jouw medewerker hebt doorbetaald, vindt bij die herrekening een gedeeltelijke terugbetaling plaats van teveel ingehouden pensioenpremie. Als je voor deze optie kiest, leg je werkgevercode 13008 Inhouding pensioenpremie vast met waarde 1 en laat je de werkgevercodes 13019 UPA verlofsoort en 13020 Verlagen uitvoercode pensioen tijdens verlof staan op de waarde die geldt voor uw CAO of op de algemene waarde. Je berekent geen pensioenpremie over het aanvullend geboorteverlof Je kunt er ook voor kiezen om in afwachting van het beleid van PFZW geen pensioenpremie te berekenen tijdens het aanvullend geboorteverlof. Naar verwachting zullen de uitkering en een eventuele aanvulling daarop in het uiteindelijke PFZW-beleid wel pensioengevend zijn. Dat betekent dat na het implementeren van de definitieve manier van berekenen de pensioenpremie alsnog met terugwerkende kracht toegepast zal worden. Let op Dit leidt tot vorderingen bij uw medewerkers, ook als die medewerkers tegen die tijd uit dienst zijn. Als je voor deze optie kiest, leg je werkgevercode 13008 Inhouding pensioenpremie vast met waarde 4 en laat je de werkgevercodes 13019 UPA verlofsoort en 13020 Verlagen uitvoercode pensioen tijdens verlof staan op de waarde die geldt voor jouw CAO of op de algemene waarde. Update GGZ Nederland GGZ Nederland heeft aangegeven dat tijdens aanvullend geboorteverlof geen pensioen wordt opgebouwd. Het zou wel mogelijk zijn voor de medewerker om vrijwillige voortzetting van de pensioenopbouw aan te vragen. Wij nemen als salarisverwerker in deze discussie geen standpunt in. Wij hebben PFZW en GGZ Nederland gevraagd of zij met elkaar in gesprek willen gaan om tot een gezamenlijk standpunt te komen. Dagloon bij benadering Bij het berekenen van het dagloon bij benadering (uitvoercode 01778) gaat Payroll Gemal uit van het SV-loon van de medewerker in de actuele maand. Het aanvullend geboorteverlof wordt vaak slechts voor 70% doorbetaald. Hoewel het dagloon bij benadering slechts een benadering is van het dagloon dat UWV vervolgens vaststelt, had dit zoveel invloed op de benadering dat we hebben besloten de benadering te corrigeren voor de korting op het salaris tijdens het aanvullend geboorteverlof. De korting op het salaris kan doorwerken in tal van componenten, die per CAO of zelfs per bedrijf verschillend zijn. Denk hierbij aan opbouw vakantietoeslag, eindejaarsuitkering, IKB of pensioenpremie. De meeste van dergelijke componenten zijn ook SV-loon en hebben dus in meer of mindere mate invloed op het berekenen van het dagloon bij benadering. Wij ervoor gekozen het dagloon bij benadering niet te corrigeren voor dergelijke doorwerkingen, omdat: Het een dagloon bij benadering betreft Payroll Gemal gaat bij het berekenen uit van het SV-loon in de actuele periode. UWV heeft een geheel andere berekeningsmethode die gebaseerd is op een referteperiode van een jaar. Perioden met incidentele inkomstenvermindering worden verwijderd en voor elke verwijderde periode wordt een nieuwe periode aan het begin van de referte toegevoegd. Deze methode is in Payroll Gemal niet na te maken vanwege de flexibele referteperiode. Er is dus altijd een verschil tussen de berekening bij benadering van Payroll Gemal en de berekening van UWV. Let op: nadat UWV het definitieve dagloon bekend heeft berekend en doorgegeven, moet je dit definitieve dagloon altijd met terugwerkende kracht voor de hele uitkeringsperiode vastleggen bij invoercode 02484 dagloon WAZO. Het corrigeren van de berekening van het dagloon bij benadering voor alle denkbare doorwerkingen van aanvullend geboorteverlof is zeer complex en foutgevoelig. Dit komt omdat de regelingen per CAO of zelfs per bedrijf kunnen verschillen. Hierdoor is het onmogelijk om alle denkbare situaties in de berekening mee te nemen. Bovendien is het narekenen van het dagloon bij benadering dan vrijwel onmogelijk, terwijl dat in de huidige situatie wel eenvoudig kan. Waar de korting op het salaris tijdens aanvullend geboorteverlof groot is op het uiteindelijke dagloon bij benadering, heeft het doorwerken van die korting in andere componenten vaak slechts een zeer beperkte invloed. Als je het verschil toch te groot vindt, kun je altijd zelf een ander dagloon vastleggen met invoercode 02484 dagloon WAZO. Het dagloon bij benadering niet de standaard is. Het is een hulpmiddel om toch een uitkering te kunnen berekenen als UWV het dagloon nog niet heeft doorgegeven. Denk eraan dat je altijd het dagloon van UWV moet gebruiken, zodra dat bekend is; er vindt dan onvermijdelijk een herrekening plaats. Samengevat: vanwege de hiervoor genoemde redenen, zijn er altijd verschillen in de berekening van UWV en die van Payroll Gemal en gaan we de berekening van het dagloon bij benadering niet aanpassen naar aanleiding van het aanvullend geboorteverlof. Wil je met een ander dagloon rekenen, dan kun je dat vastleggen met invoercode 02484 dagloon WAZO. Doorwerking in grondslagen We kregen veel vragen over de manier waarop je de uitkering en de salariskorting moet opnemen in grondslagen. In de handleiding van Payroll Gemal vind je een stappenplan voor het inrichten van de grondslagen. Zie hiervoor het hoofdstuk Verlof-/generatieregelingen 2.18 Code aanvullend geboorteverlof. Je koppelt allereerst een verlofregeling door het vastleggen van werkgevercode 13027 Code aanvullend geboorteverlof met waarde 1. Je moet echter ook de grondslag van deze verlofregeling inrichten, zodat in Payroll Gemal bekend is over welke componenten de korting moet worden berekend. Je kunt de grondslag van deze verlofregeling inrichten gelijk aan die voor onbetaald verlof: werkgevercode 55125. In hoofdlijnen kun je de volgende regels hanteren: De uitkering is gebaseerd op het volledige SV-loon van de medewerker zoals bekend bij UWV In de uitkering zijn dus alle extra arbeidsvoorwaarden in geld reeds verwerkt. Denk hierbij aan vakantietoeslag, eindejaarsuitkering, individueel keuzebudget en toeslagen. Dit is géén uitputtende opsomming. Als jouw CAO of bedrijf andere arbeidsvoorwaarden in geld kent die over het salaris worden berekend, dan geldt dezelfde regel. Omdat de is berekend uitkering over het gehele SV-loon, hoef je de uitvoercode voor de uitkering (uitvoercode 00984) niet op te nemen in de grondslagen voor dergelijke regelingen. CAO-partijen en werkgevers hebben de vrijheid om zelf vorm te geven aan eventuele aanvullingen op de uitkering Wij kunnen daarom geen eenduidige handleiding maken voor het inrichten van dergelijke aanvullingen in grondslagen. Voor afspraken in een CAO die wij ondersteunen, plaatsen we een specifiek bericht. De korting op het salaris tijdens het aanvullend geboorteverlof moet wél doorwerken in alle arbeidsvoorwaarden in geld De medewerker krijgt immers al een uitkering gebaseerd op het volledige SV-loon. Daarom neem je de uitvoercode van de gekozen verlofregeling op in alle grondslagen van arbeidsvoorwaarden in geld. De meest voorkomende arbeidsvoorwaarden zijn genoemd in de handleiding van Payroll Gemal, maar deze opsomming is zoals eerder gesteld, niet uitputtend. Je moet dus nagaan welke specifieke voorwaarden er binnen jouw CAO en/of bedrijf gelden. Ook hier kun je onbetaald verlof als leidraad gebruiken. Ga in Payroll Gemal naar werkgevergegevens > in- en uitvoercodes > overzicht uitvoercodes. Geef hier uitvoercode 01301 onbetaald verlof op en klik op Akkoord. Je ziet nu een overzicht van alle grondslagen waarin uitvoercode 01301 is opgenomen en met welke waarde. In dezelfde grondslagen neem je de uitvoercode op van verlofregeling die je hebt gekozen voor aanvullend geboorteverlof. UFO-premie tijdens de uitkering Als je UFO-premie betaalt over het loon van de medewerkers, dan geldt er bij het betalen van uitkeringen een speciale regeling. UWV betaalt de uitkering aan jou met opslag van alle sociale lasten behalve de UFO-premie. Bij het betalen van de uitkering aan de medewerker, draagt je op jouw beurt over de uitkering weer alle sociale lasten af behalve de UFO-premie. Je stuurt deze regeling aan door tijdens aanvullend geboorteverlof invoercode 02492 instantiebetaling vast te leggen met waarde 2. Deze instructie vind je in de handleiding van Payroll Gemal, hoofdstuk Ziekte, zwangerschap, 3.5 Aanvullend geboorteverlof, uren. CAO's met ongelijke verhouding week- en maanduren Het aanvullend geboorteverlof kan je vastleggen in een werkelijk aantal uur opgenomen verlof. Dit is ook de manier waarop een medewerker het verlof opneemt. UWV berekent de uitkering echter op basis van een dagloon. De salarisbetaling in Payroll Gemal wordt weer berekend op maandbasis. In Payroll Gemal vinden omrekeningen plaats om uiteindelijk in alle situaties tot een maandbedrag te komen. Voor de uitkering is dit uurbedrag = dagloon x 5 / te werken uren per week = (uitvoercode 01543 aanv geb vl dagln of uitvoercode 01778 dagl benadering x 5) / (werkgevercode 03319 normuren per week x invoercode 02404 percentage deelbetrekking). Uitkering = uurbedrag x werkgevercode 07103 AGBV % dagloon uitkering x invoercode 02146 AGBV uren verlof. Voor de korting op het salaris is dit percentage korting verlof = invoercode 02146 AGBV / werkgevercode 3300 normuren per maand. In de berekening van de uitkering speelt dus werkgevercode 03319 normuren per week een rol, bij de korting op het salaris werkgevercode 3300 normuren per maand. In de meeste CAO's zijn de waarden van deze codes in balans. Een jaar bestaat uit 52 weken en 12 maanden, daarom is in veel gevallen het aantal weekuren x 52 / 12 = maanduren. In enkele CAO's zijn de weekuren en maanduren zodanig verschillend gedefinieerd dat de verhouding tussen deze uren zoek is. In dat geval worden de uitkering en de korting op het salaris dus niet volgens dezelfde maatstaaf berekend. De CAO partijen bepalen deze normen waardoor het voor ons niet mogelijk is deze te herzien. In dat geval moet je zelf kiezen of de weeknorm of de maandnorm het meest representatief is voor de werkelijkheid in jouw bedrijf. Let op! Deze werkwijze is alleen bedoeld voor de uitzonderlijke situatie dat de maand- en weekurennorm niet gelijk is. Als de weeknorm representatief is, werkt het berekenen van de uitkering naar behoren, maar het berekenen van de korting op het salaris niet. In deze situatie kun je kiezen tussen twee mogelijkheden: Je koppelt wel een verlofregeling door werkgevercode 13027 vast te leggen met waarde 1. Hierdoor houdt Payroll Gemal bij het vaststellen van een eventueel dagloon bij benadering, rekening met de betreffende verlofregeling en kun je gebruik maken van de mogelijkheden om de uitkering aan te vullen via de verlofregeling. Het bedrag dat in de verlofregeling wordt berekend is onjuist. Je geeft zelf het juiste bedrag op met de invoercode voor correctie uitbetaling verlofregeling. Deze codes kun je per verlofregeling vinden in de handleiding Payroll Gemal, hoofdstuk Verlof-/generatieregelingen, 5. Afwijkingen en correcties. Je koppelt geen verlofregeling, je legt werkgevercode 13027 niet vast. Desondanks kies je u wel een verlofregeling die je gebruikt voor het aanvullend geboorteverlof. Die regeling wordt niet automatisch aangestuurd als je invoercode 02146 AGBV uren verlof vastlegt. Je kunt deze regeling apart aansturen op de gebruikelijke wijze door een percentage of uren vast te leggen. De invoercodes kun je vinden in de handleiding Payroll Gemal, hoofdstuk Verlof-/generatieregelingen, 3. Werknemergegevens. In deze situatie wordt bij het vaststellen van het dagloon bij benadering geen rekening gehouden met de betreffende verlofregeling. Als je dat wilt, kun je zelf een afwijkend dagloon berekenen en vastleggen met invoercode 02484. Je kunt geen gebruik maken van de mogelijkheden die de verlofregelingen bieden om een aanvulling op de uitkering automatisch te berekenen, omdat de koppeling met het aanvullend geboorteverlof ontbreekt. Wel kun je een aanvulling tot een hoger percentage van het dagloon of tot boven het maximum dagloon laten berekenen door werkgevercode 07105 of 07106 vast te leggen. Als de maandnorm representatief is, werkt het berekenen van de korting op het salaris naar behoren, maar het berekenen van de uitkering niet. In die situatie kun je zelf het juiste uitkeringsbedrag vastleggen met invoercode 02148. 2020-09/22 Tekst kostensoort ontbreekt in journaalposten (change 2212254) [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 18 augustus 2020 - Het blijkt dat sinds de release van periode 08 in Salarisdossier de tekst van de kostensoort in de journaalposten ontbreekt. Dit zullen we in release van periode 09 herstellen. 2020-09/23 Aanvullend geboorteverlof en loonaangifte melding L1614 en L2041 (change 2214278) [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 20 augustus 2020 - Uit diverse meldingen blijkt dat er in release 08-2020 een fout in de programmatuur voor aanvullend geboorteverlof is ontstaan. Deze fout heeft tot gevolg dat als je aanvullend geboorteverlof vastlegt bij een medewerker met invoercode 02146 AGBV uren verlof, uitvoercode 02139 uren contractloon op nul wordt gesteld. Het nulstellen van uitvoercode 02139 resulteert in de loonaangifte meldingen L1614 en L2041. Wij hebben deze fout met ingang van periode 09 verholpen. Automatische herrekening 21 In periode 09 zullen we een automatische herrekening uitvoeren om de bestaande fouten te corrigeren, zie reden 21 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2020-09/24 Onderhoud 29 en 30 augustus [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op de community. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 20 augustus 2020 - Op zaterdag 29 en zondag 30 augustus is er extra onderhoud voor Payroll Gemal gepland en op maandag 31 augustus wordt release 2020-09 geïmplementeerd. Wat betekent dit voor u? Payroll Gemal is tijdens dit onderhoud gewoon beschikbaar, maar producties die afgeroepen worden na 24.00 uur op vrijdagavond 28 augustus, zullen niet verwerkt worden. Deze worden in de wachtrij geplaatst en pas verwerkt wanneer release 2020-09 geïmplementeerd is. CAO informatie CAO ziekenhuizen 2020-09/33 Grondslag ouderschapsverlof en Frequentietoeslag/Intensiteitstoeslag (change 2163255) In Payroll Gemal is voor de CAO ziekenhuizen voor de grondslag ouderschapsverlof aangestuurd dat de frequentietoeslag (in-/uitvoercode 01027) en de Intensiteitstoeslag ( in-/uitvoercode 01028) daarin meetellen. Een van onze klanten heeft dit voorgelegd bij de werkgeversvereniging. De reactie van de NVZ is deze: "De inconveniëntentoeslag wordt gebaseerd op de frequentie(gemiddelde aantal diensten per maand) en de intensiteit (gemiddeld te werken uren gedurende de avond-, nacht-, en weekendiensten (ANW) per maand. Inconveniëntentoeslagen worden berekend over het voltijd salaris." Daarbij geven ze de volgende toelichting:  Met andere woorden, het is een individuele toeslag die afhankelijk is van het aantal keren dat een medisch specialist (MS) ANW diensten doet en het aantal uren dat daarin gewerkt wordt. Omdat in de meeste maatschappen voltijders en deeltijders even vaak dienst doen en dus de diensten niet naar rato van de deeltijd gedaan worden, hebben in die situatie alle leden van de maatschap dezelfde toeslag. Maar als een MS bijvoorbeeld vanwege ouderschapsverlof minder diensten doet, zal je voor de MS opnieuw moeten berekenen wat de frequentietoeslag en de intensiteitstoeslag is. In dat geval kan dat overigens ook betekenen dat alle andere leden van de maatschap meer diensten gaan doen en zou je dus ook voor hen een berekening moeten maken. Naar aanleiding van deze uitspraak van de NVZ hebben wij de grondslag voor ouderschapsverlof aangepast en worden de frequentietoeslag en intensiteitstoeslag niet meer meegeteld. Gevolg 1 Door deze aanpassing wordt over beide toeslagen geen korting meer berekend. Omdat de grondslag een jaargegeven is, wordt dit bij een herrekening met terugwerkende kracht gecorrigeerd vanaf 2020-01.  Gevolg 2 In geval dat een MS minder NAW diensten doet vanwege ouderschapsverlof, dan moet je zelf het percentage voor de toeslagen berekenen en vastleggen. Hetzelfde geldt dan voor de MS die daardoor meer diensten doet (invoercodes 01027 en 01028). Als je niet telkens de percentages wilt aanpassen en de huidige wijze van korten wilt handhaven, dan kun je de toeslagen zelf weer toevoegen aan de grondslag ouderschapsverlof (bij werkgevercode 55118, uitvoercodes 01027 en 01028 beiden met waarde 1 opgeven). Automatische herrekening 02 In periode 09 wordt voor de betreffende werknemers een automatische herrekening uitgevoerd, zie reden 02 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Pensioenfondsen Pensioenfonds PFZW 2020-09/34 Vrijwillige voortzetting bij langdurig ziek/verlof en maximum (change 2140387) Naar aanleiding van een klantmelding is gebleken dat voor werknemers met een pensioengrondslag die hoger is dan het maximum, waarbij sprake is van langdurig ziek of verlof en vrijwillige voortzetting van pensioenopbouw, teveel premie is berekend. In deze situatie werd naast de maximumpremie ook nog eens apart de premie over de vrijwillige voortzetting berekend. Per 2020-09 is de programmatuur van Gemal aangepast. Automatische herrekening 03 In periode 09 zullen we een automatische herrekening uitvoeren voor de betreffende werknemers, zie reden 03 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Voor de werknemers waarbij dit probleem zich in 2019 heeft voorgedaan, is helaas geen geautomatiseerd herstel mogelijk. Als je in voorkomende situatie voor die werknemer zelf een herrekeningsmutatie vastlegt over het vorig jaar (invoercode 02475 Beginperiode herrekening waarde 201901), dan wordt ook die werknemer over 2019 gecorrigeerd. Automatische herrekeningen 2020-09/35 Vermelding automatische herrekening op mutatieverslag reden omschrijving 02 CAO ziekenhuizen - Grondslag Ouderschapsverlof en Frequentietoeslag/Intensiteitstoeslag (change 2163255) 03 Pensioenfonds PFZW - Vrijwillige voortzetting bij langdurig ziek/verlof en maximum 04 Uurlonen aankoop/verkoop verlof te hoog vastgesteld bij korting wegens verlofregeling (change 2164367) 05 CAO HBO - Wijziging bepalen percentage korting verlofregeling 9 (werktijdvermindering senioren) 06 Loon SV bij niet-verzekerd dienstverband gekoppeld met verzekerd dienstverband 07 Fout in presentatie uitvoercode 01609 bij parttimers 08 Aanvullend geboorteverlof - te ontvangen bedrag UWV (change 2175074) 09 UPA - intrekken geannuleerde registratienrs 10 Uitvoercode 00985 loondoorbet ziek ten onrechte in grondslag bruto loon (change 2168282) 11 CAO VVT - Minimumbedrag vakantietoeslag 12 CAO jeugdzorg -Maximum aantal uren ORT tijdens vakantieverlof (change 2184443) 13 CAO sociaal werk - Korting VT/EJU in grondslag loopbaanbudget 14 Betalingen na de AOW-leeftijd en loonaangifte meldingen L1314 en L1315 15 Fictief percentage verlof bij afwijkend bedrag 0,01 (change 2178296) 16 Dagtabel in de loonaangifte 17 Inhouding WIA/WGA in juli onjuist (change 2182475) 18 Addendum boven 100% deelbetrekking en grondslag WW-laag (change 2198183) 19 CAO kinderopvang - Werknemers Peuterspeelzalen overgang van CAO sociaal werk naar CAO kinderopvang (change 2205145) 20 Uitvoercode doorbetaling bij verlof opnemen in een grondslag met waarde 5 (change 2194334) 21 Aanvullend geboorteverlof en loonaangifte melding L1614 en L2041 (change 2214278)   Werknemer- en werkgevergegevens 2020-09/36 Nieuwe/gewijzigde invoercodes en uitvoercodes Nieuwe invoercodes invoercode omschrijving 03049 tabel bij afwijkend tijdvak Vervallen invoercodes invoercode omschrijving 02994 cea-nummer na verhuizing 2020-09/37 Nieuwe/gewijzigde werkgevercodes Nieuwe werkgevercodes werkgevercode omschrijving 31145 Indicatie afdrukken in maand uit dienst        

2020-07/42 Wijziging minimumloon per 1 juli De bedragen met betrekking tot het gewijzigde minimumloon voor de salarisregeling Ziekenhuizen zijn aangepast per 1 juli [1]. Het betreft de bedragen bij schaal 5, inpasnummers 9416 t/m 9421. Actie Vanaf 30 juni kun je de gewijzigde salarisregeling downloaden via Youforce bij Zenden en Ontvangen. Meer informatie [1] Code salarisregeling = 35 (werkgevercode 03003 of invoercode 02314).

2020-06/28 AMS-regeling en complementaire toelage in grondslagen Binnen de AMS-regeling voor medisch specialisten wordt uitvoercode 01012 gebruikt voor de complementaire toelage. Wij bieden echter geen volledige CAO-ondersteuning op de AMS-regeling. Om die reden hebben wij altijd geadviseerd om een aparte instelling aan te maken voor AMS'ers, waar je de CAO ziekenhuizen (CAO code 35) toepast en op werkgeverniveau eventuele wijzigingen aanbrengt. Uitvoercode 01012 is daarom in CAO 35 in de grondslagen ingericht als een reguliere bruto toelage, zoals deze in CAO ziekenhuizen gebruikt kan worden. Het bleek dat tegen bovenstaand principe in, de grondslagen werden aangepast indien op werkgevercode 03003 Code salarisregeling 45 AMS was vastgelegd. In dat geval ging Payroll Gemal niet uit van de vastlegging op CAO- of Werkgeverniveau, maar werd uitvoercode 01012 altijd verwijderd uit een aantal grondslagen en in andere grondslagen juist toegevoegd (zie onderaan voor een specificatie). De werking was hierdoor juist, maar er was geen aansluiting tussen de inrichting op werkgeverniveau en de specificatie productiegegevens. Omdat deze situatie tot onduidelijkheid leidt, hebben we met ingang van periode 06 het maatwerk verwijderd. Wij passen een conversie toe, waardoor uitvoercode 01012 automatisch zo in de grondslagen wordt ingericht als tot nu toe ook in de programmatuur gebeurde. Er ontstaan hierdoor geen verschillen. Let op: Als je geen aparte instelling hebt aangemaakt voor AMS'ers, maar op individueel niveau invoercode 02314 Code salarisregeling heeft vastgelegd met waarde 45, dan zijn er wel verschillen. Wij kunnen namelijk niet op één instelling de juiste waarde vastleggen voor zowel salarisregeling 35 als 45. Automatische herrekening 04 Voorkomende gevallen zullen wij automatisch herrekenen, zodat je wel direct alle verschillen gelijktijdig opmerkt. Deze herrekening wordt vermeld onder reden 04 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Actie Als je invoercode 01012 alleen gebruikt voor AMS'ers, kun je de waarden die wij in de conversie genereren (zie hieronder) zelf op werkgeverniveau vastleggen. Als je invoercode 01012 alleen gebruikt voor niet-AMS'ers, dan hoef je niets te doen. Je past de CAO-ondersteuning van CAO ziekenhuizen (CAO 35) toe. Als je invoercode 01012 gebruikt voor zowel AMS'ers als voor reguliere ziekenhuismedewerkers, dan adviseren wij je dringend een aparte instelling aan te maken voor de AMS'ers. Je kunt de AMS-regeling anders niet correct inrichten. Conversie Als je werkgevercode 03003 Code salarisregeling hebt vastgelegd met waarde 45 AMS, dan wordt uitvoercode 01012 in de volgende grondslagen opgenomen op W-niveau (Werkgeverniveau): werkgevercode 55051 Jaargrondslag PFZW met waarde 8 (niet tellen). werkgevercode 55052 Maandgrondslag PFZW met waarde 1 (tellen). werkgevercode 55055 Grondslag uurloon ORT met waarde 8. werkgevercode 55056 Grondslag uurloon BRD met waarde 8. werkgevercode 55057 Grondslag uurloon OVW met waarde 8. werkgevercode 55058 Grondslag uurloon piket met waarde 8.

2020-05/40 Herrekening voor geconsigneerde pauze bij nachtdienst Voor de geconsigneerde pauze tijdens nachtdienst is voor wat betreft de vergoeding per 2020-01 een wijziging doorgevoerd in de CAO. Wij hebben in eerdere release notes beschreven welke aanpassingen hiervoor zijn doorgevoerd in Payroll Gemal [1]. Wij hebben echter verzuimd om voor de betreffende werknemers een automatische herrekening uit te voeren. Automatische herrekening 12 In periode 05 zullen we alsnog een automatische herrekening uitvoeren voor werknemers voor wie in 2020 uitvoercode 01059 pauze nachtdienst berekend is, zie reden 12 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Meer informatie [1] Release notes 2020-03/41 en 2020-04/27. 2020-05/41 AMS intensiteitstoelage in grondslag PFZW PFZW heeft aangegeven dat de intensiteitstoelage voor medisch specialisten geteld moet worden als extra verloonde uren en niet als bedrag. De intensiteitstoelage wordt uitbetaald op uitvoercode 01028. Wij bieden doorgaans ondersteuning op CAO ziekenhuizen (CAO code 35). AMS'ers zijn gewoonlijk in een aparte instelling geregistreerd, waarbij eventuele afwijkingen ten opzichte van de CAO ziekenhuizen op W-niveau worden vastgelegd. Tegen dit principe in werd tot op heden bij AMS instellingen (werkgevercode 03003 Salarisregeling = 45) door maatwerk in de programmatuur uitvoercode 01028 uit de maandgrondslag PFZW gehaald en geteld in de verloonde uren. Hierdoor kon het voorkomen dat de vastlegging op W-niveau en de parameters op de specificatie productiegegevens niet overeenkwamen. Om deze onduidelijkheid weg te nemen hebben we per periode 05 het maatwerk verwijderd. Omdat uitvoercode 01028 intensiteitstoelage specifiek bedoeld is voor AMS, kunnen we op C-niveau deze code opnemen in de CAO-ondersteuning: In de grondslag werkgevercode 55152 Maandgrondslag PFZW is uitvoercode 01028 vastgelegd met waarde 8 (niet tellen in de grondslag). In de grondslag werkgevercode 55153 Grondslag verloonde uren PFZW is uitvoercode 01028 vastgelegd met waarde 6 (tellen als factor). Bij deze waarde zet Payroll Gemal het bedrag op uitvoercode 01028 om in uren, door het bedrag te delen door het uurloon. De uren worden vervolgens geteld in uitvoercode 02324 uren verloond PFZW. Automatische herrekening 15 Wij zullen een automatische herrekening uitvoeren voor medewerkers met een intensiteitstoelage, zie reden 15 op het mutatieverslag. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Let op: het maatwerk is in principe vervangen door dezelfde aansturing in de parameters. Door afrondingsverschillen kunnen er echter kleine verschillen in de pensioenberekening ontstaan. 2020-05/42 Naamgeving AMS specifieke codes In de CAO-ondersteuning was de naamgeving voor AMS-specifieke in- en uitvoercodes niet vastgelegd. Om onduidelijkheid te voorkomen hebben we deze naamgeving op CAO-niveau toegevoegd per periode 05. Het betreft in-/uitvoercode combinatie: 01027 frequentietoeslag. 01028 intensiteitstoelage. 01012 complementaire toeslag. 01020 complementaire toeslag. 01068 waarnemingstoelage. 01067 roostertoeslag. Voor deze aanpassing is geen herrekening van toepassing. De naamgeving op reeds verstrekte documenten in salarisdossier/papier kan niet worden herzien.

2020-04/27 Nogmaals: wijziging geconsigneerde pauzes tijdens nachtdienst [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op onze portal. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 27 februari 2020 - In de release notes onderwerp 2020-03/41 hebben wij u geïnformeerd over een gewijzigde inrichting voor de vergoeding van geconsigneerde pauzes tijdens nachtdiensten. Deze wijziging is doorgevoerd in navolging van de nieuwe CAO ziekenhuizen. Er blijkt een fout te zitten in de nieuwe inrichting. Het uitgangspunt is geweest dat u op dezelfde wijze als voorheen een aantal pauzes kunt aanleveren. In de oude situatie kwam een pauze standaard overeen met een halfuur, conform de CAO. In de nieuwe situatie is werkgevercode 08142 (percentage van het uurloon) ten onrechte ingericht met 25%, waar dit 50% had moeten zijn. Wij zullen deze werkgevercode aanpassen in de CAO ondersteuning per release 2020-04. De nieuwe inrichting is ingevoerd naast de oude inrichting voor een vergoeding van € 5 per pauze. Wij adviseren u tot release 2020-04 de oude inrichting te gebruiken. Als u toch al de nieuwe inrichting wilt gebruiken, dan kunt u zelf werkgevercode 08142 vastleggen met waarde 50.00 met terugwerkende kracht tot 2020-01. U dient de vastlegging op werkgeverniveau dan in periode 2020-04 weer met terugwerkende kracht tot 2020-01 te verwijderen om gebruik te maken van onze CAO ondersteuning. Tevens willen wij u er op wijzen dat u zelf de nodige aanpassingen dient door te voeren in HR Core Beaufort en/of aanleverende roostersystemen wanneer u overstapt op de nieuwe inrichting. U kunt weliswaar een aantal pauzes blijven aanleveren, maar de levering dient plaats te vinden op invoercode 01059 U.pauzenacht 25% in plaats van 03010 Aantal eenheden. 2020-04/28 Toepassen uurloon ORT in februari (change 1961431) [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op onze portal. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 2 maart 2020 - In navolging op het bericht van 18 februari melden wij u dat voor de betreffende werknemers ook een automatische herrekening zal worden uitgevoerd. Deze herrekening vindt u vermeld met reden 11 op uw mutatieverslag. Hieraan zijn voor u geen kosten verbonden. Door deze herrekening krijgen de werknemers nog een bedrag nabetaald. 18 februari 2020 - In de release notes voor februari hebben wij u onder andere geïnformeerd over de aanpassing van het maximum uurloon ORT per januari 2020 [1]. In Payroll Gemal is hiervoor werkgevercode 08214 aangepast per 2020-02, omdat de ORT in de regel een maand achteraf wordt uitbetaald. In de programmatuur wordt echter al automatisch rekening gehouden met de achteraf uitbetaling. In periode 03 zullen wij dit probleem verhelpen. Als u in productie 2020-02 al zelf wilt ingrijpen, dan kunt u dat doen door werkgevercode 08214 Inpastabelnummer maximum uurloon ORT zelf vast te leggen met waarde 9028 met terugwerkende kracht tot 2020-01, zie Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > ORT/overwerk/meerwerk > Onregelmatige dienst. Uw actie Denk eraan dat u in periode 03 bij deze werkgevercode uw W-waarde (werkgeverwaarde) weer terugzet naar C-waarde (CAO-waarde). Meer informatie [1] Release notes 2020-02/51.

2020-03/41 Wijziging geconsigneerde pauze tijdens nachtdienst Voor de CAO ziekenhuizen geldt per 2020-01 een wijziging voor de geconsigneerde pauze tijdens nachtdienst. Voorheen gold een bedrag van 5 euro voor een pauze van een kwartier. Deze vergoeding is in Payroll Gemal opgenomen via de regeling Vergoedingen per eenheid. Per 2020-01 geldt een vergoeding op basis van het uurloon naar rato van de duur van de pauze. Vanaf periode 03 (met TWK vanaf 2020-01 is dit in Payroll Gemal opgenomen via de bestaande optie voor nachtaanwezigheidsdienst [1]. Op CAO-niveau hebben we onderstaande aanpassingen doorgevoerd: werkgevercode 08132 waarde 1 (uurloon op basis van salaris). werkgevercode 08142 waarde 25.00 (percentage van het uurloon). Tekst invoercode 01059 (alleen voor CAO ziekenhuizen) = U.pauze nacht 25%. Tekst uitvoercode 01059 (alleen voor CAO ziekenhuizen) = pauze nachtdienst. Bij werkgevercode 08142 is de waarde 25,00 procent opgenomen, ervan uitgaande dat de pauze een kwartier duurt. U kunt indien de pauze anders is dan een kwartier bij deze werkgevercode een ander percentage vastleggen. Dit kan ook op werknemerniveau met invoercode 02758 Percentage uren invoercode 01059. Met invoercode 01059 geeft u het aantal pauzes door aan Payroll Gemal. Berekening aantal pauzes (invoercode 01059) * uurloon (vorige periode) * percentage van werkgevercode 08142 (of invoercode 02758) Let op: als u momenteel voor een andere vergoeding gebruik maakt van de nu te gebruiken coderingen, dan blijven die ongewijzigd voor u van toepassing. Er vanuit gaande dat u zelf bij werkgevercodes 08132 en 08142 een waarde heeft vastgelegd (W op uw specificatie productie gegevens) en bij de teksten voor de in- en uitvoercodes ook zelf een tekst heeft vastgelegd. Uw actie U kunt desgewenst met terugwerkende kracht vanaf 2020-01 met invoercode 01059 het aantal pauze vastleggen. Het uurloon dat wordt toegepast is altijd het uurloon van de vorige periode (tenzij u dat zelf anders hebt vastgelegd) Meer informatie [1] Handleiding onderwerp Beschikbaarheid en ploegentoeslag.  2020-03/42 Bedragen leerlingen aangepast (change 1928853) [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op onze portal. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 5 februari 2020 - Per 2020-01 zijn de salarisbedragen voor de CAO ziekenhuizen verhoogd. Zo ook die voor de leerlingen. In Payroll Gemal zijn deze bedragen in periode 02 met TWK tot januari in Payroll Gemal doorgevoerd [1]. Nu blijkt dat op de website van de NVZ voor de leerlingen enkele bedragen helaas onjuist waren weergegeven. Begin februari zijn wij door klantmeldingen erop gewezen dat deze bedragen door de NVZ zijn gecorrigeerd. Het betreft de bedragen bij inpasnummers 0546, 0547 en 0562: - 0546 is 1544,00 moet zijn 1491,00 - 0547 is 1692,00 moet zijn 1691,00 - 0552 is 1617,00 moet zijn 1562,00 In Payroll Gemal worden deze wijzigingen in periode 03 met TWK tot 2020-01 aangepast. Automatische herrekening In periode 03 zullen we voor de betreffende werknemers een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 07 op uw mutatieverslag. Let op: uit deze herrekening kunnen vorderingen ontstaan. Meer informatie [1] Release notes 2020-02/51. 2020-03/43 Nogmaals: CAO-wijzigingen [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op onze portal. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 10 februari 2020 - In de release notes voor februari hebben wij u onder andere geïnformeerd over de eenmalige uitkering die over 2019 wordt berekend en in februari wordt uitbetaald [1]. Uit meldingen is gebleken dat voor werknemers die op 1 april 2019 in-dienst zijn gekomen en op 1 december 2019 nog steeds in-dienst zijn, ten onrechte geen eenmalige uitkering wordt berekend. Dit geldt dus alleen als men op 1 april 2019 in-dienst is gekomen. Oplossing We hebben de programmatuur van Payroll Gemal vanaf 7 februari hierop aangepast. Tevens blijkt dat in de release notes bij twee werkgevercodes een andere waarde staat aangegeven dan in Payroll Gemal is ingericht, zie Werkgevergegevens > Eindejaarsuitkeringen: Bij werkgevercode 25421 staat in de release notes de waarde 0, dit moet zijn waarde 3. Bij werkgevercode 25423 staat in de release notes de waarde 1212, dit moet zijn waarde 0202. In de release notes staat bij Uw actie dat u een eventuele blokkade of afwijkend bedrag met invoercode 01099 variabel moet vastleggen in periode 01. Dit moet zijn periode 02. Meer informatie [1] Release notes 2020-02/43 en 2020-02/51. 2020-03/44 Eenmalige uitkering niet voor AMS-medewerkers [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op onze portal. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 12 februari 2020 - AMS-medewerkers hebben geen recht op de eenmalige uitkering die in periode 02 wordt uitbetaald [1]. Dit hebben we helaas in de release notes niet vermeld. Deze medewerkers worden in Payroll Gemal niet automatisch uitgesloten. Uw actie U dient voor deze werknemers zelf een blokkade vast te leggen. Als u alle AMS-medewerkers op een aparte instelling hebt ondergebracht, dan adviseren wij om de eenmalige uitkering te blokkeren door in Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > Eindejaarsuitkeringen > Definitie uitkeringen > Definitie uitkering 3 bij Methode berekenen (werkgevercode 25401) de waarde 3 (= geen berekening) vast te leggen. Het alternatief is dat u op werknemerniveau de blokkade vastlegt als variabele mutatie met invoercode 01099 waarde 0,01 (niet met TWK). Meer informatie [1] Release notes 2020-02/51. 2020-03/45 Toepassen uurloon ORT in februari (change 1961431) [1] Dit bericht is eerder gepubliceerd op onze portal. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald. 18 februari 2020 - In de release notes voor februari hebben wij u onder andere geïnformeerd over de aanpassing van het maximum uurloon ORT per januari 2020 [1]. In Payroll Gemal is hiervoor werkgevercode 08214 aangepast per 2020-02, omdat de ORT in de regel een maand achteraf wordt uitbetaald. In de programmatuur wordt echter al automatisch rekening gehouden met de achteraf uitbetaling. In periode 03 zullen wij dit probleem verhelpen. Als u in productie 2020-02 al zelf wilt ingrijpen, dan kunt u dat doen door werkgevercode 08214 Inpastabelnummer maximum uurloon ORT zelf vast te leggen met waarde 9028 met terugwerkende kracht tot 2020-01, zie Gemal Direct Inrichting bij Werkgevergegevens > ORT/overwerk/meerwerk > Onregelmatige dienst. Uw actie Denk eraan dat u in periode 03 bij deze werkgevercode uw W-waarde (werkgeverwaarde) weer terugzet naar C-waarde (CAO-waarde). Meer informatie [1] Release notes 2020-02/51.