Kunde ønsker først faktura på pdf for godkjenning, deretter endelig i EHF

[Nancy Rydberg Sonen]

Vi har en stor kunde som ønsker å godkjenne fakturaen fra oss før den sendes til fakturamottak i EHF.

Kunden er lagt inn med sendemåte EHF.

Er det vanlig at kunder ber om dette?

Kan vi i så fall få løst dette i Visma Business?

[Frode_Antun · Accepted solution]

Her skal du være varsom slik at du ikke kommer i en situasjon hvor du kan bli tiltalt for å tilrettelegge for mva-unndragelser. Det dokumentet som oversendes som pdf på e-post må være utformet slik at ingen kan ta det for å være en faktura - og bokføre det med fradrag for inngående mva. 

Hvis dere ikke sender pakkseddel på epost, men bare skriver den ut på papir og sender den sammen med varene (eller ikke skriver ut pakkseddel i det hele tatt), kan du lage det som i VBus er en pakkseddel, men som har all den informasjonen som kunden trenger for å godkjenne fakturaen. Fordelen med å bruke pakkseddel til dette fremfor ordrebekreftelse er at pakkseddelen forholder seg til det ferdigmeldte antallet (slik som faktura).

[Nancy Rydberg Sonen]

Vi sender oppsett og ordrebekreftelse på forhånd, selvfølgelig. Og saken er oppklart, fordi det faktisk var fakturagrunnlaget de ønsket å få tilsendt på forhånd. Altså påløpte timer pr månedsslutt m.m.

[Nancy Rydberg Sonen]

I byggebransjen er det ikke uvanlig at rådgivende firma eller annet mellomledd skal se fakturaen før vår kunde skal ha den inn i sitt system. 

Hvis vi skal sende den i pdf før EHF, så må jo dette bli det samme fakturanummeret. Da må vel det bilagsnummeret "holdes av" på en måte i Visma Business?

[Per Øyvind Trydal]

Hei

Alle vil vel ha kontroll på inngående fakturaer på en eller annen måte. Godkjenning av fakturaer gjøres ofte i et mottakssystem som f.eks Visma Dokument Senter. At man skal sende en faktura til en kunde som skal godkjenne denne før man evt sender EHF faktura er heller sjelden prosedyre og støttes ikke av Visma Business. Da ville jeg kanskje heller ha sendt dem en tilbud/ordrebekreftelse som de godkjenner før dere evt effektuerer bestillingen. 

[Karina Tønsaker Aas]

Vår måte å håndtere dette på er å opprette en faktura mal om heter Proforma. Denne vil opprettholde ordrenr (som blir unikt), men vil ikke låse et fakturanr. Proformaen sendes kunden for pre-godkjenning, men først etter godkjenningen, sender vi selve fakturaen. 

[Anonymous]

Hei

Det er nok ikke så veldig uvanlig at større kunder vil ha en ekstra kvalitetskontroll på utgående faktura.

En enkel måte å få løst dette problemet på er:

• å skrive til pdf uten å ha automatisk godkjenning er merket.
• Vi har som standard at pdf fakturaene åpnes i Foxit Reader. Det programmet har den fordelen at man kan høyreklikke på fanen og få valget "Open Containing Folder" - den mappen der pdf'ene er lagt.
• Da er det enkelt å dra filene over til epostprogrammet eller dele dem på andre måter. OneDrive vil være et fint alternativ her.

Av en eller annen grunn er ikke det like enkelt i Adobe Reader.

Håper det hjelper!

Med vennlig hilsen

Magnus Bårdlund

[Anonymous]

Måten vi har fått dette til å fungere er: Motta en bunke med faktura og send tilbake til klient på PDF for godkjenning. Få godkjenning på hele bunken. Så kan man gå videre til neste bunt med faktura.

Det blir fort veldig mye mer komplisert om man ikke gjør det på denne måten. Det er krav om løpende fakturanummer.