Scanning av kvitteringer

[Anne Seljord]

Vi har noen kunder som har en del småkvitteringer som vi hver mnd må etterlyses og letes etter. Finnes det noe enkelt som kunden kan ta bilde av kvitteringen på mobilen sin? (app). Dette er en liten bedrift uten reiser, diett, kmgodtgjørelse. Det er heller ikke nødvendig med attestasjoner, da det er bare en eier. Finnes det noe annet en Visma Expense? Visma Expense kan virke litt i overkant av hva denne kunden har brukt for.

[Anonymous]

Hei,

Visma.net Expense er en løsning for utleggsrefusjoner også, hvor man også har en app til å ta bilder med. Med appen Visma Attach tar du enkelt bilder av kvitteringene og sender de direkte til løsningen. Dermed kan alle utlegg, og kvitteringer ligge tilgjengelig i løsningen. Alt du trenger å gjøre er å koble sammen de utlegg og kvitteringer som hører sammen. Dette er en utmerket løsning for det du er ute etter 🙂 

Med vennlig hilsen 

Susanne Grure

[Anonymous]

Bortsett fra at det ikke er snakk om utlegg, men direkte kjøp fra firmaets konto, men uten faktura.

Det er mao ikke noe reise- eller utleggsregime, men firmaets eget kort, som enkelt skulle kunne kobles mot business, evt dokumentsenter. Vet at dette har vært på trappene en stund, men er det kommet?

[Anonymous]

Hei

Er det noen som har funnet en løsning på dette? Altså uten at kunden må ha Expence? Hvorfor går det foreksempel ikke an å sende denne direkte til org.nr@autoinvoice.no og dermed havne direkte i VDC? Det fungerer utmerket i andre systemer.

[Sindre Solberg]

Dette burde absolutt finnes synes jeg også. Expense blir unødvendig komplisert.

Se også denne saken:
https://community.visma.com/t5/Ideer-i-Visma-net-AutoInvoice/Visma-Scanner-forbedringspotensiale/idi...

[Jon Haldor Kvidal]

Vi bruker en app som heter Scanwriter. Da tar man bilder av kvitteringene med mobil og sender disse på mail til dokumentsenteret. Fungerer bra.

[Anonymous]

.... sende på mail til Dokumentsenter?
Har ikke blitt opplyst om at det finnes noe mail adresse til dokumentsenter der man sender bialg til og vedlegg kommer i VDC.

[Sindre Solberg]

Hei, nei og det finnes egentlig ikke - med mindre man aktiverer AutoInvoice og bruker det. Men det er ikke en god løsning for mindre kunder. Derfor foreslår jeg utvikling av appen Visma Scanner.

[Anonymous]

Autoinvoice for kvitteringer? Hvordan skal det fungere? Mener du skanningskonto? Men da går jo bilag til Visma som tolker de, og en ment for inngående fakturaer. Så lurte på hvordan ville Autoinvoice løse problemstilling med håndtering av kvitteringer elektronisk direkte til VDC. 

Så lenge det er en sartere og bedre løsning enn hvordan det gjøres nå, så kan det være aktuelt. 

[Øyvind Årseth]

Til informasjon for alle i denne tråden: 
Vi er i ferd med å ferdigstille helt ny funksjonalitet i Visma Business-produktlinjen.
1. Muligheten til å sende "hva som helst" fra klient til regnskapsfører. Naturlig utgangspunkt er som enkelte har påpekt Visma Scanner, som utvides til å kunne sende mer enn faktura. Det blir på en måte den nye "skoesken" med ymse innhold. Derfra bruker vi dagens infrastruktur med AutoInvoice og Visma Document Center som transportvei inn til Visma Business. Flyten her går automatisk, uten inngrep av noen slag. Er det noe som skal betales er tanken at leverandørtransaksjonen oppdateres automatisk løpende for betaling, mens kostkontering kan gjøres når det passer for hvert enkelt oppdrag, periodisk eller kanskje årlig for de aller minste klientene.
2. Som del av konseptet lager vi også funksjonalitet for kombinert godkjenning av faktura og betaling samtidig, for å redusere antall involveringer til et minimum. 

Tanken bak er å gjøre det praktisk mulig for en regnskapsfører og minimere arbeidet med de minste klientene, slik at også disse kan håndteres på en rasjonell måte, uten manuell kostnadsdrivende håndtering i mange/flere steg. 
Leveranse er planlagt i ver. 14 av Visma Business produktlinjen. Vi gleder oss!

[Anonymous]

Hei

Er dette på plass nå fra versjon 14?

[Øyvind Årseth]

Den omtalte funksjonaliteten er dekket av det vi underveis har kalt "Automasjonsprosjektet", som ble levert i ver. 14.01.2, dvs. 2019-høstversjonen av Visma Business Regnskapsbyrå. Release notes med beskrivelse av funksjonaliteten er vedlagt her. Vær oppmerksom på at det kan være gjort endringer og forbedringer i senere versjoner, det er ver. 15.00 som er siste p.t. 
Ref. diskusjonen i tråden her er det spesielt verdt å merke seg det som i dokumentasjonen omtales som "andre bilag", som i prinsippet kan være hva som helst, og sendes inn til håndtering direkte i Visma Business Regnskapsbyrå. 

[Anne Seljord]

Vi har fått versjon 14.10. og har prøvd visma scanner. Men når jeg tar bilde av en kvittering så må det tolkes med org.nr., lev.navn, dato, beløp og hele pakka. Er det riktig. Kundene gidder ikke det hvis de kun skal scanne en kvittering.

[Øyvind Årseth]

Hei

Nei, det er ikke riktig. Ut fra det du beskriver høres det ut som det er en faktura du skanner. 
Det er viktig å være oppmerksom på at man må velge å skanne som "andre bilag", da skjer det ikke noen behandling eller tolkning i Scanner, AutoInvoie eller Visma Document Center, og bilaget sendes rett inn i Visma Business for behandling av regnskapsfører. Sjekk "Dokument type" i Scanner-app'en for riktig valg.
Litt av poenget her at det skal være enkelt for klienten å sende alt til regnskapsfører uten noe annet enn et bilde og en evt. kommentar. Anbefaler sterkt lesning av dokumentet jeg vedla i forrige svar, hvor håndteringen av dokumenter av typen "andre bilag" er beskrevet på sidene 36-41. 

[Anonymous]

Hei

Det har jeg gjort og det er to valg der. Faktura og kreditnota. Ingen valg som heter "andre bilag".

[Anonymous]

Jeg valgte da "visma Autoinvoice" når jeg skal logge inn på appen. Er det riktig? Det er et valg som heter "Visma administrasjon" også. Er det den kanskje? Da spør de etter et passord. Hva slags passord er det?

[Torill]

Det er Visma Autoinvoice som må velgast. Innlogging er Visma.net kontoen din.  Når man er komme inn i app tar man bilde av dokumentet, deretter er det viktig å forandre Dokumenttype til Annet. Det står vel Faktura først. Om man ikkje forandrer type vil det gå til autoinvoice.

 

 

[Anonymous]

Jeg har ikke de valgmulighetene i min app (Visma Scanner) som du har. Jeg har bare valget mellom faktura og kreditnota.

Har forsøkt å oppdatere/slette appen og laste inn på nytt uten at det hjelper. Har fått andre på kontoret til å forsøke også med samme resultat.

Finnes det noen her inne som har en løsning på det? Er det en eller annen innstilling eller rolle som vi mangler knyttet til selskapet som gjør at vi ikke får opp de samme valgene i appen?

[Øyvind Årseth · Accepted solution]

Hei

AutoInvoice må konfigureres for å motta bilag for at valget skal være aktivt i Visma Scanner. 
Sjekk side 37 i dokumentasjonen jeg vedla lenger opp i tråden her, der ligger det et lite bilde som ilustrerer dette valget. En bruker med admin-rettighet i AutoInvoice må gjøre endringen via behandlingsvalget "Konfigurere AutoInvoice-konto". Du finner dette f.eks. via tabellen Bedriftsopplysninger. 
Alternativt kan man gå via bedriftstabellen og veiviseren for aktivering av AutoInvoice, velg riktig bedrift (eller flere om du skal gjøre endring på flere samtidig), start veiviseren, og velg "Konfigurer valgte bedrifter....". 

[Anonymous]

Hei Øyvind

Da var det haken for "motta bilag" som manglet, og AutoInvoice som måtte konfigurers på nytt. Jeg antar at jeg får opp riktige valg i appen nå. Takk for hjelpen!

[Trude Hallerud1]

Har oppgradert til versjon 14.01, hvordan kan en da ta i bruk Visma Scanner for å få inn kopi av kvitteringer (ikke fakturaer eller reiseregninger)? Må kunden ha Autoinvoice for å benytte dette?