VDC - Fange opp duplikatfaktura ved skanning

[William Puntervold]

Når/ hvis vi skanner samme faktura to ganger så får vi ikke beskjed om at det er duplikat før fakturaen overføres i Visma Business, altså etter at den har gått hele flyten i VDC. 

I disse EHF-, pdf- (gjerne sendt til flere epostadresser) og papirfakturatider så ser vi at faktura kan komme flere ganger med mange dagers mellomrom. 

Ja, man burde fanget disse opp manuelt, og mange blir stanset av den som godkjenner, men for den som skanner og kjører OCR og som ikke har et forhold til hva som er bestilt og ikke så er det nesten umulig å fange opp duplikat. Alle faktura som ikke fanges opp i "første ledd" skaper unødig ekstraarbeid.

Jeg har vært borti flere systemer tidligere som fanget dette opp allerede når reskontronr og fakturanummer ble lagt inn, og noen av dem som har jobbet lengre enn meg i Shmil, sier at dette også ble fanget opp i tidligere versjoner av VDC? 

Finnes det en god måte å bruke systemet til å stoppe duplikater tidlig? Er det eventuelt noe i våre systemer som er "deaktivert" siden dette tydeligvis har fungert for flere år siden?

[Svein Holanger · Accepted solution]

Hei

Varsling om duplikat (samma fakturanr, samme leverandør, samme år) kom i versjon 12 av Visma Document Center. Hvis fakturaen kommer inn via AutoInvoice eller via AutoImport, vil det være et rødt merke på linjen. Ved å peke på det røde merket, vil det stå at det er en duplikat. AutoFlow vil stoppe opp hvis det er en duplikat. Hvis man manuelt drar dokumentet inn i VDC, vil man få varsel i tolkningsvinduet at dette er en duplikat. Disse varslingene kommer i tillegg til at ERP-systemet vil varsle om duplikat når man overfører buntene til ERP-systemet.