Feil ved innlesing av utlegg/reiser til Visma lønn

[Anonymous]

Får nå feilmelding ved innlesing av utlegg/reiser i Visma lønn med melding om at avdeling mangler. Hvor skal dette legges inn? Arves ikke avdeling automatisk fra den enkelte ansatte?

[Gunnar Glendrange]

Prøv det, for det skal fungere bra!   Selv om dere åpner for at bruker kan endre avdeling i Expense - får de ikke valgt "ingen avdeling" av den grunn. 

[Anonymous]

Skal gå gennom at alle ansatte er knyttet til avdeling (Expense->innstillinger->ansatt->kostnadsbærer) og deretter sette på igjen at avdeling kreves i kontoplanen. Men et eller annet har skjedd i forbindelse med oppgradering da dette fungerte tidligere.

[Anonymous]

Jo, vi kan gjerne knytte avdeling til den ansatte og det har vi også gjort. Avdeling er obligatorisk på alle våre hovedbokskonto, så her har du nok misforstått det som var skrevet i opprinnelig innlegg.

Vi må ha åpning for at den ansatte kan endre avdeling da vi bruker Expense for mannskap som flyttes rundt på diverse avdelinger etter behov. Vi oppdaterer kun koblingen ansatt - avdeling ved hver lønnskjøring, og ønsker derfor at den ansatte kan endre avdeling ved behov når de fører reiseregningen.   

Korriger meg hvis jeg tar feil, men så lenge det er åpning for å endre avdeling, er det også åpning for å føre reiseregning uten avdeling? Reiseregniner uten avdeling vil ikke bli overført til Visma Lønn. Derfor ville det vært ønskelig for oss å gjøre avdeling obligatorisk.

Vi har løst det ved å lage en intern instruks på hvordan reisregninger skal leveres inn.

[Gunnar Glendrange]

Du ønsker ikke å knytte avdeling til den ansatte?  Men du vil ha krav til at avdeling angis når bestemte konti benyttes?

Det forstår jeg ikke helt.  

Normalt angir man en hovedavdeling på den ansatte i lønn.  Den ansatte vil kunne føre sin reise uten engang å vite (se) det.

[Anonymous]

Hei, Vi har opplevd det samme, der reiseregningene ikke overføres til Visma Lønn pga reiseregningen ikke er ført på avdeling.

Det lar seg for så vidt løse ved å sørge for at hver ansatt er knyttet til avdeling (Expense->innstillinger->ansatt->kostnadsbærer).

Vi har i tillegg lagt inn arbeidsflyt for hver avdeling, og har ikke noen flyt for "avdeling: vilkårlig", slik at reiseregningen kommer i mappen for "Ikke tildelt" dersom en reiseregninge er sendt til godkjenning uten avdeling. 

Men, det er ikke en løsning for oss å fjerne krav til ansvarsenhet på hovedbokskonto. Kan det være en ide å gi en funksjon der vi kan velge å gjøre det obligatorisk å føre på avdeling i Expense, slik at den ansatte ikke får sendt reiseregning til godkjenning før vedkommende har fylt inn avdeling. I dag er det mulig å frata den ansatte å endre avdeling, men den vil ikke kunne brukes for selskap hvor brukerne flyttes rundt på forskjellige avdelinger. Kan ikke se at det er åpning for dette i nåværende versjon.

Mvh

Anders

[Gunnar Glendrange]

Litt vanskelig å kommentere med begrenset informasjon. Men det skal ikke være behov for å fjerne krav til avdeling på konto.

Men det refererer vel til din opprinnelige melding, om at avdeling mangler ...

[Anonymous]

Saken ble ikke løst med annet enn at man i kontoplanen i Visma lønn fjernet at avdeling ikke må være tilstede. Det var en "work-around" og løser egentlig ikke problemet. Tror det er en systemfeil her etter oppgradering enten av lønn eller Visma.net Expense.

[Gunnar Glendrange]

Jo, avdeling skal komme med. Du har kanskje fått løst saken din nå, håper det:)