(Manglende?) overføring av reiseregningsdokumenter til lønn og regnskap

[Kaj Arne Sortebech1]

Vi bruker Visma Expense til føring av reiseregninger som overføres til Visma Lønn og deretter til Visma Business.

Bl.a i forbindelse med tilskuddsfinansierte prosjektregnskaper til revisjon, så har vi vært nødt til å skrive ut alle reiseregninger i PDF fra Expense og sendt de som e-post til revisor. Samtidig har vi registrert reiseregningsnumrene i eget felt på hovedbokstransaksjonene, så revisor skulle ha lettere jobb for å søke ut de bilagslinjer som gjelder hver enkel reiseregning.

Vet ikke om det er noe som mangler i vårt oppsett, men hva jeg mener så er sporbarheten svært mangelfull og føler at det er svært arbeidskrevende å kontrollere bokførte reiseregninger. Reiseregningsdokumentene i PDF/TIF burde vært overført til regnskap med knytning til hovedbokstransaksjonene.

Sticos:

"Bokføringsloven § 4 nr. 7 krever at det skal foreligge et toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. I Bokføringsloven § 6 utdypes kravet ved at bokførte opplysninger lett skal kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig å finne tilbake fra pliktig regnskapsrapportering til dokumentasjon for de enkelte bokførte opplysningene. Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummerert eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter, jf. Bokføringsloven § 10 første ledd."

Kan det være noe vi mangler i oppsettet? Eller er det godt nok at revisor må få tilsendt reiseregningene på papir eller PDF?