Lagring av bilag

[Fanny Riise-Johansen]

Jeg ble bedt om å henvende meg i dette forumet av Visma Support, for å få svar på om jeg må lagre bilagene våre i papirform selv, i tillegg til å laste de opp elektronisk i Visma eAccounting? Holder det at bilag kun blir lagret i Visma eAccounting? Dette letter jo i så fall mye arbeid med lagring.

Mvh

Fanny Riise-Johansen

[Anonymous · Accepted solution]

Hei Ola

Behandling/opbevaring av elektroniske fakturaer/kvitteringer og bilag:

Utgående fakturaer:

Når du sender en faktura til en kunde, så ligger kopien i systemet, og du trenger ikke skrive ut denne, eller lagre den noe annet sted.

MVA Oppgave:

Mva oppgaven som ligger i systemet er godkjent som bilag, og du trenger ikke, å skrive ut eller lagre denne noe annet sted.

Fakturaer/kvitteringer:

Alle bilag som er scannet og knyttet til et bilag i systemet er godkjent som bilag. Om du tar bilde av bilaget på skjerm eller utskrift, har ingen betydning, så lenge den er lesbar.

Når du har scannet bilag og knyttet denne til en postering i regnskapet, trenger du ikke oppbevare orginalbilaget.

Med vennlig hilsen

Visma Mamut AS

Jørn Karlsen

[Ola Illøkken]

Jeg har også noen spørsmål ang. elektroniske bilag. 

Holder på å gå over til dette nå, men er litt usikker på hva som kreves.

Når jeg f.eks. lager en faktura til kunde, må jeg lage en elektronisk kopi av denne og lagre sammen med bilaget, eller er det nok at fakturaen ligger i systemet?

Hva med f.eks. mva-oppgave, den ligger elektronisk i Altinn, men må jeg i tillegg lagre en pdf-fil av oppgaven og koble denne til posteringen i Visma?

Og er det ok å ta bilde av en kvittering på pc-skjermen for å slippe å skrive den ut og ta bilde av den?

Mvh Ola

[Anonymous · Accepted solution]

Hei Fanny

Når du har scannet bilag og disse er knyttet til føringen i eAccounitng, trenger du ikke oppbevare orginalbilag,

Det er tilstrekkelig å ha bilag scannet. Det er tryggere og bedre for deg. Det blir tatt sikkerhetskopi av systemet hver dag, noe som gjør at du ikke kna miste dine bilag, og du kan se alle bilag uansett hvor du er i eAccouting til en hver tid.

Med vennlig hilsen

Visma Mamut AS

Jørn Karlsen

[Kristent Fellesskap Kvinnherad]

På vei til et mer papirløst regnskap er jo dette et stort pluss!

Jeg fører regnskap i en forening. Styret går gjennom regnskapspermen ifm. årsregnskapet. Hvis jeg ikke tar vare på kvitteringer/fakturaer m.m., men scanner og knytter dette til de enkelte posteringingene, hvordan kan da to i styret gå gjennom regnskapet i Visma eAccounting? Må de ha full tilgang, eller kan de få en enklere "revisor"-tilgang?

[Anonymous]

Hei

Revisor og styret skal kunne få en enkelt tilgang til eAccounting.

Det er en stor fordel å ha elekttroniske bilag i eAccounting, da dette er sikrere en permer med papir, og lenklere lagring. samt enklere å få oversikt over bilag.

Ta kontakt med selger, eller support som bistår med tilganger.

Med vennlig hilsen
Visma Mamut AS
Jørn Karlsen

[Kristent Fellesskap Kvinnherad]

Hei igjen Jørn.

Kjapt svar - kjapt spørsmål:

Det kan se ut som om det er to forskjellige svar på mitt spørsmål. Slik jeg forstår deg kan jeg kaste original kvittering/faktura etter at den er scannet inn og knyttet opp mot en postering i regnskapet. Flott!

Men hva da med denne informasjonen på nettsidene deres:

"Visma Scanner er en app som du kan benytte for å ta bilde, lagre og sende kvitteringer og fakturaer digitalt til Visma eAccounting Standard. Ved å bruke appen, reduserer du risikoen for å glemme kvitteringen. Legg merke til at det fortsatt er kvitteringen/leverandørfakturaen som gjelder som originalhandling og må lagres."

Må original kvittering/faktura allikevel lagres etter det er scannet og knyttet til en postering i Visma eAccounting?

Link: https://help.visma.net/no_no/eaccounting/content/online-help/b-purchase-register-purchase-with-vouch...

[Anonymous]

Hei

Teksten i Appen er litt misvisende, men så lenge bilaget er lastet inn i eAccounting og knyttet til posteringen/bilaget i eAccounting, så er dette godtkjent som elektronisk bilag.

Da kan du kaste original kvittering eller faktura.

Med vennlig hilsen
Visma Mamut AS
Jørn Karlsen