AVG bij registratie huisbezoeken bij kilometerdeclaratie

[Lonneke Faessen-Hanewald]

Wij maken sinds 1-1-2025 gebruik van de Youforce App om dienstreizen kilometers te declararen.

Sommige collega's leggen huisbezoeken af. Eerder werd (op ons eigen formulier) alleen de woonplaats geregistreerd, nu moet het hele adres ingevuld worden.

Hoe zit het in dit geval met de AVG?

[Bastiaan Friederichs]

Hi @Lonneke Faessen-Hanewald, in mijn optiek is dit niet iets waar de AVG iets direct over zegt. Bij het afwegen van de rechtmatigheid moeten allerlei belangen worden afgewogen, die verantwoordelijkheid ligt bij de verwerkingsverantwoordelijke, en dat ben jij (jullie / de werkgever) in dit geval.

Neem daarbij in overweging dat de gegevens alleen inzichtelijk zijn op basis van jullie eigen inrichting. Daarmee bedoel ik dat met een correcte inrichting, de gegevens maar zeer beperkt inzichtelijk zijn, bijvoorbeeld alleen voor de manager van de betreffende medewerker om de rechtmatigheid van de dienstreis (en dus de vergoeding) te toetsen.

Het lijkt me ook lastig om (achteraf) de rechtmatigheid van een vergoeding vast te stellen als je niet vastlegt langs welke adressen er is gereisd.