Afgekeurde declaraties - aantal loopt op - werknemers missen signaal bij afkeuren

[Ellie van der Heide]

Wij hebben op dit moment een casus met een verbolgen medewerker die er nu pas achter is gekomen dat een declaratie van een dienstreis al in februari is afgekeurd. 

Ze stelt dat ze geen signalering krijgt en dat niet acceptabel vindt. (In Self Service is het zo ingericht dat een werknemer een mail krijgt als we een declaratie afkeuren). 

Ik kan er in de handleiding niets van vinden wat er gebeurt als een declaratie wordt afgekeurd. 

Ik dacht, ik zal eens kijken of er meer afgekeurde declaraties zijn en ja hoor - maar liefst 108 declaraties afgekeurd, waarvan zeker 60 stuks in de eerste helft van dit jaar. Afgekeurde declaraties - stuurden wij voorheen retour en bleven zichtbaar in de to do lijst van werknemer en bij ons. Wij monitorden voorheen in Self Service en verwijderden declaraties daar dan op enig moment, omdat men hier immers een mail van had ontvangen. Ook was het vrij makkelijk te checken of er al een nieuwe declaratie voor hetzelfde was ingediend. En dan verwijderden wij oude mutaties. 

Maar om nu declaraties te verwijderen uit de app zonder dat iemand een signaal heeft gehad?

Dus we willen graag de mogelijkheid om actief werknemers te informeren over een afgekeurde declaratie. En inzicht in wat een medewerker ziet als hij gebruik maakt van de app als er sprake is van een afgekeurde declaratie. Misschien moet de app wel openen met die declaratie in plaats van het standaard scherm. 

Is het een idee om toch ook een melding per mail beschikbaar te stellen als een medewerker dat aangeeft in de app. Of sms of whatsapp... Of laat een signaal op de app zien (als zijnde nieuw bericht) zonder dat je de app hoeft te openen. 

En hoe kunnen wij reminders sturen over afgekeurde declaraties? Hoe weten we dat ze alsnog juist zijn ingediend en hoe zorgen we ervoor dat de indiener de oude declaratie verwijdert?

PS het betreft met name dienstreizen waarbij de correctie voor woon-werkverkeer onterecht wordt toegepast of onterecht retour terwijl er maar een enkele reis is opgegeven etc. Hierin gaat nog best wat fout bij ons. 

[Ellie van der Heide]

Dag allen: het idee is aangemaakt, graag jouw like en aanvullingen!

Afgekeurde declaraties beter in beeld (signaal) bi... - Visma Community

[Lotte van Dijk]

Goedemorgen @Ellie van der Heide, 

Mijn excuses voor de late reactie. Ik had het bericht doorgestuurd gekregen van collega's maar ik was helemaal vergeten dat ik nog geen antwoord had gestuurd. Ik ga proberen jouw bericht stapgewijs te beantwoorden. 

Als een declaratie is afgekeurd of goedgekeurd, krijgt een gebruiker een notificatie in de inbox. Het klopt dat men hiervoor wel de push notificaties aan moet zetten om zijn/haar telefoon. Echter zal deze notificaties zeker zichtbaar zijn in de inbox. 

Wat wel het geval is geweest is dat notificaties na 30 dagen standaard gearchiveerd werd. Hierin was een fout gemaakt omdat dit natuurlijk alleen van toepassing zou moeten zijn op puur notificaties en niet op taken. Dit is inmiddels aangepast en taken worden dus niet meer na 30 dagen gearchiveerd. 

Het sturen van reminders is op dit moment niet mogelijk. Je zou in het overzicht declaraties wel kunnen zien wat voor welke medewerker is ingediend en welke declaraties wellicht open staan. 

Wat je eventueel wel kan aanraden bij alle gebruikers is te navigeren naar declaraties in de app. Zodra je daar binnenkomt staat er een duidelijke melding dat je nog afgekeurde declaraties hebt openstaan. Hier kunnen de gebruikers de handelingen uitvoeren die benodigd zijn om hun afgekeurde declaraties aan te passen en weer opnieuw in te dienen. 

Voor wat betreft jouw ideeën rondom het meer zichtbaar maken van de afgekeurde taken, zullen wij verder moeten onderzoeken wat eventueel een goede oplossing zal kunnen zijn. Zowel voor de App als Mijn youforce zullen we dit dus verder analyseren. Mag ik je hiervoor vragen om ook een idee aan te maken op het ideeën portaal?

Alvast bedankt! 

Groeten Lotte

[Ellie van der Heide]

Een aanvulling hierop na ruggespraak met onze applicatiebeheerders:

• werknemers kunnen in hun telefoon bij de instellingen activeren dat ze meldingen vanuit Youforce toestaan. Helaas is dit dus wel een instelling die ze zelf moeten doen - dus er zit wel een afhankelijk in die niet wenselijk is. Wij gaan nog na bij ICT of ze de app standaard op de bedrijfstelefoon kunnen installeren met het toestaan van meldingen. 
• meldingen komen in de inbox te staan van de app, maar dan nog blijft de wens om bij belangrijke berichten of afkeuringen meer in het oog springende melding te krijgen - bijvoorbeeld bij het openen van de app de melding "je hebt nieuwe berichten" of je ziet gelijk de melding van de afgekeurde declaratie in dit geval.
• Ook de Inbox zou een kleurtje of rood bolletje moeten hebben als je de app hebt geopend. En liever nog zie je aan het symbooltje van de app op je telefoon ook dat er een inkomend bericht is net als je inbox van mail of whatsapp. Weliswaar zie je in de app als je echt naar declaraties gaat wel een kopje met afgekeurde declaraties in het rood, maar als een werknemer maar zeldzaam een declaratie doet, dan kan er nog veel tijd overheen gegaan zijn ondertussen voordat de werknemer deze melding heeft gezien én ontstaat het probleem dat opnieuw indienen niet meer mogelijk is vanwege ingestelde termijnen. 
• Mijn Youforce gaat helpen, alle gebruikers krijgen een inbox, het is dan juist ook mooi dat je niets anders hoeft in te richten als applicatiebeheerder met e-mails etc, mits er zowel in de app als in mijn Youforce meer in het oog springende meldingen zichtbaar zijn. 
• Punt hoe nu met afgekeurde declaraties om te gaan -> als wij deze verwijderen zijn ze dan ook niet meer zichtbaar voor de werknemer, met andere woorden, die kan de declaratie dan niet nog op eenvoudige wijze alsnog overnemen in een nieuwe declaratie?

[Lieke Sterk Huis]

Aanvulling hierop is dat de melding voor afgekeurde declaraties langer in de Inbox zichtbaar blijft of dat het als organisatie zelf in te stellen is hoe lang dit zichtbaar blijft?