Declaratie toewijzen mislukt - goedkeuring op bestuurder

[Lieke Sterk Huis]

Onze bestuurder declareert via de Youforce App representatiekosten. Hiervan is ingericht dat deze door de MGR-rol gecontroleerd dient te worden. Echter is op de afdeling waar onze bestuurder op staat de MGR-rol toegekend aan de bestuurder. 

Je kunt géén declaraties van jezelf goedkeuren, echter zou ik willen dat de declaratie van onze bestuurder bij de controller terechtkomt. Hoe kan ik dit inrichten?

Er staan nu 4 declaraties op 'toewijzen mislukt'.

[Lieke Sterk Huis · Accepted solution]

hallo @Remco te Ronde, @andres rojas, @Marcel Bouman en @Bastiaan Friederichs, uiteindelijk heb ik onze manager Financiën de MGR-rol gegeven op de hogere afdeling, dus opschakeling nummer 2. Alleen onze bestuurder hoort bij haar terecht te komen. 

[Remco te Ronde]

Ha @Lieke Sterk Huis ,

Via het ticket hebben we contact gehad en daarin hebben wij naar jouw organisatiestructuur gekeken. Daaruit hebben we de conclusie getrokken dat de opschakeling (gelukkig) precies zo werkt als beschreven in:

Hoe werkt 'opschakeling' in de Youforce app (& desktop)?

Met het aanpassen van de roltoewijzing van een van de managers kon je het dus helemaal zelf oplossen.

Om te zorgen dat het duidelijk is voor iedereen die meeleest op het forum. Wil jij nog even

Als oplossing accepteren' aanklikken? Zo ziet iedereen dat dit item op het forum is opgelost. Alvast bedankt.

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis ,

Zojuist nog even gecontroleerd. Maar ik zie geen ticket bij het ServiceCenter. Dus ik heb goede hoop dat de reactie van @Bastiaan Friederichs , @andres rojas en/of @Marcel Bouman je inderdaad al geholpen hebben.

Als dat zo is, wil jij dan bij een van hun reacties 'Als oplossing accepteren' aanklikken? Zo ziet iedereen dat dit item op het forum is opgelost. Alvast bedankt.

[Lieke Sterk Huis]

Hoi @Remco te Ronde en @andres rojas, now I see indeed that there is no ticket. 

Today I clicked retry-assignment and it's still not working. So I made a ticket; if you need more information, then let me know.

Aanvraag #47853107 | Visma | Raet - Customers Account (4me.com)

[Lieke Sterk Huis]

@Marcel Bouman, ik vind het vreemd dat de opschakeling niet werkt. De managersrol op de afdeling 'Bestuur en directie' is onze bestuurder en de bovenliggende afdeling 'Sterk Huis Algemeen' en daar heeft onze directeur de managersrol.

[Marcel Bouman]

Dus: 

1. bestuurder A staat met zowel dienstverband als rol MGR op 'Bestuur en directie'

2. directeur B staat met rol MGR op bovenliggende eenheid 'Sterk Huis Algemeen'

Dan zou ik inderdaad verwachten dat de declaratie van bestuurder A automatisch wordt opgeschakeld naar de hogere MGR op de bovenliggende eenheid.

Vraag: wie staat er met een MGR-rol op 'Sterk Huis Jeugdzorg Algemeen'? Is dat bestuurder A? En zo ja, zou de opschakeling daar op vastlopen?

[Lieke Sterk Huis]

Hallo @Marcel Bouman, jouw beredenering klopt. Bestuurder A staat inderdaad met MGR-rol op 'Sterk Huis Jeugdzorg Algemeen'. Echter wil dat zeggen dat de opschakeling dan 2 lagen omhoog gaat i.p.v. 1 laag. Dat vind ik vreemd!

[Marcel Bouman]

Ik vind het ook vreemd, en begrijp niet waarom dit niet werkt.

[Bastiaan Friederichs]

@Lieke Sterk Huis en @Marcel Bouman geeft dit meer inzicht v.w.b. het "opschakelen": https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-App/Hoe-werkt-opschakeling-in-de-Youforce-app-amp...

Dien gerust een ticket in Lieke als het niet werkt zoals verwacht/beschreven dan kunnen we op basis daarvan wat dieper kijken.

[Lieke Sterk Huis]

Hallo @Bastiaan Friederichs, ik ga een ticket inschieten hiervoor. De opschakeling werkt dan niet bij ons hoe het beschreven staat.

[andres rojas]

Hi @Lieke Sterk Huis 

Hope you don't mind me try to help replying on english

Even if he is also a MGR on the upper-org unit, assignment won't work this way (someone being his own responsible)

An alternative that may work for this director (and potentially other employees which technically should be able to approve their own expenses) is that approving your own expenses sounds very similar to 'no-approval', right ?

You could create a custom category for this, making sure his employment has an expense differentiator (P05044) which is applied to this category and not available for others (therefore only him will be able to see this category, and keeping in mind the name may need to be slightly different), I guess there could be other properties which need to be specific to his expenses (a bigger max amount of € allowed, etc )

[Lieke Sterk Huis]

@andres rojas thank you for the possibility, however that's not a solution for the problem we have. Especially because the MGR role for the upper level is someone else.

[andres rojas]

Thanks @Lieke Sterk Huis , I misunderstood you problem, I get it now

I started investigating it a bit and Indeed the configuration you have should be working, but I can also see the 4 expenses you mention on 'waiting for assignment correction' ( I see last retry-assignment attempt was done on 03-05-2024, but it looks like it should be working if you retry assigment now)

Would you mind opening a support ticket so we can investigate /check it 

Thanks in advance 

[Marcel Bouman]

Je zou voor de controller een (nieuwe) rol kunnen maken met uitsluitend de mogelijkheid om declaraties goed te keuren, en deze rol dan aan de afdeling koppelen. ik weet niet of er nog meer medewerkers op deze afdeling staan geregistreerd, maar dan heeft de controller dus ook alle andere declaraties van de afsdeling in beeld. Dat is niet ideaal. Als je dat niet wilt kun je nog denken om een categorie te maken die uitsluitend door de bestuurder is te gebruiken (P05044), maar dat gaat misschien wel erg ver.