Gegevens in Beaufort niet meer gelijk aan gegevens Gemal door app gebruik

[jolandazwier]

Indien wij de Youforce app gaan gebruiken worden de mutaties niet meer naar Beaufort geschreven, maar rechtstreeks naar Gemal. Hierdoor komt de data in Beaufort niet meer één op één overeen met die in Gemal. Ik kan niet helemaal overzien wat de (nadelige) gevolgen hiervan zijn.

Zijn er meer bedrijven die dit los hebben gelaten en mij kunnen vertellen of dit al dan niet wenselijk en werkbaar is?

[Ellie van der Heide]

Ik ben het eens met de collega's die allerlei goede redenen geven waarom de gekozen werkwijze (rechtstreeks in Gemal) niet wenselijk is. Mogelijk worden aangedragen issues opgelost maar wat ik vooral wil benoemen is dat het in onze ogen nooit zo wordt dat declaraties uitsluitend via de app afgehandeld gaan worden. Wij hebben meerdere  slimme onkosten declaraties doe afhankelijk van keuzes de gedeclareerde kosten over meerdere invoercodes verdelen - rekening houdend met de WKR. Daar zie ik geen mogelijkheden voor in de app. Daarnaast kennen we declaraties in uren - zeer veel soorten met allerlei toeslagen en ook nog niet in te regelen.., dus we houden nog zeker lange tijd 2 sporen. En dan is het ook voor een werknemer handig om in self service in het archief alles bij elkaar terug te kunnen vinden. De mutaties uit Flex Benefits zijn daar een aantal jaar geleden juist ook ondergebracht - klanten blij... Dit staat daar wel haaks op. Ik denk dat het goed zou zijn dit toch nog eens goed te overwegen Raet Visma collega's... Want ik denk dat veel klanten makkelijker over zouden gaan op de app (hybride met self service), neem bijvoorbeeld toezichthouders die elke dag kms maken - die blijven liever hun maandelijkse opgave in SS invullen ipv 23 losse declaraties. Los van de declaraties die dus technisch (nog) niet mogelijk zijn. Wij zijn steeds meer fan van de mooie en makkelijke app maar dit is wel een issue. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Ellie van der Heide,

Bedankt voor de aanvulling. Om het forum zo goed leesbaar mogelijk te houden bijgaande puntsgewijs een antwoord op je feedback.

Hybride situatie tussen Youforce app & desktop en declaraties in Self Service

Het probleem wat je benoemt is inderdaad voor veel medewerkers herkenbaar. Het is voor een medewerker bijvoorbeeld niet eenvoudig om te weten dat je lidmaatschap van de vakbond vaak declareert in FlexBenefits terwijl je lidmaatschap van een beroepsvereniging registreert in Self Service. Of een ander bekend voorbeeld dat je verlof opneemt in Self Service terwijl als je te weinig saldo hebt uren moet kopen in FlexBenefits.

Gelukkig zijn mijn collega's hier hard mee aan het werk. In dit bericht lees en zie je meer over het nieuwe Mijn Youforce.

Met de introductie van Mijn Youforce zal het voor een medewerker het onderscheid tussen een declaratie via Self Service of via de nieuwe functionaliteiten van de Youforce app&desktop niet meer relevant zijn.

Er wordt dus door onze collega's hard gewerkt om ook die ervaring enorm te verbeteren. Hetgeen hopelijk bijdraagt aan wat jij benoemt als ''hybride met self service''. 

In het bericht over Mijn Youforce nodigen mijn collega's je ook van harte uit om bij te dragen aan de verdere ontwikkelingen van Mijn Youforce. En aangezien jij hele concrete voorbeelden geeft van zowel Flex Benefits, de app & b.v. uren declaraties in Self Service & opzoeken in archief lijkt het mij fijn als je mijn collega's wil helpen met feedback.

Declaraties van toezichthouders

Er is inderdaad een idee bekend met de naam: Km-declaratie zonder verplichte postcode
Zoals je daar leest is mijn collega Bastiaan benieuwd of dit voor meer organisaties relevant is. Dus laat vooral je stem achter op dit idee als het voor jullie organisatie ook relevant is.

één declaratie splitsen op meerdere Gemal-invoercodes

Tot nu toe staat hiervoor nog geen idee bekend. Wil je hiervoor een idee aanmaken met wellicht ook concrete voorbeelden hoe dit speelt bij jullie voor bijvoorbeeld een diner of een overnachting. Op basis van die voorbeelden en feedback van andere organisaties kunnen we dan analyseren wat de (on)mogelijkheden zijn.

[ArianneB]

Nou dat dus.

Vorige week is door Raet een handleiding gepubliceerd hoe te controleren, maar daar gaat het helemaal niet om.

Dat het gecontroleerd kan worden dat is duidelijk, maar het gaat om het totaalbeeld wat je dus niet hebt als professional als het alleen in Gemal komt. Alle ingediende declaraties dienen zowel in HRSS als in Bo4 te komen net zoals met de oude app.

Dan heeft de professional het totaaloverzicht, maar ook de werknemer als ze in HRSS raadplegen.

Wat is het bezwaar van Raet om het niet op die manier te doen dus in HRSS en Bo4? En weegt dat op tegen het feit dat klanten uiteindelijk dus geen gebruik gaan maken van de app omdat het niet goed voelt voor de professionals.

[ArianneB]

@Bastiaan Friederichs 

Mbt historie: Als je in Bo4 kijkt bij een werknemer en je wilt zien wat er onder een bepaalde code is verwerkt is het wel zo fijn als je alles compleet hebt en niet vanuit verschillende programma's/ pagina's de gegevens bij elkaar moet gaan zoeken. Als je dan ergens vergeet te kijken kan dat gevolgen hebben. Zeker als er zowel via de app als via HRSS gewerkt wordt. Het is gewoon maar heel onoverzichtelijk en omslachtig. 

We gebruiken de app nog helemaal niet, maar dit is wel een showstopper voor ons.

Wat is het probleem om net zoals bij de oude app gegevens ook in Bo4 te zetten? Dan is ook de professional blij ipv alleen de eindgebruiker.

Mbt dubbelingen: Wij checken alles vanuit Bo4 en draaien met MI rapportages om vastgelegde mutaties te controleren. Als de mutaties vanuit de app niet in Bo4 komen kunnen we ook niet het volledige verslag draaien. Er wordt nu teveel gekeken naar de werkbaarheid voor de wkn, maar het gaat ook om professionals die moeten controleren en die willen een compleet beeld. En daarnaast kan een wkn ook meerdere declaraties op een dag hebben.

Mbt meerdere keren inloggen: Jij bedoelt HOME? Daar werken wij niet mee. Te onoverzichtelijk.

Re: Gegevens in Beaufort niet meer gelijk aan gegevens Gemal door app gebruik 

[ArianneB]

Dat is precies waar wij ook tegenaan lopen.

Stel dat iemand zowel iets indient via de app als ook via een formulier in Selfservice.

Vanuit SS komt het wel in Bo4 en vanuit de app niet. Je hebt totaal geen overzicht meer van de historie en maakt het controleren op dubbelingen ook heel erg lastig.

Daarnaast moet je evt via meerdere inlogpagina's declaraties goedkeuren en historie raadplegen.

[jolandazwier]

Wij zouden graag zien dat Visma/Raet dit aanpast en dat alles naar Beaufort geschreven wordt. Er blijken wel meer instellingen met dit probleem te 'kampen' ondanks positieve berichten van Visma/Raet. Wellicht, als er meer instellingen hierover vallen, kan Visma/Raet toch eens gaan denken om hier een aanpassing voor maken.

[ArianneB]

Waar kunnen we dit het beste melden? Via ticket?

[jolandazwier]

Beheerders van de app lezen mee op dit platvorm, dus zouden dit als het goed is moeten lezen.

Ik weet niet of je wat bereikt met een melding via een ticket.

@ Remco ten Ronde en/of Maarten van Beveren kunnen jullie reageren waar we dit kunnen melden?

[Bastiaan Friederichs]

Wij lezen zeker mee!

Een ticket is bedoeld voor productfouten, daar is hier geen sprake van.

Op het moment dat je 2 modules gebruikt voor hetzelfde doel, bijv. declaraties, dan is dat altijd lastiger dan dat je 1 module zou gebruiken. Vaak betekent dit dat bestaande processen wat anders ingevuld zullen gaan worden.

Ik richt me vooral op de functionaliteit die nodig is om compleet over te gaan op de App, juist omdat ik inderdaad heel veel positieve berichten voorbij zie komen van de medewerkers. Die het is dus echt makkelijker, fijner en sneller vinden.

Ik zie een paar punten in deze thread waarbij wat extra info handig zou zijn. Ik zal ze hier onder opsommen; 

Welke informatie mis je als het gaat om historie bekijken?
En gebeurt dit zo vaak dat het erg lastig is als je zowel in BO4 als in declaratiemodule zou moeten kijken (voor zo lang je niet compleet over bent)

Hoe controleer je nu op dubbelingen?
En hoe vaak vind je deze, en wat is er dan gebeurt dat dit ontstaat?
Kun je iets bedenken waardoor we de kans verkleinen? (waarschuwing aan de medewerker misschien; let op, je hebt op deze dag al €15,00 euro gedeclareerd! )

Meerdere keren inloggen
Ik vermoed dat het hier een professional betreft, er is al enige tijd een nieuwe URL beschikbaar voor professionals (https://admin.youforce.com) waarbij je - zonder opnieuw in te loggen - door kunt navigeren. Zie ook dit bericht: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-APP/Kunnen-we-de-Youforce-app-gebruiken-zonder-Ho...

Misschien bedoel je iets anders, dan hoor ik het natuurlijk ook graag!

[jolandazwier]

Onderstaand puntsgewijs mijn reactie,

We verwerken de salarissen wel in twee modules, maar verwerken alles in Beaufort. De data klopt nu één op één met de data in Gemal. Mocht Gemal afwijken dan zorgen we dat via GSA de data weer gelijk in (hier heeft Visma/Raet zelf op gehamerd). 

Bovendien ga je met de App juist beide modules gebruiken, aangezien mutaties wel via Youforce naar Beaufort blijven gaan. Alleen declaraties welke je in de App gebruikt worden naar Gemal geschreven, maar handmatige declaraties, zoals bv jubilea uitkering, uitbetaling verlofuren, fiscfree enz. komen weer in Beaufort.

De app is vooral gebruikersgemak voor de werknemers en leidinggevenden maar gaat ten koste van de controle functie van de salaris- en personeelsadministratie. 

Via een andere melding in de community en het laatste webinar kwamen er toch ook meerdere negatieve reacties en vragen.

Welke info mis je als het gaat om historie bekijken

Nu kan je alles op één module bekijken nl. BO4. Het voordeel van raadplegen salarisadministraties in BO4 bekijken is dat je zelfs jaren geleden alle ooit ingevoerde data in één keer kan bekijken door de functie raadplegen salarismutaties. Bij Gemal gaat dit niet zo makkelijk. De invoer/correctie/verwijderen van declaraties is veel lastiger in Gemal. Je kan bovendien niet op naam zoeken zoals in Beaufort, maar je moet hiervoor een registratienummer (en instellingnummer) invoeren.

Hoe controleer je nu op dubbelingen

Het is zeker handig dat er een melding komt dat je al eerder op deze dag gedeclareerd hebt. Maar wat als het een oudere declaratie is waar een ander datum wordt meegegeven of van vorig jaar?

De personeelsadministratie controleert in Beaufort bv regelmatig VOG en SKJ declaraties. Zij kunnen en mogen niet in Gemal en blijven dus ook handmatige declaraties/mutaties in Beaufort zetten.

Report Building

Report Building maakt gebruik van Beaufort (basisgegevensset), wij zouden hierdoor geen lijsten met variabele gegevens meer kunnen maken. Deze lijsten kunnen nu in Excelbestanden gedownload worden, waarna je deze, na bewerking, weer via csv bestand kan inlezen in Beaufort.

Bovenstaand klinkt misschien negatief, maar wij zien ook wel de voordelen van de App en zouden deze graag willen uittesten, maar zolang de data niet naar Beaufort geschreven wordt nemen wij de App vooralsnog niet in gebruik. We zien nog teveel haken en ogen.

Wij zouden graag reacties van instellingen willen horen die nu positief zijn over deze werkwijze en wat hun ervaring ermee is.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Helemaal eens met deze punten. Dit reden dat declaraties uit de app niet in beaufort terecht komen is 1 van de redenen dat wij geen gebruik maken van de app voor declaraties. 

Tegen de tijd dat alle declaraties via de app kunnen en daarnaast ook hetzelfde proces via de website kunnen en we dus self service kunnen uitzetten voor declaraties dan zou dit misschien werkbaar zijn.

Maar ook dan blijft het punt van reporting openstaan. Het is voor ons niet logisch dat al je mutaties in beaufort terecht komen behalve de declaraties uit de app. 

[ArianneB]

100% mee eens. Ik heb een soort gelijke reactie ook al gegeven, maar kan die alleen nergens terugvinden.

Ook voor ons is het niet doorzetten naar Bo4 een showstopper, terwijl de app voor de wkn superhandig en echt een toevoeging is. Maar controlemogelijkheden en gebruikersgemak voor de professional is net zo belangrijk en qua controle het belangrijkste.

[Remco te Ronde]

Hoi @jolandazwier , @Bas Menken - Gemeente Leiden & @ArianneB 

Fijn dat jullie alle 3 de tijd nemen om ons zo veel feedback te geven. Hierdoor kunnen we samen onze software nog beter maken. Bijvoorbeeld de feedback over zoeken in Gemal of het opnemen van de resultaten in Report Builder zijn concrete verbeteringen om het werk van de Salarisadministratie eenvoudiger te maken. We zullen die voorbeelden verder analyseren.

In jullie antwoorden lezen we daarnaast bijvoorbeeld terug:  ‘’Er wordt nu teveel gekeken naar de werkbaarheid voor de wkn, maar het gaat ook om professionals die moeten controleren’’. Het klopt dat de innovaties van de Youforce app voornamelijk zichtbaar zijn voor de medewerkers en managers. Maar we zijn professionals zeker niet vergeten. We hebben juist extra controle mogelijkheden voor de salaris professional geïntroduceerd. 

Deze extra controle mogelijkheden hadden we nog onvoldoende benadrukt in de kennisbank. Daarom hebben we zojuist toegevoegd ‘’Welke controlemogelijkheden zijn er voor de Salarisprofessional rondom de declaraties?’’. Hopelijk geeft dit meer inzicht in de controlemogelijkheden. Het zal het bezwaar dat de variabele mutaties niet naar HR Core Beaufort gaan niet wegnemen. Maar het geeft hopelijk meer inzicht in hoe je als salarisadministrateur volledig in controle bent als declaraties via de Youforce app gaan.

Klanten die de Youforce app al gebruiken hebben dit veelal gedaan door eerst een kleine pilot te doen met meerdere medewerkers/managers van geselecteerde afdelingen. Zo kan je zelf het volledig proces ervaren. Eventueel kan je natuurlijk in Self Service voor die medewerkers/afdelingen een controle activeren om te voorkomen dat deze medewerkers op 2 plekken kunnen declareren. Na die pilot kan je zelf de vervolgstappen bepalen. En ons hopelijk nóg specifieker feedback geven over de nieuwe controlerapporten in combinatie met de bestaande MI rapportages.

Als de pilot een succes is dan is het waarschijnlijk verstandig om de ‘’oude’’ declaratieformulieren in Self Service niet meer te autoriseren voor de medewerkers. Hopelijk helpt de toelichting over de controlemogelijkheden van Salarisprofessional om een pilot te overwegen.

En vanzelfsprekend staat het collega Salarisadministrateurs die al volop gebruik maken van de Youforce app vrij om op dit forum artikel vanuit hun eigen ervaring te delen hoe ze het proces ervaren.