Wanneer Youforce gebruikersaccount verwijderen?

[Tamara Ansems]

Wanneer een medewerker uit dienst gaat, zetten wij het Youforce account om naar het privé mailadres zodat de medewerker nog enige tijd toegang behoudt tot zijn personeels- en salarisdossier voor de laatste salarisstrook en jaaropgave.

Hoe houden jullie goed bij wanneer de accounts kunnen worden beëindigd?

[Björn Sman · Accepted solution]

Goedemiddag Allemaal,

Wij verwijderen de accounts met de groepsgewijs verwijderactie na 14 maanden. Zo heeft de medewerker altijd nog een jaar (ivm jaaropgaven) de tijd om deze te downloaden. In de praktijk merken wij dat een gebruiker na de laatste jaaropgave eigenlijk nooit meer in het systeem komt en dan kan het account weg. De dossier blijven natuurlijk altijd volgens bewaartermijnen bewaard verder dus dan kan een medewerker met onze HR afdeling contacten als ze toch nog iets nodig hebben.

[Riny]

Wij houden dit bij op een lijst. Medewerkers hebben nog een maand na uitdienst treding toegang tot Youforce.

Direct na uitdiensttreding verwijderen we de SSO-ID en na een maand verwijderen we het Onyouforceaccount en blokkeren de account.

Voorheen verwijderden we na een jaar de volledige gebruiker maar dat wordt nu afgeraden vanuit Visma | Raet dus daar zijn we mee gestopt.

[Tamara Ansems]

@Riny Bedankt voor je reactie! Zo deden wij het idd ook en zijn nu ook gestopt met het verwijderen van de gebruikers door het laatste bericht van Visma. Heb alleen het idee dat het overzicht in gebruikersbeheer zo vervuilt als iedereen maar actief blijft staan. Vandaar mijn vraag hierover. 

[JvdB]

Wat is de achterliggende reden dat je dit doet? 

[JvdB]

Wij beëindigen accounts nooit. Bestanden in het personeelsdossier worden verwijderd door de ingestelde bewaartermijnen. Verder kan je bij ons niet zo veel met alleen een account zonder actief dienstverband. Dus wij laten die gewoon actief. 

[Tamara Ansems]

@JvdB Wij deden de medewerkers voorheen altijd verwijderen, maar door het laatste bericht van Visma hierover laten we ze nu actief. Heb alleen het idee dat het overzicht in gebruikersbeheer nu zo vervuilt met alle actieve medewerkers.

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

@Tamara Ansems wij verwijderen de Youforce accounts altijd per 1 juni van ieder jaar van de medewerkers die voorgaand jaar uit dienst zijn gegaan. Dus per 1 juni 2025 verwijderen wij de account van medewerkers die in 2024 uit dienst zijn gegaan. Door welk bericht van Visma laat jullie de accounts nu actief?

[Tamara Ansems]

@Bart Kok - Gemeente Venlo dat was n.a.v. het bericht Advies: verwijder geen gebruikers in Gebruikersbeh... - Visma Community maar zie ondertussen ook al een vervolg bericht hierop HR Persoonsnummer & Gebruiker ID als onbreekbare k... - Visma Community.