Youforce App - minstens 2 zakelijke kilometer declaraties nodig voor medewerkers

[Rob99]

Bij ons zijn we nodig bezig geweest met het inrichten van de Youforce App om de zakelijke kilometers te registreren. Zojuist een eerste test gedaan met een YF App declaratie waarop Gemal invoercode 2572 (= standaard aangeleverd door Visma ook) en gekeken of dit goed gaat in gemal bij de verwerking. Dit blijkt het geval te zijn: de kilometers worden aangeleverd, er vindt een omrekening cent plaatst naar 37 cent en waarvan 23 cent onbelast is en 17 cent belast. So far so good.
De tweede declaratie die wij nodig denken te hebben is een declaratie zakelijke dienstreis die met de (eigen) fiets worden gedaan. Daarvoor geldt een netto km vergoeding van 9 cent. Wij krijgen niet gevonden welke uitvoercode hiervoor eventueel gebruikt zou kunnen worden want via deze fiets declaratie leverde via Excel een bedrag aan via uitvoercode P00243. Via de App worden natuurlijk het aantal (eigen) fiets kilometers aangeleverd. Dit kan natuurlijk niet via codes 02572 en 00243. Heeft iemand een idee hoe dit ingericht kan worden en wat daarvoor wellicht apart ingericht moet worden aan de Gemal kant?

[Rob99 · Accepted solution]

Even reageren op dit topic en waarbij we wel op weg geholpen door Bas van gemeente Leiden maar waarbij de benodigde instellingen van Gemal via een andere gemeente relevant bleken te zijn om de km bedragen belast en onbelast aangestuurd te krijgen.  Met de info van de andere gemeente heeft onze salarisadministratie alles voor elkaar te krijgen. Wat ze precies gedaan hebben is mij niet duidelijk want ik ben geen salarisadministrateur :).  Uiteraard heb ik de Youforce App getest samen met de salarisadministratie en de verwerking ervan in Gemal. Resultaat is nu in orde.

[Caroline vd Wijngaard]

Had te maken met instelling in Gemal, Code afhandeling belast dele reiskostenvergoeding.  Daarbij zowel reiskostenregeling 1 (€ 0.37)  en 5 (€ 0,09) bij de betreffende medewerkers in HRCore Online vastgelegd.

In eerste proefrun waarin 3 medewerkers (op verschillende dagen) via de app hebben gedeclareerd wordt bij 2 medewerkers (nog) niet het juiste bovenmatige deel aangegeven, bij 1 medewerker wel. Er was die dag wel een probleem in Youforce SelfService, dus ik hoop dat in een volgende volledige proefrun ook dit niet meer voorkomt.

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Rob99 ,

Is het uiteindelijk gelukt? Zo niet horen we het graag.

Is het wel gelukt? Wil je dan bij een van de antwoorden de knop ''Als oplossing accepteren'' willen selecteren?

[Rob99]

Nog een aanvulling want via de Excel declaratie van dienstreizen worden 3 regels aangeleverd die dit regelen via de codes P00374 (= aantal km), P00243 (km bedrag tegen 23 cent) en P06729 (km bedrag tegen 14 cent). De uitsplitsing wordt dus in de Excel sheet geregeld en aangeleverd aan Gemal. Bij de YF App wordt alleen aantal km doorgegeven en ontbreekt dus de benodigde uitsplitsing.
Op welke manier moet dit ingericht worden?

[Rob99]

Vandaag getest en een stapje dichterbij gekomen maar we zijn er volgens mij nog niet. We hebben 2 declaraties, eentje voor eigen vervoermiddel (auto voor het gemak) en eentje voor eigen fiets. Hiervoor zijn in Gemal 2 dienstregelingen aanwezig namelijk km regeling 1 en km regeling 5.  Voor de 'auto' wordt uitvoercode 02572 gebruikt in de YF App om aantal km door te geven. Voor de fiets wordt uitvoercode 02580 gebruikt. De autoregeling staat op 37 cent, de fiets regeling op 9 cent. De verwerking voor de fiets a 9 cent per km lijkt goed te gaan omdat deze netto (onbelast) uitbetaald mag worden. Bij de auto gebeurt echter hetzelfde en wordt er nu 37 cent netto uitbetaald. Dit moet echter uitgesplitst worden naar 23 cent onbelast en 14 cent belast. Hoe en waar stel je dit dan in?

[Rob99]

@Bas Menken - Gemeente Leiden Hallo Bas, wij zijn vandaag bezig geweest om na te gaan of we de 'fietsdeclaratie via de App' werkend konden krijgen. Omdat er bij ons al 4 km regelingen bestaan hebben we kilometerregeling 5 gebruikt. Hier horen de codes 02579 en 02580 bij. In de YF App dus 02580 ingesteld en vervolgens een testdeclaratie aangemaakt. Deze vervolgens 'goedgekeurd' en dan komt tie binnen in Gemal. Vervolgens een proefproductie gedaan en dan gebeurt er dus niets op de proefstrook. Wij hebben nog geen idee waardoor dit komt want we denken alles goed ingericht te hebben in Gemal. Kan het zijn dat er nog aanvullende inrichting nodig is in Beaufort om de dienstreis 5 te activeren? 

[Harold2]

@Rob99 Beste Rob, na goedkeuring komt de mutatie vanuit de app automatisch binnen Gemal in een "normale productie" en niet in een "proef productie". Zou dat de oorzaak kunnen zijn......Misschien kan je binnen de "normale productie" die mutatie wel zien? 

[Caroline vd Wijngaard]

Mutaties kopiëren we inderdaad naar de proefproductie. We zien de € 0,37 netto op de proefstrook. Het is echter ook  de bedoeling dat het bovenmatige deel bij de medewerker belast wordt (dus niet ten laste van de wkr). Waarschijnlijk missen @Rob99  en ik hier nog een deel in de inrichting. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Caroline vd Wijngaard en @Rob99 ,

Inderdaad @Bas Menken - Gemeente Leiden en @Harold2 hebben jullie al super goed geholpen. Leuk en goed om te zien dat het forum zo goed werkt in kennis delen💪!

Nog even een aanvulling vanaf mijn kant.

Koppelen kilometer regeling aan dienstverband

Inderdaad in Payroll Gemal leg je vast welke kilometer regelingen er zijn (1 t/m 15). Hier leg je het bedrag per kilometer vast.

Vervolgens leg je per dienstverband vast welke kilometer regeling actief zijn per medewerker. Je doet dit uiteindelijk via Self Service om te zorgen dat alle nieuwe medewerkers/dienstverbanden direct de juiste kilometer regelingen krijgen. Maar als je het voor het eerst gaat gebruiken doe je het via collectief muteren in HR Core Beaufort. Of natuurlijk gewoon voor één dienstverband op een scherm in HR Core Beaufort. Hier zie je een voorbeeld van een medewerker die kilometer regeling 1 t/m 7 en 9 & 10 actief heeft (dus alleen regeling 8 niet).

Maar zo extreem zou jullie situatie niet zijn.

Vergoeding per kilometer vaststellen

We zien hier ook meerdere varianten. 

Variant verschillend tarief per afstand

We zien dat organisaties soms een afwijkend tarief hebben per afstand. Bijvoorbeeld de eerste 30 kilometer voor € 0,37 per kilometer. Vervolgens de kilometers boven de 30 kilometer voor € 0,21 per kilometer. In dat geval richt je het verschil in bij ''configuratie declaraties''

Variant bruto/netto tarief per kilometer

Als ik jullie vraag goed lees wil jullie € 0,37 per kilometer betalen. Waarbij je het eerste gedeelte (€ 0,23) netto wil betalen en het overige gedeelte (€ 0,14) bruto wil betalen. Dat richt je in in Payroll Gemal direct.

Hopelijk kom je er, samen met de eerdere antwoorden van @Bas Menken - Gemeente Leiden en @Harold2 , helemaal uit. Mocht je toch nog vragen hebben dan staan we je altijd ook graag ter hulp via het ServiceCenter of onze consultants. Zeker als dit de aller eerste keer is dat je over gaat naar het gebruik van reiskostenregelingen in Gemal kan dat handig zijn. Onze consultants hebben ruime ervaring met al dit soort details, zoals collectief muteren, aanpassen Self Service workflows, aanmaken scherm in HR Core Beaufort. Soms kan een korte afspraak met consultant veel verduidelijking geven.

Succes met de inrichting.

[Rob99]

@Harold2 Bedankt voor je reactie Harold. Nee, dat is niet de oorzaak want we hebben de binnengekomen mutatie gekopieerd naar de 'proefrun omgeving' en als er dan een proefstrook wordt gedraaid dan gebeurt er niets op de strook. Bij de 02572 invoercode hebben we dit vorige week ook gedaan en met die code ging het dus wel goed.

[Rob99]

Ik ben geneigd om te denken dat er ergens een stukje inrichting ontbreekt m.b.t. de reiskosten. Dat kan wellicht in B04 zijn maar eventueel ook in Gemal. Mogelijk moet er zelfs op werknemers niveau nog iets gedaan worden omdat daar iets ontbreekt.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Ik denk dat je kilometerregeling 5 dan ook moet activeren. P02579 in beaufort moet je dan op 1 zetten.

[Rob99]

@Bas Menken - Gemeente Leiden Bedankt voor je snelle reactie Bas.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Wij hebben er 1 van 37 cent, die gaat naar 02572. De ander is bij ons ook 9 cent en die gaat naar 02574.

Dat is in gemal kilometerregeling 2