Youforce app na uitidienst treding - overzetten van werkmobiel naar prive mobiel en gebruikersnaam

[Nicole J]

Wij zijn bezig met de implementatie van de Youforce app. Deze app willen wij laten pushen op het werkmobiel van elke medewerker van de Gemeente. Ik vraag mij af wat het proces is bij een uitdienst treding. Geven jullie instructies mee om de app op het privé mobiel te installeren?

Ik verwacht hierbij ontzettend veel vragen naar de @onyouforce gebruikersnaam. Deze leggen mensen vast voordat ze in dienst komen om alvast stukken te kunnen uploaden. Een keer in dienst gaat het inloggen op mijn Youforce (zowel app als desktop versie) via SSO en hoeft men niet meer naar de gebruikersnaam om te kijken. Ik verwacht dus veel vragen met het overzetten van de app naar het privé mobiel tijdens uitdienst treding. Er zullen dan veel vragen naar de beheerders toe komen omdat men de gebruikersnaam kwijt is. 

Hoe gaan jullie ermee om? Graag hoor ik hoe het proces bij jullie verloopt. Alvast hartelijk bedankt!

[FBB Zorgboog]

@Gerdine begrijp ik uit jouw terugkoppeling goed dat jullie bij uitdiensttreding dus handmatig een onyouforce-account aanmaken? En hoe en op welk moment worden jullie dan geïnformeerd over die uitdiensttreding? En hoe vaak per maand speelt dit bij jullie en hoeveel extra tijd kost dit dan?

Reden van mijn vragen:

Wij maken standaard gebruik van SSO. M.a.w. iemand kan pas inloggen vanaf 1e dag in dienst en kan niet meer inloggen na laatste dag in dienst. Voor het verkrijgen van bijv de laatste loonstrook wijzen wij iemand die uit dienst gaat op de mogelijkheid van 'instellen email salarisspecificatie'. Helaas een optie die door Visma medio dit jaar vervallen verklaard zal gaan worden. En daarmee worden we dus wederom opgescheept met extra werk waar we niet op zitten te wachten. Het aanmaken van dat account ligt bij ons bij functioneel beheer en die hebben nu geen rol bij uitdiensttredingen. 😔

[Gerdine]

Leidinggevende dient net als bij contractmutatie, ook mutatie uitdienstmelding via Mijn Youforce door te sturen.

Deze naar afdeling PZ/SA, deze afdeling heeft rechten voor Youforce Account Beheer. 

In het formulier zou je zelfs hier een link voor kunnen plaatsen die je gelijk doorzet naar Youforce account beheer. Dan is het paar seconden werk. 

[Marcel Bouman]

Dag Nicole, waarom zouden medewerkers wachten tot uitdiensttreding om de Youforce app op hun privémobiel te zetten? Het makkelijkst is om al te motiveren om -als ze toch al hun account activeren- de app op hun telefoon te installeren en inloggen met hun Youforce account (dus niet SSO). Onze ervaring is dat collega's zelfs graag Youforce op hun privé mobiel hebben, zodat ze eenvoudig hun salarisstrook kunnen inzien en declaraties doen etc.

[FBB Zorgboog]

@Marcel Bouman bij ons hebben diverse medewerkers de YF-app ook op een prive telefoon staan en ook daar maakt men gewoon gebruik van SSO voor het inloggen. 

[Marcel Bouman]

@FBB Zorgboog dat kan natuurlijk ook (doe ik zelf ook), maar daar heb je dan niets meer aan als je uit dienst bent; bij ons heeft de medewerker na de laatste werkdag namelijk geen toegang meer tot het netwerk en werkt SSO ook niet meer.

[Gerdine]

@Nicole J Wij hebben standaard actie bij uitdiensttreding dat wij in Accountbeheer Youforce account aanmaken (Create account bij betrokkene). De betrokkene krijgt dan een activatiemail en kan een Youforce-account aanmaken. Daarnaast sturen wij de medewewerker zelf ook een e-mail met uitleg waarom een activatiemail is gestuurd inclusief bijlage Handleiding inloggen Mijn Youforce, vanaf H2 staan de acties uitgelegd die de medewerker moet uitvoeren, zie link voor de betreffende bijlage. Handleidingen voor inloggen - Visma Community

Wij gebruiken normaal ook SSO, onze ervaring is dat ongeveer de 80% van de mensen die een activatiemail krijgen hier zelf uit komen. Minder dan 5% komt langs om samen dit te regelen en de rest negeert de activatiemail en bellen of mailen zodra het weer tijd is voor belastingaangifte voor een jaaropgave. Afhankelijk van behoefte of persoon mailen we dan de jaaropgave of sturen we nieuwe activatiemail.

[Nicole J]

Hi Gerdine, dank voor je antwoord. Bij ons is het zo dat er al in het begin, voordat een medewerker in dienst komt een account wordt aangemaakt via accountbeheer. Een keer in dienst gaan we over naar SSO (zodra we het zakelijke mail adres hebben), dus de gebruikersnaam wordt eerst bij uitdiensttreding weer benodigd en dat levert veel vragen op denk ik omdat mensen hem vergeten, daarom de vraag hoe wij dit zouden kunnen inregelen.