Controle aanwezigheid vereiste documenten PDOL middels P- en ESS-codes

[Gerdine]

Goedemiddag,

wij ervaren moeilijkheden om vanuit PDOL goed te rapporteren of vereiste documenten aanwezig zijn, zoals VOG, diploma, checklist inwerken etc. Ik wil graag in SS-flows P- en ESS-codes toevoegen bijv. ESS040 Diploma aanwezig, Ja, Nee, Nvt en zo voor alle vereiste documenten in het kader van ons kwaliteitssysteem. Zo kan ik voor instromers bewaken of alle vereiste documenten aanwezig zijn in Youforce Reporting. 

Ik zie een aantal andere codes die beschikbaar zijn, waaronder PI-PO en PE-codes, echter worden die onder CAO Ziekenhuizen niet standaard gebruikt. Ik vraag me o.a. af of project Youforce tegen fraude bijvoorbeeld het bijhouden van ESS- en P-codes lastiger gaat maken, in Youforce App configuratie is immers minder vrijheid in exportmogelijkheden naar BOL. 

Hoe doet jullie organisatie dit? En hebben jullie andere handige oplossingen hiervoor of tips bij de inrichting hiervan, dan hoor ik het graag. 

[Peter van Miltenburg · Accepted solution]

Hallo @Gerdine 

Met de rapportage 'Ontbrekende documenten' kun je de gewenste gegevens opvragen.

Je geeft in het filterscherm van het menu 'Documenten' eerst het filter op van de documenten waar je naar op zoek bent. Je selecteert bijvoorbeeld alleen de documentsoort 'VOG' en de overige selectiecriteria laat je leeg. Als je klikt op 'Selecteren' krijgt je de eerste 1.000 documenten te zien die aan deze documentsoort gekoppeld zijn. In dit geval alle VOG's van de medewerkers die deze wel hebben.

Vervolgens kies je 'Rapportages > ontbrekende documenten' en geeft een omschrijving op van het rapport (bijvoorbeeld 'Overzicht ontbrekende VOG'. Nu wordt een rapportage maakt van alle medewerkers die géén document hebben wat aan het opgegeven filter voldoet. In dit geval dus de medewerkers bij wie géén document aanwezig is die aan de documentsoort VOG is gekoppeld. Dit staat overigens los van de maximaal 1.000 getoonde documenten. Het rapport gaat over alle documenten en all medewerkers heen, en wordt ter download aangeboden in de menuoptie 'Rapportages'.

Zorg wel dat je alle rechten hebt als je dit soort rapporten opvraagt. Dus 'Toegang tot alle dienstverbanden' en rechten op alle relevante documentsoorten. Zie ook hoofdstuk 5 op pagina 42 van de Beheerhandleiding.

[Remco te Ronde]

Hoi @Gerdine ,

Super leuk en goed dat je via het forum input vraagt aan andere functioneel beheerders. Ik ben ook benieuwd hoe andere organisaties er mee omgaan en zal graag meelezen in de antwoorden die je krijgt.

Wel kan ik je vast wat toelichting geven over het project 'Youforce tegen fraude'. Dat project zijn we juist samen gestart met organisaties om het proces beter te maken. We hebben dus zeker niet de ambitie om het 'lastiger te gaan maken'. 

Tot nu toe focussen we ons vooral op de echtheid van documenten, zoals een diploma of VOG. We hebben tijdens de eerste online bijeenkomst slechts zijdelings gepraat over wat jij benoemt. Namelijk 'is er uberhaupt wel een diploma of VOG aanwezig'.

Eind oktober is de tweede bijeenkomst bij Visma|Raet op kantoor. Je bent zeker van harte welkom om aan te sluiten. Lees de meeste recente update via: Vervolg bijeenkomst 'Youforce tegen fraude'