Opschonen PDOL van documenten met verstreken bewaartermijn

[marjavanderkolk]

Goedemorgen

Ik vraag me af hoe jullie fb-ers dit opschonen. 

Bij ons is het zo dat mensen uit dienst gaan maar vaak na een jaar weer in dienst komen.

Volgens de bewaartermijn zou je de documenten van het 1e contract al kunnen verwijderen (die met een bewaartermijn van 2 jaar na uit dienst) maar als de medewerker vervolgens weer in dienst is gekomen (na 2,5 jaar) wil men binnen onze organisatie het dossier compleet houden.

Dit houdt in dat ik per dossier moet kijken of de persoon niet toevallig weer in dienst is of onlangs geweest is. Dit is best een tijdrovende klus. Graag hoor ik hoe jullie dit bij jullie organisatie doen.

Gr. Marja

[henkvandermeulen]

Ik kwam deze reactie tegen omdat ook wij hiertegenaan blijven lopen. Nu wordt gemeld dat er een oplossing is. Maar de oplosing blijkt bovenstaande signalering te zijn van het probleem! Een beetje boerenbedrog.....

[Peter van Miltenburg]

Hallo @henkvandermeulen,

Zie de wijziging van 5-3-2023 in dit bericht Youforce Dossier maart 2023 - Visma Community

Hiermee kun je de bewaartermijn instellen op medewerkerniveau of op dienstverbandniveau. Daarmee wordt in principe het oorspronkelijke probleem grotendeels opgelost.

[karl Wegner]

@marjavanderkolk We schonen op dit moment niets op. We gaan het zeker niet handmatig doen. We hebben rond de 17.000 medewerkers en elk jaar wel rond de 3000/4000 in- en uitdiensttredingen. Is niet te doen, dus we bewaren tot nu toe alles. Personeelsdossier helpt ons niet om goed met de AVG om te kunnen gaan.

[marjavanderkolk]

Per ongeluk op oplossing geklikt maar er is dus geen oplossing zolang Visma hier niets aan doet ! 

[marjavanderkolk]

@karl Wegner herkenbaar ook dat probleem hebben we dus. Hoe los je het nu op? Door het dus handmatig te doen hetgeen veel tijd kost? Zou inderdaad schelen als het automatisch zou gaan waarbij er gekeken moet worden of iemand toevallig weer een nieuw dienstverband heeft. Nu is het een klus die ik eigenlijk nooit doe omdat het tijdrovend is. 

[karl Wegner · Accepted solution]

Ten eerste kan ik je melden dat wij de bewaartermijnen ook hadden ingericht, maar dit niet voor ons werkzaam was. Dat komt omdat je documenten aan het personeelsnummer kan koppelen of aan het dienstverband of meerdere dienstverbanden. Indien een medewerker meerdere dienstverbanden heeft en één van die dienstverbanden wordt uit dienst gemeld, dan worden de documenten van dit dienstverband opgeschoond als aan de bewaartermijn wordt voldaan. Dat betekent dus dat de medewerker nog actueel in dienst is , maar dat er al documenten verwijderd worden van één van de dienstverbanden bij het uitvoeren van deze procedure. Dat willen we niet. Zolang de medewerker nog actueel in dienst is mogen er geen documenten verwijderd worden. Je wilt het dossier compleet houden. Pas als alle dienstverbanden beëindigd zijn dan mag de bewaartermijn in werking treden uitgaande van de meest recente datum uit dienst. Dit hebben we Raet al een paar jaar gelden voorgelegd dat de huidige inrichting mbt de bewaartermijnen niet voor ons werkt. We kregen de mededeling dat het systeem werkt zoals het ontwikkelt is en daarmee moesten we het doen:-(.

Dit is dus wel iets anders waar jullie tegen aanlopen, maar vergeet deze ook niet. Zo mankeert er nog wel wat meer aan Personeelsdossier. Er is geen doorontwikkeling van deze applicatie en staat al jaren stil. Het wordt tijd dat hier eens wat in gaat veranderen en dat de klant hierin wordt meegenomen.