Uitbetalen IKB in flex benefits voor medewerker door andere medewerker ?

[Rob99]

Ik krijg zojuist de volgende kwestie voorgelegd via de salarisadministratie dat een medewerker wegens ziekte niet in staat is om zelf een IKB uitbetaling te doen en of deze door iemand anders gedaan kan worden. Ik heb gezocht via beheer flex benefits of ik er iets over kon vinden maar dit bleek niet het geval. Twee vragen voor nu:

1) Is het uberhaubt mogelijk dat de IKB-uitbetaling door iemand anders gedaan wordt?
Bijv. door mdw sal.adm)

2) is het mogelijk om de uitbetaling nog in juni 2023 te laten doen.
Zelf denk ik dat dit niet mogelijk is en pas in juli 2023 gaat plaatsvinden.

[Rob99]

Bedankt voor de reacties dames.
Als ik de oplossing van Ellie en ook de reactie van Caroline lees dan lijkt het beter om voor de eenvoudige oplossing te gaan via handmatige acties door de salarisadministratie. Zelf had ik niet gedacht dat een verplaatsing van het dienstverband nodig zou zijn via portaalbeheer en ik acht de kans ook klein dat we deze oplossing gaan toepassen. Ook ik ben zelf van nature zeer terughoudend bij het uitvoeren van dit soort acties. Dit neemt niet weg dat ik in de documentatie ga nalezen hoe zo'n verplaatsing werkt en wie weet zijn er ook wel wat (andere) voorbeelden te bedenken waarbij dit nodig kan zijn. Inmiddels is ook de salarisadministratie op de hoogte dat ze er vanuit kunnen gaan dat een handmatige actie gewenst is.

[Caroline van den Wijngaard]

Op verzoek van medewerker door salarisadministratie een percentage van het IKB-budget P06995 of een bedrag Uitbetalen IKB op P06990 incidenteel variabel laten verwerken als het om een eenmalige betaling gaat. (als dit de rubrieken zijn die ook bij jullie in gebruik zijn tenminste )

Ik ga er van uit dat het niet gaat om een maandelijkse uitbetaling van het IKB dus niet als stamwaarde hoeft worden verwerkt, anders had medewerker eerder in het jaar de keuzes in Flex Benefits kunnen aangeven.

Nadeel is dat er dan geen bestedingskeuze schriftelijk wordt bevestigd in Flex Benefits, wel kun je het handmatig invoeren zolang je de salarisrun niet hebt gedraaid.

Zoals Ellie al aangeeft, ook wij zijn hier heel terughoudend in! 

[Rob99]

@Ellie van der Heide Bedankt voor je reactie Ellie, ik had zelf ook al het voorstel gedaan om in dit geval de uitbetaling in Beaufort te doen. Heb je wellicht ook nog het antwoord op de tweede vraag of een uitbetaling nog mogelijk is in juni als er nu een Flex Benefits mutatie wordt gedaan voor uitbetaling IKB?

[Ellie van der Heide]

Ik kan even niet inloggen en printscreens sturen maar : via de wizzard waarmee je dit doet zou het stap voor stap te volgen moeten zijn.  Deze vind je in onder de tegel portaalbeheer, en kiezen voor de optie 'dienstverband verplaatsen'. Niet vergeten moet worden om het dienstverband later weer terug te zetten!!

[Ellie van der Heide · Accepted solution]

Via beheer kun je de medewerker verplaatsen onder de rechten van bijvoorbeeld de salarisadministrateur. Daardoor kan deze persoon de keuze maken alsof hij de aanvrager zelf is. Dit is iets waar wij wel heel terughoudend in zijn. Je gebruikt de identiteit van een ander - maar het kan. 

Een eenvoudiger oplossing is om de salarisadministratie mutaties in te laten voeren in het salarispakket (bijvoorbeeld Beaufort) buiten Flex Benefits om. Dit kan dan ook stam (vast) zolang de medewerker ziek is. 
wij doen dit bijvoorbeeld bij iemand met een loonbeslag. 

[Rob99]

Hmm, toch iets te voorbarig geweest toen ik dacht het wel te kunnen vinden onder 'Beheer'.  Ik krijg het helaas toch niet zo 1,2,3 gevonden waar ik de medewerker zou kunnen verplaatsen onder bijv. de salarisadministrateur. En ik neem aan dat er het beheer van Flex Benefits wordt bedoeld?
Zou je een schermafdruk kunnen sturen waar ik moet zijn bij 'Beheer'?

Dit zegt namelijk vermoedelijk meer dan duizend woorden.