Kostenplaatswijziging en urenmutatie in de toekomst

[RobertBijlholt]

Als organisatie stimuleren we onze leidinggevenden om contractmutaties zo vroeg mogelijk door te geven. Dit voorkomt gestress op het laatste moment, de medewerker en leidinggevende weten op tijd waar ze aan toe zijn en systemen (o.a. roosteren) zijn ook tijdig met de juiste gegevens gevuld.  We lopen echter tegen technische (?) beperkingen aan waardoor dit moeilijk te verkondigen  blijft.

In Selfservice hebben we een tegel/flow voor de leidinggevende om een kostenplaatsmutatie in te dienen voor een medewerker. De leidinggevende kan dat alleen doen bij medewerkers die op  zijn/haar kostenplaats 'staat'.

De praktijksituatie doet zich voor dat een medewerker van afdeling A naar afdeling Z gaat met daarbij een urenvermeerdering van 4uur. Dit gaat in per 1 dec 2023.

De kostenplaatswijziging wordt in september in Selfservice ingediend door leidinggevende van afdeling A en doorgezet naar Beaufort. De leidinggevende van afdeling B wil de urenmutatie alvast indienen om het af te ronden. Helaas kan de leidinggevende van afdeling B dit pas doen zodra de salarisrun in november is  geweest, want dan pas wordt in het medewerkersscherm in Beaufort de kostenplaats (OE) aangepast naar afdeling Z. De leidinggevende heeft dan nog maar een paar dagen om de urenmutatie af te ronden. Want pas vanaf het moment dat kostenplaatswijziging is doorgevoerd kan de nieuwe leidinggevende de medewerker pas kiezen in Youforce en de mutatie starten.  De mutatie is dan al in september ingevoerd.

Wie heeft hier een oplossing voor?

[Rianne van der Linden · Accepted solution]

@RobertBijlholt  Wij hebben hier één en dezelfde workflow voor: op de eerste pagina kan een overplaatsing ingeregeld worden. Als de afdeling inderdaad wijzigt, wordt de mutatie doorgezet naar de leidinggevende van de nieuwe kostenplaats. Die kan - behalve zijn goedkeuring geven op de overplaatsing - daarna meteen ook eventuele andere wijzigingen doorgeven, zoals een urenwijziging of een functiewijziging.