fictieve organisatorische eenheid voor medewerker PSA

[Koen_Gerritsen]

Wij werken al jarenlang met Beaufort en hebben in die tijd veel inactieve oe's staan. Wij hebben verschillende rollen via Beaufort gekoppeld aan YouForce. De rol PSA/HR hebben we op alle actieve en inactieve oe's gezet om de juiste rechten te kunnen geven (bv. in het Personeelsdossier contracten te kunnen zien op het oude dienstverband). Hierdoor wordt het bestand met rollen erg groot, waardoor de koppelingen (bv. HelloID, Studytube, Paradigma) die wij hebben vertraagd werken.

Het idee is om de rol op 1 oe toe te kennen en in de rechten in de verschillende modules verder te specificeren. Is er iemand die dit al eerder heeft gedaan? Of is er misschien een betere manier?

[Andrea de Bie - Hazelhof]

ben ook benieuwd wij hebben ook niet alles via rollen, alleen MGR, TL (teamleider) . Maar bijv. verzuimmanager kent de rol TL niet, dus daar moeten we toch weer alles handmatig aanmaken en rechten toekennen. In easycruit moet je ook iedere leidinggevende apart aanmaken. Dus ik vraag mij af of de rollen wel zo handig zijn want in de verschillende modules moet het dan toch weer apart aangemaakt worden. 

[Marcel Bouman]

Hierin is niet zo eenvoudig een advies te geven. Het ligt onder andere aan het aantal rollen, in welke Youforce-modules je ze gebruikt en zeker ook in welke gekoppelde applicaties. Bijvoorbeeld: kan iedere Youforce-module met bepaalde (standaard én eigen) rollen overweg, ook als ze meer dan één keer per OE zouden voorkomen. Maar ook: is een koppeling obv rollen met de externe applicatie mogelijk? En bij alle rollen, of alleen een bepaalde standaard rol?

Ik zou beginnen met een matrix te maken van modules en applicatie met gebruikte rollen en (gewenste) autorisaties en functionaliteit. Dan krijg je al snel een overzicht over (on)mogelijkheden en eventuele uitdagingen.

[Remco te Ronde]

Hi @Koen_Gerritsen en @Gerdine,

Inderdaad zoals @Marcel Bouman al aangeeft een hele moeilijke vraag om eenduidig advies te geven die voor alle organisaties past. Het is écht afhankelijk van je eigen organisatie (autorisatiematrix) en meerdere factoren. Hopelijk kunnen andere gebruikers van dit forum of mijn collega consultants je helpen bij het kiezen van de beste inrichting voor jouw organisatie. Ik kan je wel een paar handvaten geven:

• Je wil zo veel mogelijk voorkomen dat als een collega uitdienst gaat hij/zij 'per ongeluk' toch nog toegang heeft. Daarvoor is het gebruik van de organisatiestructuur in HR Core Beaufort de beste oplossing. Immers je wijst rechten voor een 'rol' altijd toe aan een persoonsnummer. Dit persoonsnummer heeft altijd één (of meerdere) dienstverband(en). Een dienstverband heeft een datum uitdienst. In bijvoorbeeld Youforce Reporting is dit eenvoudig te combineren. Denk aan een simpele maandelijkse check zoals ''geef me alle actieve roltoewijzigen en alle dienstverbanden uitdienst''. Zo kan je controleren of je niet 'per ongeluk' bent vergeten de roltoewijzing van een manager / secretaresse te beëindigen. 
• Je zult in je organisaties veel 'rollen' hebben die iets mogen voor één of enkele afdelingen. Denk aan rollen zoals manager, back-up manager, secretaresse, team coördinator etc. etc. Voor die rollen is het niet meer dan logisch om de roltoewijzing in HR Core Beaufort vast te leggen.
• Je zult rollen hebben die voor véél afdelingen iets mogen. Stel je organisatie bestaat uit 4 regio's (Noord, Zuid, Oost & West). Dan kan het zijn dat één HR Adviseur verantwoordelijk is voor één regio. Misschien bestaat die regio wel uit 40 afdelingen/organisatorische eenheden. Met de functie 'roltoewijzing' persoon kan je heel eenvoudig die 40 afdelingen in één keer aan één persoon koppelen.
• Je zult ook rollen hebben die toegang hebben tot de hele organisatie. Denk aan de Salarisadministratie. Dan kan het soms overdreven voelen om die collega's toe te voegen aan iedere afdeling/organisatorische eenheid. Maar je zult zien dat het via 'roltoewijzing persoon' best makkelijk gaat. En je zult merken dat je er bijvoorbeeld profijt van hebt bij de autorisaties voor Personeelsdossier en/of de Youforce app.
• Je zult wellicht ook hele uitzonderlijke rollen hebben.
  • Bijvoorbeeld omdat er bij jouw organisatie één recruiter werkt die enkel en alleen het onderdeel Youforce Werving & Selectie gebruikt. Verder gebruikt die recruiter niks vanuit Youforce. Dan zal je waarschijnlijk de conclusie trekken dat het niet handig/nodig is om deze persoon toe te voegen aan iedere afdeling. 
  • Een andere bekende uitzondering ben jij (als beheerder van Youforce) zelf. Je bent zó uniek dat je extreem veel rechten hebt in alle onderdelen van Youforce, maar niet in het dagelijkse proces zit van goedkeuren declaraties of fiatteren van Self Service workflows. Ook voor die deze hele specifieke gebruikers moet je goed bepalen of het inderdaad nut heeft om de roltoewijzing in HR Core Beaufort te gebruiken.

Zoals gezegd er zijn diverse nuances. Je kunt eventueel ook een van de opgenomen 'Workshops Autorisatiebeheer & Mijn Youforce voor HR Core Beaufort Online' terugkijken (kies voor de meest recente). Daar leggen wij uit hoe we vanuit Visma|Raet vinden dat je logisch je autorisaties opbouwt. Hopelijk helpt dit je op weg om de beste keuze te maken voor je eigen organisatie.  

[Gerdine]

Ik volg, wij gebruiken alleen de rol van MGR in BOL. Secretaresse, SA (beheer) en HLG wordt in SS aangemaakt. Maar ben geïnteresseerd in de mogelijkheden om dit te automatiseren.