Archief en Gedaan in Mijn Youforce

[Frans Bekkers]

Het lukt mij niet om Archief en Gedaan (Selfservice) te openen in Mijn Youforce vanuit HR voor anderen of vanuit de medewerker. Ik heb in de categorie Selfservice de processen Archief en Gedaan aangemaakt.

Ben ik nog iets vergeten?

[RichardR]

Volgens mij is het recent opgelost. 'Ik zie het kopje beheer niet meer' krijg ik van een van mijn professional gebruikers te horen. Die was inmiddels gewend om onder beheer te kijken voor archief en gedaan. Anderen inmiddels deze ervaring ook? Visma kunnen jullie dit bevestigen dat het gewijzigd?

[RichardR]

https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-Self-Service/Algemene-update-PD-Self-Service/ba-p/621.....

Gedaan & Archief

Niet iedere organisatie autoriseert hun gebruikers voor Gedaan of Archief (meestal slechts 1 van de twee). Dit leg je vast binnen Beheer > Systeem > Instellingen > Toegang. Hier maken wij ook het onderscheid tussen ESS, MSS en PRO. Tot vandaag stonden de processen van Gedaan en Archief voor PRO ook onder de Beheer groep in Mijn Youforce. Nu is dit verhuisd naar HR voor Anderen.

[FBB Zorgboog]

@Lotte van Dijk ik heb Archief toegevoegd aan HR voor anderen en aan Persoonlijk. Resultaat:

• onder Persoonlijk kan ik archief kiezen, maar dan krijg ik een 'uitgeklede' versie van archief. Bijv. kolom Afdelingscode ontbreekt
• onder HR voor anderen kan ik archief nog steeds niet kiezen.
• onder Beheer kan ik archief kiezen en dan krijg ik ook het volledige scherm van archief te zien, dus incl bijv kolom Afdelingscode

Vooral voor de mensen van personeelsadministratie als salarisadministratie is het archief een belangrijke functie. Zeker omdat de functie Te Doen in de oude vorm ontbreekt en de lijst met taken niet gefilterd kan worden. Zij zijn gewend te werken met het overzicht onder Te Doen.

Voor de dagelijkse (standaard) werkzaamheden (en volgens de instructies die ik ken) hebben bovengenoemde groepen in principe voor de dagelijske werkzaamhedne voldoende aan de autorisaties Selfservice: toegang tot Selfservice voor anderen en toegang tot Selfservice medewerker. M.a.w. zij hebben geen toegang tot beheer en dus ook niet tot archief onder beheer en het archief onder persoonlijk bevat niet de gewenste informatie.

Waarom werkt de optie Archief niet gewoon in alle gevallen waarbij de beheerder gekozen heeft die optie toe te voegen?

Zover ik kan zien is het ook geen optie die je in Selfservice aan een activiteitenrol kunt toevoegen, maar in de oude/huidige situatie is de optie voor alle gebruikers van Selfservice gewoon beschikbaar en is toegang tot beheer daarvoor geen voorwaarde.

Ik hoop dat er snel een oplossing komt.

Laat even weten of ik bovenstaande ook nog eens in een ticket moet zetten.

[Lotte van Dijk]

Hallo allemaal, 

Excuses voor mijn late reactie. De berichten waren een beetje verdwaald geraakt in mijn inbox. 

Voor zover ik het begrijp lijkt het erop dat jullie archief en gedaan niet te zien krijgen bij jullie beheer gebruiker. 

Je kan in Self service eigenlijk twee rollen hebben. Als beheerders heb je vaak de rol medewerker en professional of je hebt deze twee gescheiden.  Om die reden heb jij als beheerder de processen archief en gedaan onder het tabblad beheer. 

Probeer te controleren bij gebruikers met bijvoorbeeld een manager en medewerker rol of zij archief en gedaan wel zien op HR voor anderen. Dit kan namelijk verschillend zijn per gebruiker waar je rechten op hebt. 

Mocht het ook voor die gebruikers niet zichtbaar zijn, dan zou ik jullie willen vragen om een ticket aan te maken bij het Service Center zodat we het verder kunnen onderzoeken. 

Groeten Lotte

[marjavanderkolk]

@Lotte van Dijk  ik krijg het ook niet voor elkaar om het onder HR voor anderen te plaatsen.

Heb het diverse malen geprobeerd maar GEDAAN kan bij Persoonlijk en Archief alleen bij Beheer zichtbaar en niet bij HR voor anderen. Enig idee waar het aan kan liggen? Gr. Marja

[FBB Zorgboog]

@Lotte van Dijk Ik kom er toch nog niet uit.

Ik heb Archief en Gedaan toegevoegd aan een categorie onder HR voor anderen én onder Persoonlijk. Wanneer ik echter in Mijn Youforce inlog en ik ga naar HR voor anderen, dan krijg ik beide opties niet te zien. De optie Mijn voorkeur (staat onder dezelfde categorie) zie ik bijv wel staan. Kijk ik bij Persoonlijk dan zie ik beide opties (maar ook mijn voorkeur) wel staan.

Hoe kan dat? En hoe los ik dat op?

[Lieke Sterk Huis]

@Lotte van Dijk, als je het archief en Gedaan dus toebedeeld aan 'HR voor anderen' dan kan iedereen  dit zien? En is het dan op dezelfde manier inzichtelijk als nu met de datum, activiteit, formulier etc.? 

[Marianne Marsman]

@Frans Bekkers Als je als beheerder inlogt staat het onder Beheer.

als je het koppelt aan Persoonlijk dan ziet een medewerker het wel en als je het ook koppelt aan HR voor anderen dan ziet een manager het bij beide tabbladen.

[Frans Bekkers]

Bedankt voor jouw antwoord, Marianne.

Maar hoe kan ik er nou voor zorgen dat alle professionals (salaris- en personeelsadministratie) dit ook kunnen zien in HR voor anderen?

[Lotte van Dijk · Accepted solution]

Hallo Frans, 

Als het goed is door het toevoegen van deze processen aan een categorie onder HR voor anderen (bij configuratie links Mijn Youforce) zorg je dat dit ook voor hen zichtbaar is. Gisteren tijdens ons overleg zag ik dat je dit inmiddels hebt toegevoegd bij beide weergaven. Ik verwacht dus dat het inmiddels is opgelost. Klopt dat?

Groeten Lotte

[Marjet]

Ik heb hetzelfde probleem. Ik heb de items Archief en Gedaan via configuratie links toegevoegd aan HR voor anderen en aan Persoonlijk, maar de links verschijnen niet.. Ik heb mezelf alle rechten toebedeeld en toch kan ik de items niet zien/gebruiken. Alleen onder beheer zie ik de betreffende items. Doe ik iets verkeerd?

[Frans Bekkers]

Hoi Lotte,

Ja, het is inderdaad opgelost.