Medewerkers uit dienst hoelang nog toegang tot Mijn Youforce

[IngeZie]

Ik ben benieuwd hoelang andere organisaties medewerkers nog toegang geven tot Youforce als ze uitdienst zijn en hoe het account dan wordt stopgezet. 

[Raymond_de_Rozario]

Het grootste gedeelte van onze medewerkers logt in via SSO. Zodra het dienstverband wordt geëindigd wordt via RPA de eerst volgende donderdag via groepsgewijs gebruikers verwijderen de gebruikers verwijderd. Het aantal maanden staat hierbij op 0. De laatste salarisstrook (en jaaropgave) worden via huispost verstuurd. 

[FBB Zorgboog]

Ook wij maken gebruik van SSO inloggen en dus heeft men na uitdiensttreding geen toegang meer tot Youforce.
Een medewerker die uit dienst gaat ontvangt vanuit de uitdienstmelding een bevestigingsbrief waarin hierop gewezen wordt. Ook wijzen we hem/haar op de mogelijkheid om via instellen email salarisspecificatie de salarisstrook alsnog via mail te ontvangen.

Helaas heeft Visma besloten deze service komend jaar te beëindigen waardoor wij nu op zoek moeten naar een alternatief. Helaas leveren die allemaal (veel) extra werk op en zijn die ook vaak verwarrend voor de (ex-)medewerkers.
In bovenstaande suggesties zie ik niet direct een snelle automatische oplossing staan,maar wellicht zal ik ze nog eens uitgebreid moeten bestuderen.

[Björn Sman]

Goedemorgen @Bas Menken - Gemeente Leiden ,

Wij geven ze toegang met een onyouforce account. Met de IAM API schrijft overschrijft ons AD dan de external ID waardoor ze weer kunnen inloggen met hun privémail ipv sso. Na 14 maanden (ivm jaaropgave) worden de accounts dan uiteindelijk verwijderd waardoor ze niet meer kunnen inloggen. We geven met uitdienst uit de workflow een mail mee waarin dit dan benoemd wordt.

[Paul Wevers - Ikazia]

Hoi @Björn Sman ,

Worden de accounts dan ook automatisch aangemaakt of moeten jullie daar iets handmatig voor doen?

Voor nieuwe gebruikers weet ik dat er automatisch Onyouforce accounts aangemaakt kunnen worden, maar ben vooral benieuwd hoe jullie dat doen bij uitdiensttreding van een medewerker.

Bedankt voor je bericht.

Paul Wevers

[Björn Sman]

Hi @Paul Wevers - Ikazia ,

Dat kun je aanzetten wanneer je deze instelling gebruikt bij config youforce

Alle gebruikers krijgen dan een onyouforce account wanneer ze ingeschreven worden in beaufort. Vereiste is wel dat de rubriek voor youforce gebruiker aanstaan P05013 met ja. Dan bij het aanmaken in gebruikersbeheer krijgt de medewerker een account aangeboden. De controle is dan de geboortedatum van de persoon.

Wanneer medewerker dan geen actief dienstverband meer heeft kan hij qua rechten alleen nog bij zijn dossier en in de app. Belangrijk is dat je dan autorisatiebeheer goed ingesteld hebt staan.

Als laatste doe je groepsgewijs gebruikersverwijderen (doe ik maandelijks) waarbij ik iedereen die langer dan 14 maanden uitdienst is verwijder als gebruikersaccount. Geen account is niet inloggen maar de gegevens blijven netjes bewaard in beaufort en dossier. In het gekste geval en ze moeten er nog bij laat ik dat doen via de HR administratie.

[Paul Wevers - Ikazia]

Hoi @Björn Sman,

Dank voor je duidelijke uitleg.

Ik heb toch ook het volgende idee aangemaakt: Onyouforce account aanmaken voor medewerkers uitdienst.

Wij laten medewerkers bij indiensttreden hun gegevens aanvullen via een Onyouforce account en laten ze bij indiensttreding inloggen via de SSO koppeling. Bij uitdiensttreding weten ze vaak niet meer welk Onyouforce account ze hebben of sommige medewerkers hebben helemaal nog geen Onyouforce account omdat ze al heel lang indienst zijn. Daarom het idee om de gegevens bij uitdiensttreden nogmaals geautomatiseerd te laten versturen.

Voor nu ziet het er naar uit dat als we dit willen we medewerkers handmatig zullen moeten gaan informeren en eventueel handmatig het account aan moeten maken.

Nogmaals bedankt en als je nog ideeën hebt hoor ik het graag.

Groet,

Paul Wevers

[Priscilla1]

Hallo Björn, klopt het dat je dan in het gebruikersbeheer het e-mailadres bij de external identity wijzigt naar hun privé mailadres? Voorheen je dat zelf wijzigen onder het Onyouforce account, maar dit kan niet meer.

[Björn Sman]

Hi @Priscilla1, 

Als je op de community een reactie doet kun je dit het beste even met een @ en vervolgens de naam doen. Nu zag ik toevallig je bericht maar anders had ik hem wellicht gemist 😃 Bij @ krijg je meteen een mailtje of een indicatie boven in dat er een reactie is.

Je kunt nu de external id wijzigen bij gebruikersbeheer. Als je daar bij gegevens wijzigen van de gebruiker kijkt kun je nu alleen het external id nog veranderen. Het vaste mailadres is altijd het prive adres wat in beaufort staat. 

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Voor de organisaties die de toegang open houden. Geven jullie ze bij uitdiensttreding een onyouforce account of hebben ze die al gekregen voor/tijdens hun dienstverband?

[Marianne Marsman]

@IngeZie 

Bij ons hebben ze nog ongeveer 2.75 maanden (2 maanden na de eindafrekening) na uitdienst nog toegang. 

[Björn Sman]

Hi @IngeZie ,

Wij sluiten gebruikers na 14 maanden uitdienst af met groepsgewijs gebruikers verwijderen. Bij uitdienst kunnen medewerkers met hun YF account nog inloggen en hun eigen gegevens zien personeel + salarisdossier. Verder geen rechten tot selfservice, declaraties etc.

[Marcel Bouman]

tot één maand na uitdiensttreding. En salarisdocumenten (met name jaaropgaaf) die na datum uit dienst worden geproduceerd worden automatisch afgedrukt en door ons per post verzonden.

[Tessa Tukker]

Wij mogen van onze Functionaris gegevensbescherming (FG) al jaren geen salarisdocumenten per post meer versturen.

Daarom hebben de medewerkers die uit dienst zijn nog tot Mei het jaar daarop nog toegang voor hun jaaropgave.

[Marcel Bouman]

@Tessa Tukker ik ben heel benieuwd naar de reden dat dit niet per post verstuurd mag worden, want dan zouden wij moeten overwegen om dit anders te gaan organiseren. Kun je hier een toelichting op geven? Eventueel op marcel.bouman@siza.nl

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Ik denk een overijverige Functionaris gegevensbescherming (FG). Het is zelfs wettelijk verplicht om het op papier te versturen als een werknemer geen toestemming geeft voor een digitale versie.

Artikel 7:626 BW - Loonstrook - Wetboek+ (wetboekplus.nl)

Wij versturen bijvoorbeeld ook papieren stroken naar wachtgelders of medewerkers in een RVU regeling.

[Carola de Vries1]

Bij ons mogen medewerkers nog tot 1 mei na het jaar uit dienst in Youforce (ivm de jaaropgaves). Ze hebben dan alleen nog toegang tot het salarisdossier. In mei doen we een collectieve mutatie door Youforce gebruikers op N te zetten en daarna halen we de gebruikers uit Gebruikersbeheer. Wij zijn nog niet over op SSO. 

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Bij ons is de toegang tot Youforce gekoppeld aan de SSO. Dus zodra ze uitdienst zijn kunnen ze niet meer in Youforce.

Na 2 maanden verwijderen we de gebruiker door in beaufort Youforce gebruiker op N te zetten en in Youforce via groepsgewijs gebruikers verwijderen met onderstaande instellingen.