E-mails niet verzonden vanuit workflow

[Gea Bussink-Veerbeek]

We lopen er steeds weer tegenaan dat niet altijd de e-mails worden verzonden vanuit de workflows. Soms is het te relateren aan een verstoring in Self Service, maar heel vaak ook niet. 

We voegen altijd een bijlage toe bij alle e-mails en notificaties, zodat we in ieder geval in het archief kunnen controleren óf er e-mailverzending is geweest. Het is ook niet bij één specifieke workflow, maar het kan bij alle workflows gebeuren. Het wordt niet gelogd in het uitvalsverslag, waardoor we het gevoel hebben dat we onvoldoende grip hebben op onze werkprocessen. We gebruiken namelijk e-mailverzending om vervolgacties aan te maken in ons meldingensysteem, of een voorschot aan te vragen bij financiën. 

In november 2020 heb ik hiervan al melding gemaakt bij Visma|Raet, maar de prio is laag omdat het maar is aangetast bij één gebruiker. Nu ben ik gewoon benieuwd of we echt de enige gebruiker zijn die hiervan last hebben, of dat er meer gebruikers zijn. Herkennen jullie het probleem?

[MargrietZozijn]

Wat is de stand van zaken van dit probleem @Katinka te Booy ? Ik heb dit nu al meerdere keren ondervonden bij verschillende workflows en het helpt niet om hier een call over in te schieten...

[Katinka te Booy]

Goedemiddag @MargrietZozijn 

Het is een erg lastig probleem gezien het issue random voorkomt. We weten inmiddels dat Youserve hier een (deel) oplossing voor heeft aangebracht. Er wordt op dit moment gekeken of dat ook een oplossing is die wij kunnen toepasen bij Visma | Raet en of dit het probleem ook daadwerkelijk oplost. 

Als ik meer informatie heb laat ik het weten.

Groetjes,

Katinka

[MargrietZozijn]

Hoi @Katinka te Booy,

Via de servicedesk heb ik dit probleem ook ingeschoten. Hier heb ik antwoord gekregen dat dit probleem met een fix is opgelost. Maar dit is niet zo bij ons. Ik ben wel nieuwsgierig of het bij anderen wel opgelost is met de fix?

En geven jullie er nog steeds prio aan?

Groetjes Margriet,

[vroom]

Wij ervaren dezelfde problemen met mailtjes die we zelf hebben ingesteld in workflows. Ook daarbij worden de mailtjes niet alleen als template maar ook als bijlage ingesteld, zodat we kunne n monitoren of ze worden verstuurd.
We hebben datum en tijdstop aangeleverd waarop mailtjes niet werden verstuurd.
Als ik vraag welke maatregelen ze nu nemen om dit te voorkomen krijg ik dit antwoord van de Servicedesk van Visma: 
"Ons Devops-team heeft een monitoring- en logboeksysteem om de servers in de gaten te houden. als ze ongebruikelijke activiteiten met de server zien gebeuren, kunnen ze proactief actie ondernemen.
Heb je zo voldoende informatie en kan ik dit call afsluiten?"
Oftewel, nergens wordt iets gezegd over de oorzaak of de oplossing, of wat ze gaan doen om dit in de toekomst te voorkomen.
Dat is jammer

[Katinka te Booy]

Goedemorgen @vroom 

We kunnen nog niks aangeven over de oorzaak of de oplossing. Gezien de oorzaak nog niet is achterhaald. Daarvoor zijn de extra monitoring en logboeksystemen gebouwd. Ik snap dat het vervelend is, echter hebben we de oorzaak dus nog niet kunnen achterhalen.

Groetjes,

Katinka

[vroom]

Hoi Katinka,
Dank je wel, dat is tenminste een antwoord waar ik wat mee kan.

[Esmiranda Vermeer]

Dit begint nu wel héél lang te duren voor een issue wat echt vervelend is. Wij constateerde dit al in voor 1 december 2022, maar zijn eerst intern naar een reden op zoek geweest. Op 7 december een ticket ingeschoten, maar eerst moeten escaleren (ook op alle meldingen in de community gewezen) voordat er eind december dus pas een officiële storingsmelding kwam. Hier staat dat er met de hoogste prioriteit aan gewerkt wordt, maar de laatste update daar is van 7 februari. 

Ik word hier telkens over bevraagd hoe het er mee staat omdat we hier binnen onze organisatie veel last van hebben. Collega's worden steeds geïrriteerder. En terecht. Enige wat ik van Raet hoor is dat de oorzaak niet bekend is, wat me dus niet hoopvol stemt dat het snel opgelost gaat worden. En is niet echt werkbaar zo. Ik lees over een workaround voor de logging, maar dat is toch alleen om te zien dat het wel/niet verstuurd wordt? @Gea Bussink-Veerbeek, hoe gaan jullie hier mee om richting de gebruikers om ze toch te informeren? Alles handmatig? 

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Esmiranda Vermeer We hanteren deze logging al jaren. Het is ontstaan om aan te kunnen tonen dat de e-mail wel is verzonden op het moment dat gebruikers menen dat ze een mail niet hebben ontvangen. Het gebeurt namelijk ook vaak, dat ze in hun persoonlijke voorkeur ooit een e-mailadres hebben ingevuld, dat niet meer gebruikt wordt. Je kunt ze dan daarnaar verwijzen. We gaan niet pro-actief alle e-mailverzending controleren. Daarvoor hanteren we toch het piepsysteem. We hebben maandelijks echter wel veel controles, waarbij een del van de niet verzonden e-mails worden ondervangen als het gaat om vervolgacties. Maar daarmee ondervang je niet de mails die ingericht zijn om gebruikers te informeren. Dat zijn voornamelijk mails die worden verstuurd bij het retourneren van een aanvraag. En helaas is het zo, dat het reminden van de te-doen-lijst er als eerste bij in schiet, als het heel druk is bij P&O.

We maken veel gebruik van e-mailtemplates. Het kan ook mis gaan als in die procedure een verstoring optreedt. Als de e-mailtemplate niet wordt aangemaakt, wordt de e-mail ook niet verzonden.

[Esmiranda Vermeer]

@Gea Bussink-Veerbeek bedankt voor je reactie. 

[Katinka te Booy]

Goedemorgen @Esmiranda Vermeer en @Gea Bussink-Veerbeek 

De extra logging is niet om te zien of het verstuurd wordt of niet. Er is extra logging gebouwd om te zien wat er precies aan de achterkant gebeurt. Hierdoor kan technisch gezien worden welke stappen het systeem neemt wanneer de mail verstuurd moet worden in meer detail. PD kan daarmee achterhalen waar het precies mis gaat.

We begrijpen dat het vervelend is dat dit issue nog niet is opgelost. Helaas is de oorzaak lastig te achterhalen ook vooral omdat het niet volledig stil ligt maar er ook nog mails wel verstuurd worden. Het probleem is random en daarmee lastig te achterhalen.

Groetjes,

Katinka

[Jan_Laurijsen]

Helemaal mee eens dat verzonden mails vanuit een workflow ook worden gelogd. Wij versturen ook altijd een mail naar een mailbox van een applicatiebeheerder om grip te kunnen houden wat er vanuit workflows wordt gemailed en vanuit deze mailbox te kunnen onderbouwen of de mails wel dan wel niet zijn verzonden.

[Ingeborg Ebbers]

@Jan_Laurijsen - zo hebben wij het ook bij sommige workflow ingericht. Maar zou eigenlijk niet moeten op deze manier.

[Jolanda Bakker]

Ook wij lopen zeker tegen dit probleem aan, graag een spoedige oplossing, ook hier worden signalen niet altijd verstuurd.

[Ingeborg Ebbers]

@Gea Bussink-Veerbeek - Wij hebben zeer zeker ook de wens om inzicht te krijgen in de e-mails die vanuit alle modules van Youforce worden verstuurd. Het is heel vaak een welles nietes spelletje met de medewerker of de e-mail daadwerkelijk verstuurd is.

[Esmiranda Vermeer]

Zoals eerder aangegeven hadden wij ook dit probleem, maar was ons ook niet duidelijk waar hem dit nu in zat. 

Uiteindelijk op 5 december een call melding voor aangemaakt. Daarna zag ik hier deze melding en dat bevestigde dat het toch echt bij visma Raet lijkt te zitten. Op 16 december een verwijzing naar deze melding aan onze call toegevoegd. Omdat er nog steeds niet op de call gereageerd werd op 20 december onze Service Manager gevraagd of deze melding opgepakt kon worden. En op 28 erkent Raet nu dat het probleem er is bij meerdere klanten: 

Email notificaties worden niet altijd verstuurd - Visma Community

Nu hopen dat het snel opgelost wordt, want dit is wel ontzettend verstorend omdat dit ons extra werk geeft om vragen hierover te beantwoorden en dat acties niet opgepakt worden omdat mensen een signaalmail missen.

[Wim Boogaard]

Beste @Anonymous, getuige de meldingen hier en elders is het van belang hier hoge prio aan te geven. In de update van 24-1 (zie https://community.visma.com/t5/Verstoringen-Youforce-Self/Email-notificaties-worden-niet-altijd-verstuurd/ta-p/547136) wordt dat ook vermeld, maar het blijft verder stil en het probleem speelt intussen bij (nagenoeg?) alle (!) organisaties die met Education of Beaufort werken, want anders zou er niet zo breed geklaagd worden en verzocht worden om inzicht in mailverkeer te geven. 

Dan is spoed toch noodzakelijk? 

[Daniëlle Maas]

Dit is inderdaad heel noodzakelijk! Erg vreemd dat ze dit niet snel oppakken. Het is geen werken zo.

[Hillary Amoah]

@Gea Bussink-Veerbeek , wij lopen hier sinds kort ook tegen aan.. ineens geen notificatie mails meer. 

Zal ook kudos geven op jouw wensen.

[Wim Boogaard]

Heel herkenbaar @Gea Bussink-Veerbeek. Het valt op dat ik sinds een aantal weken (anderen hebben het over 1-12, lees ik) dit signaal her en der krijg. En er is geen logische verklaring voor. In de diverse workflows is niets aangepast.

Bij 1 manager was de oplossing ongelooflijk simpel, maar tegelijk ook merkwaardig. Hij kreeg altijd mails; vanaf enig moment niet meer; ik pas het mailadres aan naar mijn eigen mailadres en de mails komen weer gewoon binnen. Vervolgens zet ik het terug naar zijn mailadres en het loopt weer goed. 

Maar dit trucje werkte niet bij het volgende probleemgeval.... 

Inzicht in het mailverkeer is inderdaad heel belangrijk voor ons als dienstverlener. Dus ik steun je oproepen in dezen helemaal. 

[carolien boon]

Hoi Gea,

We hebben het nu ook met een tweetal workflows dat er geen notificaties meer worden verstuurd dat ze klaar staan.

Ik heb alleen nog geen reactie op de call, is nog in onderzoek.