Groepsgewijs toegang verlengen

[Martijn den Brok]

Goedemorgen,

Ik heb een vraagje,

Hoe gaan jullie om met het groepsgewijs verlengen van de toegang?

We krijgen nu elke maand een lijst binnen van gebruikers waarvan de toegang gaat verlopen. Van medewerkers die uit dienst gaan of binnenkort uitdienst gaan, passen we de datum aan zodat ze niet meer in kunnen loggen maar deze komen toch elke keer weer terug in de lijst. 

We werken met een SSO dus de medewerkers die uit dienst zijn kunnen toch niet meer inloggen (aanname)

Kunnen medewerkers die uit dienst zijn ook in Youforce verwijderd worden zodat ze niet meer in de lijst voorkomen? Of wordt dan ook de historie ook verwijderd? 

[Ledoux]

Hallo,

Ik zet bij nieuwe medewerkers handmatig alle datums toegangsbeheer op 31-12-<jaar> zodat we niet maandelijks een mail of bericht krijgen dat er medewerkers zijn waar de toegang verloopt.
Jaarlijks verlengen we dan de toegang maar daarbij wordt de datum waarop je dat doet als datum genomen.

Zou toch mooi zijn als je binnen het groepsgewijs toegang verlengen ook de keuze voor een bepaalde datum krijgt.

Ik dien dit in als idee - stemmen svp als je dat ook een goed idee vindt.

Groetjes,

Paulina Ledoux

[Anonymous]

Het groepsgewijs toegang verlengen voeren we binnen onze organisatie maandelijks uit. We doen hier echter verder niks mee.

Jaarlijks verwijderen we op 1 juni alle Youforce-gebruikers die het jaar daarvoor uit dienst zijn gegaan. Dit via de optie 'Groepsgewijs gebruikers verwijderen'. Op 1 juni 2023 bijvoorbeeld voor de medewerkers die in 2022 uit dienst zijn gegaan. Op die manier kunnen de medewerkers tot die datum nog altijd in het personeelsdossier voor de jaaropgave voor de belastingaangifte.  Voordat we de actie 'Groepsgewijs gebruikers verwijderen' uitvoeren zetten we binnen Beaufort de waarde van rubriek P15013 op 'nee' bij de medewerkers die uit dienst zijn gegaan (met kolommutatie). Anders wordt er naderhand alsnog automatisch een account aangemaakt. Hierbij filteren we de medewerkers die uit dienst gaan, maar nog een ander actief dienstverband hebben uit (Dit kan eenvoudig via Youforce Reporting).

[FBB Zorgboog]

@Anonymous - wij hebben diverse medewerkers met meer dan 1 dienstverband. Jij geeft aan dat je eenvoudig inzichtelijk hebt wie uit dienst gaat maar nog een ander actief dienstverband heeft en wel via YF reporting.

Gebruik je daarvoor een standaard rapport? Zo ja, welk?

[Chris van den Berg]

Het is ook mogelijk om rapporten onderling uit te wisselen en te importeren in YF Reporting als daar behoefte aan is! Gebruik daarvoor onderstaande knoppen:

Importeren:

Exporteren:

[Anonymous]

@FBB Zorgboog . Geen standaard rapport, zelf gebouwd maar niet zo moeilijk.

Indien je de kolommen 'Persoon status' en 'Dienstverband status' toevoegt krijg je mooi in beeld voor welke medewerkers nog een dienstverband actief is. In dat geval is de Dienstverband status 'Inactief' en de Persoon status 'Actief'. Bij Impromptu en Report Builder was dit nooit in beeld te krijgen, bij deze nieuwe tooling dus wel.

[Jar1k]

Hey @Anonymous ,

Bedankt voor het delen van jullie werkwijze. Ik vraag me af of het nodig is om P15013 op 'N' te zetten. 

Ik heb namelijk eens bij de hand gehad dat ik een gebruiker verwijderde en daarna weer opnieuw toegevoegde, om te testen of dat een bepaalde storing oploste.

Om de gebruiker weer opnieuw aan te maken, zette ik toen P05023 handmatig op A en dat werkte goed. Daar kwam P15013 verder niet aan te pas.

Het lijkt mij daarom dat zolang je P05023 niet onbedoeld op 'A' zet, er geen reden is om aan te nemen dat verwijderde gebruikers weer opnieuw opduiken.

Of kijk ik ergens overheen 🙂? Dan hoor ik het graag!

Groet, Jarik

[Anonymous]

Hallo @Jar1k ,

Je verhaal klopt, maar dit kan natuurlijk nog altijd per ongeluk gebeuren. Daarnaast staat rubriek P05023 standaard op 'M' (mutatiebestand).  Indien er iets verandert bij deze medewerker binnen beaufort (bijvoorbeeld iets met twk of bij een bulkmutatie waarbij deze medewerker ook wordt geraakt) dan wordt dit dienstverband dus opnieuw getriggerd en krijgt de medewerker alsnog een nieuw Youforce-account. Ik ben hier zelf ooit de fout mee ingegaan 🙄, waardoor een aantal medewerkers die uit dienst waren onterecht de automatische mail omtrent hun nieuwe Youforce-account ontvingen. Dit op hun privé mailadres, aangezien het zakelijke emailadres in Beaufort reeds was verwijderd. 

Het advies (dat ik destijds kreeg van de Raet consultant) is daarom om P15013 in deze gevallen op 'Nee' te zetten, dan weet je ook zeker dat er niks mis kan gaan. Daarnaast heeft Raet deze rubriek natuurlijk niet voor niets ingebouwd.

Maar volgens mij staan dit soort dingen ook nergens goed beschreven door Raet.

[Jar1k]

Hey @Anonymous ,

Bedankt voor je reactie. Ik heb even getest met P05023 op A en P15013 op N. Dan wordt wel een gebruiker aangemaakt, maar zonder identity:

Volgens mij is dus de actie om P05023 op G te zetten (ipv P15013 op N) bij jullie periodieke actie of P05023 op G én P15013 op N.

Voor ons maakt het niet veel uit als een gebruiker weer per abuis wordt aangemaakt. Die wordt dan wel weer verwijderd bij onze maandelijkse actie om gebruikers 1 maand na uitdiensttreding weg te gooien. Wij werken overigens alleen met SAML (SSO) en sturen de mdw na uitdiensttreding de salarisstrook en jaaropgaaf op papier. 

Ben het eens met je laatste zin. 

Groet, Jarik

[Martijn den Brok]

Hoi Mark, 

Bedankt voor de extra informatie, Ik ga bij de afdeling SA navragen of de rubriek P15013 op nee kan worden gezet bij de medewerkers uit dienst zonder actief dvb. Wij beheren Bo4 niet als functioneel beheerder

[Anonymous]

Hallo Martijn, 
Vervolgens zal het youforce-account nog wel verwijderd moeten worden, anders kan de betreffende medewerker nog altijd inloggen.  P15013 zorgt alleen voor de aansturing vanuit Beaufort naar Youforce. Beide acties moet je dus uitvoeren om er voor te zorgen dat een medewerker niet meer kan inloggen in Youforce. Indien de medewerker in de toekomst opnieuw in dienst komt (onder hetzelfde personeelsnummer met een nieuw dienstverbandnummer) wordt het weer automatisch een nieuw Youforce-account aangemaakt voor dit dienstverband. 

[Martijn den Brok]

Die gebruiken wij ook voor medewerkers die een actief dvb hebben. je kunt de toegang tot YF maximaal op 18 maanden zetten dacht ik dus groepsgewijs toegang verlengen gebruiken we voor die groep. Ik duik even in de info maar het is een mooie oplossing voor alle verlopen dienstverbanden

[Andrea Hulstein]

Wij gebruikten de optie 'Groepsgewijs gebruikers verwijderen' (in Portaalbeheer) en vullen dan 1 in, bij 'Aantal maanden dat dienstverbanden bewaard blijven na hun einddatum'.

Hiermee verwijder je enkel de Youfore-gebruiker (en dus hun mogelijkheid om in te loggen), alle historie blijft aanwezig.

[Martijn den Brok]

Dat zou een mooie oplossing zijn. 

Weet jij hoe youforce dan omgaat met bv uitzendkrachten of oud medewerkers die een nieuw dienstverband krijgen?

Zij krijgen nu vanuit BO4 een nieuw dienstverband nummer. Blijft die werking dan hetzelfde? Of staat dit los van Bo4 en krijgen ze alleen een nieuw R nummer voor youforce?

[Andrea Hulstein]

Het groepsgewijs gebruikers verwijderen raakt BO4 niet.
Ze krijgen dan een nieuw Youforce-nummer ja.
De optie heeft een wizard met info, wellicht helpt je dat nog meer.

De medewerkers die terug komen in je lijst, heeft wellicht te maken met de aansturing vanuit BO4?

Wij gebruiken naast het Groepsgewijs gebruikers verwijderen ook de optie Groepsgewijs toegang verlengen.